SAP Outlook-Integration
So einfach legen Sie E-Mails aus Outlook zentral in SAP ab
- Zentrale Ablage aller wichtigen E-Mails und Dokumente – direkt in SAP
- Transparenter Zugriff für alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter
 versenden |  archivieren |  Genehmigungs- workflow |  Elektronische Rechnung |  Outlook Integration |  Dokumente stempeln |  Bestell- bestätigungen |
Von Microsoft Outlook …
Anwendungsbeispiel – Ablegen einer E-Mail zum Kundenauftrag aus Outlook
Outlook E-Mail in SAP ablegen
Markieren Sie die gewünschte E-Mail und öffnen Sie mit einem Klick die Anwendung. Wählen Sie das SAP-Objekt aus, zu welchem die E-Mail oder eine einzelne Anlage abgelegt werden soll. Über Suchhilfen ermitteln Sie spielend leicht den passenden SAP-Vorgang. Drücken Sie den Button „An SAP“ und verknüpfen Sie die E-Mail. Fertig!
… zu SAP ERP
MailCenter Journal in SAP mit abgelegten E-Mails und Dokumenten
Ergebnis – transparente Korrespondenz
Das hochgeladene Dokument steht jetzt in der MailCenter Anlagenliste zur Verfügung. Abgelegte Dokumente öffnen Sie in SAP per Doppelklick. Diese stehen jetzt jedem Anwender zur Verfügung, der berechtigt ist, auf den Kundenauftrag zuzugreifen. Das schafft maximale Transparenz und spart Suchzeiten.
Weitere SAP-Anwendungsbeispiele
- MM – Ablegen von Auftragsbestätigungen und Lieferavisen vom Lieferanten zu Bestellungen
- MM – Erstellen von SAP-Bestellungen und Rahmenverträgen direkt aus der E-Mail
- MM und SD – Kunden- und Lieferantenkorrespondenz zu verschiedenen Objekten in Vertrieb und Einkauf ablegen
- SD – Sofortige Anlage von Angeboten, Kundenaufträgen und Kontrakten
- CS – Meldungsanlage in SAP direkt aus Mail
- QM – Bilder und Prüfberichte ablegen
- u. v. m.
Sie haben Fragen zum Produkt? Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.
Wussten Sie schon? …
In der Administration werden
30 % der Arbeitszeit
verschwendet.
(Fraunhofer Studie „LeanOffice“)
„Wir verwenden das MailCenter Outlook Add-In. Die Anwender loben die leichte Bedienbarkeit und die schnelle Verarbeitung. Sehr positiv ist auch die flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte.“
Klaus Schiffer
ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG
SAP Outlook-Integration – Maileingang in ERP
Mit der SAP Outlook-Integration speichern Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang in SAP. Denn Unternehmen möchten nicht nur E-Mails versenden. Es besteht der Wunsch, Mails aus dem Posteingang in SAP ERP abzulegen. Ziel ist es, die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern zentral und transparent zu speichern. Somit haben die zuständigen Mitarbeiter jederzeit darauf Zugriff. Schließlich muss die relevante Korrespondenz für alle verantwortlichen SAP-Anwender sichtbar sein. Denn sauber dokumentierte Vorgänge erleichtern die Arbeit. In der Folge reduzieren sich Zeiten zum Suchen und Kosten. Zudem verbessert sich die Servicequalität.
Das Add-on zur Outlook Integration
- Einfache Mailablage in SAP
- Zentrale Ablage, transparente Kommunikation
- Weniger Suchzeiten
- 100 % anwenderorientierte Lösung
- Einfache Installation und Konfiguration
Warum E-Mails aus Outlook
zentral in SAP ablegen?
Anwender bekommen täglich zahlreiche E-Mails im Posteingang. Einige davon beziehen sich auf Vorgänge im SAP. Dabei handelt es sich oft um Nachrichten mit wichtigen Informationen zu einem SAP-Geschäftsvorfall. Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten suchen die Mitarbeiter sowohl in SAP als auch in Microsoft Outlook nach diesen Mails. Das ist aufwendig und kostet Zeit und Nerven. Deswegen haben wir das MailCenter um den SAP Outlook Connector ergänzt. Damit verschieben Sie wichtige Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP-System. Auf jeden Fall entlastet die Transparenz die Mitarbeiter spürbar. Außerdem sind der schnelle Zugriff auf Informationen und die Servicequalität heute wichtige Erfolgsfaktoren.
Erfahren Sie im Folgenden mehr darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen.
Im Grunde besteht das Problem in allen Abteilungen. Mitarbeiter im Vertrieb bekommen ergänzende Informationen zu Angeboten. Die Angestellten im Einkauf erhalten Rückmeldungen zu Anfragen. Lieferanten bestätigen Bestellungen. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen zu bestehenden Servicemeldungen. Ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn ein Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht in der Regel nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen.
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hard- oder Software. Einfach die Mails in SAP ablegen. Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.
Nutzen für Ihr Business
Alle Informationen am SAP-Vorgang sichtbar
- Verbesserte Transparenz, schneller Zugriff, weniger Suchen
- Effizienteres Arbeiten, höhere Servicequalität
Sicherheit
- Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
- Keine Medienbrüche, Minimierung von Fehlern
Easy to use
- Einfache, anwenderfreundliche Handhabung
- Anwenderzufriedenheit
Einfache Implementierung
- Kurze Einführungszeit, modifikationsfrei und releasefähig
- Keine weitere Hardware oder Software notwendig
Funktionen – SAP Outlook Connector
- Automatische Suche des SAP-Objektes zu der eingehenden Outlook-Mail
- Funktion zur Kategorisierung der Nachrichten
- Direkte Verknüpfung von Mails aus Microsoft Outlook Posteingang mit allen SAP-Objekten
- Meldungsanlage in SAP direkt aus Mail möglich
- Aufnahme der Mails in die Anlagenliste des SAP-Objektes
- Archivierung der eingehenden E-Mail über die ArchiveLink-Schnittstelle
- Mails über die Dienste zum Objekt für die zuständigen Bearbeiter einsehbar
- Der integrierte Outlook Viewer zeigt die E-Mail in SAP wie im Original an
- Übermittelte Vorgänge erhalten einen neuen Status
- Zahlreiche Benutzergruppen mit spezifischen Einstellungen
Welche Szenarien unterstützt das Add-on?
SAP-Szenario „Dokument ablegen“
Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit. Während des Telefonats erfolgt die Suche nach den zugehörigen E-Mails zum Vorgang. Manchmal schlummern die eingehenden Nachrichten im Postfach eines Kollegen. In der Folge ist kein Zugriff auf die diese Dokumente möglich.
Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Geschäftsobjekten im SAP verbinden? Manche Anwender realisieren die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP-Upload. Allerdings ist das umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig. Kurzum, mit dieser Integration geht es leichter. Denn Sie legen E-Mails aus dem Posteingang direkt im SAP-System ab. Dabei entsteht eine Verknüpfung mit den zugehörigen Geschäftsobjekten wie Kundenauftrag oder Bestellung. In der Folge finden User diese E-Mails direkt am SAP-Objekt. Dadurch werden Vorgänge transparenter. Suchzeiten reduzieren sich. Damit wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.
SAP-Szenario „Business Objekt anlegen“
Weshalb legen Mitarbeiter im Service umständlich aus Vorgängen des Posteingangs manuell Meldungen in SAP an? Nach Eingang der Nachricht im Posteingang erfassen Sie eine Meldung im ERP. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt verknüpfen Sie die Eingangsmail mit der angelegten Meldung. Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er den Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig.
Hingegen legen Sie mit der Funktion zur Meldungsanlage des Add-ins direkt aus dem Maileingang Meldungen an. Die SAP Outlook Integration lässt Sie die Meldungsart wählen. Hierzu verknüpfen Sie die Outlookmails mit dem angelegten SAP-Objekt direkt aus Ihrem Posteingang. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher. Schließlich haben Sie jederzeit die vollständige Dokumentation des Mailverkehrs im GOS-Anhang der Meldung. Folglich sorgt die Verknüpfung von Meldung und Eingangsmails für Transparenz beim Anwender.
Unabhängig davon, welches der beiden Szenarien für Sie interessant ist. Mit dieser Managementlösung verbinden Sie Outlook mit Ihrem SAP ERP- System.
Sie haben Fragen? Sprechen Sie jetzt kostenlos mit einem unserer Experten über die SAP Outlook-Integration. Rufen Sie uns an!
➜ Sie erreichen uns ganz einfach per Telefon unter +49 (0) 89 2154 689 80 oder über unser Kontaktformular. Wir stehen Ihnen jederzeit (von Mo – Fr in der Zeit von 9.00 – 16.00 Uhr) zur Verfügung.
Was beinhaltet die MailCenter
SAP Outlook-Integration?
Erhältlich ist die Software für Microsoft Office Outlook 2010 (32 Bit), 2013 (32 Bit), 2016 (32 Bit + 64 Bit) und 2019 (32 Bit + 64 Bit). Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung. Dabei erfolgt die Konfiguration anhand einer standardisierten Projektroadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mit Hilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend passen wir das Produkt auf Ihre Bedürfnisse an. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Schließlich erhalten Sie die Einweisung.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der SAP Outlook-Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.
Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.
Hört sich das für Sie interessant an? Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot!
Leistungen
- Einrichtung & Einweisung SAP ERP Outlook-Integration
- Installation SAP-Komponente über das Transport Management System
- Technische Implementierung Webservice Empfang in ERP
- Einweisung zur Installation und Konfiguration des Microsoft Add-ons an den Arbeitsplätzen
- Einweisung in die Konfiguration und die Funktionen in Microsoft Outlook
- Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
- Nicht enthalten: Die Installation des SAP Outlook Add-ins an allen Arbeitsplätzen
- Service & Support Hotline, Helpdesk und Portal
Systemvoraussetzung
Produktversionen ab:
- EHP2 FOR SAP ERP 6.0
- SAP ERP 6.0
- SAP NETWEAVER 7.4
Softwarekomponentenversionen ab:
- MESERP | MailCenter | Release 32010 | 20-11 (11/2020)
Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
Technische Daten
- Komponente SAP-Server mit ABAP und ABAP Objects
- Client auf Mircosoft .NET Basis mit Webservice Technologie
- SAP Webservice Infrastruktur
- Für Single-Sign-On-Szenarien geeignet
- Für SAP ERP und S/4 (nicht für CRM und Cloud Lösungen geeignet)
- Keine Einstellungen für Empfangen von E-Mails im SCOT notwendig
Mit dem SAP Add-on erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieses SAP Outlook Integration. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.
Zahlreiche SAP Kunden vertrauen unserer Lösung. Werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzen.
Sie möchten mehr erfahren über unsere Produkte wie MailCenter, HotM Monitoring und HotM IDocMonitor? Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie.
Produkte SAP Mail – MailCenter
Produkte SAP Monitoring – HotM
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Industriestraße 29
82194 Gröbenzell
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Öffnungszeiten:
Mo.-Fr.:
09:00 bis 16:00 Uhr
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