SAP Mail – Sie möchten den Mailversand Ihrer Dokumente aus dem ERP System optimieren?

Sie sind auf der Suche nach einer professionellen SAP Mail Lösung? Denn Ihre Anwender wollen Dokumente einfach per Mail als pdf-Datei aus SAP versenden. Dazu wollen sie beim Versand von Mails einfach den Empfänger verändern. Ebenso wie mehrere Empfänger verwenden. Zusätzlich müssen Sie beim Mailversand weitere Anlagen hinzufügen oder einen individuellen Text pflegen. Auf jeden Fall haben wir für solche Themen das geeignete Produkt.

MailCenter Software

Möchten auch Sie diese Prozesse optimieren? Möchten Sie Ihren Anwendern ein Tool für den Mailverkehr zur Verfügung stellen, welches verschiedene Anwendungsfälle bedarfsgerecht unterstützt? Wollen Sie mehr über die Funktionen erfahren, die Ihnen unser Produkt bietet, für welche Szenarien Sie es einsetzen können und wie Sie davon profitieren? Dann kontaktieren Sie uns einfach. Wir freuen uns auf Sie!


Warum E-Mails aus ERP mit dem MailCenter versenden?

Mit diesem SAP Add-On erhalten Sie alle wichtigen Funktionen, um E-Mails innerhalb des ERP-Systems zu bearbeiten, zu senden und zu überwachen. Dabei profitieren Sie von der effizienten Bearbeitung der Vorgänge. Ebenso bietet das MailCenter den Anwendern die übersichtliche Verwaltung der Korrespondenz. Damit wird der SAP E-Mail-Verkehr nachvollziehbar. In jedem Fall verlieren Sie keine Zeit mehr mit der Suche von Vorgängen. Überdies erhalten Sie ein umfassendes Reporting. Dabei bleibt die Bedienung jederzeit denkbar einfach. Desweiteren organisieren Sie einfach die Kontaktdaten Ihrer Geschäftspartner und vieles mehr.

Somit leistet das Add-on einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Prozesse. Sie steigern die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Ohne Post sparen Sie Kosten für Druck- und Versand. Zudem profitieren Sie von der schnellen Zustellung. Zum Beispiel verkürzt sich der Zeitraum bis zum Zahlungseingang signifikant, wenn Sie die SAP Rechnung per E-Mail versenden. Wenn Sie die SAP Bestellung per E-Mail versenden, erhalten Sie die Ware schneller vom Lieferanten.

Anwendungsbeispiele für diese Prozesse sind:

SAP Mahnungen per E-Mail versenden

Gerade aus Kostengründen ist es für Unternehmen sinnvoll, die Mahnungen bzw. Zahlungserinnerung an den Schuldner zu versenden. Ab einer bestimmten Mahnstufe empfiehlt sich aus Gründen des Beweises, die Mahnung schriftlich abzufassen und per Brief zu verschicken.

SAP Bestellung per E-Mail versenden

Bei Bestellungen und Anfragen benötigen Lieferanten Zeichnungen und andere Dokumente wie Qualitätsrichtlinien oder AGBs. Mit dem MailCenter ist das eine leichte Übung.

SAP Rechnung per E-Mail versenden

Es gibt immer Kunden, die nur Rechnungen per Papier akzeptieren. Trotzdem sind per Mail verschickte Rechnungen auf dem Vormarsch und rechtlich gültig. Auch ohne digitale Signatur.

SAP Zahlungsavis per Mail

Das Zahlungsavis ist eine Meldung zwischen Zahlendem und Zahlungsempfänger. Auch dieser Prozess wird mit dem MailCenter einfach und transparent.

Hört sich das für Sie interessant an? Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot!


Welche Funktionen stehen Ihnen zur in Verfügung?

Mit diesem NetWeaver Add-On bearbeiten und verschicken Sie das Dokument zu allen Vorgängen direkt aus ERP. Durch die intuitiv zu bedienende Oberfläche stehen dem User alle wichtigen grundlegenden Funktionen zum Bearbeiten von E-Mails zur Verfügung. Diese Funktionen sind in folgenden Bereichen zu finden: Absender & Empfänger, Texte (html), Anlagen und Reporting.

Dabei erleichtern zahlreiche Features die Arbeit der Anwender. Dazu zählen Vorschläge zur Bestimmung von Empfängern, die automatische Generierung von Texten und Vorschläge für Anhänge. Somit verkürzen sich Schritte für den Bearbeiter. Ebenso entfallen manche ganz. Je nach Anwendungsfall entscheidet sich der Benutzer die Methoden zur Bearbeitung. Entsprechend vereinfachen sich Prozesse erheblich.

Der Versand aus SAP erfolgt direkt aus dem Beleg, dem Cockpit oder automatisch im Hintergrund. Zum Beispiel wird eine Bestellung in Form eines PDF-Dokumentes schnell und einfach aus der Transaktion zur Belegbearbeitung versendet. Hingegen eine Rechnung wird vielleicht lieber im Hintergrund verschickt. Überdies können mit ABAP Erweiterungen spezielle, individuelle Anforderungen implementiert werden.

In den Erfahrungsberichten unserer Kunden erfahren Sie mehr darüber, wie auch Sie von den Funktionen des MailCenters profitieren.

Empfänger und Absender

  • Automatische Absender- und Empfängerermittlung
  • Bestimmung der Adressen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten
  • Mehrere An-, Cc- und Bcc-Empfänger
  • Einfache Pflege der Adressen
  • Automatische Ermittlung der Absender
  • Bestimmung der Adresse für Absender aus verschiedenen ERP Datenquellen
  • Einfache Pflege auch für CpD-Konto (Conto-pro-Diverse)
  • Tools zur der Pflege Stammdaten auch mit Outlook-Anbindung

sap email empfaenger - use data

E-Mail-Adressen auslesen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten.

Mailtext schreiben

SAP Mail Transaktion zur Pflege der Adressen für Debitoren und Kreditoren.

Text und Anhang

  • Gestaltung Betreff, Body, Signatur, und Disclaimer mit HTML
  • Textbausteine für verschiedene Sprachen
  • Textvorschläge und -generierung abhängig vom Vorgang auch mit Hyperlinks
  • Text mit Pflichtangabe für die externe Kommunikation verwalten
  • Formatierung der Texte im Corporate Design
  • Anlagen automatisch oder manuell hinzufügen z. B. SAP Dokument an Auftrag anhängen
  • Anlagen aus einer Datei, den Generic Object Services mit SAPOffice, aus ArchiveLink Dokumenten oder der DVS Dokumentenverwaltung

SAP Anlagen hinzufügen

Aus SAP Mail mit Anhang versenden – Hinzufügen von weiteren Anhängen: Dokumente spontan oder automatisch anhängen aus verschiedenen Quellen und Anlagen.

Bearbeiten und Versenden

  • Erstellen und Bearbeitung im Anwendungsobjekt (Auftrag, Bestellung, …)
  • Verwendung des zentralen Cockpits
  • Versand der Nachricht aus Standardtransaktionen, aus der zentralen Übersicht oder im Batch
  • Wiederholung der Nachrichten
  • Information des Anwenders oder Information an alternative Adresse bei Sendefehlern per Workflow Express Mails
  • Optionale Verknüpfung mit Business Workplace
  • Versenden über SAPConnect SMTP Knoten
  • Mailversand mit PDF-Anhang – Business Dokument im PDF- und/oder XML-Format (Standard = .pdf Datei) in den Anlagen senden
  • PDF / EDI Konverter: PDF-Zusammenfassung und Konvertierungen aller Art mit PDF2EDI und auto-gration
  • Lösungen zur Sendungsverfolgung integrieren

Adressen verwalten

Der Benutzer kann in der Nachricht einen individuellen Text anlegen und pflegen. Zusätzlich gibt es vordefinierte Texte für Betreff, Body und Signatur zu unterschiedlichen Vorgänge, wie zum Beispiel Bestellungen, Angebote, Rechnungen.

Customizing und Reporting

  • Umfassende Funktionen für das Reporting innerhalb von ERP
  • Information über offene und versendete Mails mit Sendestatus auch über GOS Verknüpfung im Beleg
  • Erstellung von individuellen Selektions-Varianten
  • Dokumente mit Sendefehlern anzeigen und nochmals verschicken
  • Flexible Anpassung des Mailversands an den jeweiligen Vorgang für den Benutzer
  • Zahlreiche Möglichkeiten zur Einstellung der Anwendung über Customizing und User Exits
  • Organisations-, vorgangs- und userabhängige Einstellungsmöglichkeiten
  • Workflow

Verfassen

Ein einzelner oder mehrere Adressaten – Ihr Aufwand beim Mailversand ist in beiden Fällen gering. Nutzen Sie Funktionen zur automatischen Generierung von Texten bzw. schreiben Sie bei Bedarf einen individuellen Text. Binden Sie zusätzlich zum Standard PDF-Dokument weitere Anlagen automatisiert oder Ad hoc ein.

Senden

Der Mailversand erfolgt aus dem Dokument (z.B. Bestellung), über Vorrat oder automatisch im Hintergrund. Mit dem SAP MailCenter versenden Sie Nachrichten so, wie Sie es für Ihren Geschäftsprozess benötigen: direkt aus SAP ERP oder über die Microsoft Outlook Integration. Aus SAP verschickt – wann Sie möchten: sofort aus dem Beleg, aus dem Cockpit oder zu einem selbst bestimmten Zeitpunkt.

Kontrollieren

Unabhängig ob Sie eine SAP Bestellung per E-Mail versenden oder das SAP Zahlungsavis per Mail verschicken – Sie behalten immer den Überblick, was versendet ist und was noch bearbeitet werden muss. Ein Bericht informiert Sie über den Versandstatus. Das umfangreiche Reporting und der einfache Zugriff auf die wesentlichen Informationen schaffen die notwendige Transparenz.

Flexibel anpassen

Die Funktionen passen Sie flexibel auf Ihre Anforderungen an. Der Geschäftsprozess ist damit genau so, wie Sie Ihn benötigen. Das Layout im eigenen Corporate Design bestimmen Sie selbst. Denn mit HTML erhalten Ihre Nachrichten die richtige Form. To Go Funktion: Pflege der relevanten Daten für den Mailversand direkt im Dokument.


Was ist in der SAP Lösung alles enthalten?

Das SAP Add-on wird als Standard-Lösung angeboten. Die Anwendung ist in den Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar. Zusätzlich zur Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung. Diese Einrichtung erfolgt nach Auslieferung der Anwendung anhand einer standardisierten Projekt-Roadmap. Auf Basis eines vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre Anforderungen. Mit Hilfe dieser Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Das Programm ist einfach und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hardware. Einfach das Business Dokument aus ERP versenden – machen Sie Ihr ERP zur digitalen Poststelle.

Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Genauer gesagt beschleunigt die standardisierte Vorgehensweise die Implementierung und schont Ihre Ressourcen. Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung in die wesentlichen Funktionen des MailCenters.

Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Dokumentation der Anwendungsfunktionen. Anschließend prüfen ausgewählte Key-User, ob die Anwendung wunschgemäß eingerichtet ist. Auf jeden Fall stehen Ihnen unsere Berater bei der Implementierung selbstverständlich mit Rat und Tat zur Seite. Nach dem Produktivstart und in der Betriebsphase erhält Ihr Unternehmen Unterstützung durch unser Team.

Umfangreiche Services sichern den reibungslosen, stabilen Betrieb der Anwendung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen regelmäßig aktualisierte Versionen des Programms zur Verfügung. Dabei erhält jeder Kunde einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle Unterlagen und Dokumentation sowie die Patches.

Verfügbare Applikationen

  • Vertrieb & Service | Anfrage, Angebot, Auftrag, Kontrakt
  • Versand | Lieferavis
  • Transport | Speditionspapiere
  • Faktura | Rechnung, Gutschrift, Lastschrift, Storno-Rechnung, Proforma-Rechnung
  • Anfragen | Anfrage, Erinnerung, Absage
  • Bestellungen | Bestellung, Bestätigungsmahnung, Bestellung Mahnung
  • Rahmenverträge | Kontrakt, Bestätigungsmahnung
  • Finanzbuchhaltung | Mahnung, Zahlungsavis, SEPA Lastschriftankündigung
  • Rechnungsprüfung | Konsignation, ERS-Verfahren
  • Nachträgliche Abrechnung | Absprachen

Leistungen

  • Installation über das Transport Management System
  • Technische Einstellungen in SAP
  • Konfiguration der Anwendung nach den Bedürfnissen Ihrer Benutzer
  • Funktionseinweisung, Übergabe und Support
  • Technische Dokumentation
  • Dokumentation für die Anwender
  • Update Management Support
  • Support Hotline, Helpdesk und Portal

Optionen

  • Eingangsverarbeitung über SAP Outlook Add-in
  • Sendungsverfolgung innerhalb der Mails zum Lieferavis
  • Archivierung der Drucknachrichten
  • Customizing Nachrichtenart, Partnerrollen und Partnerschema
  • Pflege Konditionssätze zur Nachrichtenart
  • Umsetzung weiterer individueller Erweiterungen
  • Beratung, Konfiguration und Optimierung SAPConnect (Transaktion SCOT), SOST, SMTP Server und SMTP Service Konfiguration

Technische Daten

  • Basis – NetWeaver Application Server 7.00 (ABAP)
  • Entwickelt mit ABAP sowie mit der integrierten Erweiterung ABAP Objects
  • Auch für S/4 HANA Technologie und Simple Finance
  • Business Communication Services (BCS)
  • Nutzung von Funktionen der Business Address Services (BAS)
  • Verwendung SAPConnect und dem SMTP-Plugin aus dem Internet Communication Manager (ICM)
  • Steuerung über die Nachrichtenart
  • Microsoft Integration mit Object Linking & Embedding (OLE)

Welchen Nutzen bietet Ihnen dieses SAP Add-On?

Produktivitätssteigerung und Kostenreduzierung sind wichtige Ziele moderner Unternehmen.

Eng damit verknüpft sind die Forderungen nach kürzeren Bearbeitungszeiten, dem Vermeiden von zusätzlichen Bearbeitungsschritten und einer verringerten Fehlerquote. Die Entwicklung der Software erfolgt nach einem marktorientierten Frage- und Antwortprozess. Die zentralen Fragen bei dieser Vorgehensweise sind: „Was will der Kunde?“ und „Wie können wir das bewerkstelligen?“.

Mit dem MailCenter erhalten Sie ein Werkzeug zum Senden und Empfangen von E-Mails, welches sich flexibel an die Erfordernisse der Prozesse anpasst. Damit bietet es dem Anwender eine bestmögliche Unterstützung beim Mailversand von Geschäftsdokumenten aus ERP. Egal ob eine individuelle Mailbearbeitung erforderlich ist oder ein möglichst hoher Automatisierungsgrad beim Versand erreicht werden soll. Mit dem MailCenter wenden Sie weniger Zeit für die Vorgangsbearbeitung auf. Die Fehlerquote beim Mailversand wird gesenkt.

Nutzen Unternehmen

  • Kosten-, Ressourcen- und Zeitersparnis
  • Schneller ROI
  • Dauerhafte Kostenreduktion
  • Wettbewerbsvorteil
  • Eigenes CD ohne Medienbruch
  • Schnelle Zustellung
  • Verkürzung des Zeitraums bis zum Zahlungseingang
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Erhöhte Produktivität

Nutzen Anwender

  • Effiziente Vorgangsbearbeitung
  • Einfache Handhabung
  • Automatisches + individuelles Mailen
  • Einfache Stammdatenpflege
  • Zentrale Nutzeroberfläche (Cockpit)
  • Überblick über den gesamten Verkehr
  • Umfangreiches Reporting
  • Kommunikation transparent und nachvollziehbar

Nutzen IT

  • Einfache Implementierung
  • Kurze Einführungszeit
  • Anwendbar für alle SAP Formular-Formate
  • Modifikationsfrei
  • 100% Releasefähig
  • Keine weitere Hardware notwendig
  • Erhöhte Anwenderzufriedenheit

Mit diesem SAP Add-On erleben viele Unternehmen einen regelrechten Paradigmenwechsel. Denn diese Erweiterung bietet den Anwendern die bestmögliche Unterstützung beim Mailversand von Geschäftsdokumenten aus ERP. Egal ob im Einkauf, im Vertrieb, Service oder in der Finanzbuchhaltung. Sie benötigen weniger Zeit für die Vorgangsbearbeitung. Der Sendeprozess ist transparent und nachvollziehbar.

Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo über Web von den Vorteilen dieser Anwendung. Dabei zeigen wir Ihnen weitere wichtige Nutzenaspekte für Unternehmen, Anwender und IT auf.

Produkte Mail SAP

SAP MailCenter Produktübersicht

Warum mes?

Mit uns als Partner, steht ein professionelles Team aus erfahrenen Projektleitern, -Beratern und -Entwicklern an Ihrer Seite. Unsere Produkte und Vorgehensweisen sind in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden. Sie wurden durch eine Vielzahl von Anregungen weiterentwickelt und verbessert.

Somit erhalten Sie mit dem MailCenter eine ausgereifte Lösung. Diese hat sich schon bei zahlreichen Kunden bewährt. Unter dem Strich deckt diese Maillösung alle wichtigen Funktionen ab. Zudem ist Sie auf dem neusten Stand der Technik. Außerdem schont unsere Vorgehensweise zur Einführung Ihre Ressourcen. Jedoch ist unsere Arbeit mit dem Go-Live noch nicht beendet. Denn auch nach der Einführung stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. mes ist Ihr Partner!

SAP MailCenter Erfolgsgeschichten


1 Rechnungen elektronisch senden: Um der Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Post, speziell der elektronischen Rechnungen (PDF-Rechnungen) im Geschäftsalltag zum Durchbruch zu verhelfen, hat der Gesetzgeber die Anforderungen (qualifizierte elektronische Signatur bzw. Übermittlung im EDI-Verfahren) reduziert. Dadurch wurde die Erstellung und Verwendung der elektronischen Rechnungen für den Rechnungssteller und den Empfänger vereinfacht. Weitere nützliche Beiträge und News auch zu den Themen „Erstellen von elektronischen Rechnungen“ und „Mails mit PDF-Rechnungen“ finden Sie in unserem Forum Wissenswertes.


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