Behalten Sie den Überblick über Ihre Kommunikation –
direkt im SAP-System.
Archivieren Sie ein- und ausgehende E-Mails automatisiert über SAP ArchiveLink
und verknüpfen Sie sie lückenlos mit Ihren SAP-Belegen.
Die Archivierung von Daten und Dokumenten ist ein wichtiger Prozess zur Verwaltung und Aufbewahrung wichtiger Informationen sowie zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Datenspeicherung.
SAP bietet mehrere Tools und Funktionen zum Archivieren von Daten und Dokumenten, darunter ArchiveLink, SAP Business Object Linked und SAP Data Archiving. ArchiveLink ist eine zertifizierte Schnittstelle, die die Integration mit externen Ablagesystemen, wie z. B. Enterprise-Content-Management-Systemen, ermöglicht.
Dies ermöglicht die Archivierung von Daten und Dokumenten wie Rechnungen und Bestellungen außerhalb des SAP-Systems. SAP S/4HANA hat auch das ArchiveLink Interface, um die archivierten Daten mit den Live-Daten zu verknüpfen.
Mit SAP-Standardfunktionen kann der Archivierungsprozess automatisiert und die sichere und regelkonforme Aufbewahrung von Daten und Dokumenten gewährleistet werden.
Hinweis:
Es ist wichtig zu beachten, dass die Archivierung personenbezogener Daten bestimmten gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften unterliegt.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Datenarchivierungslösungen diesen Vorschriften entsprechen.
SAP Mail-Archivierung – Beim Versenden von E-Mails aus dem SAP-System, erfolgt die Speicherung der Mails und deren Anhängen häufig über die SAPOffice-Technologie. Die Ablage der Inhalte und der Anlagen ist standardmäßig in der Tabelle SOFFCONT1.
Nach einer Reorganisation dieser Ablage ist der Zugriff auf die dort gespeicherten Daten nicht mehr gewährleistet.
Bei regelmäßiger Nutzung dieses Verfahrens wächst außerdem die Datenbank in kurzer Zeit schnell an. Dabei ist die Speicherung der Daten in der Systemdatenbank für heutige Verhältnisse aufwendig und teuer. Eine Entlastung der Datenbank führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.
Tatsächlich passiert aber bei ca. 90 % aller ERP-Systeme genau das Gegenteil. Die Ablage der Mails geschieht genau über diese Tabelle. Denn die SAPOffice-Funktionen sind im Detail oft unbekannt. Als Resultat befindet sich die Tabelle SOFFCONT1 praktisch in jedem ERP-System unter den Top 10 der größten Tabellen. Mit einer Auslagerung der Inhalte auf einen HTTP-Content Server gemäß Hinweis 530792 verschieben Sie Teile der Inhalte (die Anlagen). Allerdings bleiben die Mailtexte nach wie vor in der SAP-Datenbank. Diese Texte könnten separat über die Transaktion SOY8 nach ArchiveLink verschoben werden. Damit sind sie getrennt von den Anlagen gespeichert. Insgesamt ein Verfahren, welches in der Praxis so gut wie nirgends eingesetzt wird.
Das Resultat in der Praxis ohne ein Add-On:
Mailtexte werden in SAP nie archiviert. Die Revisionssicherheit des Systems zur E-Mail Ablage ist mehr als fraglich, obwohl natürlich Aufbewahrungspflichten aus verschiedenen Normen für den täglichen E-Mail-Verkehr bestehen. Zudem ergeben sich aus der Art der Ablage Schwierigkeiten bei der Wartung und Reorganisation. Außerdem wachsen die Datenbanken durch SAPOffice-Objekte. Es entstehen Schwierigkeiten bei der Performance von Mail-Anlagen auf Contentserver. Letztendlich ist die SAPOffice-Technologie ein Auslaufmodell, welches von der SAP AG nicht mehr weiterentwickelt wird.
Für die Archivierung von Anwendungsdaten gibt es systemtechnische und rechtliche Gründe.
Die Datenarchivierung stellt sicher, dass
Die Vorteile der Mail Archivierung über ArchiveLink liegen auf der Hand. Durch die ausgelagerte Speicherung werden SAP-Datenbanken und die Systemadministration entlastet. Die verringerte Datenbankgröße wird nicht erst mit der In-Memory-Datenbank HANA interessant (Stichwort: dokumentenfreies ERP). Denn weniger Speicher bedeutet signifikante Einsparungen bei den Kosten für Memory. Zudem profitieren bestehende Installationen von einer schlankeren Datenbank.
Bei der ArchiveLink-Schnittstelle handelt es sich um eine bekannte und zukunftssichere Technologie. Dabei werden die E-Mails beim Versand als Ganzes über die ArchiveLink-Schnittstelle abgelegt. Ebenso wird die Wartbarkeit des SAP-Systems verbessert und die Reorganisation der SAPOffice-Tabelle erheblich vereinfacht. Einfach, sicher und ohne Zusatzaufwand.
Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar.
Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.
Leistungen
Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.
Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.
Systemvoraussetzung
Produktversionen ab:
Softwarekomponentenversionen ab:
Technische Daten
E-Mail versenden
Fantastisch einfach E-Mails versenden und empfangen.
Elektronische Rechnung
Die Lösung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern.
SAP Outlook Integration
Erfolgreich durch die Verbindung von Outlook mit SAP.
Bestellbestätigungen
Einfache Pflege von Auftragsbestätigungen und Lieferavisen zu Bestellungen.
Industriestraße 31
82194 Gröbenzell
Mo. – Fr.: 09:00 bis 16:00 Uhr
+49 89 2154 689 80
