SAP Outlook Integration

Erfolgreich durch die Verbindung von Outlook mit SAP

  • Stamm-, Vorgangs- und Kontaktdaten zum SAP-Geschäftspartner in Outlook anzeigen
  • ERP-Vorgänge direkt aus Outlook anlegen, ändern und anzeigen
  • Direkter Absprung aus dem E-Mail Client in Ihre wichtigsten SAP Transaktionen
  • Zentrale Ablage aller wichtigen E-Mails und Anhänge – direkt in ERP

Dieses SAP Outlook Integration Add-On verbessert die externe und interne Kommunikation durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen.
▶ KOSTENLOSE BERATUNG

Zitat von Klaus Schiffer - Rohde und Schwarz„Wir verwenden das MailCenter Outlook Add-In. Die Anwender loben die leichte Bedienbarkeit und die schnelle Verarbeitung. Sehr positiv ist auch die flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte.“

Klaus Schiffer, SAP-Basis Administrator, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

sap mail versenden
E-Mail
versenden
sap mail archivieren
E-Mail
archivieren

sap outlook integration

Outlook
Integration

Bestellung bestaetigen

Bestell-
bestätigungen

Diese SAP Outlook Integration wird
Ihren Arbeitsalltag extrem erleichtern

Schnellere und einfachere Bearbeitung von Geschäftsprozessen

SAP Outlook Integration Beispiel Screen

Stamm-, Vorgangs- und Kontaktdaten zum SAP-Geschäftspartner in Outlook anzeigen. Anhand von E-Mail-Informationen wird automatisch der zugehörige Geschäftspartner aus SAP ermittelt. Sie erhalten eine Übersicht über die letzten Vorgänge zum Geschäftspartner sowie Angaben zum Ansprechpartner. Sämtliche Daten sind sofort in Outlook verfügbar. Bei Bedarf springen Sie aus Outlook direkt in den SAP-Vorgang ab.

SAP-Vorgänge aus Outlook anlegen, ändern und anzeigen. Über die Integration können Sie direkt aus dem Posteingang SAP-Vorgänge anlegen, ändern oder anzeigen. Die E-Mail kann automatisch zu dem Vorgang archiviert werden. Über persönliche Favoriten springen Sie direkt aus dem Add-In in die Transaktionen in das SAP-System. Damit sparen Mitarbeiter zahlreiche Einzelschritte und damit wertvolle Zeit.
Ablage von E-Mails aus dem Posteingang direkt zu SAP-Objekten. Sie legen E-Mails und Anhänge zu SAP-Belegen wie Angeboten, Aufträgen und Bestellungen ab. Das schafft eine lückenlose, transparente Kommunikation. Somit erhalten Sie eine übersichtliche Historie zu jedem beliebigen SAP Business Objekt.

Schaffen Sie Transparenz in der Korrespondenz zum SAP-Vorgang. Das Journal am SAP-Objekt zeigt die zugehörige Korrespondenz. Damit reduzieren Sie Suchzeiten und verbessern die Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten.

Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation. Brüche in der Mail Kommunikation behindern Unternehmen. Prozesse kommen ins Stocken, sind intransparent und zeitraubend. Mitarbeiter bekommen nicht die benötigten Informationen. Kunden und Lieferanten spüren diese mangelnde Kompetenz, ob bewusst oder unbewusst.

SAP Mail Success Story - Rohde und Schwarz width=

Success Story

Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG

SAP und Outlook verbinden:

  • Fortsetzung der E-Mail-Archivierung beim Wechsel von Notes auf Outlook
  • Stamm- und Vorgangsdaten zum SAP-Geschäftspartner in Outlook anzeigbar
  • Direkt aus dem E-Mail-Programm SAP-Vorgänge anlegen und ändern
  • Schriftverkehr inkl. Anhänge zentral in SAP ablegen

PDF-Download Success Story | Rohde und Schwarz
Ganzer Bericht

Artikel Sapport 05/2023

Artikel zum SAP Outlook Connector

Besser und schneller per E-Mail kommunizieren

Beispiele aus der Praxis zeigen, wie SAP-Anwenderunternehmen MS Outlook und SAP erfolgreich miteinander verbinden.

Veröffentlicht im S@pport-Magazin – Ausgabe 5/2023.

Zum Artikel

Wie ein CRM – alle relevanten Daten zum Geschäftspartner in Outlook verfügbar

Anwendungsbeispiele

Von MS Outlook …

Ansicht in Outlook zum SAP-Geschäftspartner und den SAP-Vorgängen

Ansicht in Outlook zum SAP-Geschäftspartner und den SAP-Vorgängen


E-Mail in SAP ablegen
Im optimalen Fall werden der zugehörige SAP-Geschäftspartner und der SAP-Vorgang automatisch zu einer E-Mail ermittelt. Markieren Sie die gewünschte Nachricht und öffnen Sie mit einem Klick die Anwendung. Drücken Sie den Button „Ausführen“. Die E-Mail oder der Anhang sind damit am SAP-Beleg archiviert und für alle zuständigen Anwender einsehbar. Fertig!

… zu SAP ERP

SAP Outlook Eingang - Empfangsbericht im Auftrag

MailCenter Journal in SAP mit abgelegten E-Mails und Dokumenten


Ergebnis – transparente Korrespondenz
Das hochgeladene Dokument steht jetzt in der MailCenter Anlagenliste zur Verfügung. Abgelegte Dokumente öffnen Sie in SAP per Doppelklick. Diese stehen jetzt jedem Anwender zur Verfügung, der berechtigt ist, auf den Kundenauftrag zuzugreifen. Das schafft maximale Transparenz und spart Suchzeiten.

Weitere SAP-Anwendungsbeispiele

  • MM – Ablegen von Auftragsbestätigungen und Lieferavisen vom Lieferanten zu Bestellungen
  • MM – Erstellen von SAP-Bestellungen und Rahmenverträgen direkt aus der E-Mail
  • MM und SD – Kunden- und Lieferantenkorrespondenz zu verschiedenen Objekten in Vertrieb und Einkauf ablegen
  • SD – Sofortige Anlage von Angeboten, Kundenaufträgen und Kontrakten
  • CS – Meldungsanlage in SAP direkt aus dem Posteingang
  • QM – Bilder und Prüfberichte ablegen
  • u. v. m.

Sie haben Fragen zum Produkt? Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.

SPRECHEN SIE UNS JETZT AN!

Wussten Sie schon? …

In der Administration werden
30 % der Arbeitszeit
verschwendet.

(Fraunhofer Studie „LeanOffice“)

„Durch die Implementierung des MailCenters in unseren Prozessen im Einkauf ist unsere Arbeit wesentlich effizienter und zeitgemäßer geworden. Zusammen mit dem Outlook Add-In für Eingangsmails haben wir eine 100% Lösung.“

Klaus Hefner

Rauch Möbelwerke GmbH

Verlust von Leistung der SAP Anwender durch ständiges Wechseln zwischen Programmen

Eine Studie von McKinsey zeigt, dass Mitarbeiter 28 % ihrer Arbeitszeit für die Bearbeitung von E-Mails aufwenden. Sie verbringen auch 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.

Viele SAP-Anwender müssen gleichzeitig mit SAP und Outlook arbeiten. Sie springen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit zwischen beiden Anwendungen hin und her. Dies geht auf Kosten der Produktivität.

Mit der Integration von Microsoft Outlook haben Mitarbeiter neue Möglichkeiten. Sie können direkt aus ihrem Posteingang heraus neue SAP-Vorgänge anlegen und bestehende Vorgänge bearbeiten. Wichtige E-Mails lassen sich mit einem Klick an das passende SAP-Objekt verknüpfen.

Die Integration kann Absender eingehender Nachrichten automatisch mit dem SAP-Geschäftspartner abgleichen. Dabei zeigt sie die relevanten Daten direkt in Outlook an.

Durch die Ablage von E-Mails und Dokumenten in SAP profitiert nicht nur der einzelne Bearbeiter. Das gesamte Team hat jederzeit Zugriff auf die Historie der Kommunikation.

Kurzum, mit dieser Integration geht die Arbeit leichter. Denn Sie legen E-Mails aus dem Posteingang direkt im SAP-System ab. Dabei werden sie an Geschäftsobjekten wie Kundenauftrag oder Bestellung sichtbar. In der Folge finden User diese E-Mails direkt am SAP-Objekt. Dadurch werden Vorgänge transparenter. Suchzeiten reduzieren sich. Damit wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.

Add-In für Microsoft Outlook

sap outlook integration - das sollten Sie wissen!Mit der SAP Outlook Integration erleichtern Sie die Arbeit für Ihre SAP-Anwender enorm.

Anwender sehen direkt in MS Outlook Stamm- und Vorgangsdaten zum SAP-Geschäftspartner. Über die Ablagefunktion speichern Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang in SAP. Denn Unternehmen möchten nicht nur E-Mails versenden.

Es besteht der Wunsch, Mails aus dem Posteingang in SAP ERP abzulegen. Ziel ist es, die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern zentral und transparent zu speichern. Somit haben die zuständigen Mitarbeiter jederzeit darauf Zugriff. Schließlich muss die relevante Korrespondenz für alle verantwortlichen Anwender sichtbar sein. Denn sauber dokumentierte Vorgänge erleichtern die Arbeit. In der Folge reduzieren sich Zeiten zum Suchen und damit Kosten. Zudem verbessert sich die Servicequalität.

Außer der Ablage der E-Mail-Kommunikation, können User SAP-Vorgänge direkt aus Outlook anlegen, ändern oder sich anzeigen lassen.

Highlights der Software


  1. Stamm-, Vorgangsdaten und Ansprechpartner zum SAP-Geschäftspartner direkt in Outlook anzeigen
  2. Anlegen, ändern und anzeigen von SAP-Vorgängen aus Outlook
  3. Einfache Mailablage in SAP
  4. Zentrale Ablage, transparente Kommunikation
  5. Weniger Suchzeiten
  6. 100 % anwenderorientierte Lösung
  7. Einfache Installation und Konfiguration per Quick Start Guide

Szenario „Dokument ablegen“

Warum Dokumente zentral in SAP ERP ablegen?

Mitarbeiter empfangen täglich E-Mails, die wichtige Informationen zu SAP-Geschäftsvorfällen enthalten. Die Suche nach diesen Vorgängen in SAP und Outlook ist aufwändig. Wir haben das MailCenter verbessert, indem wir den SAP Outlook Connector hinzugefügt haben. Damit können wir Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP-System verschieben. Das erhöht die Transparenz, entlastet Mitarbeiter und verbessert den Zugriff auf Informationen.

Ablage in SAP für mehr Transparenz und schnellere Kommunikation

Im Grunde besteht das Problem in allen Abteilungen. Zum Beispiel bekommen Mitarbeiter im Vertrieb ergänzende Informationen zu Angeboten. Oder die Anwender im Einkauf erhalten Rückmeldungen zu Anfragen. Lieferanten bestätigen Bestellungen. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen zu bestehenden Servicemeldungen.

Ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn ein Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht in der Regel nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen.

Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit. Während des Telefonats erfolgt die Suche nach den zugehörigen E-Mails zum Vorgang. Manchmal schlummern die eingehenden Nachrichten im Postfach eines Kollegen. In der Folge ist kein Zugriff auf diese Dokumente möglich.

Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Geschäftsobjekten im SAP verbinden? Manche Anwender realisieren die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP-Upload. Allerdings ist das umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig.

Szenario „Business Objekt anlegen, ändern und anzeigen“

Weshalb legen Mitarbeiter im Service umständlich aus Vorgängen des Posteingangs manuell Meldungen in SAP an? Ohne Add-on wird nach Nachrichteneingang im Posteingang eine Meldung im ERP erfasst. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt verknüpfen Sie die Eingangsmail mit der angelegten Meldung.

Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er den Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig.

Mit diesem Add-In legen Sie direkt aus dem Maileingang SAP Objekte an oder ändern diese. Zusätzlich verknüpfen Sie die Outlookmails mit dem angelegten SAP-Objekt. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher.

Schließlich sehen Sie jederzeit die Dokumentation des Mailverkehrs in der Meldung. Die Verknüpfung von Business Objekt und Eingangsmails sorgt für Transparenz beim Anwender.

Informieren Sie sich jetzt darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen können.


Nutzen der Integration Outlook und SAP für Ihr Business


Wichtige Daten in Outlook und am SAP-Vorgang sichtbar

  1. Einfachere externe und interne Kommunikation
  2. Verbesserte Transparenz, schneller Zugriff, weniger Suchen
  3. Effizienteres Arbeiten, höhere Servicequalität

Sicherheit

  1. Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
  2. Keine Medienbrüche, Minimierung von Fehlern

Easy to use

  1. Einfache, anwenderfreundliche Handhabung
  2. Anwenderzufriedenheit

Einfache Implementierung

  1. Kurze Einführungszeit, modifikationsfrei und releasefähig
  2. Keine weitere Hardware oder Software notwendig

Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren. Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software. Einfach die Mails in SAP ablegen. Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.

Funktionsumfang – SAP Outlook Connector


  1. Automatische Suche des SAP-Objektes zu der E-Mail im Posteingang
  2. Automatische  Ermittlung der Geschäftspartner
  3. Stamm-, Vorgangsdaten und Ansprechpartner (Kontakte) zum SAP-Geschäftspartner direkt in Outlook anzeigen
  4. Anlegen, ändern und anzeigen von SAP-Vorgängen direkt aus der E-Mail
  5. Suche von SAP-Vorgängen in Outlook
  6. Funktion zur Kategorisierung der Nachrichten vor der Archivierung
  7. Direkte und einfache Ablage aus Microsoft Outlook Posteingang zu allen SAP Business Objekten
  8. Auch Meldungsanlage in SAP direkt aus dem Posteingang möglich
  9. Archivierung der eingehenden E-Mail über die ArchiveLink-Schnittstelle
  10. Aufnahme der Dokumente in die Anlagenliste des SAP-Objektes
  11. Mails über die Dienste zum Objekt für die Anwender in SAP einsehbar
  12. Der integrierte Viewer zeigt das Dokument in SAP wie im Original an
  13. Übermittelte Vorgänge erhalten einen neuen Status in Outlook
  14. Definition von unterschiedlichen Benutzergruppen
  15. 100 % anwenderorientierte Lösung
  16. Einfache Installation und Konfiguration per Quick Start Guide

Sie haben Fragen? Sprechen Sie jetzt kostenlos mit einem unserer Experten über die SAP Outlook Integration. Rufen Sie uns an!

➜ Sie erreichen uns ganz einfach per Telefon unter +49 (0) 89 2154 689 80 oder über unser Kontaktformular. Wir stehen Ihnen jederzeit (von Mo – Fr in der Zeit von 9.00 – 16.00 Uhr) zur Verfügung.



Was beinhaltet die MailCenter SAP Outlook Integration?

Die Software ist für mehrere Versionen von Microsoft Office Outlook erhältlich. Diese schließen Office Outlook 2013 (32 Bit), 2016 (32 Bit + 64 Bit), 2019 (32 Bit + 64 Bit), 2021 (32 Bit + 64 Bit) und MS Office 365 ein. Zudem ist die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar. Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.

Schnelle Einrichtung durch standardisierte Vorgehensweise

Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.

Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der SAP Outlook Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.

Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.

Hört sich das für Sie interessant an? Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot!

SAP Outlook Integration MailCenter Add-on

Leistungen

  • Einrichtung & Einweisung SAP ERP Outlook Integration
  • Installation SAP-Komponente über das Transport Management System
  • Technische Implementierung Webservice Empfang in ERP
  • Einweisung zur Installation und Konfiguration des Microsoft E-Mail Integration an den Arbeitsplätzen
  • Einweisung in die Konfiguration und die Funktionen in Microsoft Outlook Integration
  • Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
  • Nicht enthalten: Die Installation des SAP Outlook Add-ins an allen Arbeitsplätzen
  • Service- & Support-Hotline, Helpdesk und Portal

Systemvoraussetzung Integration Outlook

Produktversionen ab:

  • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.4

Für Microsoft Add-On:

  • Microsoft.NET Framework Version 4 oder höher
  • Microsoft Outlook

Softwarekomponentenversionen ab:

  • MESERP | MailCenter | Release 22-08 (08/2022)

Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

Technische Daten

  • Komponente SAP-Server mit ABAP und ABAP Objects
  • Client auf Microsoft .NET Basis mit Webservice Technologie
  • SAP Webservice Infrastruktur
  • Für Single-Sign-On-Szenarien geeignet
  • Für SAP ERP und S/4 (nicht für CRM und Cloud Lösungen geeignet)
  • Keine Einstellungen für den Eingang im SCOT notwendig

Mit dem SAP Add-on für MS Outlook erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieser SAP Outlook Integration. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.

Zahlreiche SAP Kunden vertrauen unserer Lösung zur Mail Kommunikation. Werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzen.

Sie möchten mehr erfahren über unsere Add-Ons und Lösungen wie MailCenter, Monitoring und IDocMonitor? Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie.