Erfolgreich durch die Verbindung von Outlook mit SAP
Dieses SAP Outlook Integration Add-On verbessert die externe und interne Kommunikation durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen.
Stamm-, Vorgangs- und Kontaktdaten zum SAP-Geschäftspartner in Outlook anzeigen.
Anhand von E-Mail-Informationen wird automatisch der zugehörige Geschäftspartner aus SAP ermittelt. Sie erhalten eine Übersicht über die letzten Vorgänge zum Geschäftspartner sowie Angaben zum Ansprechpartner. Sämtliche Daten sind sofort in Outlook verfügbar. Bei Bedarf springen Sie aus Outlook direkt in den SAP-Vorgang ab.
SAP-Vorgänge aus Outlook anlegen, ändern und anzeigen.
Über die Integration können Sie direkt aus dem Posteingang SAP-Vorgänge anlegen, ändern oder anzeigen. Die E-Mail kann automatisch zu dem Vorgang archiviert werden. Über persönliche Favoriten springen Sie direkt aus dem Add-In in die Transaktionen in das SAP-System. Damit sparen Mitarbeiter zahlreiche Einzelschritte und damit wertvolle Zeit.
Ablage aus dem Posteingang direkt zu SAP-Objekten.
Sie legen E-Mails und Anhänge zu SAP-Belegen wie Angeboten, Aufträgen und Bestellungen ab. Das schafft eine lückenlose, transparente Kommunikation. Somit erhalten Sie eine übersichtliche Historie zu jedem beliebigen SAP Business Objekt.
Schaffen Sie Transparenz in der Korrespondenz zum SAP-Vorgang.
Das Journal am SAP-Objekt zeigt die zugehörige Korrespondenz. Damit reduzieren Sie Suchzeiten und verbessern die Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten.
Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation.
Brüche in der Mail Kommunikation behindern Unternehmen. Prozesse kommen ins Stocken, sind intransparent und zeitraubend. Mitarbeiter bekommen nicht die benötigten Informationen. Kunden und Lieferanten spüren diese mangelnde Kompetenz, ob bewusst oder unbewusst.
Wie ein CRM – alle relevanten Daten zum Geschäftspartner in Outlook verfügbar
„Wir verwenden das MailCenter Outlook Add-In. Die Anwender loben die leichte Bedienbarkeit und die schnelle Verarbeitung. Sehr positiv ist auch die flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte.“
„Unser Einkauf verschickt aus SAP heraus Bestellungen an unsere Lieferanten. Im Gegenzug wollten wir per E-Mail eintreffende Auftragsbestätigungen und andere Antworten an die entsprechende Bestellung hängen, um damit zusammenhängende Informationen zu bündeln. Dafür gibt es am Markt nichts Vergleichbares.“
„Durch die Implementierung des MailCenters in unseren Prozessen im Einkauf ist unsere Arbeit wesentlich effizienter und zeitgemäßer geworden. Zusammen mit dem Outlook Add-In für Eingangsmails haben wir eine 100% Lösung.“
MS Outlook
Ansicht in Outlook zum SAP-Geschäftspartner und den SAP-Vorgängen
Dokumente in SAP ablegen
Im optimalen Fall werden der zugehörige SAP-Geschäftspartner und der SAP-Vorgang automatisch zu einer E-Mail ermittelt. Markieren Sie die gewünschte Nachricht und öffnen Sie mit einem Klick die Anwendung. Drücken Sie den Button „Ausführen“. Die E-Mail oder der Anhang sind damit am SAP-Beleg archiviert und für alle zuständigen Anwender einsehbar. Fertig!
SAP ERP
MailCenter Journal in SAP mit abgelegten Dokumenten
Ergebnis in SAP
Das hochgeladene Dokument steht jetzt in der MailCenter Anlagenliste zur Verfügung. Abgelegte Dokumente öffnen Sie in SAP per Doppelklick. Diese stehen jetzt jedem Anwender zur Verfügung, der berechtigt ist, auf den Kundenauftrag zuzugreifen. Das schafft maximale Transparenz und spart Suchzeiten.
Weitere SAP-Anwendungsbeispiele
Eine Studie von McKinsey zeigt, dass Mitarbeiter 28 % ihrer Arbeitszeit für die Bearbeitung von E-Mails aufwenden. Sie verbringen auch 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.
Viele SAP-Anwender müssen gleichzeitig mit SAP und Outlook arbeiten. Sie springen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit zwischen beiden Anwendungen hin und her. Dies geht auf Kosten der Produktivität.
Mit der Integration von Microsoft Outlook und SAP haben Mitarbeiter neue Möglichkeiten. Sie können direkt aus ihrem Posteingang heraus neue SAP-Vorgänge anlegen und bestehende Vorgänge bearbeiten. Wichtige E-Mails lassen sich mit einem Klick mit dem passenden SAP-Objekt verknüpfen. Dabei werden sie an Geschäftsobjekten wie Kundenauftrag oder Bestellung sichtbar. Dadurch werden Vorgänge transparenter.
Die Integration kann Absender eingehender Nachrichten automatisch mit dem SAP-Geschäftspartner abgleichen. Dabei zeigt sie die relevanten Daten direkt in Outlook an.
Durch die Ablage von Dokumenten in SAP profitiert nicht nur der einzelne Bearbeiter. Das gesamte Team hat jederzeit Zugriff auf die Historie der Kommunikation.
Kurzum, mit dieser Integration geht die Arbeit leichter. Suchzeiten reduzieren sich. Damit wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.
Mitarbeiter empfangen täglich E-Mails, die wichtige Informationen zu SAP-Geschäftsvorfällen enthalten. Die Suche nach diesen Vorgängen in SAP und Outlook ist aufwändig. Wir haben das MailCenter verbessert, indem wir den SAP Outlook Connector hinzugefügt haben. Damit können wir Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP-System verschieben. Das erhöht die Transparenz, entlastet Mitarbeiter und verbessert den Zugriff auf Informationen.
Im Grunde besteht das Problem in allen Abteilungen. Zum Beispiel bekommen Mitarbeiter im Vertrieb ergänzende Informationen zu Angeboten. Oder die Anwender im Einkauf erhalten Rückmeldungen zu Anfragen. Lieferanten bestätigen Bestellungen. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen zu bestehenden Servicemeldungen.
Ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn ein Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht in der Regel nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen.
Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit. Während des Telefonats erfolgt die Suche nach den zugehörigen E-Mails zum Vorgang. Manchmal schlummern die eingehenden Nachrichten im Postfach eines Kollegen. In der Folge ist kein Zugriff auf diese Dokumente möglich.
Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Geschäftsobjekten im SAP verbinden? Manche Anwender realisieren die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP-Upload. Allerdings ist das umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig.
Es besteht der Wunsch, Mails aus dem Posteingang in SAP ERP abzulegen. Ziel ist es, die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern zentral und transparent zu speichern. Somit haben die zuständigen Mitarbeiter jederzeit darauf Zugriff. Schließlich muss die relevante Korrespondenz für alle verantwortlichen Anwender sichtbar sein. Denn sauber dokumentierte Vorgänge erleichtern die Arbeit. In der Folge reduzieren sich Zeiten zum Suchen und damit Kosten. Zudem verbessert sich die Servicequalität.
Ein Beispiel aus der Praxis – Mitarbeiter im Service umständlich aus Vorgängen des Posteingangs manuell Meldungen in SAP an. Ohne Add-on wird nach Nachrichteneingang im Posteingang eine Meldung im ERP erfasst. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt verknüpfen Sie die Eingangsmail mit der angelegten Meldung.
Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er den Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig.
Mit diesem Add-In legen Sie direkt aus dem Maileingang SAP Objekte wie eine Servicemeldung an oder ändern diese. Zusätzlich verknüpfen Sie die Outlookmails mit dem angelegten SAP-Objekt. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher.
Schließlich sehen Sie jederzeit die Dokumentation des Mailverkehrs in der Meldung. Die Verknüpfung von Business Objekt und Eingangsmails sorgt für Transparenz beim Anwender.
Informieren Sie sich jetzt darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen können.
Mit der SAP Outlook Integration erleichtern Sie die Arbeit für Ihre SAP-Anwender enorm.
Automatismen
Anlegen, ändern, anzeigen
Ablegen und archivieren
Betrachtung
Umsetzung
Wichtige Daten in Outlook und am SAP-Vorgang sichtbar
Sicherheit
Easy to us
Einfache Implementierung
Die Software ist für mehrere Versionen von Microsoft Office erhältlich. Diese schließen Office Outlook 2013 (32 Bit), 2016 (32 Bit + 64 Bit), 2019 (32 Bit + 64 Bit), 2021 (32 Bit + 64 Bit) und MS Office 365 ein. Zudem ist die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar. Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren. Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software. Einfach die Mails in SAP ablegen. Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.
Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der SAP Outlook Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.
Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.
Sie haben Fragen? Sprechen Sie jetzt kostenlos mit einem unserer Experten über die SAP Outlook Integration. Rufen Sie uns an!
➜ Sie erreichen uns ganz einfach per Telefon unter +49 (0) 89 2154 689 80 oder über unser Kontaktformular. Wir stehen Ihnen jederzeit (von Mo – Fr in der Zeit von 9.00 – 16.00 Uhr) zur Verfügung.
Mit dem SAP Add-on für MS Outlook erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieser Integration. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.
Zahlreiche SAP Kunden vertrauen unserer Lösung. Werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzen.
Sie möchten mehr erfahren über unsere Add-Ons und Lösungen wie MailCenter, Monitoring und IDocMonitor? Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie.
Leistungen
Systemvoraussetzung
Produktversionen ab:
Für Microsoft Add-On:
Softwarekomponentenversionen ab:
Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
Technische Daten
E-Mail versenden
Fantastisch einfach E-Mails versenden und empfangen.
E-Mail archivieren
Sicher und einfach – Archivierung ausgehender E-Mails.
Bestellbestätigungen
Einfache Pflege von Auftragsbestätigungen und Lieferavisen zu Bestellungen.
Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr Informationen
