SAP XRechnung

Einspielen und loslegen – MailCenter Erweiterung SAP XRechnung
Die Lösung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern (und ab 2025 auch für B2B).

Einfache Erstellung von elektronischen Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) direkt in SAP
Vollständig in SAP integrierte Lösung
Niedriger Aufwand für Konfiguration notwendig
XRechnungen im EU-weit standardisierten XML-Format
Flexibles Framework erlaubt die Implementierung weiterer Standards

Erfolgsgeschichten ▶ Demo auf YouTube Live Demo vereinbaren

Fantastisch einfach mit dem MailCenter

Sichere Erstellung und Übertragung von Fakturen im XRechnungs-Format

SAP XRechnung erstellen

Unser Add-On MailCenter ermöglicht es Unternehmen, XRechnungen direkt in ihrem SAP-System zu erstellen, zu verarbeiten und zu versenden – schnell, einfach und konform mit den gesetzlichen Vorgaben. Bestehende SAP-Systeme sind standardmäßig nicht auf die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ausgelegt. Mit unserem Add-On erzeugen Sie Ihre Rechnungen korrekt, effizient und rechtskonform. Sie müssen lediglich unsere Erweiterung zu Ihrem SAP-System hinzufügen und kurz konfigurieren. Unsere Lösung integriert sich nahtlos in Ihr bestehendes SAP-System und unterstützt Sie dabei, den neuen Anforderungen gerecht zu werden und Ihre betriebliche Effizienz zu steigern.

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format basierend auf der europäischen Norm EN 16931. Sie wurde entwickelt, um den einheitlichen und automatisierten Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in der EU zu gewährleisten.

Warum wird die XRechnung immer wichtiger für Unternehmen?

Mit der zunehmenden Digitalisierung des Rechnungswesens und der gesetzlichen Verpflichtung zur Annahme elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor wird die XRechnung unerlässlich. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, reduziert Verwaltungsaufwand, minimiert Fehler und senkt Kosten. Zudem trägt die Nutzung elektronischer Fakturen zur Nachhaltigkeit bei, indem der Papierverbrauch reduziert wird.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland auf den gesamten B2B-Bereich ausgeweitet. Alle Unternehmen müssen dann Rechnungen elektronisch und im XRechnung-Format stellen. Diese Regelung fördert die digitale Transformation, erhöht Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen und zwingt Unternehmen, ihre Prozesse zu modernisieren.
Sind Sie auf der Suche nach einer einfachen Lösung für den elektronischen Rechnungsversand in SAP ECC oder S4/HANA? Dann ist unsere MailCenter Software die richtige Wahl. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Hintergrund und Einführung – Video

Von Kunden empfohlen

„Dass man Rechnung und Anhänge innerhalb einer Mail zusammenfassen kann, ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung.“

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbHWolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen (Projektleitung)

„Durch seine Dialogmöglichkeiten sorgt das MailCenter gleichzeitig für eine bessere Debitorenverwaltung und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unser Buchhaltung“

Pneuhage Management GmbH & Co. KGLuigi Borella, Anwendungsbetreuung WWS-Team/ Unternehmenscontrolling

★★★★★

XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“

Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen (Projektleitung) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Success Story

Die Digitalisierung voranbringen und gesetzliche Auflagen erfüllen.

DVV | Success Story lesen >

Success Story

Beziehungspflege durch Rechnungsversand.

Pneuhage Gruppe | Success Story lesen >

Unternehmen vertrauen MailCenter

Beispiel – Wie sieht eine XRechung aus?

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FAQ – MailCenter XRechnung

Warum SAP XRechnung?

Ausgangssituation

Die XRechnung spezifiziert ein digitales Format zur elektronischen Rechnungsstellung. Es wurde vom IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt.
Damit schafft Deutschland ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung. Dieses entspricht den Vorgaben auf europäischer Ebene nach EU-Richtlinie 2014/55/EU. Als elektronische Rechnung wird von allen Auftraggebern der öffentlichen Hand nur noch dieses Format akzeptiert.
Eine herkömmliche Rechnungsstellung per Papier oder einfaches PDF ist nicht mehr möglich. Dabei hat jedes Land eigene Besonderheiten und eigene Formate.
E-RECHNUNG.GV.AT ist die Methode, um elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zu senden. Unternehmen in Österreich.

Ab 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung. Auch hierfür kann die XRehnung verwendet werden.

Weitere Details im Blog: XRechnung Standard.

Motivation – elektronische Rechnung direkt aus SAP ERP

Aufgrund der Pflicht zur digitalen Rechnung haben wir für unsere MailCenter Kunden eine Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD entwickelt. Unser Ziel ist der optimale Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Geschäftspartnern und zu Behörden.
Diese Lösung ist vollständig in SAP ERP integriert. Dadurch lassen sich Rechnungen nach dem deutschen XRechnungs-Format erstellen, validieren und versenden. Die Erzeugung erfolgt unmittelbar im Zuge der Rechnungserstellung mit SAP.

Wenn Sie elektronische Rechnungen direkt aus SAP an Ihre Kunden senden, so hat das entscheidende Vorteile:

Alle Daten werden in SAP aufbereitet. Damit haben Sie keine doppelte Datenhaltung, Medienbrüche oder umständliche Kommunikationswege.
Durch die einfache Konfiguration können Sie im Falle von Änderungen der Norm Anpassungen selber durchführen. Dadurch benötigen Sie keine Anpassungen in der Programmierung oder teure Berater.
Es ist nur wenig Konfiguration notwendig. Das bedeutet, Sie sind bereits nach kurzer Zeit voll einsatzfähig um Rechnungen zu versenden.

Wir haben eine Lösung entwickelt

Diese ermöglicht E-Rechnungen über das MailCenter. Die Lösung ist für SAP ERP ECC 6.0 und S/4HANA geeignet.
Mit unserer Anwendung erzeugen und übertragen Kunden XRechnungen und ZUGFeRD einfach direkt aus dem SAP-System. Denn das Add-on ist nahtlos in das System eingebunden. Zusätzlich lässt es sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen.

Das E-Bill Add-On von MailCenter ist eine starke Erweiterung für SAP ERP ECC 6.0 und S/4HANA-Systeme. Es ermöglicht die einfache Erstellung von elektronischen Rechnungen wie XRechnungen und ZUGFeRD. Diese integrierte Anwendung rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess und bietet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Geschäftsanforderungen.

Was ist der Funktionsumfang?

Erstellung von Rechnungen
Benutzer können mühelos Rechnungen im XML-Dateiformat direkt aus ihrem SAP ERP-System erstellen. Die konvertierten Rechnungsdateien lassen sich in einem Viewer leicht anzeigen, so dass sie schnell gefunden werden können.
Validierung von XRechnungen
Unsere Lösung enthält ein Validierungstool, das sicherstellt, dass die Rechnungen dem richtigen Dateiformat entsprechen und vollständige Rechnungsdaten enthalten.
Dieser Validierungsprozess ist ein entscheidender Schritt vor dem Versand der Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und verhindert Fehler und Verzögerungen.
Übermittlung von Rechnungen
MailCenter bietet verschiedene Methoden und Kanäle für den Versand von Rechnungen an, die den unterschiedlichen Präferenzen und Anforderungen gerecht werden. Benutzer können elektronische Rechnungen entweder manuell oder durch automatisierte Prozesse für den Versand freigeben.
Es stehen mehrere Übermittlungskanäle zur Verfügung, darunter E-Mail, Online-Formular-Uploads und die vollautomatisierte Übermittlung über Webservices (PEPPOL).
Rechnungsausgangsbuch
Benutzer können auf ein umfassendes Journal zugreifen, das sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Fakturen in einer einzigen Übersicht zusammenfasst.
Elektronische Rechnungen können in verschiedenen Formaten angezeigt werden, einschließlich PDF-Dateien oder HTML-Seiten, was die Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit verbessert.
Stammdatenverwaltung und -anpassung
Die Anwendung ermöglicht es den Nutzern, wichtige Daten zu pflegen, die für den Rechnungsstellungsprozess relevant sind, wie z. B. Routen-IDs, Rechnungsformate und Empfängerinformationen.
Anpassungsoptionen stehen zur Verfügung, um den Prozess und die Anwendung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Routen-ID-Verwaltung
Um die korrekte Zustellung von Lieferantenrechnungen an die richtigen Empfänger zu gewährleisten, setzt unsere Lösung ein Routen-ID-System ein.
Die Empfänger müssen ihre Route ID angeben, um den reibungslosen Austausch von elektronischen Rechnungen zu erleichtern.

Weitere Funktionen:

Das MailCenter E-Rechnung Add-on erzeugt Rechnungen im EU-weit standardisierten XML UBL Format
UBL XML-Rechnungen (UBL Invoice) und Gutschriften (UBL CreditNote)
Prüfung des UBL XML auf Schemakonformität
Verwaltung und Reporting der Vorgänge über ein zentrales Cockpit
Die Archivierung von Dokumenten ist in der Standardversion über SAP ArchiveLink möglich.

Was ist PEPPOL ?

Zertifizierter Peppol Access Point

MailCenter ist stolz darauf, als Peppol Access Point zertifiziert zu sein, was einen sicheren und gesetzeskonformen elektronischen Rechnungsaustausch gewährleistet.

Wir sind zertifizierter Peppol Access Point

Was ist Peppol?

Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein internationales Projekt. Es dient zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.
Ziel ist es, den elektronisch unterstützten öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess zu beschleunigen und damit Kosten zu sparen.
PEPPOL unterstützt die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. PEPPOL ist aber nicht nur auf den Rechnungsaustausch (E-Invoicing) wie ZUGFeRD begrenzt. Es deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab.
PEPPOL erlaubt über eine Verbindung den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern. Der Zugang erfolgt über sogenannte Access Points.

Vorteile von PEPPOL

PEPPOL bringt Vorteile für öffentliche und private Organisationen. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

Kosteneinsparungen: Die rationalisierten Prozesse von PEPPOL führen zu erheblichen Kostensenkungen im öffentlichen Beschaffungswesen.
Höhere Effizienz: Die elektronische Beschaffung über PEPPOL beschleunigt die Ausschreibungs- und Beschaffungsprozesse, was zu schnelleren Ergebnissen führt.
PEPPOL folgt der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung und hält sich an die EU-Vorschriften.
Sichere Kommunikation: Die verschlüsselte Kommunikation über AS4, SSL und TLS garantiert die Sicherheit sensibler Informationen.
Verlässlichkeit: PEPPOL liefert Versand- und technische Bestätigungen, die den Nutzern eine erfolgreiche Transaktion garantieren.
Breite Konnektivität: PEPPOL ermöglicht den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern über eine einzige Verbindung.
Einheitliche Standards: Die Verwendung von definierten Standards wie UBL gewährleistet eine einheitliche Kommunikation.

Weitere Details im Blog: Peppol Netzwerk.

Was enthält der Lösungsumfang, die Implementierung und die Technik?

Lösungsumfang

Die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar.
Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Für Ausgang- und Eingangsrechnungen verfügbar.
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.

Unsere Leistungen

Installation über das Transport Management System
Technische Einstellungen in SAP
Konfiguration der Anwendung nach den Bedürfnissen Ihrer Benutzer
Funktionseinweisung, Übergabe und Support
Technische Dokumentation
Dokumentation für die Anwender
Update Management Support
Support-Hotline, Helpdesk und Portal

Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise

Die Ersteinrichtung erfolgt nach Auslieferung der Anwendung anhand einer standardisierten Projekt Roadmap.

Auf Basis eines vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre Anforderungen. Mit diesen Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Genauer gesagt beschleunigt die standardisierte Vorgehensweise die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.

Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung.

Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Zusammenstellung der Anwendungsfunktionen.

Während der Testphase, des Produktivstarts und in der Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unser Team.

Mit unseren Entwicklungsservices stellen wir regelmäßig aktualisierte Versionen des Programms zur Verfügung. Dabei erhält jeder Kunde einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle Unterlagen und Dokumentation sowie die Patches.

Technik

Systemvoraussetzung

Produktversionen ab: