„Wir verwenden das MailCenter Outlook Add-In. Die Anwender loben die leichte Bedienbarkeit und die schnelle Verarbeitung. Sehr positiv ist auch die flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte.“
Klaus Schiffer, SAP-Basis Administrator, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG
Diese SAP Outlook-Integration wird
Ihren Arbeitsalltag extrem erleichtern
Schnellere und einfachere Bearbeitung von Geschäftsprozessen
Stamm-, Vorgangs- und Kontaktdaten zum SAP-Geschäftspartner in Outlook anzeigen. Anhand von E-Mail-Informationen wird automatisch der zugehörige Geschäftspartner aus SAP ermittelt. Sie erhalten eine Übersicht über die letzten Vorgänge zum Geschäftspartner sowie Angaben zum Ansprechpartner. Alle Informationen stehen Ihnen sofort direkt in Outlook zur Verfügung. Bei Bedarf springen Sie aus Outlook direkt in den SAP-Vorgang ab.
SAP-Vorgänge aus Outlook anlegen, ändern und anzeigen. Sie können direkt aus dem Posteingang SAP-Vorgänge anlegen, ändern oder anzeigen. Die E-Mail kann automatisch zu dem Vorgang archiviert werden. Über persönlich definierbare Favoriten springen Sie direkt aus dem Outlook Add-In in die entsprechenden Transaktionen in das SAP-System. Damit sparen Mitarbeiter zahlreiche Einzelschritte und damit wertvolle Zeit.
Legen Sie E-Mails aus Outlook direkt zu SAP-Objekten ab. Die Ablage von E-Mails und Anhängen zu SAP-Belegen erfolgt zum Beispiel zu Angeboten, Aufträgen und Bestellungen. Das schafft eine lückenlose, transparente Kommunikation. Somit erhalten Sie eine übersichtliche Historie zu jedem beliebigen SAP Business Objekt.
Schaffen Sie Transparenz in der E-Mail-Korrespondenz zum SAP-Vorgang. Das Journal am SAP-Objekt zeigt die zugehörige Korrespondenz. Damit reduzieren Sie Suchzeiten und verbessern die Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten.
Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation. Brüche in der internen Kommunikation behindern Unternehmen. Prozesse kommen ins Stocken, sind intransparent und zeitraubend, weil Mitarbeiter nicht die benötigten Informationen haben. Kunden und Lieferanten spüren diese mangelnde Kompetenz, ob bewusst oder unbewusst.
Besser und schneller per E-Mail
kommunizieren
Beispiele aus der Praxis zeigen, wie SAP-Anwenderunternehmen MS Outlook und SAP erfolgreich miteinander verbinden.
Veröffentlicht im S@pport-Magazin – Ausgabe 5/2023.
Wie ein CRM – alle relevanten SAP-Daten zum Geschäftspartner in Outlook verfügbar
Anwendungsbeispiele
Von MS Outlook …
Ansicht in Outlook zum SAP-Geschäftspartner und den SAP-Vorgängen
E-Mail in SAP ablegen
Im optimalen Fall werden der zugehörige SAP-Geschäftspartner und der SAP-Vorgang automatisch zu einer E-Mail ermittelt. Markieren Sie die gewünschte E-Mail und öffnen Sie mit einem Klick die Anwendung. Drücken Sie den Button „Ausführen“. Die E-Mail oder der Anhang sind damit am SAP-Beleg archiviert und für alle zuständigen Anwender einsehbar. Fertig!
… zu SAP ERP
MailCenter Journal in SAP mit abgelegten E-Mails und Dokumenten
Ergebnis – transparente Korrespondenz
Das hochgeladene Dokument steht jetzt in der MailCenter Anlagenliste zur Verfügung. Abgelegte Dokumente öffnen Sie in SAP per Doppelklick. Diese stehen jetzt jedem Anwender zur Verfügung, der berechtigt ist, auf den Kundenauftrag zuzugreifen. Das schafft maximale Transparenz und spart Suchzeiten.
Weitere SAP-Anwendungsbeispiele
MM – Ablegen von Auftragsbestätigungen und Lieferavisen vom Lieferanten zu Bestellungen
MM – Erstellen von SAP-Bestellungen und Rahmenverträgen direkt aus der E-Mail
MM und SD – Kunden- und Lieferantenkorrespondenz zu verschiedenen Objekten in Vertrieb und Einkauf ablegen
SD – Sofortige Anlage von Angeboten, Kundenaufträgen und Kontrakten
CS – Meldungsanlage in SAP direkt aus Mail
QM – Bilder und Prüfberichte ablegen
u. v. m.
Sie haben Fragen zum Produkt? Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.
In der Administration werden 30 % der Arbeitszeit
verschwendet.
(Fraunhofer Studie „LeanOffice“)
„Durch die Implementierung des MailCenters in unseren Prozessen im Einkauf ist unsere Arbeit wesentlich effizienter und zeitgemäßer geworden. Zusammen mit dem Outlook Add-In für Eingangsmails haben wir eine 100% Lösung.“
Verlust von Leistung durch ständiges Wechseln zwischen Programmen
Eine Studie von McKinsey zeigt, dass Mitarbeiter 28 % ihrer Arbeitszeit für die Bearbeitung von E-Mails aufwenden. Sie verbringen auch 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.
Viele SAP-Anwender müssen gleichzeitig mit SAP und Outlook arbeiten. Sie springen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit zwischen beiden Anwendungen hin und her. Dies geht auf Kosten der Produktivität.
Mit der Integration von Microsoft Outlook haben Mitarbeiter neue Möglichkeiten. Sie können direkt aus ihrem Posteingang heraus neue SAP-Vorgänge anlegen und bestehende Vorgänge bearbeiten. Wichtige E-Mails lassen sich mit einem Klick an das passende SAP-Objekt verknüpfen.
Die Integration kann eingehende E-Mails automatisch mit dem entsprechenden SAP-Geschäftspartner abgleichen. Dabei zeigt sie die relevanten Daten direkt in Outlook an.
Durch die Ablage von E-Mails und Dokumenten in SAP profitiert nicht nur der einzelne Bearbeiter. Das gesamte Team hat jederzeit Zugriff auf die Historie der Kommunikation.
Kurzum, mit dieser Integration geht es leichter. Denn Sie legen E-Mails aus dem Posteingang direkt im SAP-System ab. Dabei entsteht eine Verknüpfung mit den zugehörigen Geschäftsobjekten wie Kundenauftrag oder Bestellung. In der Folge finden User diese E-Mails direkt am SAP-Objekt. Dadurch werden Vorgänge transparenter. Suchzeiten reduzieren sich. Damit wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.
Add-In für Microsoft Outlook
Mit der SAP Outlook-Integration erleichtern Sie die Arbeit für Ihre SAP-Anwender enorm.
Anwender sehen direkt in MS Outlook Stamm- und Vorgangsdaten zum SAP-Geschäftspartner. Über die Ablagefunktion speichern Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang in SAP. Denn Unternehmen möchten nicht nur E-Mails versenden.
Es besteht der Wunsch, Mails aus dem Posteingang in SAP ERP abzulegen. Ziel ist es, die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern zentral und transparent zu speichern. Somit haben die zuständigen Mitarbeiter jederzeit darauf Zugriff. Schließlich muss die relevante Korrespondenz für alle verantwortlichen Anwender sichtbar sein. Denn sauber dokumentierte Vorgänge erleichtern die Arbeit. In der Folge reduzieren sich Zeiten zum Suchen und damit Kosten. Zudem verbessert sich die Servicequalität.
Neben den Funktionen zur zentralen Ablage der E-Mail-Kommunikation, können User SAP-Vorgänge direkt aus Outlook anlegen, ändern oder sich anzeigen lassen.
Highlights der Software
Stamm-, Vorgangsdaten und Ansprechpartner zum SAP-Geschäftspartner direkt in Outlook anzeigen
Anlegen, ändern und anzeigen von SAP-Vorgängen aus Outlook
Einfache Mailablage in SAP
Zentrale Ablage, transparente Kommunikation
Weniger Suchzeiten
100 % anwenderorientierte Lösung
Einfache Installation und Konfiguration per Quick Start Guide
Szenario „Dokument ablegen“
Warum Outlook-Vorgänge zentral in ERP ablegen?
Mitarbeiter erhalten täglich E-Mails, die oft wichtige Informationen zu SAP-Geschäftsvorfällen enthalten. Die Suche nach diesen Vorgängen in SAP und Outlook ist aufwändig. Wir haben das MailCenter verbessert, indem wir den SAP Outlook Connector hinzugefügt haben. Damit können wir Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP-System verschieben. Dies erhöht die Transparenz, entlastet die Mitarbeiter und verbessert den Zugriff auf Informationen.
Ablage für mehr Transparenz und schnellere Kommunikation
Im Grunde besteht das Problem in allen Abteilungen. Zum Beispiel bekommen Mitarbeiter im Vertrieb ergänzende Informationen zu Angeboten. Oder die Anwender im Einkauf erhalten Rückmeldungen zu Anfragen. Lieferanten bestätigen Bestellungen. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen zu bestehenden Servicemeldungen.
Ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn ein Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht in der Regel nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen.
Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit. Während des Telefonats erfolgt die Suche nach den zugehörigen E-Mails zum Vorgang. Manchmal schlummern die eingehenden Nachrichten im Postfach eines Kollegen. In der Folge ist kein Zugriff auf diese Dokumente möglich.
Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Geschäftsobjekten im SAP verbinden? Manche Anwender realisieren die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP-Upload. Allerdings ist das umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig.
Szenario „Business Objekt anlegen, ändern und anzeigen“
Weshalb legen Mitarbeiter im Service umständlich aus Vorgängen des Posteingangs manuell Meldungen in SAP an? Ohne Add-on wird nach Nachrichteneingang im Posteingang eine Meldung im ERP erfasst. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt verknüpfen Sie die Eingangsmail mit der angelegten Meldung.
Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er den Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig.
Mit diesem Add-In hingegen legen Sie direkt aus dem Maileingang SAP Objekte an oder ändern diese. Zusätzlich verknüpfen Sie die Outlookmails mit dem angelegten SAP-Objekt. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher.
Schließlich haben Sie jederzeit die vollständige Dokumentation des Mailverkehrs im GOS-Anhang der Meldung. Folglich sorgt die Verknüpfung von Business Objekt und Eingangsmails für Transparenz beim Anwender.
Informieren Sie sich jetzt darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen können.
Nutzen Integration Outlook für Ihr Business
Wichtige Daten in Outlook und am SAP-Vorgang sichtbar
Einfachere externe und interne Kommunikation
Verbesserte Transparenz, schneller Zugriff, weniger Suchen
Effizienteres Arbeiten, höhere Servicequalität
Sicherheit
Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
Keine Medienbrüche, Minimierung von Fehlern
Easy to use
Einfache, anwenderfreundliche Handhabung
Anwenderzufriedenheit
Einfache Implementierung
Kurze Einführungszeit, modifikationsfrei und releasefähig
Keine weitere Hardware oder Software notwendig
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren. Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software. Einfach die Mails in SAP ablegen. Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.
Funktionen – SAP Outlook Connector
Automatische Suche des SAP-Objektes zu der E-Mail im Posteingang
Automatische Geschäftspartnerermittlung
Stamm-,Vorgangsdaten und Ansprechpartner zum SAP-Geschäftspartner direkt in Outlook anzeigen
Anlegen, ändern und anzeigen von SAP-Vorgängen direkt aus der E-Mail
Suche von SAP-Vorgängen in Outlook
Funktion zur Kategorisierung der Nachrichten vor der Archivierung
Direkte und einfache Ablage aus Microsoft Outlook Posteingang zu allen SAP-Objekten
Auch Meldungsanlage in SAP direkt aus Mail möglich
Archivierung der eingehenden E-Mail über die ArchiveLink-Schnittstelle
Aufnahme der Mails in die Anlagenliste des SAP-Objektes
Mails über die Dienste zum Objekt für die Anwender in SAP einsehbar
Der integrierte Outlook Viewer zeigt die E-Mail in SAP wie im Original an
Übermittelte Vorgänge erhalten einen neuen Status in Outlook
Definition von unterschiedlichen Benutzergruppen
100 % anwenderorientierte Lösung
Einfache Installation und Konfiguration per Quick Start Guide
Sie haben Fragen? Sprechen Sie jetzt kostenlos mit einem unserer Experten über die SAP Outlook-Integration. Rufen Sie uns an!
➜ Sie erreichen uns ganz einfach per Telefon unter +49 (0) 89 2154 689 80 oder über unser Kontaktformular. Wir stehen Ihnen jederzeit (von Mo – Fr in der Zeit von 9.00 – 16.00 Uhr) zur Verfügung.
Was beinhaltet die MailCenter
SAP Outlook-Integration?
Die Software ist für mehrere Versionen von Microsoft Office Outlook erhältlich. Diese schließen Office Outlook 2013 (32 Bit), 2016 (32 Bit + 64 Bit), 2019 (32 Bit + 64 Bit), 2021 (32 Bit + 64 Bit) und MS Office 365 ein. Zudem ist die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar. Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Schnelle Einrichtung durch standardisierte Vorgehensweise
Die Konfiguration anhand einer Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der SAP Outlook-Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.
Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.
Hört sich das für Sie interessant an? Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot!
Einrichtung & Einweisung SAP ERP Outlook-Integration
Installation SAP-Komponente über das Transport Management System
Technische Implementierung Webservice Empfang in ERP
Einweisung zur Installation und Konfiguration des Microsoft E-Mail Integration an den Arbeitsplätzen
Einweisung in die Konfiguration und die Funktionen in Microsoft Outlook Integration
Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
Nicht enthalten: Die Installation des SAP Outlook Add-ins an allen Arbeitsplätzen
Service- & Support-Hotline, Helpdesk und Portal
Systemvoraussetzung Integration Outlook
Produktversionen ab:
EHP2 FOR SAP ERP 6.0
SAP ERP 6.0
SAP NETWEAVER 7.4
Microsoft.NET Framework Version 4 oder höher
Microsoft Outlook
Softwarekomponentenversionen ab:
MESERP | MailCenter | Release 22-08 (08/2022)
Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
Technische Daten
Komponente SAP-Server mit ABAP und ABAP Objects
Client auf Microsoft .NET Basis mit Webservice Technologie
SAP Webservice Infrastruktur
Für Single-Sign-On-Szenarien geeignet
Für SAP ERP und S/4 (nicht für CRM und Cloud Lösungen geeignet)
Keine Einstellungen für den Eingang im SCOT notwendig
Mit dem SAP Add-on für MS Outlook erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieser SAP Outlook Integration. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.
Zahlreiche SAP Kunden vertrauen unserer Lösung. Werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzen.
Sie möchten mehr erfahren über unsere Produkte wie MailCenter, Monitoring und IDocMonitor? Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie.
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