SAP E-Rechnung: Die Lösung
für die E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft
– eine Herausforderung für viele Unternehmen. Aber keine Sorge, wir bieten Ihnen
die Lösung mit dem SAP E-Rechnung Add-on:

Einfache Erstellung und Versand von E-Rechnungen direkt in SAP
Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen im SAP-System
Integrierte SAP-Lösung für einen nahtlosen Prozess
Minimaler Aufwand für Konfiguration
Flexibles Framework für die Implementierung zusätzlicher Standards

Erfolgsgeschichten Live Demo vereinbaren

SAP E-Rechnung: Einfache Verarbeitung und rechtssichere Umsetzung

Erstellung und Versand im XRechnungs- und ZUGFeRD-Format

Seit Anfang 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen entsprechend der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erstellen und zu empfangen. Unsere Lösung hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig den digitalen Wandel voranzutreiben.

Vorteile der elektronischen Rechnung:

Rechtliche Konformität: Ab 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen erstellen und entgegennehmen. Die Implementierung einer entsprechenden Lösung wird unerlässlich, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Effizienzsteigerung: Manuelle Rechnungsverarbeitung ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Automatisierte Systeme zur E-Rechnungsverarbeitung minimieren Fehler, beschleunigen Prozesse und senken Verwaltungskosten.
Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier hilft, den ökologischen Fußabdruck zu verringern und unterstützt die Nachhaltigkeitsziele vieler Unternehmen.
Digitale Vernetzung: Durch die Integration der SAP E-Rechnungslösung optimieren Sie nicht nur interne Prozesse, sondern verbessern auch die Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.

Die Verarbeitung digitaler Belege wird für Unternehmen in den kommenden Jahren unerlässlich, um wettbewerbsfähig und gesetzeskonform zu bleiben.

Die SAP Lösung für den elektronischen Datenaustausch: MailCenter

Mit MailCenter können Sie elektronische Fakturen einfach in SAP erstellen und empfangen. Unsere Lösung ist einfach zu integrieren und erfordert nur eine kurze Konfiguration. Wenn Sie ZUGFeRD nutzen möchten, benötigen Sie zusätzlich eine Rechnungsvorlage in ADOBE Forms.

Vorteile von MailCenter:

Einfache Implementierung: Schnell und ohne große Anpassungen in Ihrem SAP-System.
Vielseitigkeit: Ideal für den elektronischen Rechnungsversand in SAP ECC oder S/4HANA.
Kompatibilität: Unterstützt sowohl das XRechnungs- als auch das ZUGFeRD-Format.

Hintergrund und Einführung – Video

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Von SAP Kunden empfohlen

Wir betreuen Kunden wie Siemens Healthineers, Dr. Oetker, Augustiner Bräu, Carl Zeiss, Sortimo, thyssenkrupp und noch viele weitere…

„Dass wir Rechnungen und Anhänge innerhalb einer Mail zusammenfassen können, ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung.“

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbHWolfgang Scheffler | SAP Senior Berater (Projektleitung)

„Durch die Dialogmöglichkeiten sorgt das MailCenter gleichzeitig für eine optimierte Debitorenverwaltung und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unserer Buchhaltung“

Pneuhage Management GmbH & Co. KGLuigi Borella | Anwendungsbetreuung WWS-Team/ Unternehmenscontrolling

„Wir erfüllen damit auch einen Wunsch vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen. „Sie wollen die Daten direkt in ihre Systeme einlesen. Dies ist mit normalen PDF-Dateien nur bedingt möglich, da die Daten von dort immer manuell abgetippt werden müssen.“

Hekatron BrandschutzMarco Müller, IT-Projektleiter | Hekatron Brandschutz

★★★★★

XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung in unserem Unternehmen voran.“

Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen (Projektleitung) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Success Story

Beziehungspflege durch Rechnungsversand.

Pneuhage Gruppe | Success Story lesen >

Success Story

Die Digitalisierung voranbringen und gesetzliche Auflagen erfüllen.

DVV | Success Story lesen >

Unternehmen vertrauen MailCenter

Anwendungsbeispiel – Elektronische Rechnungen versenden und empfangen in SAP

E-Rechnungen aus SAP versenden

Screenshot des SAP E-Rechnung Add-ons MailCenter Wiederholverarbeitung mit Rechnungs- und Meldungsdetails von verschiedenen Unternehmen.

Ansicht MailCenter XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen im Versand

Rechnungseingangscockpit in SAP

Screenshot SAP E-Rechnung Add-on - Rechnungseingangcockpit-Oberfläche mit Rechnungsdetails, Lieferantennamen und Bestelldaten.

E-Rechnung Eingang

E-Rechnungen im SAP-System sind strukturiert, standardisiert und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen. Sie lassen sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Beispiel 1: Elektronische Rechnungsstellung standardisiert

Die elektronische Faktura enthält alle relevanten Informationen:
✔ Rechnungsnummer & Ausstellungsdatum
✔ Absender- und Empfängerdaten
✔ Detaillierte Angaben zu Produkten & Dienstleistungen

Das SAP Add-on unterstützt Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, was eine reibungslose Verarbeitung und den einfachen Austausch mit Kunden und Behörden ermöglicht.

Beispiel 2: Individuell angepaßt für Ihr Business

Mit diesem SAP Add-On können Sie elektronische Rechnungen an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, z.B. durch die Integration zusätzlicher Felder wie Projektnummern oder Kostenstellen.

Beispiel – SAP XRechnung

Beispiel – SAP ZUGFeRD Rechnung

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FAQ – Allgemeine Fragen zum Add-on

Was sind die Vorteile unserer SAP Lösung?

✔ Digitale & automatisierte Rechnungsprozesse
✔ Einfache & anwenderfreundliche Bedienung
✔ Schnelle Implementierung ohne zusätzliche Hardware
✔ Erfüllt die Norm EN 16931 für B2B und B2G

Welche Funktionen bietet das SAP Add-On für E-Rechnungen?

Versand

✔ Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in SAP
✔ Visualisierung & Kontrolle im MailCenter Cockpit
✔ Versand an Kunden und Behörden
✔ Automatische Archivierung

Empfang & Verarbeitung

✔ Automatische Erfassung eingehender E-Rechnungen
✔ Service zur Validierung
✔ Weiterleitung zur Freigabe
✔ Archivierung im SAP-System
✔ Optionale automatische Buchung

Was enthält die Lösung?

Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar.
Wir übernehmen die Bereitstellung der Programme in unserem Portal und die Ersteinrichtung.
Für Ausgang- und Eingangsrechnungen verfügbar.
Das Programm ist leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.

Was sind unsere Leistungen?

Installation über das Transport Management System
Technische Einstellungen in SAP
Konfiguration der Anwendung nach den Bedürfnissen Ihrer Benutzer
Funktionseinweisung, Übergabe und Support
Technische Dokumentation
Dokumentation für die Anwender
Update Management Support
Support-Hotline, Helpdesk und Portal

Neben der technischen Umsetzung bieten wir Business-Lösungen, individuelle Service-Optionen und eine fundierte Beratung.

Wird die Einführung von E-Rechnungen in SAP ECC oder S/4HANA unterstützt?

Unsere Lösungen ermöglichen den Versand und Empfang von E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) direkt aus SAP ECC oder S/4HANA – inklusive nahtloser Integration in die SAP-Nachrichtensteuerung. Auch ungepflegte Altsysteme wie SAP R/3 können flexibel integriert werden.

Können Eingangsrechnungen automatisiert verarbeitet werden?

Ja, eingehende Rechnungen können automatisiert verbucht werden. Wenn Sie Workflows im DMS-System (z. B. ELO) verwenden, integrieren wir unsere Lösung so, dass keine zusätzlichen Workflows in anderen Systemen erforderlich sind.

Gibt es auch eine Alternative zu SAP Reporting & Compliance für den Versand elektronischer Rechnungen in Europa?

Ja, unsere Lösung ermöglicht den Versand E-Rechnungen in verschiedenen EU-Ländern (z. B. Deutschland, Italien, Spanien) und bietet eine Alternative zu abgekündigten SAP-Produkten wie Reporting & Compliance.

FAQ – Technische Fragen zum Add-on

Was sind Systemvoraussetzungen des SAP Add-Ons?

Das Add-On ist kompatibel mit den folgenden Systemversionen:

EHP2 FOR SAP ERP 6.0
SAP ERP 6.0
SAP NETWEAVER 7.0 (SAP enhancement package 2 for SAP NetWeaver 7.0)

Softwarekomponentenversionen ab:

MailCenter ab Version 32.010 || 20-11 (11/2020)
ZUGFeRD
– SAP Product Version ab SAP NETWEAVER 7.31 SP26
– Adobe Server NW750 ADS SP-5

Sowohl für SAP ECC als auch für S/4HANA (ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511) und S/4HANA Private-Cloud

Wie flexibel ist unsere Lösung für unterschiedliche Anforderungen im Rechnungsausgang?

Unsere Lösung unterstützt individuelle Anforderungen wie:

Versand aus VF01 mit spezifischer Nachrichtenart
Flexibler Absender, flexible Empfänger inkl. Verteilerlisten
BCC an internes Postfach
Standardisierter E-Mail-Text

Welche SAP Releases werden unterstützt?

Wir unterstützen SAP ECC 6.x, S/4HANA (on-premise). Auch Kunden mit SAP Fiori oder SAP GUI finden bei uns passende Lösungen.

Gibt es auch eine Alternative zu SAP Reporting & Compliance für den Versand elektronischer Rechnungen in Europa?

FAQ – Installation & Support

Wie erfolgt die Einführung und Implementierung?

Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise

Die Ersteinrichtung erfolgt nach der Auslieferung der Anwendung anhand unserer standardisierten Projekt Roadmap.

Auf Basis unseres vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre genauen Anforderungen. Mit diesen Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Genauer gesagt beschleunigt die standardisierte Vorgehensweise die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.

Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung.

Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Zusammenstellung der Anwendungsfunktionen.

Während der Testphase, des Produktivstarts und in der Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unser Team.

Mit unseren Entwicklungsservices stellen wir regelmäßig aktualisierte Versionen des Programms zur Verfügung. Dabei erhält jeder Kunde einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle Unterlagen und Dokumentation sowie die Patches.

Wie bekomme ich Unterstützung bei technischen Problemen oder Fragen zu unseren Services?

Bei Problemen steht Ihnen unser Support-Team auf mehreren Wegen zur Verfügung:

Support-Hotline
Helpdesk
Support-Portal
Direkter Ansprechpartner

FAQ – Themen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Faktura im strukturierten Format, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Sie optimiert den Rechnungsprozess und reduziert manuelle Eingriffe.

E-Rechnungen werden im XML- oder EDIFACT-Format erstellt und über elektronische Kanäle versendet. Der Empfänger kann das Dokument automatisch einlesen und verarbeiten, was manuelle Eingriffe minimiert und den gesamten Prozess beschleunigt.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD?

Die Begriffe beziehen sich auf verschiedene Formate für elektronische Rechnungen. Hier eine kurze Beschreibung der Unterschiede:

„E-Rechnung“ ist die Kurzform für elektronische Rechnungen. Sie wird in verschiedenen Formaten wie PDF oder XML erstellt.
„XRechnung“ ist ein XML-basiertes Format, welches die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU für den öffentlichen Sektor erfüllt.
„ZUGFeRD“ definiert ein hybrides Format aus PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten. Dieses Format ist sowohl menschen- als auch maschinenlesbar. Die Verwendung erfolgt primär in den Bereichen B2B- und B2G.

Welche Rolle spielt das PEPPOL-Netzwerk?

Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) gewinnt zunehmend an Bedeutung für den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb Europas. Während in Deutschland die Übertragung der E-Rechnung per E-Mail ausreichend ist, bietet PEPPOL eine standardisierte, sichere und effiziente Möglichkeit, Rechnungen auch international rechtskonform zu übermitteln. In Kombination mit dem SAP Add-on ermöglicht PEPPOL eine nahtlose, automatisierte Rechnungsverarbeitung, insbesondere für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen oder öffentlichen Auftraggebern. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und die Integration des PEPPOL-Netzwerks auf unserer PEPPOL-Netzwerk-Seite.

Welche Rolle spielt das Wachstumschancengesetz?

Das Wachstumschancengesetz macht die elektronische Rechnung ab dem 1. Januar 2025 für B2B-Geschäfte in Deutschland zur Pflicht. Rechnungen müssen dann in einem strukturierten Formatausgestellt, übermittelt und empfangen werden, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD.

Papierrechnungen und einfache PDFs ohne strukturierte Daten gelten nicht mehr als E-Rechnung. Unternehmen sollten ihre Prozesse frühzeitig anpassen, um gesetzeskonform zu bleiben und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren.