Einspielen und loslegen – Die MailCenter Erweiterung SAP XRechnung
Die Lösung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern.
XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“
Wolfgang Scheffler – SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen
(Projektleitung) bei der Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
 versenden |  archivieren |  Genehmigungs- workflow |  Elektronische Rechnung |  Outlook Integration |  Dokumente stempeln |  Bestell- bestätigungen |
Hintergrund und Einführung
SAP XRechnung erstellen – Deutschland hat ein spezielles Rechnungsformat für die elektronische Kommunikation mit staatlichen Stellen eingeführt. Ab Ende November 2020 müssen alle Unternehmen, die mit der Regierung zusammenarbeiten, dieses Format verwenden. Der Einsatz von Maschinen für die Bearbeitung dieser Rechnungen kann der Regierung viel Geld sparen.
Für die Lieferanten der Regierung stellt sich jedoch eine Frage: Wie sollen sie diese Rechnungen erstellen und versenden? Sollen sie dies manuell über eine staatliche Website erledigen? Ein externes Unternehmen um Hilfe bitten? Oder sollen sie die Vorgänge in ihrem eigenen SAP-System erstellen und per E-Mail versenden?
Lösung
Mit MailCenter können Sie elektronische Rechnungen ganz einfach im System erstellen und direkt an die zuständige Stelle senden. Dazu müssen Sie lediglich unsere Erweiterung zu Ihrem SAP-System hinzufügen und kurz konfigurieren. Wenn Sie ZUGFeRD nutzen wollen, benötigen Sie zusätzlich eine Rechnungsvorlage in ADOBE Forms. Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen Möglichkeit sind, den elektronischen Rechnungsversand in ECC oder S4/HANA zu realisieren, ist unsere MailCenter Software die richtige Lösung für Sie. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen. Wir sind für Sie da!
Entscheidungskriterien für SAP Add-in MailCenter – E-Rechnung:
Erreichte Ziele durch MailCenter – E-Rechnung:
Sie haben Fragen zum Produkt? Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.
Die XRechnung spezifiziert ein digitales Format zur elektronischen Rechnungsstellung. Es wurde vom IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt.
Damit schafft Deutschland ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung. Dieses entspricht den Vorgaben auf europäischer Ebene nach EU-Richtlinie 2014/55/EU. Als elektronische Rechnung wird von allen Auftraggebern der öffentlichen Hand nur noch dieses Format akzeptiert.
Eine herkömmliche Rechnungsstellung per Papier oder einfaches PDF ist nicht mehr möglich. Dabei hat jedes Land eigene Besonderheiten und eigene Formate.
E-RECHNUNG.GV.AT ist die Methode, um elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zu senden. Unternehmen in Österreich.
Aufgrund der Pflicht zur XRechnung haben wir für unsere MailCenter Kunden eine Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD entwickelt. Unser Ziel ist der optimale Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Geschäftspartnern und zu Behörden.
Diese Lösung ist vollständig in SAP ERP integriert. Dadurch lassen sich Rechnungen nach dem deutschen XRechnungs-Format erstellen, validieren und versenden. Die Erzeugung erfolgt unmittelbar im Zuge der Rechnungserstellung mit SAP. Wenn Sie elektronische Rechnungen direkt aus SAP an Ihre Kunden senden, so hat das entscheidende Vorteile:
Wir haben eine Lösung entwickelt. Diese ermöglicht E-Rechnungen über das MailCenter. Die Lösung ist für SAP ERP ECC 6.0 und S/4HANA geeignet.
Mit unserer Anwendung erzeugen und übertragen Kunden XRechnungen und ZUGFeRD einfach direkt aus dem SAP-System. Denn das Add-on ist nahtlos in das System eingebunden. Zusätzlich lässt es sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen.
Wir sind zertifizierter Peppol Access Point
Das E-Bill Add-On von MailCenter ist eine starke Erweiterung für SAP ERP ECC 6.0 und S/4HANA-Systeme. Es ermöglicht die einfache Erstellung von elektronischen Rechnungen wie XRechnungen und ZUGFeRD. Diese integrierte Anwendung rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess und bietet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Geschäftsanforderungen.
Zertifizierter Peppol Access Point
MailCenter ist stolz darauf, als Peppol Access Point zertifiziert zu sein, was einen sicheren und gesetzeskonformen elektronischen Rechnungsaustausch gewährleistet.
Erstellung von Rechnungen
Benutzer können mühelos Rechnungen im XML-Dateiformat direkt aus ihrem SAP ERP-System erstellen. Die konvertierten Rechnungsdateien lassen sich in einem Viewer leicht anzeigen, so dass sie schnell gefunden werden können.
Validierung von XRechnungen
Unsere Lösung enthält ein Validierungstool, das sicherstellt, dass die Rechnungen dem richtigen Dateiformat entsprechen und vollständige Rechnungsdaten enthalten.
Dieser Validierungsprozess ist ein entscheidender Schritt vor dem Versand der Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und verhindert Fehler und Verzögerungen.
Übermittlung von Rechnungen
MailCenter bietet verschiedene Methoden und Kanäle für den Versand von Rechnungen an, die den unterschiedlichen Präferenzen und Anforderungen gerecht werden. Benutzer können elektronische Rechnungen entweder manuell oder durch automatisierte Prozesse für den Versand freigeben.
Es stehen mehrere Übermittlungskanäle zur Verfügung, darunter E-Mail, Online-Formular-Uploads und die vollautomatisierte Übermittlung über Webservices (PEPPOL).
Rechnungsausgangsbuch
Benutzer können auf ein umfassendes Journal zugreifen, das sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Fakturen in einer einzigen Übersicht zusammenfasst.
Elektronische Rechnungen können in verschiedenen Formaten angezeigt werden, einschließlich PDF-Dateien oder HTML-Seiten, was die Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit verbessert.
Stammdatenverwaltung und -anpassung
Die Anwendung ermöglicht es den Nutzern, wichtige Daten zu pflegen, die für den Rechnungsstellungsprozess relevant sind, wie z. B. Routen-IDs, Rechnungsformate und Empfängerinformationen.
Anpassungsoptionen stehen zur Verfügung, um den Prozess und die Anwendung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Routen-ID-Verwaltung
Um die korrekte Zustellung von Lieferantenrechnungen an die richtigen Empfänger zu gewährleisten, setzt unsere Lösung ein Routen-ID-System ein.
Die Empfänger müssen ihre Route ID angeben, um den reibungslosen Austausch von elektronischen Rechnungen zu erleichtern.
Weitere Features:
Produktversionen ab:
Softwarekomponentenversionen ab:
Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
MailCenter – Customizing Nachrichten E-Rechnung
MailCenter – SAP E-Rechnung Customizing
Zählen zu Ihren Kunden Behörden und öffentliche Auftraggeber? Somit benötigen Sie neue Rechnungsformate. Werden Sie jetzt aktiv.
Überzeugen Sie sich von der Leistungsfähigkeit der MailCenter Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD. Gerne stellen wir Ihnen das SAP Add-on im Rahmen einer Live-Demo (45 Min.) vor. Dann machen Sie sich am besten einfach selbst ein Bild.
Mehr zum diesem Thema finden Sie auch hier: XRechnung.
Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein internationales Projekt. Es dient zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.
Ziel ist es, den elektronisch unterstützten öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess zu beschleunigen und damit Kosten zu sparen.
PEPPOL unterstützt die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. PEPPOL ist aber nicht nur auf den Rechnungsaustausch (E-Invoicing) wie ZUGFeRD begrenzt. Es deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab.
PEPPOL erlaubt über eine Verbindung den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern. Der Zugang erfolgt über sogenannte Access Points.
PEPPOL bringt Vorteile für öffentliche und private Organisationen. Einige der wichtigsten Vorteile sind:
Wir sind ein zertifizierter Access Point Provider für die elektronische Rechnungsstellung an Behörden nach dem PEPPOL-Standard. Seit Oktober 2020 ist die munich enterprise software Mitglied der openPeppol community. Dank unserer direkten Verbindung zu Peppol und als zertifizierter Access Point Provider können wir E-Rechnungen übermitteln.
Weitere Informationen zu Peppol.
