SAP XRechnung

Einspielen und loslegen – Die MailCenter Erweiterung SAP XRechnung

Die Lösung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern.

  • Einfache Erstellung von E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) direkt in SAP
  • Vollständig in SAP integrierte Lösung
  • Niedriger Aufwand für Konfiguration notwendig
  • XRechnungen im EU-weit standardisierten XML-Format
  • Flexibles Framework erlaubt die Implementierung weiterer Standards

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Zitat von Wolfgang Scheffler - DVVXRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“

Wolfgang Scheffler – SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen
(Projektleitung) bei der Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

sap mail versenden
E-Mail
versenden
sap mail archivieren
E-Mail
archivieren
Genehmigung Workflow
Genehmigungs-
workflow

sap xrechnung

Elektronische Rechnung

sap outlook integration

Outlook
Integration
dokumente stempeln
Dokumente
stempeln

Bestellung bestaetigen

Bestell-
bestätigungen

Fantastisch einfach mit dem MailCenter

Sichere Erstellung und Übertragung von Fakturen im XRechnungs- und ZUGFeRD-Format

sap xrechnung & zugferd

Hintergrund und Einführung

SAP XRechnung erstellen – Deutschland hat ein spezielles Rechnungsformat für die elektronische Kommunikation mit staatlichen Stellen eingeführt. Ab Ende November 2020 müssen alle Unternehmen, die mit der Regierung zusammenarbeiten, dieses Format verwenden. Der Einsatz von Maschinen für die Bearbeitung dieser Rechnungen kann der Regierung viel Geld sparen.

Für die Lieferanten der Regierung stellt sich jedoch eine Frage: Wie sollen sie diese Rechnungen erstellen und versenden? Sollen sie dies manuell über eine staatliche Website erledigen? Ein externes Unternehmen um Hilfe bitten? Oder sollen sie die Vorgänge in ihrem eigenen SAP-System erstellen und per E-Mail versenden?

Lösung

Mit MailCenter können Sie elektronische Rechnungen ganz einfach im System erstellen und direkt an die zuständige Stelle senden. Dazu müssen Sie lediglich unsere Erweiterung zu Ihrem SAP-System hinzufügen und kurz konfigurieren. Wenn Sie ZUGFeRD nutzen wollen, benötigen Sie zusätzlich eine Rechnungsvorlage in ADOBE Forms. Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen Möglichkeit sind, den elektronischen Rechnungsversand in ECC oder S4/HANA zu realisieren, ist unsere MailCenter Software die richtige Lösung für Sie. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen. Wir sind für Sie da!

Referenzen SAP Mail Success Story - DVV

Success Story

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Entscheidungskriterien für SAP Add-in MailCenter – E-Rechnung:

  • Integrierte Lösung für alle Anforderungen im Bereich E-Rechnung
  • Perspektivischer Einsatz auch für Dokumente aus dem Einkauf
  • Keine „Beraterlösung“, sondern ein Standardprodukt

PDF-Download Success Story | DVV
Ganzer Bericht

SAP Mail Success Story - Pneuhage

Success Story

Pneuhage Gruppe

Erreichte Ziele durch MailCenter – E-Rechnung:

  • Erfüllung der Anforderungen aus EU-Richtlinie 2014/55/EU
  • Bessere Kundenansprache, Dialogmöglichkeiten bei der Rechnungsstellung
  • Weniger Aufwands bei der Rechnungserstellung
  • Rechnungen mit Anhängen in einer E-Mail

PDF-Download Success Story | Pneuhage
Ganzer Bericht

Beispiel – Wie sieht eine XRechung aus?

sap xrechnung xml beispiel

xml Datei an Leitweg ID 123456XX

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Ausgangssituation

Die XRechnung spezifiziert ein digitales Format zur elektronischen Rechnungsstellung. Es wurde vom IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt.
Damit schafft Deutschland ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung. Dieses entspricht den Vorgaben auf europäischer Ebene nach EU-Richtlinie 2014/55/EU. Als elektronische Rechnung wird von allen Auftraggebern der öffentlichen Hand nur noch dieses Format akzeptiert.
Eine herkömmliche Rechnungsstellung per Papier oder einfaches PDF ist nicht mehr möglich. Dabei hat jedes Land eigene Besonderheiten und eigene Formate.
E-RECHNUNG.GV.AT ist die Methode, um elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zu senden. Unternehmen in Österreich.

Motivation – elektronische Rechnung direkt aus SAP ERP

Aufgrund der Pflicht zur digitalen Rechnung haben wir für unsere MailCenter Kunden eine Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD entwickelt. Unser Ziel ist der optimale Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Geschäftspartnern und zu Behörden.
Diese Lösung ist vollständig in SAP ERP integriert. Dadurch lassen sich Rechnungen nach dem deutschen XRechnungs-Format erstellen, validieren und versenden. Die Erzeugung erfolgt unmittelbar im Zuge der Rechnungserstellung mit SAP. Wenn Sie elektronische Rechnungen direkt aus SAP an Ihre Kunden senden, so hat das entscheidende Vorteile:

  • Alle Daten werden in SAP aufbereitet. Damit haben Sie keine doppelte Datenhaltung, Medienbrüche oder umständliche Kommunikationswege.
  • Durch die einfache Konfiguration können Sie im Falle von Änderungen der Norm Anpassungen selber durchführen. Dadurch benötigen Sie keine Anpassungen in der Programmierung oder teure Berater.
  • Es ist nur wenig Konfiguration notwendig. Das bedeutet, Sie sind bereits nach kurzer Zeit voll einsatzfähig um Rechnungen zu versenden.

Funktionen – MailCenter Add-On E-Rechnung

Wir haben eine Lösung entwickelt. Diese ermöglicht E-Rechnungen über das MailCenter. Die Lösung ist für SAP ERP ECC 6.0 und S/4HANA geeignet.
Mit unserer Anwendung erzeugen und übertragen Kunden XRechnungen und ZUGFeRD einfach direkt aus dem SAP-System. Denn das Add-on ist nahtlos in das System eingebunden. Zusätzlich lässt es sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen.

zertifizierter Access Point

Wir sind zertifizierter Peppol Access Point

Das E-Bill Add-On von MailCenter ist eine starke Erweiterung für SAP ERP ECC 6.0 und S/4HANA-Systeme. Es ermöglicht die einfache Erstellung von elektronischen Rechnungen wie XRechnungen und ZUGFeRD. Diese integrierte Anwendung rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess und bietet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Geschäftsanforderungen.
Zertifizierter Peppol Access Point
MailCenter ist stolz darauf, als Peppol Access Point zertifiziert zu sein, was einen sicheren und gesetzeskonformen elektronischen Rechnungsaustausch gewährleistet.
Erstellung von Rechnungen
Benutzer können mühelos Rechnungen im XML-Dateiformat direkt aus ihrem SAP ERP-System erstellen. Die konvertierten Rechnungsdateien lassen sich in einem Viewer leicht anzeigen, so dass sie schnell gefunden werden können.
Validierung von XRechnungen
Unsere Lösung enthält ein Validierungstool, das sicherstellt, dass die Rechnungen dem richtigen Dateiformat entsprechen und vollständige Rechnungsdaten enthalten.
Dieser Validierungsprozess ist ein entscheidender Schritt vor dem Versand der Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und verhindert Fehler und Verzögerungen.
Übermittlung von Rechnungen
MailCenter bietet verschiedene Methoden und Kanäle für den Versand von Rechnungen an, die den unterschiedlichen Präferenzen und Anforderungen gerecht werden. Benutzer können elektronische Rechnungen entweder manuell oder durch automatisierte Prozesse für den Versand freigeben.
Es stehen mehrere Übermittlungskanäle zur Verfügung, darunter E-Mail, Online-Formular-Uploads und die vollautomatisierte Übermittlung über Webservices (PEPPOL).
Rechnungsausgangsbuch
Benutzer können auf ein umfassendes Journal zugreifen, das sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Fakturen in einer einzigen Übersicht zusammenfasst.
Elektronische Rechnungen können in verschiedenen Formaten angezeigt werden, einschließlich PDF-Dateien oder HTML-Seiten, was die Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit verbessert.
Stammdatenverwaltung und -anpassung
Die Anwendung ermöglicht es den Nutzern, wichtige Daten zu pflegen, die für den Rechnungsstellungsprozess relevant sind, wie z. B. Routen-IDs, Rechnungsformate und Empfängerinformationen.
Anpassungsoptionen stehen zur Verfügung, um den Prozess und die Anwendung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Routen-ID-Verwaltung
Um die korrekte Zustellung von Lieferantenrechnungen an die richtigen Empfänger zu gewährleisten, setzt unsere Lösung ein Routen-ID-System ein.
Die Empfänger müssen ihre Route ID angeben, um den reibungslosen Austausch von elektronischen Rechnungen zu erleichtern.
Weitere Features:

  • Das MailCenter Add-on E-Rechnung erzeugt Rechnungen im EU-weit standardisierten XML UBL-Format
  • UBL XML Rechnungen (UBL Invoice) und Gutschriften (UBL CreditNote)
  • Prüfung der UBL XML auf Schema-Konformität
  • Management und Reporting der Vorgänge über zentrales Cockpit
  • Die Archivierung der Dokumente ist über SAP ArchiveLink im Standard möglich.
Sie benötigen Unterstützung oder haben Fragen?

PEPPOL

Was ist Peppol?

Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein internationales Projekt. Es dient zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.
Ziel ist es, den elektronisch unterstützten öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess zu beschleunigen und damit Kosten zu sparen.
PEPPOL unterstützt die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. PEPPOL ist aber nicht nur auf den Rechnungsaustausch (E-Invoicing) wie ZUGFeRD begrenzt. Es deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab.
PEPPOL erlaubt über eine Verbindung den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern. Der Zugang erfolgt über sogenannte Access Points.

Vorteile von PEPPOL

PEPPOL bringt Vorteile für öffentliche und private Organisationen. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

  • Kosteneinsparungen: Die rationalisierten Prozesse von PEPPOL führen zu erheblichen Kostensenkungen im öffentlichen Beschaffungswesen.
  • Höhere Effizienz: Die elektronische Beschaffung über PEPPOL beschleunigt die Ausschreibungs- und Beschaffungsprozesse, was zu schnelleren Ergebnissen führt.
  • PEPPOL folgt der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung und hält sich an die EU-Vorschriften.
  • Sichere Kommunikation: Die verschlüsselte Kommunikation über AS4, SSL und TLS garantiert die Sicherheit sensibler Informationen.
  • Verlässlichkeit: PEPPOL liefert Versand- und technische Bestätigungen, die den Nutzern eine erfolgreiche Transaktion garantieren.
  • Breite Konnektivität: PEPPOL ermöglicht den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern über eine einzige Verbindung.
  • Einheitliche Standards: Die Verwendung von definierten Standards wie UBL gewährleistet eine einheitliche Kommunikation.

munich enterprise software: Ihr zuverlässiger Partner

Wir sind ein zertifizierter Access Point Provider für die elektronische Rechnungsstellung an Behörden nach dem PEPPOL-Standard. Seit Oktober 2020 ist die munich enterprise software Mitglied der openPeppol community. Dank unserer direkten Verbindung zu Peppol und als zertifizierter Access Point Provider können wir E-Rechnungen übermitteln.
Weitere Informationen zu Peppol.

Systemvoraussetzung Lösung

Produktversionen ab:

  • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.0 (SAP enhancement package 2 for SAP NetWeaver 7.0)

Softwarekomponentenversionen ab:

  • MailCenter ab Version 32.010 || 20-11 (11/2020)
  • ZUGFeRD
    – SAP Product Version ab SAP NETWEAVER 7.31 SP26
    – Adobe Server NW750 ADS SP-5

Sowohl für SAP ECC als auch für S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

sap xrechnung customizing

MailCenter – Customizing Nachrichten E-Rechnung

sap xrechnung zugferd customizing

MailCenter – SAP E-Rechnung Customizing

Zählen zu Ihren Kunden Behörden und öffentliche Auftraggeber? Somit benötigen Sie neue Rechnungsformate. Werden Sie jetzt aktiv.
Überzeugen Sie sich von der Leistungsfähigkeit der MailCenter Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD. Gerne stellen wir Ihnen das XRechnung SAP Add-on im Rahmen einer Live-Demo (45 Min.) vor. Dann machen Sie sich am besten einfach selbst ein Bild.
Mehr zum diesem Thema finden Sie auch hier: XRechnung.

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