SAP Archivierung E-Mail

SAP Mail-Archivierung – Anlageliste zu einem Auftrag

SAP Mail-Archivierung – Trefferliste abgelegter Dokumente

Warum E-Mail Archivierung?

Die Vorteile der Mail Archivierung über ArchiveLink liegen auf der Hand. Es erfolgt eine Entlastung der SAP-Datenbanken und der Systemadministration. Die verringerte Datenbankgröße wird nicht erst mit der In-Memory-Datenbank HANA interessant (Stichwort: dokumentenfreies ERP). Denn weniger Speicher bedeutet signifikante Einsparungen bei den Kosten für Memory. Zudem profitieren bestehende Installationen von einer schlankeren Datenbank.

Bei der ArchiveLink-Schnittstelle handelt es sich um eine bekannte und zukunftssichere Technologie. Dabei werden die E-Mails beim Versand als Ganzes über die ArchiveLink-Schnittstelle abgelegt. Ebenso wird die Wartbarkeit des SAP-Systems verbessert und die Reorganisation der SAPOffice-Tabelle erheblich vereinfacht. Einfach, sicher und ohne Zusatzaufwand.

Allgemeine Gründe für die Archivierung

Für die Archivierung von Anwendungsdaten gibt es systemtechnische und rechtliche Gründe.

Die Datenarchivierung stellt sicher, dass

1. die durch das Wachstum der Transaktionsdaten verursachten Speicherplatz- und Laufzeitprobleme reduziert werden,
2. das Datenwachstum moderat ist und die Datenbank somit langfristig kontrollierbar und administrierbar bleibt,
3. Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an die Speicherung von Daten kostengünstig erfüllen können,
4. die Daten sind wieder verwendbar, d.h. sie können zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. bei der Entwicklung neuer Produkte, verwendet werden.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Tatsächlich passiert aber bei ca. 90 % aller ERP-Systeme genau das Gegenteil. Die Ablage der Mails geschieht genau über diese Tabelle. Denn die SAPOffice-Funktionen sind im Detail oft unbekannt. Als Resultat befindet sich die Tabelle SOFFCONT1 praktisch in jedem ERP-System unter den Top 10 der größten Tabellen. Mit einer Auslagerung der Inhalte auf einen HTTP-Content Server gemäß Hinweis 530792 verschieben Sie Teile der Inhalte (die Anlagen). Allerdings bleiben die Mailtexte nach wie vor in der SAP-Datenbank. Diese Texte könnten separat über die Transaktion SOY8 nach ArchiveLink verschoben werden. Damit sind sie getrennt von den Anlagen gespeichert. Insgesamt ein Verfahren, welches in der Praxis so gut wie nirgends eingesetzt wird.

Das Resultat in der Praxis:
Mailtexte werden nie archiviert. Die Revisionssicherheit des Systems zur E-Mail Ablage ist mehr als fraglich, obwohl natürlich Aufbewahrungspflichten aus verschiedenen Normen für den täglichen E-Mail-Verkehr bestehen. Zudem ergeben sich aus der Art der Ablage Schwierigkeiten bei der Wartung und Reorganisation. Außerdem wachsen die Datenbanken durch SAPOffice-Objekte. Es entstehen Schwierigkeiten bei der Performance von Mail-Anlagen auf Contentserver. Letztendlich ist die SAPOffice-Technologie ein Auslaufmodell, welches von der SAP AG nicht mehr weiterentwickelt wird.

Wie ist die Lösung?

Mit der MailCenter-Archivierung archivieren Sie ausgehende E-Mails direkt über die bekannte ArchiveLink-Schnittstelle. Damit ist die vollständige E-Mail inklusive Anhänge komplett in dem Archivsystem verfügbar. Demzufolge werden keinerlei Daten mehr in den SAPOffice-Tabellen dauerhaft gespeichert.

Über die SAP Archivierung

Die Archivierung von Daten und Dokumenten ist ein wichtiger Prozess zur Verwaltung und Aufbewahrung wichtiger Informationen sowie zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Datenspeicherung. SAP bietet mehrere Tools und Funktionen zum Archivieren von Daten und Dokumenten, darunter ArchiveLink, SAP Business Object Linked und SAP Data Archiving. ArchiveLink ist eine zertifizierte Schnittstelle, die die Integration mit externen Ablagesystemen, wie z. B. Enterprise-Content-Management-Systemen, ermöglicht. Dies ermöglicht die Archivierung von Daten und Dokumenten wie Rechnungen und Bestellungen außerhalb des SAP-Systems.
SAP S/4HANA hat auch das ArchiveLink Interface, um die archivierten Daten mit den Live-Daten zu verknüpfen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Archivierung personenbezogener Daten bestimmten gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften unterliegt. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Datenarchivierungslösungen diesen Vorschriften entsprechen.
Zur Archivierung in SAP-Systemen gehört auch die Themenarchivierung, bei der bestimmte Themen zur Archivierung ausgewählt und abgelegte Dokumente systematisch abgelegt werden.
Mit SAP-Standardfunktionen kann der Archivierungsprozess automatisiert und die sichere und regelkonforme Aufbewahrung von Daten und Dokumenten gewährleistet werden.

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