So einfach versenden Sie E-Mails aus SAP

MailCenter ▶ die Software für den SAP Mailversand

SAP München - Optimierung
SAP E-Mail versenden – Möchten Sie Ihre Mail-Prozesse optimieren? Möchten Sie Ihren Anwendern ein Tool für den Mailverkehr zur Verfügung stellen, welches verschiedene Anwendungsfälle bedarfsgerecht unterstützt? Wollen Sie mehr über die Funktionen erfahren, die Ihnen das MailCenter bietet, für welche Szenarien Sie es einsetzen können und wie auch Sie davon profitieren?

Das Add-On zum Versenden von E-Mails


sap mail factsheet

  1. Optimale Unterstützung aller Mail-Prozesse
  2. Beschleunigte Vorgangsbearbeitung
  3. 100% Funktionen für Absender, Empfänger, Text, Anhang
  4. Intuitive Bedienung
  5. Einfache Installation und Konfiguration

▶ Ausgangssituation ▶ Motivation ▶ Funktionen

SAP Mail Anhang hinzufügen und versenden Screenshot

SAP Bestellung per Mail – Dokument an Bestellung anhängen

Ausgangssituation – E-Mails aus ERP versenden

Um sinnvoll und effektiv E-Mails zu versenden, benötigen Sie eine Lösung um E-Mails innerhalb des ERP-Systems zu bearbeiten, zu senden und zu überwachen. Für das externe Senden von E-Mails sollen alle benötigten Mailfunktion für Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhang zur Verfügung stehen? Die SAP Nachrichtensteuerung ist dafür nicht ausreichend. Außerdem benötigen die Anwender  eine übersichtliche Verwaltung der Korrespondenz. Der SAP E-Mail-Verkehr muss nachvollziehbar sein. Die Anwender möchten keine Zeit mit der Suche von Vorgängen verschwenden. Kontaktdaten der Geschäftspartner sollen ebenfalls einfach organisiert werden. Natürlich soll die Bedienung jederzeit denkbar einfach bleiben. Mit dem Standard lässt sich so eine Lösung ohne Programmierung nicht realisieren. Dafür haben wir die MailCenter Add-Ons entwickelt.

MailCenter – einfache Prozesse mit dem richtigen Werkzeug

MailCenter – Die meisten SAP Kunden benötigen eine Ergänzung zum SAP Standard, um mit dem Medium Mail produktiv arbeiten zu können. Genau hierfür haben wir das MailCenter entwickelt. Dieses Add-On leistet einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Prozesse.  Es steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Ohne Post sparen Sie Kosten für Druck- und Versand. Zudem profitieren Sie von der schnellen Zustellung. Zum Beispiel, wenn Sie die SAP Bestellungen per E-Mail versenden, erhalten Sie die Ware schneller von Ihren Lieferanten. Dieses ABAP Add-On fügt sich nahtlos in Ihre Umgebung ein. Und es hat sich schon bei sehr vielen SAP Kunden bestens bewährt.

SAP Mail Add-On


Funktionen

  • Automatische Absender- und Empfängerermittlung
  • Bestimmung der Adressen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten
  • Mehrere An-, Cc- und Bcc-Empfänger
  • Einfache Pflege der Adressen
  • Automatische Ermittlung der Absender
  • Bestimmung der Adresse für Absender aus verschiedenen ERP Datenquellen
  • Einfache Pflege auch für CpD-Konto (Conto-pro-Diverse)
  • Tools zur Pflege Stammdaten

SAP Mail Empfängerermittlung Screenshot

E-Mail-Adressen auslesen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten.

SAP Mailadresse prüfen und pflegen Screenshot

Transaktion zur Pflege der Adressen für Debitoren und Kreditoren.

Sie benötigen Unterstützung oder haben Fragen?

Mit diesem NetWeaver Add-On bearbeiten und verschicken Sie das Dokument zu allen Vorgängen direkt aus ERP. Durch die intuitiv zu bedienende Oberfläche stehen dem User alle wichtigen grundlegenden Funktionen zum Bearbeiten von EMails zur Verfügung. Diese Funktionen sind in folgenden Bereichen zu finden: Absender & Empfänger, Texte (html), Anlagen und Reporting.

Dabei erleichtern zahlreiche Features die Arbeit der Anwender. Dazu zählen Vorschläge zur Bestimmung von Empfängern, die automatische Generierung von Texten und Vorschläge für Anhänge. Somit verkürzen sich Schritte für den Bearbeiter. Ebenso entfallen manche ganz. Je nach Anwendungsfall entscheidet sich der Benutzer die Methoden zur Bearbeitung. Entsprechend vereinfachen sich Prozesse erheblich.

Der Versand aus SAP erfolgt direkt aus dem Beleg, dem Cockpit oder automatisch im Hintergrund. Zum Beispiel wird ein Angebot schnell und einfach aus der Transaktion zur Belegbearbeitung versendet. Hingegen eine Mahnung wird vielleicht lieber im Hintergrund verschickt. Überdies können mit ABAP Erweiterungen spezielle, individuelle Anforderungen implementiert werden.

In den Erfahrungsberichten unserer Kunden erfahren Sie mehr darüber, wie auch Sie von den Funktionen des MailCenters profitieren.


Verfassen – senden – kontrollieren

  • Verfassen

    Ein einzelner oder mehrere Adressaten – Ihr Aufwand beim Mailversand ist in beiden Fällen gering. Nutzen Sie Funktionen zur automatischen Generierung von Texten bzw. schreiben Sie bei Bedarf einen individuellen Text. Binden Sie zusätzlich weitere Anlagen automatisiert oder Ad hoc ein.

  • Senden

    SAP E-Mail senden – der Mailversand erfolgt aus dem Dokument, über Vorrat oder automatisch im Hintergrund. Mit dem SAP MailCenter senden Sie Nachrichten so, wie Sie es für Ihren Geschäftsprozess benötigen: direkt aus SAP ERP oder über die Microsoft Outlook Integration. Aus SAP verschickt – wann Sie möchten: sofort aus dem Beleg, aus dem Cockpit oder zu einem selbst bestimmten Zeitpunkt.

  • Kontrollieren

    Unabhängig ob Sie eine SAP Bestellung per Mail versenden oder das Zahlungsavis per Mail verschicken – Sie behalten immer den Überblick, was versendet ist und was noch bearbeitet werden muss. Ein Bericht informiert Sie über den Versandstatus. Das umfangreiche Reporting und der einfache Zugriff auf die wesentlichen Informationen schaffen die notwendige Transparenz.

  • Flexibel anpassen

    Die Funktionen passen Sie flexibel auf Ihre Anforderungen an. Der Geschäftsprozess ist damit genau so, wie Sie ihn benötigen. Das Layout im eigenen Corporate Design bestimmen Sie selbst. Denn mit HTML erhalten Ihre Nachrichten die richtige Form. To Go Funktion: Pflege der relevanten Daten für den Mailversand direkt im Dokument.


SAP Mail mit Anhang versenden

Sie verschicken Bestellungen oder Angebote im PDF Anhang per E-Mail aus SAP? Dabei sollen Anwender weitere Anlagen der Mails anhängen? Das sind zum Beispiel Flyer, eine technische Zeichnung, eine Kalkulation oder Allgemeine Geschäftsbedingungen. Solche Vorgänge finden sich häufig im Vertrieb und im Einkauf. Betrachten wir diese Prozesse einmal genauer. Denn dabei arbeiten Anwender heute oft umständlich. Betrachten wir den Anwendungsfall: SAP Dokument an Bestellung anhängen. Bevor die Anwender die SAP Bestellung per Mail versenden, speichern Sie das Business Dokument erst auf dem Desktop. Danach fügen Sie das Dokument im Outlook als Anhang einer Nachricht hinzu. Möchten Sie dieser Outlook-EMail weitere SAP Dokumente anhängen, wiederholen Sie diesen Prozess. Unter dem Strich kostet ein solches Vorgehen die Benutzer wertvolle Zeit.

Mit dem Add-On MailCenter fügen Sie Ihren Mails einfach weitere Anlagen hinzu. Zusätzlich zu den Standard SAP PDF Anhängen. Das funktioniert sowohl manuell als auch automatisiert. Dabei spielt die Quelle der Anhänge keine Rolle. Denn die Anwendung unterstützt alle für den Client erreichbaren Datenträger. Somit ist der Prozess weniger anfällig für Fehler und spart Zeit. Zudem sind die Mails im ERP System jederzeit vollständig sichtbar. Das macht Vorgänge transparent, auch für andere Anwender. Werfen Sie einen Blick in die Erfahrungsberichte unserer Kunden. Dort erfahren Sie mehr über den Nutzen des MailCenters für Anwender.

Hört sich das für Sie interessant an? Dann unterbreiten wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot!

SAP Dokumente anhängen – welche Anlagen können verwendet werden?

Dateien für den Anhang können aus diversen Quellen stammen.

Sie fügen Dokumente als Anlage aus

  • dem Dokumentenverwaltungssystem (DVS) als Teil der Product LifeCycle Management (PLM) Umgebung,
  • den Generischen Objektdiensten (GOS) mit der SAPOffice (SOFF),
  • dem ArchiveLink
  • den Business Document Service (BDS),
  • dem Dateisystem,
  • einem externen Verzeichnis (Pfad auf einem Server)

der E-Mail hinzu. In jedem Fall lassen sich vorhandene Anlagen vorher am Bildschirm anzeigen. Hierfür wird für das gewählte Dateiformat ein passender Viewer benötigt. Natürlich braucht der Empfänger ebenfalls einen passenden Viewer. Zudem erfolgt auf Wunsch für DVS Dokumente eine automatische Zuordnung zum Beleg. Wird das Business Dokument im Anhang wird als PDF versendet? Oder benötigen Sie ein PDF und zusätzlich ein XML. Auch das legen Sie im Customizing fest. Wenn notwendig, verändern Sie den Text zur Beschreibung der Anlage vor dem Versenden. In jedem Fall unterstützt das System alle gängigen Dateiformate für die Anhänge.

Wie kann ein Dokument angefügt werden?

Anhänge manuell oder automatisch hinzufügen -Wie die Anlagen hinzufügt werden, hängt von dem jeweiligen Prozess ab.

Einerseits pflegt der Benutzer die Anlagen vor dem Senden manuell. So wie er es aus Outlook gewohnt ist. Er fügt einfach der E-Mail ein oder mehrere Dateien im Anhang an. Und das für den jeweiligen Vorgang. Ganz individuell.

Andererseits fügen Sie Anhänge nach einem individuellen Regelwerk automatisch an. Natürlich konfigurieren Sie den Vorschlag über das Customizing. Mit User-Exits und ABAP Erweiterungen passen Sie die Findung der Anhänge an den Prozess an. Ganz individuell auf Ihre Wünsche. Weiterhin unterstützt ein Vorschlag den Anwender bei der Auswahl der benötigten Dokumente. Dabei verfolgen wir immer ein Ziel. Den Vorgang für den Anwender so automatisiert wie möglich zu gestalten. Kurzum, egal für welchen Weg Sie sich entscheiden. Hinzufügen von Anhängen beim Mailversand ist in Zukunft kein Thema mehr. Das haben Sie mit dem Programm sicher im Griff.

Kann die Verwendung von Dokumenten im Anhang eingeschränkt werden?

Anlagen ja, aber bitte nur bestimmte Dokumentenarten – Die Verwendung von DVS-, Office- und ArchiveLink-Anhängen aktivieren Sie im Customizing. Hier ist eine Einschränkung auf Organisations- und User-Ebene möglich. Für DVS Anlagen begrenzen Sie die Verwendung je organisatorischer Einheit, Dokumentenart und Status. Alle Dokumente mit einem gültigen Status stehen dem Anwender im MailCenter zur Verfügung. Durch seine Auswahl bestimmt der Anwender die zum Versand relevanten Dokumente. Dabei sind manuell angefügte oder automatisch vorgeschlagene Anlagen jederzeit wieder abwählbar. Manchmal erlauben die Richtlinien des Mailservers für Nachrichten oder Anhänge nur bestimmte Größen. Deswegen definieren Sie eine maximale Größe für Anhänge in der Konfiguration. Sobald die maximale Größe überschritten wird, geht die rote Lampe an. Der Anwender erhält bei der Erstellung einen Hinweis. Damit schränken Sie die Verwendung von Dokumenten ein. Weiterhin beeinflussen Sie mit individuellen ABAP Erweiterungen die Auswahl von Anhängen.


Was ist in der SAP Lösung alles enthalten?

Das SAP Add-on wird als Standard-Lösung angeboten. Die Anwendung ist in den Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar. Zusätzlich zur Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung. Diese Einrichtung erfolgt nach Auslieferung der Anwendung anhand einer standardisierten Projekt-Roadmap. Auf Basis eines vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre Anforderungen. Mit diesen Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Das Programm ist einfach und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hardware. Einfach das Business Dokument aus ERP verschicken – machen Sie Ihr ERP zur digitalen Poststelle.

Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Genauer gesagt beschleunigt die standardisierte Vorgehensweise die Implementierung und schont Ihre Ressourcen. Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung in die wesentlichen Funktionen des MailCenters.

Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Dokumentation der Anwendungsfunktionen. Anschließend prüfen ausgewählte Key-User, ob die Anwendung wunschgemäß eingerichtet ist. Auf jeden Fall stehen Ihnen unsere Berater bei der Implementierung selbstverständlich mit Rat und Tat zur Seite. Nach dem Produktivstart und in der Betriebsphase erhalten Sie jederzeit Unterstützung durch unser Team.
Unsere Entwicklung Services stellen wir regelmäßig aktualisierte Versionen des Programms zur Verfügung. Dabei erhält jeder Kunde einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle Unterlagen und Dokumentation sowie die Patches.

Verfügbare Applikationen

  1. Vertrieb & Service | Anfrage, Angebot, Auftrag, Kontrakt
  2. Versand | Lieferavis
  3. Transport | Speditionspapiere
  4. Faktura | Rechnung, Gutschrift, Lastschrift, Stornorechnung, Proformarechnung
  5. Anfragen | Anfrage, Erinnerung, Absage
  6. Bestellungen | Bestellung, Bestätigungsmahnung, Bestellung Mahnung
  7. Rahmenverträge | Kontrakt, Bestätigungsmahnung
  8. Finanzbuchhaltung | Mahnung, Zahlungsavis, SEPA Lastschriftankündigung
  9. Rechnungsprüfung | Konsignation, ERS-Verfahren
  10. Nachträgliche Abrechnung | Absprachen

Leistungen

  • Installation über das Transport Management System
  • Technische Einstellungen in SAP
  • Konfiguration der Anwendung nach den Bedürfnissen Ihrer Benutzer
  • Funktionseinweisung, Übergabe und Support
  • Technische Dokumentation
  • Dokumentation für die Anwender
  • Update Management Support
  • Support Hotline, Helpdesk und Portal

Optionen

  • Sendungsverfolgung innerhalb der Mails zum Lieferavis
  • Archivierung der Drucknachrichten
  • Customizing Nachrichtensteuerung, Nachrichtenart, Partnerrollen und Partnerschema
  • Pflege Konditionssätze zur Nachrichtenart
  • Umsetzung weiterer individueller Erweiterungen
  • Beratung, Konfiguration und Optimierung SAPConnect (Transaktion SCOT), SOST, SMTP Server und SMTP Service Konfiguration

Technische Daten

  • Basis – NetWeaver Application Server 7.00 (ABAP)
  • Ab ECC 6.0, auch für S/4 HANA Technologie und Simple Finance
  • Entwickelt mit ABAP sowie mit der integrierten Erweiterung ABAP Objects
  • Business Communication Services (BCS)
  • Nutzung von Funktionen der Business Address Services (BAS)
  • Verwendung SAPConnect und dem SMTP-Plugin aus dem Internet Communication Manager (ICM)
  • SAP Nachrichtensteuerung Mail – Steuerung über Nachrichtenart / SAP Kommunikationsstrategie Mail
  • Geeignet für Formulare: Smart Forms, SAPscript, Adobe Forms
  • Microsoft Integration mit Object Linking & Embedding (OLE)

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