XRechnung und ZUGFeRD direkt aus SAP erstellen und per E-Mail versenden – gesetzeskonform, effizient und transparent:
Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für Unternehmen verpflichtend – gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Unsere SAP-zertifizierte Lösung MailCenter unterstützt Sie dabei, diesen gesetzlichen Anforderungen nicht nur gerecht zu werden, sondern sie als Chance zur Digitalisierung zu nutzen. Das MailCenter ermöglicht den nahtlosen Versand und Empfang elektronischer Rechnungen im XRechnung-, ZUGFeRD– und PEPPOL-Format direkt in SAP ECC oder S/4HANA.
Mit dem MailCenter machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft – transparent, papierlos und nachhaltig.
Wir betreuen Kunden wie Siemens Healthineers, Dr. Oetker, Augustiner Bräu, Carl Zeiss, Sortimo, thyssenkrupp und noch viele weitere…
„Dass wir Rechnungen und Anhänge innerhalb einer Mail zusammenfassen können, ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung.“
„Durch die Dialogmöglichkeiten sorgt das MailCenter gleichzeitig für eine optimierte Debitorenverwaltung und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unserer Buchhaltung“
„Wir erfüllen damit auch einen Wunsch vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen. „Sie wollen die Daten direkt in ihre Systeme einlesen. Dies ist mit normalen PDF-Dateien nur bedingt möglich, da die Daten von dort immer manuell abgetippt werden müssen.“
Success Story
Die Digitalisierung voranbringen und gesetzliche Auflagen erfüllen.
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Ansicht MailCenter XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen im Versand
E-Rechnung Eingang in SAP
Mit dem MailCenter Add-on versenden und empfangen Sie elektronische Rechnungen im
XRechnung- oder ZUGFeRD-Format direkt aus SAP – automatisiert, sicher und anpassbar.
Die Lösung unterstützt Sie dabei, gesetzliche Vorgaben mühelos zu erfüllen und Ihre Rechnungsprozesse
vollständig zu digitalisieren.
Anhand von drei typischen Anwendungsfällen zeigen wir Ihnen, wie einfach das funktioniert.
Beispiel – SAP ZUGFeRD Rechnung
Elektronische Rechnung
Herausforderung:
Rechnungen müssen gesetzeskonform, strukturiert und medienbruchfrei an Behörden und Kunden übermittelt werden.
Lösung mit MailCenter:
Erstellung und Versand elektronischer Rechnungen direkt in SAP – automatisch und formatkonform.
Highlights:
Ihr Vorteil:
Reibungsloser Rechnungsausgang aus SAP– ohne manuelle Nachbearbeitung oder Medienbrüche.
Herausforderung:
Projektnummern, interne Referenzen oder individuelle Texte fehlen oft in Standard-Rechnungsformaten.
Lösung mit MailCenter:
Individuelle Erweiterung Ihrer E-Rechnungen durch konfigurierbare Felder – direkt im SAP.
Highlights:
Ihr Vorteil:
Maximale Flexibilität für Ihr Rechnungswesen – bei voller Prozess- und Datenkonsistenz.
Herausforderung:
Eingehende Rechnungen müssen oft manuell geprüft, ergänzt und verbucht werden.
Lösung mit MailCenter:
Zentrale Bearbeitung über das SAP-Rechnungseingangscockpit mit automatischer Datenerkennung.
Highlights:
Ihr Vorteil:
Weniger manuelle Arbeit, schnellere Freigaben, mehr Transparenz im Einkauf.
Beispiel – SAP XRechnung
Sie haben Fragen zum Produkt? Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.
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XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung in unserem Unternehmen voran.“
Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen (Projektleitung) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
✔ Digitale & automatisierte Rechnungsprozesse
✔ Einfache & anwenderfreundliche Bedienung
✔ Schnelle Implementierung ohne zusätzliche Hardware
✔ Erfüllt die Norm EN 16931 für B2B und B2G
Warum munich enterprise software?
Wir verfügen über mehr als 15 Jahre Erfahrung in SAP-naher Output-Automatisierung, SAP-Mailversand und E-Rechnungsformaten. Mit unserem SAP MailCenter und den integrierten E-Rechnungserweiterungen sind Sie bestens gerüstet für die Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse.
Versand
✔ Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in SAP
✔ Visualisierung & Kontrolle im MailCenter Cockpit
✔ Versand an Kunden und Behörden
✔ Automatische Archivierung
Empfang & Verarbeitung
✔ Automatische Erfassung eingehender E-Rechnungen
✔ Service zur Validierung
✔ Weiterleitung zur Freigabe
✔ Archivierung im SAP-System
✔ Optionale automatische Buchung
Software
Leistungen
Neben der technischen Umsetzung bieten wir Business-Lösungen, individuelle Service-Optionen und eine fundierte Beratung.
Ja, eingehende Rechnungen können automatisiert verbucht werden. Wenn Sie Workflows im DMS-System (z. B. ELO) verwenden, integrieren wir unsere Lösung so, dass keine zusätzlichen Workflows in anderen Systemen erforderlich sind.
Unser MailCenter Add-On unterstützt alle aktuellen ZUGFeRD- und XRechnung-Versionen ab ZUGFeRD 2.0 mit den neuesten Versionen (Stand Juli 2025):
Dank kontinuierlicher Weiterentwicklung und Pflege bleiben unsere Kunden technisch immer auf dem neuesten Stand – gesetzeskonform, praxisbewährt und zukunftssicher.
SAP-Systemversionen
Softwarekomponenten
Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise
Die Ersteinrichtung erfolgt nach der Auslieferung der Anwendung anhand unserer standardisierten Projekt Roadmap.
Auf Basis unseres vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre genauen Anforderungen. Mit diesen Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Genauer gesagt beschleunigt die standardisierte Vorgehensweise die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung. Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Zusammenstellung der Anwendungsfunktionen. Während der Testphase, des Produktivstarts und in der Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unser Team. Mit unseren Entwicklungsservices stellen wir regelmäßig aktualisierte Versionen des Programms zur Verfügung. Dabei erhält jeder Kunde einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle Unterlagen und Dokumentation sowie die Patches.
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Faktura im strukturierten Format, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Sie optimiert den Rechnungsprozess und reduziert manuelle Eingriffe.
E-Rechnungen werden im XML- oder EDIFACT-Format erstellt und über elektronische Kanäle versendet. Der Empfänger kann das Dokument automatisch einlesen und verarbeiten, was manuelle Eingriffe minimiert und den gesamten Prozess beschleunigt.
Im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnet der Begriff „E-Rechnung“ E-Mails mit Anhang, bildhafte Darstellungen und strukturierte Datenformate.
Die europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 legt die Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) im öffentlichen Auftragswesen fest. In § 4a definiert sie den Begriff der elektronischen Rechnung wie folgt:
„Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“
Bei der Verwendung sind verschiedene Bedingungen wichtig. Dazu zählen die Zustimmung durch Rechnungsempfänger, menschliche Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft, Pflichtangaben (s. a. Papierrechnung).
Lesen Sie hierzu auch => E-Rechnung
Um der Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Post im Geschäftsalltag zum Durchbruch zu verhelfen, hat der Gesetzgeber die Anforderungen reduziert. Das gilt speziell für die E-Rechnungen. Übermittlung kann im EDI-Verfahren erfolgen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist entfallen. Diese digitale Signatur ist seit dem 1. Juli 2011 nicht mehr notwendig. Rechnungen können elektronisch verschickt werden, ohne dass eine digitale Signatur verwendet werden muss.
Durch die Abschaffung der elektronischen Signatur wurde die Erstellung und Verwendung der E-Rechnung für den Rechnungssteller und den Empfänger vereinfacht. Seitdem nimmt der Mailversand von Rechnungen stetig zu. Natürlich gibt es immer noch Kunden, die nur Rechnungen per Papier akzeptieren. Trotzdem sind elektronisch verschickte Rechnungen auf dem Vormarsch und rechtlich gültig.
Die Begriffe beziehen sich auf verschiedene Formate für elektronische Rechnungen. Hier eine kurze Beschreibung der Unterschiede:
Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ermöglicht den sicheren und rechtskonformen Austausch elektronischer Rechnungen auf europäischer Ebene.
Während in Deutschland der Versand per E-Mail noch zulässig ist, setzen viele Länder auf PEPPOL als verbindlichen Standard – insbesondere im öffentlichen Sektor.
Über einen zertifizierten PEPPOL Access Point, wie das von uns angebotene MailCenter, lassen sich Rechnungen automatisiert und direkt aus dem SAP-System versenden. Damit ist PEPPOL die ideale Lösung
für Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnern oder öffentlichen Auftraggebern.
zertifizierter Access Point
Erfahren Sie mehr über die Integration auf unserer
PEPPOL-Netzwerk-Seite.
Das Wachstumschancengesetz macht die elektronische Rechnung ab dem 1. Januar 2025 für B2B-Geschäfte in Deutschland zur Pflicht. Rechnungen müssen dann in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD.
Papierrechnungen und einfache PDFs ohne strukturierte Daten gelten nicht mehr als E-Rechnung. Unternehmen sollten ihre Prozesse frühzeitig anpassen, um gesetzeskonform zu bleiben und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren.
Ursprünglich hat die E-Rechnung mit der XRechung gestartet. Behörden haben die Verpflichtung Rechnungen im X-Rechnungs-Format zu stellen. Hier ein paar bekannte Beispiele:
| Öffentlicher Auftraggeber | Beschreibung |
|---|---|
| Bund | Bundesministerien und deren nachgeordnete Behörden (z. B. Bundespolizei, Bundeszoll, BZSt, BSI, BAMF) |
| Länder | Landesministerien, Hochschulen, Landesämter (z. B. LfSt, LZB) |
| Kommunen | Städte, Gemeinden, Landkreise sowie kommunale Unternehmen |
| Deutsche Bahn AG | Öffentlicher Auftraggeber im Sinne des GWB, hohe Investitionssummen |
| Bundeswehr | Beschaffung von Ausrüstung, IT, Infrastruktur |
| Beschaffungsamt des BMI | Zentrale Vergabestelle des Bundes (u. a. für IT, Fahrzeuge, Ausstattung) |
E-Mail versenden
Fantastisch einfach E-Mails versenden und empfangen.
SAP Outlook Integration
Erfolgreich durch die Verbindung von Outlook mit SAP.
Elektronische Rechnung
Die Lösung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern.
Industriestraße 31
82194 Gröbenzell
Mo. – Fr.: 09:00 bis 16:00 Uhr
+49 89 2154 689 80
