MailCenter erweitert SAP S/4HANA und SAP ECC um die E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD).
Ausgangsbelege entstehen direkt aus SAP-Belegen und werden regelkonform versendet. Rechnungen im Eingang lesen wir strukturiert ein, prüfen Pflichtfelder und validieren gegen das Schema. Treffer, Abweichungen und Status schreibt das System klar ins Protokoll. Auf Wunsch binden wir PEPPOL an, mit Routing und Identenprüfung. Alles läuft in SAP, ohne Medienbruch und ohne Add-on. So setzen Sie die Vorgaben 2025–2027 planbar um und senken manuelle Schritte!
Highlights
Ausgang: E-Rechnung aus SAP erzeugen und versenden
Betrieb: Monitoring. Einfache Warnungen. Geklärte Rollen und Vertretungen.
Optional: PEPPOL – Versand und Empfang. Routing und ID Check möglich.
Mit MailCenter effizient und direkt in SAP
SAP E-Rechnung – Firmen müssen elektronische Rechnungen versenden, empfangen und verarbeiten können. Diese müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Es gelten Übergangsfristen in den Jahren 2025 und 2026, in bestimmten Fällen bis 31.12.2027. Für Belege an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben.
MailCenter unterstützt Sie bei der Umsetzung in SAP ECC und SAP S/4HANA. E-Rechnungen werden direkt im System erstellt, geprüft, versendet und empfangen. Damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite und technisch bestens vorbereitet.
Unser Add-on macht Ihre Prozesse fit für die E-Rechnung. Heute und in der Zukunft. Es macht Abläufe automatisch, reduziert Fehlerquellen und spart Zeit.
Vorteile:
Gesetzeskonform für B2B und B2G
Schnelle Einführung mit vordefinierten Einstellungen
Über 200 Unternehmen setzen auf unsere Lösungen. Dazu zählen Kunden wie Kunden wie Dr. Oetker, Augustiner Bräu, Carl Zeiss, Siemens Healthineers, Sortimo, thyssenkrupp und noch viele weitere….
★★★★★
XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung in unserem Unternehmen voran.“
Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen (Projektleitung) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
Success Story
Seit 2020 setzt die Pneuhage Gruppe XRechnung für öffentliche Auftraggeber ein.
„Dass wir Rechnungen und Anhänge innerhalb einer Mail zusammenfassen können, ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung.“
Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbHWolfgang Scheffler | SAP Senior Berater (Projektleitung)
„Durch die Dialogmöglichkeiten sorgt das MailCenter gleichzeitig für eine optimierte Debitorenverwaltung und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unserer Buchhaltung“
„Wir erfüllen damit auch einen Wunsch vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen. „Sie wollen die Daten direkt in ihre Systeme einlesen. Dies ist mit normalen PDF-Dateien nur bedingt möglich, da die Daten von dort immer manuell abgetippt werden müssen.“
So geht’s in SAP: E-Rechnungen empfangen und versenden
Mit dem MailCenter Add-on senden und empfangen Sie elektronische Rechnungen direkt aus SAP. Anhand von drei Beispielen zeigen wir, wie einfach das in der Praxis funktioniert.
Vorbereitung: Im Rahmen der Vorbereitung werden Partner und Texte für die MailCenter Verarbeitung eingerichtet. Beschaffung der Daten: Die Daten werden aus dem SAP-System gesammelt und aufbereitet. Durch das nicht gleiche Customizing der Kunden-Systeme kann es erforderlich sein, die Quellen zu adaptieren. Customizing: Bei der Auslieferung der Komponente E-Invoicing wird ein Template mit entsprechendem Daten-Mapping für die einzelnen Formate installiert. Hier kann eine Anpassung an eigene Gegebenheiten notwendig sein. Zum Beispiel das Versorgen zusätzlicher, individueller Inhalte. Aktivierung: Aktivierung der SAP E-Rechnung für Verkauf und Debitoren (Anwendung). Optional Validierung: Um die Akzeptanz der E-Rechnung beim Empfänger aus technischer Sicht gewährleisten zu können, ist die Validierung der erstellten Dokumente notwendig. Validatoren werden von den entsprechenden Normungsgremien der E-Rechnungsformate zur Verfügung gestellt. Im Betrieb führen sie eine Vielzahl breiter Prüfungen auf die generierten Dateien durch. Zum Schluss ist ein fehlerloses Ergebnis ein Muss für das E-Invoicing.
XRechnung in SAP erzeugen
Belege müssen strukturiert und ohne Medienbruch an Behörden übermittelt werden.
Lösung mit MailCenter: Das MailCenter Add-On erzeugt XRechnungen im EU-weit festgelegt XML UBL-Format. Es ist zu beachten, dass der Bund und einige Bundesländer die Verwendung der Leitweg-ID bei der Übersendung von elektronischen Belegen vorschreiben.
Ansicht MailCenter XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen im Versand
So sieht eine XRechnung in SAP aus (XML-Datei)
Enthält alle gesetzlich geforderten Angaben
Kompatibel mit den Portalen der Behörden
Ihr Vorteil: Der Rechnungsausgang wird reibungsloser und automatisch. Es ist keine manuelle Nacharbeit notwendig und immer nachvollziehbar.
ZUGFeRD in SAP nutzen
ZUGFeRD Format 2.0 entspricht dem Format Factur-X, das international unter diesem Namen bekannt ist.
So sieht ein ZUGfeRD Beleg in SAP aus
Lösung mit MailCenter: Für diese Art der elektronischen Rechnung wird zusätzlich zur XML CII-Datei eine PDF A/3-Datei erzeugt. Erweiterung durch frei anpassbare Felder und Freitext – direkt in SAP, ohne externe Tools oder extra Programme. SAP ZUGFeRD Rechnung erstellen: Hybridformat (PDF + XML) enthält alle Zusatzfelder aus dem Projekt und ist vollständig im SAP-System integriert.
Individuelle Layouts und Zusatzfelder
Flexibles Customizing direkt in SAP
Keine Bindung von Drittanbietern
Ihr Vorteil: Eine hohe Flexibilität mit einfachen Prozessen, klaren Daten und smarter Anpassung.
Rechnungseingang in SAP verarbeiten
Der Empfang von E-Rechnungen stellt SAP-Anwender vor besondere Hürden. Besonders dann, wenn Sie im XML-Format vorliegen. Das ist zwar technisch klar, aber für den Menschen kaum lesbar. Eine manuelle Prüfung oder Verarbeitung ist dadurch aufwendig und fehleranfällig, was effiziente digitale Prozesse nötig macht.
Lösung in SAP mit MailCenter: Mit dem MailCenter wird der Empfang, die Anzeige und Verarbeitung von E-Rechnungen direkt in SAP bequem gelöst. Klar strukturiert, automatisiert und ohne manuelles Öffnen technischer XML-Dateien.
E-Rechnungen Eingang in SAP
Lesen und Verarbeitung der strukturierten Daten
Automatische Ermittlung von Lieferant, Beträgen und Bestellbezug
Übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche
SAP-Lösung für die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025
Ihr Vorteil: E-Rechnungen werden automatisch erkannt, übersichtlich dargestellt und direkt im SAP-Prozess verarbeitet.
Erleben Sie unsere Lösung live: Sehen Sie selbst, wie einfach das SAP Add-on funktioniert. Entdecken Sie alle Funktionen in einer Live-Demo und stellen Sie Ihre Fragen direkt an unser Team.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, digital lesbare Rechnung. Sie ist meist im XML-Format nach EN 16931. Sie ermöglicht eine automatische und sichere Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. Weitere Details zur E-Rechnung
Richtlinie 2014/55/EU:
Im Alltag meint man mit „E-Rechnung“ oft einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Diese ist zum Beispiel im Anhang, als Bild oder in einem Datenformat. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 legt fest, wie elektronische Rechnungen im öffentlichen Bereich erstellt und verwendet werden sollen.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Ab dem 01.01.2025 gilt die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen. Die Pflicht zum Versand hat Übergangsfristen bis Ende 2026. In einigen Fällen bis zum 31.12.2027. Alle Fristen zur E-Rechnung Plicht
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD?
Die wichtigsten Formate sind:
XRechnung: XML-Standard für Deutschland. Einsatz: B2G (Pflicht für öffentliche Auftraggeber *).
ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Einsatz: B2B und B2G. Merkmale: Lesbar für Menschen und Maschinen.
PEPPOL: Europäisches Netzwerk für sicheren Austausch von Dokumenten. Einsatz: International, vor allem in der EU-Beschaffung. Merkmale: Versand über zertifizierte Access Points
* Öffentliche Auftraggeber
Die Einführung der E-Rechnung (e-invoicing deutschland) begann mit der XRechnung. Behörden sind verpflichtet, Belege in diesem Format zu empfangen und zu verarbeiten. Hier ein paar bekannte Beispiele:
Bund: Bundesministerien und deren unteren Behörden (z. B. Polizei, Zoll, BZSt, BSI, BAMF)
Länder: Landesministerien, Hochschulen, Landesämter (z. B. LfSt, LZB)
Kommunen: Städte, Gemeinden, Landkreise und kommunale Unternehmen
Deutsche Bahn AG: Öffentlicher Stellen im Sinne des GWB, hohe Kosten
Bundeswehr: Beschaffung von Ausrüstung, IT und Infrastruktur
Beschaffungsamt des BMI: Zentrale Vergabestelle des Bundes (u. a. für IT, Fahrzeuge, Ausstattung)
Mehr Wissen zu den einzelnen Formaten finden Sie hier: XRechnung / ZUGFeRD
Was ist Peppol?
Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ermöglicht den sicheren und rechtskonformen Austausch elektronischer Rechnungen in Europa. Während in Deutschland der Versand per E-Mail noch erlaubt ist, nutzen viele Länder PEPPOL als fester Standard. Dies betrifft vor allem den öffentlichen Bereich.
Über einen zertifizierten PEPPOL Access Point, wie ihn das MailCenter bietet, können Belege direkt und automatisiert aus SAP versendet werden. Das macht PEPPOL zur perfekten Lösung für Firmen mit globalen Partnern oder öffentlichen Auftraggebern.
ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und ist eine EU-Initiative zum Update des Mehrwertsteuersystems. Ziel ist es, die aktive Regelungen an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anzupassen.
Kernpunkt von ViDA ist die Pflicht der Einführung der elektronischen Rechnung. Diese soll in einem digitalen, standard Format sowie ein digitales Meldesystem in Echtzeit für Transaktionen erfolgen. Man nennt es auch sogenannte Continuous Transaction Controls (CTC). Diese Maßnahmen sollen Steuerbetrug verringern, Prozesse einfacher machen und die Transparenz im Handel erhöhen.
Für Firmen bedeutet ViDA, dass sie künftig ihre Rechnungs- und Meldeprozesse stärker digitalisieren müssen. Wer bereits mit E-Rechnungen arbeitet, ist darauf gut vorbereitet. Unsere Lösung unterstützt Sie bei der Umsetzung der neuen Anforderungen und sorgt für eine sichere, smarte Verarbeitung direkt in SAP.
Warum das MailCenter Add-On als Lösung für die E-Rechnung mit SAP?
Vorteile:
Digitaler Prozesse der Rechnung
Einfache Bedienung
Schnelle Einführung ohne zusätzliche Hardware
Erfüllt die Norm EN 16931 für B2B und B2G
Warum munich enterprise software? Wir verfügen über mehr als 15 Jahre Erfahrung. Mit unserem SAP MailCenter und den integrierten Erweiterungen für die E-Rechnung sind Sie bestens auf die Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse vorbereitet. Sie profitieren von unserer Fachkompetenz und von Lösungen, die sofort in der Praxis funktionieren.
Funktionen – Versand:
Erstellung von XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in SAP
Anzeige und Kontrolle im MailCenter Cockpit
Versand an Kunden und Behörden
smarte Archivierung
Funktionen – Empfang & Verarbeitung:
Automatische Erfassung eingehender E-Rechnungen
Service zur Prüfung und Validierung
Weiterleitung zur Freigabe
Archivierung im SAP-System
Optionale automatische Buchung
Automatisierte Verbuchung: Eingehende Rechnungen können verbucht werden. Wenn Sie Workflows in einem DMS-System (z. B. ELO) einsetzen werden wir wir unsere Lösung so integrieren. Sie benötigen keine zusätzlichen Workflows in anderen Systemen. Dadurch bleiben Ihre Prozesse erhalten und werden effizient erweitert.
Unterstützte Versionen:
Unser MailCenter Add-on unterstützt alle aktuellen ZUGFeRD- und XRechnung-Versionen mit den neuesten Ausgaben (Stand Juli 2025):
ZUGFeRD 2.3.3 (kompatibel mit Factur-X 1.07.3 für Frankreich)
XRechnung 3.0.2
Durch stetige Pflege und Weiterentwicklung bleiben unsere Kunden technisch immer auf dem neuesten Stand. So sind Sie immer gesetzeskonform, praxisbewährt und zukunftssicher.
Was enthält dieses SAP Add-on?
Software:
Die Software ist in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar.
Wir stellen die Programme über unser Portal bereit und übernehmen die Ersteinrichtung.
Verfügbar für Ausgangs- und Eingangsrechnungen.
Leicht und schnell zu implementieren.
Keine zusätzliche Hard- oder Software (z.B. SAP DRC, SAP Business Technology Platform) erforderlich.
Leistungen:
Installation über das Transport Management System
Technische Einstellungen in SAP
Konfiguration der Anwendung entsprechend den Anforderungen Ihrer Benutzer
Einweisung, Übergabe und Support
Technische Dokumentation
Anwenderdokumentation
Support-Hotline, Helpdesk und Kundenportal
Neben der technischen Umsetzung bieten wir praktische Business-Lösungen, individuelle Service-Optionen und eine fundierte Beratung an. So erhalten Sie eine Lösung, die perfekt zu Ihren Abläufen passt und sofort startklar ist. Wir begleiten Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.
Ihr SAP-System - Voraussetzung und Implementierung
SAP-System Versionen:
SAP ECC 6.0 ab Enhancement Package 2 (EHP2)
SAP S/4HANA (On-Premise ab Version 1511 sowie Private Cloud Edition)
SAP NetWeaver ab Version 7.0 (vor allem EHP2 für NetWeaver 7.0)
Komponenten:
MailCenter ab Version 32.010 (Release 11/2020)
ZUGFeRD Integration:
SAP Product Version ab NetWeaver 7.31 SP26
Adobe Document Services (ADS) ab NW750 SP5
Einführung: 1. Ablauf:
Die Einrichtung erfolgt auf Basis unserer Projekt Roadmap. So ist die Einführung schnell und Ihre Zeit und Ressourcen werden geschont. Das Ergebnis aus diesen Ablauf ist ein schneller Go-Live mit klarem Plan.
2. Bedarf erfassen:
Ein bereits definierter Fragenkatalog hilft uns Ihren Bedarf zu erfassen. So können wir unsere Lösung für Sie konfigurieren und sichern eine optimale Anpassung an Ihre Prozesse.
3. Technische Umsetzung:
Einspielen der Transporte in Ihr SAP-Testsystem
Durchführung aller notwendigen Setups
Bereitstellung einer vollständigen Dokumentation der technischen Einstellungen und Funktionen
4. Schulung & Testphase:
Nach der Einrichtung erhalten Ihre Anwender eine gezielte Schulung. Während der Test- und Go-Live-Phase begleiten wir Sie aktiv und unterstützen bei allen Fragen.
5. Betrieb & Support:
Stetige Updates und Ausbau
Zugriff auf unser Kundenportal mit Dokumentation, Unterlagen und Patches
Direkter Support durch unser Team – schnell und kompetent
XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung in unserem Unternehmen voran.“
