Der E-Mail Knigge
Für mehr Erfolg – Regeln zur Kommunikation mit E-Mail
E-Mail Knigge – Die E-Mail hat längst den klassischen Brief als Kommunikationsmittel abgelöst. Doch das sollte kein Anlass sein, gute Manieren ebenso aus der Mode kommen zu lassen. Auch eine E-Mail sollte nicht unter Verzicht auf Anrede, Grußformeln und Rechtschreibung schludrig dahin getippt werden. Wer seinen Adressaten nicht auf die Nerven gehen will, achtet auch beim elektronischen Schriftverkehr auf den guten Ton. Wir erläutern in unserem E-Mail Knigge, worauf es ankommt.
E-Mail Kommunikation Regeln – E-Mail Knigge
Die eigene E-Mail-Adresse
Sie ist das Erste, was den Empfänger an Ihrer E-Mail interessiert: Wer schreibt mir? Wählen Sie für seriöse Schreiben eine Mailadresse, die neben dem Namen des E-Mail-Providers, möglichst aus Ihrem Vor- und Zunamen besteht. Auch Abkürzungen können verwendet werden. Eine E-Mail mit einer Adresse aus Pseudonymen wie Bärchen24 oder Tarzan007 zu versenden, ist keine gute Idee, wenn Sie ernstgenommen werden wollen. Sparen Sie sich solche Adressen lieber für die private Kommunikation unter Freunden auf.
Schnelligkeit zählt
Zur E-Mail-Etikette gehört, dass man seine Kommunikationspartner nicht lange auf eine Antwort warten lässt. Bei der elektronischen Post ist Schnelligkeit wichtig. Deshalb sollten Sie auf E-Mails binnen 24 Stunden reagieren. Schaffen Sie es nicht, in dieser Zeit zu antworten, sollten Sie wenigstens den Empfang bestätigen und mitteilen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist.
Nehmen Sie sich nicht zu wichtig
Jeder kennt die von E-Mail-Programmen gebotene Möglichkeit, eine E-Mail als „dringlich“ zu kennzeichnen. Der Adressat erhält diese Mail dann mit einer entsprechenden Kennzeichnung, etwa einem Rufzeichen in Rot. Verwenden Sie solche Kennzeichnungen nur, wenn sie wirklich nötig sind, etwa zum Ende von Fristen. Wenn Sie Ihre E-Mails zu oft als dringlich kennzeichnen, wirkt das wichtigtuerisch und wird nicht mehr ernst genommen.
Knigge für Betreff und Inhalt der E-Mail
Aussagekräftiger Betreff
Wählen Sie für die Betreffzeile eine kompakte Zusammenfassung des Inhalts, damit der Adressat noch vor dem Öffnen der E-Mail erkennen kann, zu welchem Thema Sie sich bei ihm melden.
Die korrekte Anrede
Beginnen wir mit der Anrede. Genau wie in einem Brief, den man an einen bislang unbekannten oder fremd gebliebenen Adressaten schreibt, empfiehlt sich das „Sehr geehrte/r Frau/Herr“ oder die Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“. Das gilt in jedem Fall, wenn eine gewisse Distanz und Seriosität gewünscht ist. Ein wenig informeller kann die E-Mail auch mit „Guten Tag“ begonnen werden. Bei einem höheren Grad an Vertrautheit zwischen Absender und Empfänger kann die Mail auch mit „Hallo“, oder „Liebe/r X“ begonnen werden. Wer einen lokalen Bezug nehmen möchte, kann auch ortsübliche Grußformen wie „Servus“, „Grüß Gott“ oder „Moin“ schreiben. Eine Rolle spielt selbstverständlich auch die Branche und der Grund, aus dem Kontakt aufgenommen wird. Im Zweifel ist man mit einer förmlichen Anrede auf der sicheren Seite.
Rechtschreibung und Grammatik
Fehler in Rechtschreibung und Grammatik sind nicht nur ein absolutes No-Go, sondern auch unnötig, da in die meisten E-Mail-Programme eine Rechtschreibprüfung integriert ist. Prüfen Sie Ihr Schreiben aber trotzdem noch einmal selbst auf Fehler. Denn eine schlampig geschriebene E-Mail fällt besonders negativ auf und hinterlässt den Eindruck, der Kommunikationspartner werde nicht ernstgenommen.
Bei besonders wichtigen Emails empfehlen wir Ihnen die Zuhilfenahme von externen Tools zur Prüfung von Rechtschreibung, Grammatik und Stil.
Gute Erfahrungen haben wir dabei mit den in der Regel kostenlosen Versionen von Duden Rechtschreibprüfung, Language Tool und rechtschreibpruefung24 gemacht.
Für den Fall, dass Sie die E-Mail in einer anderen Sprache verfassen müssen, empfehlen wir den Einsatz von Google Translate oder Deapl. Auch die Übersetzungstools von Microsoft Office sind empfehlenswert.
Fassen Sie sich kurz
Geschäftliche Schreiben sollten Sie bei maximalem Informationsgehalt so knapp wie möglich halten. Ihr Adressat erhält viele Mails am Tag, stehlen Sie ihm daher nicht seine wertvolle Zeit mit übermäßig langen Texten. Kommen Sie stattdessen schnell zum Punkt und verpacken Sie die wesentlichen Informationen in Ihrer E-Mail. Aber: Höflichkeit und Präzision dürfen trotzdem nicht zu kurz kommen.
Vermeiden Sie Smileys und Versalien
Wörter durchgängig groß zu schreiben, ist ein Tabu in E-Mails, denn es wirkt wie Schreien. Auch Smileys und andere Emoticons sollten Sie vermeiden, wenn Ihre Mail einen seriösen Eindruck machen soll. Im familiären Umfeld hängt es vom persönlichen Geschmack ab, wie E-Mails gestaltet sind.
Abschließende Grußformel
Eine Grußformel am Ende der E-Mail ist genau wie beim Brief unverzichtbar. Typischerweise enden geschäftliche Schreiben mit der Formel „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“. Vor allem bei Personen, die Ihnen noch unbekannt sind, ist dieses Beispiel die beste Variante. Etwas wärmer klingt die Formel „Beste Grüße“, die Sie bei Adressaten verwenden können, die Sie bereits kennen und mögen. Wenn es noch ein wenig persönlicher sein soll, können Sie Ihre E-Mail auch mit herzlichen Grüßen beenden. Auch „Grüße aus Stadt X“, oder fröhliche Grüße können zur Abwechslung bei einem längeren E-Mail-Verkehr am Schluss einer E-Mail stehen. Vermeiden Sie unbedingt Abkürzungen wie „LG“ (Liebe Grüße) oder „MfG“ (Mit freundlichen Grüßen). So etwas ist eher für eine SMS passend. In einer E-Mail sollten Sie derartig saloppe Formeln vermeiden. Wenn Sie Zeit sparen müssen, können Sie Ihre Grußformel stattdessen einfach in die Signatur schreiben.
Knigge für Anhänge
Lassen Sie Anhänge möglichst weg
Wenn es möglich ist, sollten Sie auf Anhänge verzichten. Für den Leser sind Anhänge meistens umständlich und sie kosten Zeit. Viele Adressaten lesen den Anhang gar nicht. Versuchen Sie daher, die wichtigsten Informationen in Ihrem E-Mail-Text unterzubringen.
Wenn Sie Anhänge versenden müssen, sollten diese so kompakt wie möglich sein, um den Posteingang des Empfängers nicht zu blockieren. Größer als fünf Megabyte sollten die Anhänge daher nicht sein. Überprüfen Sie außerdem, ob der angekündigte Anhang tatsächlich angehängt ist, sonst wirkt das schludrig und unkonzentriert.
Bevor Sie die E-Mail absenden
Kontrollieren Sie Ihre E-Mail noch einmal vor dem Absenden
Innerhalb weniger Sekunden hat der Empfänger Ihre E-Mail in seinem Posteingang. In der Regel können Sie die E-Mails nicht zurückholen, wenn sie einmal verschickt sind. Damit Sie auf Nummer Sicher gehen, kontrollieren Sie die E-Mail vor dem Versand noch einmal auf Betreff, Inhalt und die korrekte Adresse des Empfängers. Ähnlich klingende Namen und Zahlendreher können dafür sorgen, dass Ihre E-Mail nicht die richtige Person erreicht. Verwenden Sie daher am besten die Adresse aus dem Adressverzeichnis Ihres E-Mail-Programms. Tipp: Geben Sie die Adresse erst zum Schluss in das Adressfeld ein. Denn so vermeiden Sie den versehentlichen Versand von E-Mails, die Sie noch nicht fertiggestellt haben.
Versenden Sie nicht unnötige Kopien an Dritte
In das Feld CC werden die Empfänger eingetragen, die eine Kopie der E-Mail zur Kenntnis erhalten sollen. Eine direkte Antwort wird dabei nicht erwartet. Überlegen Sie jedoch gut, ob das sein muss: Die unnötige Versendung von Kopien ist schlechter Stil, denn die Empfänger könnten meinen, Sie nähmen es mit der Diskretion nicht sehr genau. Das wirkt nicht besonders vertrauenerweckend. Erstrecht gilt das, wenn das Feld BCC, also Blindkopie, genutzt wird. Andere Empfänger wissen nicht, wer noch alles diese Mail erhält.
Verzichten Sie auf Lesebestätigungen
Ähnlich anstrengend wie die Kennzeichnung von Mails als besonders wichtig sind Absender, die eine Lesebestätigung anfordern. Es macht nämlich nicht nur mehr Arbeit, den Eingang jeder E-Mail zu bestätigen, sondern setzt den Empfänger auch noch zusätzlich unter Druck. Außerdem erwecken Sie als Absender den Eindruck, Ihren Kommunikationspartner kontrollieren zu wollen.
E-Mail Netiquette
Verhaltenskodex für die digitale Kommunikation im Beruf
Natürlich, es gibt keine universell gültigen Regeln für die Kommunikation im Beruf. In der Zeitschrift Psychologie Heute haben wir aber ein paar Empfehlungen gefunden.
Höflich schreiben – keine Beleidigungen oder Provokationen
Lesbar bleiben – gehen Sie nicht nachlässig mit Rechtschreibung und Kommasetzung umgehen. Vor dem Abschicken noch einmal kontrollieren. Eventuell hierfür auch Tools wie Duden Online nutzen.
Klare Betreffzeile – Eine Unart vieler E-Mail-Verfasser: die Betreffzeile nicht neu aufzusetzen oder schlampig zu formulieren. Das kostet sowohl den Empfänger als auch Sie den Sender Zeit beim Einordnen und Wiederfinden
Emojis erlaubt ? – Fehlende Gestik oder Mimik oder auch eine ironische Note einer Aussage dürfen ruhig mit Emoticons ausgeglichen werden, wenn sie zur Klarheit beitragen.
KISS-Regel – Wie auch in persönlichen Gespräch gilt … Keep it short and simple. Kurz und präzise ist besser als ausschweifend oder kompliziert. Die Lesbarkeit wird deutlich erleichtert.
Achten Sie auf die Anrede – Titel und die Form der Anrede sollten auch in der elektronischen Post korrekt verwendet werden. Die Anrede darf nie fehlen, ebenso wie Grußformeln am Ende der Nachricht.
Die Mühe lohnt sich
E-Mail Knigge – der sichere Weg zu besseren Beziehungen
Eine E-Mail, die anhand der genannten Regeln erstellt wird, kommt sehr viel besser beim Empfänger an als eine hastig dahin getippte Nachricht. Langfristig hat die Mühe, die Sie sich mit Ihren E-Mails geben, auch einen positiven Einfluss auf Ihre Geschäftsbeziehungen.
