SAP-Dokumente anhängen
Welche Anlagen können verwendet werden?
Dateien für den Anhang können aus diversen Quellen stammen.
Sie fügen Dokumente als Anlage aus:
- dem Dokumentenverwaltungssystem (DVS) als Teil der Product LifeCycle Management (PLM) Umgebung
- den Generischen Objektdiensten (GOS) mit SAPOffice (SOFF)
- dem ArchiveLink
- den Business Document Service (BDS)
- dem Dateisystem
- einem externen Verzeichnis (Pfad auf einem Server)
der E-Mail hinzu. In jedem Fall lassen sich vorhandene Anlagen vorher am Bildschirm anzeigen. Hierfür wird für das gewählte Dateiformat ein passender Viewer benötigt. Natürlich braucht der Empfänger ebenfalls einen passenden Viewer. Zudem erfolgt auf Wunsch für DVS-Dokumente eine automatische Zuordnung zum Beleg. Wird das Geschäftsdokument im Anhang als PDF versendet? Oder benötigen Sie ein PDF und zusätzlich ein XML? Auch das legen Sie im Customizing fest. Wenn notwendig, verändern Sie den Text zur Beschreibung der Anlage vor dem Senden. In jedem Fall unterstützt das System alle gängigen Dateiformate für die Anhänge.
Wie kann ein Dokument angefügt werden?
Anhänge manuell oder automatisch hinzufügen – Wie die Anlagen hinzufügt werden, hängt von dem jeweiligen Prozess ab.
Einerseits pflegt der Benutzer die Anlagen vor dem Senden manuell, so wie er es aus Outlook gewohnt ist. Er fügt einfach der E-Mail ein oder mehrere Dateien im Anhang an. Und das für den jeweiligen Vorgang. Ganz individuell.
Andererseits fügen Sie Anhänge nach einem individuellen Regelwerk automatisch an. Natürlich konfigurieren Sie den Vorschlag über das Customizing. Mit User-Exits und ABAP-Erweiterungen passen Sie die Findung der Anhänge an den Prozess an. Ganz individuell auf Ihre Wünsche angepasst. Weiterhin unterstützt ein Vorschlag den Anwender bei der Auswahl der benötigten Dokumente. Dabei verfolgen wir immer ein Ziel. Den Vorgang für den Anwender so automatisiert wie möglich zu gestalten. Kurzum, egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden. Hinzufügen von Anhängen beim Mailversand ist in Zukunft kein Thema mehr. Das haben Sie mit dem Programm sicher im Griff.
Kann die Verwendung von Dokumenten im Anhang eingeschränkt werden?
Ja, aber nur bestimmte Dokumentenarten – Die Verwendung von DVS-, Office- und ArchiveLink-Anhängen aktivieren Sie im Customizing. Hier ist eine Einschränkung auf Organisations- und Userebene möglich. Für DVS-Anlagen begrenzen Sie die Verwendung je organisatorischer Einheit, Dokumentenart und Status. Alle Dokumente mit einem gültigen Status stehen dem Anwender im MailCenter zur Verfügung. Durch seine Auswahl bestimmt der Nutzer die zum Versand relevanten Dokumente. Dabei sind manuell angefügte oder automatisch vorgeschlagene Anlagen jederzeit wieder abwählbar. Manchmal erlauben die Richtlinien des Mailservers für Nachrichten oder Anhänge nur bestimmte Größen. Deswegen definieren Sie eine maximale Größe für Anhänge in der Konfiguration. Sobald die maximale Größe überschritten wird, geht die rote Lampe an. Der Anwender erhält bei der Erstellung einen Hinweis. Damit schränken Sie die Verwendung von Dokumenten ein. Weiterhin beeinflussen Sie mit individuellen ABAP-Erweiterungen die Auswahl von Anhängen.
„Die Vorgangsbearbeitungszeiten im Anfrage- und Bestellprozess können wir durch den Einsatz des MailCenters deutlich reduzieren. Mail-Empfänger und technische Zeichnungen für den Anhang werden automatisch vorgeschlagen, vorgangsbezogene Mailtexte automatisch generiert. Das schont die Ressourcen unserer Mitarbeiter.“
