Kernprozesse und Optimierung der Geschäftsprozesse

Was ist ein Kernprozess?

Kernprozesse sind die strategisch wichtigen Prozesse im Unternehmen.  Sie leiten sich aus den Kernkompetenzen einer Organisation ab.

Definition Kernprozess – Den Begriff „Kernprozess“ finden wir auch im Bereich des Qualitätsmanagement – Eine gute Definition findet sich in dem Buch Qualitätsmanagement: Begriffe und Definitionen, 12. aktualisierte Auflage 2017 (auf Stand der ISO 9001 : 2015) – TÜV SÜD Akademie GmbH

„Kernprozess – Prozess, der unter Berücksichtigung der Unternehmensausrichtung strategisch wichtig ist und wesentlich zum Geschäftserfolg beiträgt. Kernprozesse zeichnen sich durch folgende Aspekte aus: Wertschöpfung, der (externe) Kunde steht am Anfang und am Ende des Prozesses, sie tragen wesentlich zum Unternehmenserfolg und zur Kundenzufriedenheit bei, sie haben direkten Kundenbezug und direkte Kundenauswirkung, der Kunde ist bereit, für den Output des Prozesses zu bezahlen.“

Der Kundenwunsch und dessen Erfüllung durch den Kernprozess im Mittelpunkt. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, aus welchen Gründen wir in der Beratung viel Wert auf das Thema Kernprozess legen.

Was sind Kernprozesse in einem Unternehmen?

Typischerweise umfassen Kernprozesse in einem Unternehmen folgende Bereiche:

1. Beschaffungsprozesse: Dies umfasst den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen, Verhandlungen mit Lieferanten, Vertragsmanagement und die Optimierung der Lieferkette.
2. Produktions- oder Operationsprozesse: Hierbei handelt es sich um die Aktivitäten, die zur Herstellung von Produkten oder zur Erbringung von Dienstleistungen erforderlich sind. Dies umfasst Planung, Ressourcenallokation, Qualitätskontrolle und Produktionsmanagement.
3. Vertriebs- und Marketingprozesse: Diese Prozesse beinhalten den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden, die Verwaltung von Vertriebskanälen, das Marketing, die Kundenakquise und -bindung sowie die Vertriebsplanung.
4. Kundenserviceprozesse: Dies umfasst alle Aktivitäten, die darauf abzielen, den Kunden zufriedenzustellen und ihre Bedürfnisse zu erfüllen, wie z.B. Kundenanfragen, Beschwerdemanagement, technischer Support und After-Sales-Service.
5. Finanz- und Rechnungswesenprozesse: Dies umfasst die Verwaltung der finanziellen Aspekte des Unternehmens, einschließlich Buchhaltung, Finanzplanung, Budgetierung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Steuerabwicklung und Compliance.

Diese Kernprozesse können je nach Art des Unternehmens variieren. Ein Unternehmen kann auch spezifische branchenspezifische Prozesse haben, die für sein Geschäftsmodell relevant sind. Die Identifizierung, Optimierung und kontinuierliche Verbesserung der Kernprozesse ist entscheidend, um die Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern.

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Warum ist die Benennung der Kernprozesse wichtig?

Geschäftsprozessmanagement in der Praxis

Jede Firma muss sich auf die Entwicklung dieser Kernprozesse konzentrieren, damit es seine wettbewerbsentscheidenden Kompetenzen in der Prozessleistung voll ausspielen kann. Je nach Wettbewerbsstrategie ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an Organisation und Prozesse. Durch die Benennung von Kernprozessen durch das Management ergeben sich zahlreiche Vorteile. Die Kommunikation wird erheblich erleichtert und das Projektteam kann sich besser fokussieren. Eine fehlende Analyse der Geschäftsprozesse zu Beginn der Einführung von ERP, CRM, SCM und SRM Systemen, führt in der Regel zu einer ineffizienten Kommunikation zwischen den Abteilungen und dem Projektteam, die Projektqualität leidet und die Kundenerwartungen bleiben unerfüllt.

Wissen um Kernprozesse hat 3 wichtige Vorteile

Die Kenntnis der Kernprozesse hat für ein Unternehmen folgende 3 Vorteile:

1. Schlankere und übersichtlichere Kern- und Supportprozesse durch Separierung von Supportprozessen
2. Qualitätssteigerung, da sich die Mitarbeiter auf die Kernkompetenzen konzentrieren und diese optimieren
3. Einsparungspotential bei Supportprozessen – realisierbar durch effizientere Organisation des Prozesses

Dokumentation der Kernprozesse – Ziele

• Zielgerichtete Einführung von ERP, CRM, SCM oder SRM Systemen
• Erleichterung von:
• Geschäftsprozesse an andere Standorte zu übertragen
• Mitarbeiterschulung und -einarbeitung
• Kommunikation
• Transparenz für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten
• Wissensverlust (zum Beispiel durch Mitarbeiterabgang) zu vermeiden
• Festlegung von Prozesskennzahlen und Überwachung der Prozessleistung
• Vorbereitung / Durchführung einer Geschäftsprozessoptimierung

Kernprozess – Merkmale & Einflussfaktoren

Ein Kernprozess hat 3 Merkmale

• hohe strategische Bedeutung
• Querlage zu traditionellen Abteilungen
• enorme Reichweite: – von der Schnittstelle mit Lieferanten bis zu Schnittstellen mit den Kunden; der Prozess beginnt beim Kunden und endet auch dort wieder

Vorgehen zur Bestimmung der Kernprozesse

Analyse von:

Geschäfts-/Wettbewerbsstrategie

Strategie beinhaltet zwei Sichtweisen

– Marktorientierte Sicht: Marktkompetenzen (Kostenführerschaft vs. Differenzierung)

– Ressourcenbasierte Sicht: Kernkompetenzen

Je nach Wettbewerbsstrategie ergeben sich unterschiedliche

– Effizienzkriterien und Erfolgsfaktoren

– Anforderungen an Organisation und Prozesse

2. Geschäftsmodell (Beziehungen zu Geschäftspartnern)
3. Aufzählung der Hauptprozesse
4. Bestimmung der strategischen Relevanz: Kernprozesse – Supportprozesse

Kriterien für die Identifikation von Kernprozessen

• Direkter Bezug zu Kernkompetenzen
• Strategisch entscheidende Bedeutung
• Herstellung eines wahrnehmbaren Kundennutzens
• Begründung eines nachhaltigen Wettbewerbsvorteils
• Ausrichtung auf externe Leistungsempfänger (unmittelbarer Marktkontakt)

Fragen für die Identifikation von Kernprozessen

• Wer ist die Zielgruppe / Zielmarkt für das Ergebnis aus dem Prozess?
• Welches Angebot haben wir für diese Zielgruppe?
• Wie hebt sich unser Angebot vom Wettbewerb ab?
• Worin besteht der Wettbewerbsvorteil?
• Welchen Anteil hat der Prozesse am Unternehmenserfolg (Umsatz, Marge etc.)
• Welche strategische Bedeutung hat der Prozess für das Business?
• Wie häufig kommt der Prozess vor?