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SAP Archivierung E-Mail

Sicher und einfach – Archivierung ausgehender E-Mails

  • Sichere E-Mail Ablage
  • Vollständig integrierte Lösung
  • Schnelle Implementierung

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SAP Archivierung – ausgehende E-Mails archivieren

So entrümpeln Sie Ihre Datenbank und schaffen Sicherheit

MailCenter-Archivierung für Mails aus SAP – Mit der MailCenter-Archivierung archivieren Sie ausgehende E-Mails direkt über die bekannte ArchiveLink-Schnittstelle. Damit ist die vollständige E-Mail inklusive Anhänge komplett in dem Archivsystem verfügbar.

Das Add-in zur E-Mail Archivierung in SAP


  1. Sichere Ablage ausgehenden E-Mails über ArchiveLink
  2. Archivierung der gesamten E-Mail
  3. Dauerhafte Entlastung der SAP-Datenbank durch Ablage im Archiv
  4. Auch eingehende Business Dokumente werden archiviert und abgelegt
  5. Einfache Installation

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SAP Zertifizierung MailCenter für munich enterprise software GmbH

DEKRA Zertifikat ISO 9001

Anwendungsbeispiel – SAP E-Mail Archivierung

SAP Mail Archivierung - Anlageliste

SAP Mail Archivierung – Anlageliste zu einem Auftrag

SAP Mail Archivierung - Trefferliste

SAP Mail-Archivierung – Trefferliste abgelegter Dokumente

SAP Mail Archivierung MailCenter Add-On

FAQ – SAP Archivierung

Die Archivierung von Daten und Dokumenten ist ein wichtiger Prozess zur Verwaltung und Aufbewahrung wichtiger Informationen sowie zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Datenspeicherung.

SAP bietet mehrere Tools und Funktionen zum Archivieren von Daten und Dokumenten, darunter ArchiveLink, SAP Business Object Linked und SAP Data Archiving. ArchiveLink ist eine zertifizierte Schnittstelle, die die Integration mit externen Ablagesystemen, wie z. B. Enterprise-Content-Management-Systemen, ermöglicht.
Dies ermöglicht die Archivierung von Daten und Dokumenten wie Rechnungen und Bestellungen außerhalb des SAP-Systems. SAP S/4HANA hat auch das ArchiveLink Interface, um die archivierten Daten mit den Live-Daten zu verknüpfen.

Mit SAP-Standardfunktionen kann der Archivierungsprozess automatisiert und die sichere und regelkonforme Aufbewahrung von Daten und Dokumenten gewährleistet werden.

Hinweis:
Es ist wichtig zu beachten, dass die Archivierung personenbezogener Daten bestimmten gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften unterliegt.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Datenarchivierungslösungen diesen Vorschriften entsprechen.

SAP Mail-Archivierung – Beim Versenden von E-Mails aus dem SAP-System, erfolgt die Speicherung der Mails und deren Anhängen häufig über die SAPOffice-Technologie. Die Ablage der Inhalte und der Anlagen ist  standardmäßig in der Tabelle SOFFCONT1.
Nach einer Reorganisation dieser Ablage ist der Zugriff auf die dort gespeicherten Daten nicht mehr gewährleistet.

Bei regelmäßiger Nutzung dieses Verfahrens wächst außerdem die Datenbank in kurzer Zeit schnell an. Dabei ist die Speicherung der Daten in der Systemdatenbank für heutige Verhältnisse aufwendig und teuer. Eine Entlastung der Datenbank führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.

E-Mails nicht dauerhaft in den SAPOffice-Tabellen speichern

Tatsächlich passiert aber bei ca. 90 % aller ERP-Systeme genau das Gegenteil. Die Ablage der Mails geschieht genau über diese Tabelle. Denn die SAPOffice-Funktionen sind im Detail oft unbekannt. Als Resultat befindet sich die Tabelle SOFFCONT1 praktisch in jedem ERP-System unter den Top 10 der größten Tabellen. Mit einer Auslagerung der Inhalte auf einen HTTP-Content Server gemäß Hinweis 530792 verschieben Sie Teile der Inhalte (die Anlagen). Allerdings bleiben die Mailtexte nach wie vor in der SAP-Datenbank. Diese Texte könnten separat über die Transaktion SOY8 nach ArchiveLink verschoben werden. Damit sind sie getrennt von den Anlagen gespeichert. Insgesamt ein Verfahren, welches in der Praxis so gut wie nirgends eingesetzt wird.

Das Resultat in der Praxis ohne ein Add-On:
Mailtexte werden in SAP nie archiviert. Die Revisionssicherheit des Systems zur E-Mail Ablage ist mehr als fraglich, obwohl natürlich Aufbewahrungspflichten aus verschiedenen Normen für den täglichen E-Mail-Verkehr bestehen. Zudem ergeben sich aus der Art der Ablage Schwierigkeiten bei der Wartung und Reorganisation. Außerdem wachsen die Datenbanken durch SAPOffice-Objekte. Es entstehen Schwierigkeiten bei der Performance von Mail-Anlagen auf Contentserver. Letztendlich ist die SAPOffice-Technologie ein Auslaufmodell, welches von der SAP AG nicht mehr weiterentwickelt wird.

Allgemeine Gründe für die Archivierung

Für die Archivierung von Anwendungsdaten gibt es systemtechnische und rechtliche Gründe.

Die Datenarchivierung stellt sicher, dass

  1. die durch das Wachstum der Transaktionsdaten verursachten Speicherplatz- und Laufzeitprobleme reduziert werden,
  2. das Datenwachstum moderat ist und die Datenbank somit langfristig kontrollierbar und administrierbar bleibt,
  3. Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an die Speicherung von Daten kostengünstig erfüllen können,
  4. die Daten sind wieder verwendbar, d.h. sie können zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. bei der Entwicklung neuer Produkte, verwendet werden.

E-Mail Archivierung über ArchiveLink

Die Vorteile der Mail Archivierung über ArchiveLink liegen auf der Hand.  Durch die ausgelagerte Speicherung werden SAP-Datenbanken und die Systemadministration entlastet. Die verringerte Datenbankgröße wird nicht erst mit der In-Memory-Datenbank HANA interessant (Stichwort: dokumentenfreies ERP). Denn weniger Speicher bedeutet signifikante Einsparungen bei den Kosten für Memory. Zudem profitieren bestehende Installationen von einer schlankeren Datenbank.

Bei der ArchiveLink-Schnittstelle handelt es sich um eine bekannte und zukunftssichere Technologie. Dabei werden die E-Mails beim Versand als Ganzes über die ArchiveLink-Schnittstelle abgelegt. Ebenso wird die Wartbarkeit des SAP-Systems verbessert und die Reorganisation der SAPOffice-Tabelle erheblich vereinfacht. Einfach, sicher und ohne Zusatzaufwand.

Nutzen

  • Sichere Archivierung per ArchiveLink
  • Archivierung der gesamten E-Mail
  • Reduzierung der SAP-Datenbankgröße
  • Bekannte und zukunftssichere Technologie
  • Verbesserte Wartung des SAP-Systems
  • Einfachere Reorganisation

Lösungsumfang

Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar.

Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.

Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.

Leistungen

  • Einrichtung & Einweisung
  • Installation SAP-Komponente über das Transport Management System
  • Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
  • Service- & Support-Hotline, Helpdesk und Portal

Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise

Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.

Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.

Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.

Technik

Systemvoraussetzung

Produktversionen ab:

  • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.4

Softwarekomponentenversionen ab:

  • MESERP | MailCenter | Release 22-08 (08/2022)
  • Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

Technische Daten

  • Komponente SAP-Server mit ABAP und ABAP Objects
  • Keine Einstellungen für den Eingang im SCOT notwendig

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