DIGITALISIERUNG
Wenn der Drucker keine Rechnungen mehr druckt
AUSGABE 12 | DEZEMBER 2021, ZEITUNG FÜR KOMMUNALE WIRTSCHAFT, Frank Zscheile, IT-Journalist, München, mailcenter-plattform-dvv-digitalisierung-zfk-122021.pdf
Duisburg – Die Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft (DVV) ist ein Multidienstleistungskonzern für Versorgung, Mobilität und Services. Zum Konzern mit rund 4350 Beschäftigten gehören über 30 Gesellschaften. Zentrales Buchhaltungssystem, in dem Ausgangsrechnungen erstellt werden, ist SAP. Vor allem zu Monatsbeginn gehen schon mal Tausende von Rechnungen pro Tag heraus – eine hohe Belastung für die Druckstrecken. So kam der Wunsch auf, Rechnungen per E-Mail verschicken zu können. Auch viele Kunden drängen mittlerweile darauf, dass ihnen Rechnungen am liebsten nur noch elektronisch als PDF übermittelt werden. Ihnen ermöglicht dies wiederum eine schnellere interne Weiterverarbeitung.
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Neue Digitalisierungsplattform erleichtert Arbeit
Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen bei der DVV: »Es ging uns im Prinzip um zwei Thematiken: den elektronischen Rechnungsversand als solchen sowie die gem. EU-Richtlinie 204/55/EU künftig geltende gesetzliche Verpflichtung zum E-Invoicing, also der Erstellung der neuen E-Rechnungsformate X-Rechnung und Zugferd.« Beides organisiert die DVV seit 2020 mit einer neuen Digitalisierungsplattform, dem »MailCenter« des Münchner Herstellers Munich Enterprise Software, das direkt in SAP integriert ist. Damit lassen sich Geschäftsdokumente per E-Mail aus SAP heraus verschicken, Rechnungen ebenso wie einkaufsbezogene Dokumente. Man kann in der Software eine dezidierte Nachrichtenfindung vornehmen, sprich auswählen, welcher Formattyp erzeugt und welcher Konzerngesellschaft die Rechnung zugeordnet werden soll. Ferner laufen alle Rechnungen zunächst in einem Dokumenten-Pool der Digitalisierungsplattform zusammen. Dort können die Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachbereich Konzernfaktura/zentrale Rechnungsstellungsabteilung nochmals kontrollieren, ob auch alle nötigen Anhänge der Rechnung beigefügt sind.
Prozessoptimierung durch Digitalisierung
Für die Geschäftsleitung steht im Vordergrund, mit einem solchen System die Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen. Dies funktioniert umso besser, je integrierter und medienbruchärmer sich digitale Geschäftsprozesse gestalten. Durch den Einsatz der neuen Plattform spart die DVV außerdem hohe manuelle Aufwände, Zeit und damit Kosten; außerdem erfüllt sie alle gesetzlichen Anforderungen an den E-Rechnungsversand. Noch nicht alle Debitoren sind überhaupt in der Lage, E-Mail-Rechnungen zu empfangen. Privatkunden zum Beispiel, die einen neuen Netzanschluss beantragen und nur einmal als Kunde überhaupt auftreten. Wo die DVV jedoch bereits schon fast vollständig auf Versand über die neue Software umgestiegen ist, sind die vielen konzerninternen Rechnungen. Diese entstehen, wenn Gesellschaften untereinander Leistungen austauschen. Die Plattform soll jetzt auf andere Bereiche ausgeweitet werden, darunter der Einkauf. Auch dort ist es hilfreich, wenn man einer Bestellung oder Anfrage Anhänge beifügen und beides zusammen übermitteln kann. Hier wartet noch einmal eine fast ebenso hohe jährliche Belegmenge wie bei den Rechnungen.
