SAP Outlook Integration

SAP Outlook Integration – Maileingang in ERP

Mit der SAP Outlook Integration speichern Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang in SAP. Denn Unternehmen möchten nicht nur E-Mails versenden. Es besteht der Wunsch, Mails aus dem Posteingang in SAP ERP abzulegen. Ziel ist es, die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern zentral und transparent abzulegen. Somit haben die zuständigen Mitarbeiter jederzeit darauf Zugriff. Schließlich muss die relevante Korrespondenz für alle zuständigen SAP Anwender sichtbar sein. Denn sauber dokumentierte Vorgänge erleichtern die Arbeit. In der Folge reduzieren sich Zeiten zum Suchen und Kosten. Zudem verbessert sich die Servicequalität.

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30 % Verschwendung der Arbeitszeit
in der Administration (Fraunhofer Studie „LeanOffice“)

Outlook E-Mail in SAP ablegen – Anwendungsbeispiel

Von Microsoft Outlook …

… zu SAP ERP

Warum E-Mails aus Outlook zentral in SAP ablegen?

Anwender bekommen täglich zahlreiche E-Mails im Posteingang. Einige davon beziehen sich auf Vorgänge im SAP. Dabei handelt es sich oft um Nachrichten mit wichtigen Informationen zu einem SAP Geschäftsvorfall. Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten suchen die Mitarbeiter sowohl in SAP als auch in Microsoft Outlook nach diesen Mails. Das ist aufwendig und kostet Zeit und Nerven. Deswegen haben wir das MailCenter um den SAP Outlook Connector ergänzt. Damit verschieben Sie wichtige Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP System. Auf jeden Fall entlastet die Transparenz die Mitarbeiter spürbar. Außerdem sind der schnelle Zugriff auf Informationen und die Servicequalität heute wichtige Erfolgsfaktoren.

Erfahren Sie im Folgenden mehr darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen.

Im Grunde besteht das Problem in allen Abteilungen. Mitarbeiter im Vertrieb bekommen ergänzende Informationen zu Angeboten. Mitarbeiter im Einkauf erhalten Rückmeldungen zu Anfragen. Lieferanten bestätigen Bestellungen. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen zu bestehenden Service Meldungen. Ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn ein Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht in der Regel nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen.

Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hard- oder Software. Einfach die Mails in SAP ablegen. Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.

Hört sich das für Sie interessant an? Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot!

Kundenstimme

„Wir verwenden das MailCenter Outlook Add-In. Die Anwender loben die leichte Bedienbarkeit und die schnelle Verarbeitung. Sehr positiv ist auch die flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte.“
Klaus Schiffer SAP-Basis Administrator | ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

Welche Szenarien unterstützt das Add-On?

SAP Szenario „Dokument ablegen“

Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit. Während des Telefonats erfolgt die Suche nach den zugehörigen E-Mails zum Vorgang. Manchmal schlummern die eingehenden Nachrichten im Postfach eines Kollegen. In der Folge ist kein Zugriff auf die diese Dokumente möglich.

Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Business Objekten im SAP verbinden? Manche Anwender realisieren die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP Upload. Allerdings ist das umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig. Kurzum, mit dieser Integration geht es leichter. Denn Sie legen E-Mails aus dem Posteingang direkt im SAP System ab. Dabei entsteht eine Verknüpfung mit den zugehörigen Business Objekten wie Kundenauftrag oder Bestellung. In der Folge finden User diese E-Mails direkt am SAP Objekt. Dadurch werden Vorgänge transparenter. Suchzeiten reduzieren sich. Damit wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.

SAP Szenario „Business Objekt anlegen“

Weshalb legen Service Mitarbeiter umständlich aus Vorgängen des Posteingangs manuell Meldungen in SAP an? Nach Eingang der Nachricht im Posteingang erfassen Sie eine Meldung im ERP. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt verknüpfen Sie die Eingangsmail mit der angelegten Meldung. Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er die Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig.

Hingegen legen Sie mit der Funktion zur Meldungsanlage des Add-Ins direkt aus dem Maileingang Meldungen an. Die SAP Outlook Integration lässt Sie die Meldungsart wählen. Hierzu verknüpfen Sie die Outlookmails mit dem angelegten SAP Objekt direkt aus Ihrem Posteingang. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher. Schließlich haben Sie jederzeit die vollständige Dokumentation des Mailverkehrs im GOS-Anhang der Meldung. Folglich sorgt die Verknüpfung von Meldung und Eingangs Mails für Transparenz beim Anwender.

Unabhängig davon, welches der beiden Szenarien für Sie interessant ist. Mit dieser Office Management Lösung verbinden Sie Outlook mit Ihrem SAP ERP System.

Vereinbaren Sie gleich einen Termin für eine Live Demo.

Was beinhaltet die MailCenter SAP ERP Outlook Integration?

Erhältlich ist die Software für Microsoft Office Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016 – 32 Bit. Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung. Dabei erfolgt die Konfiguration anhand einer standardisierten Projekt-Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mittels eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend passen wir das Produkt auf Ihre Bedürfnisse an. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Schließlich erhalten Sie die Einweisung.

Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Dokumentation der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key-User, die korrekte Einrichtung der SAP Outlook Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.

Zudem sichert unser Support Service den reibungslosen Betrieb der SAP Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.

Mit dem SAP Add-On erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieses SAP Outlook Integration. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.

Zahlreiche SAP Kunden vertrauen unserer Lösung. Werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzen.

Sie möchten mehr erfahren über unsere Produkte wie MailCenter, HotM Monitoring und HotM IDocMonitor? Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie.