Was ist die SAP Outlook Integration für E-Mail?

Mit der SAP Outlook Integration speichern Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang in SAP. Dabei ordnen Sie die E-Mails SAP Business Objekten zu. Im Grunde geht es um Vorgänge wie Kundenauftrag, Bestellung oder Servicemeldung. Schließlich muss die relevante Korrespondenz für alle SAP Anwender sichtbar sein. Zentral und transparent. Denn sauber dokumentierte Vorgänge erleichtern die Arbeit. In der Folge reduzieren sich Zeiten zum Suchen und Kosten. Zudem verbessert sich die Service Qualität.

SAP Outlook

Warum E-Mails zentral in SAP ablegen?

SAP Outlook Integration – Anwender bekommen täglich zahlreiche E-Mails im Posteingang. Einige davon beziehen sich auf Vorgänge im SAP. Dabei handelt es sich oft um Nachrichten mit wichtigen Informationen zu einem SAP Geschäftsvorfall. Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten suchen die Mitarbeiter sowohl in SAP als auch in Microsoft Outlook nach diesen Mails. Das ist aufwendig und kostet Zeit und Nerven. Deswegen haben wir das MailCenter um ein SAP Outlook Add-In ergänzt. Damit verschieben Sie wichtige Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP System. Auf jeden Fall entlastet die Transparenz die Mitarbeiter spürbar. Außerdem sind der schnelle Zugriff auf Informationen und die Servicequalität heute wichtige Erfolgsfaktoren.

Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hard- und Software. Einfach die Mails in SAP ablegen. Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.

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Ausgangsituation ohne SAP Integration

Unternehmen möchten nicht nur E-Mails versenden. Es besteht auch der Wunsch, Mails aus dem Posteingang in SAP ERP abzulegen. Im Grunde müssen beide Arten von Nachrichten an den SAP Vorgängen sichtbar sein. Denn Ziel ist es, die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern zentral und transparent abzulegen. Somit haben die zuständigen Mitarbeiter jederzeit darauf Zugriff. Im Grunde besteht diese Anforderung in allen Abteilungen. Mitarbeiter im Vertrieb bekommen ergänzende Informationen zu Angeboten. Mitarbeiter im Einkauf erhalten Rückmeldungen zu Anfragen. Oder Bestellungen werden bestätigt. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen zu bestehenden Service Meldungen. Ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn ein Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht in der Regel nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen.

Erfahren Sie im Folgenden mehr darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen.

Welche Szenarien unterstützt die SAP Outlook Integration?

Office IntegrationSAP Outlook Szenario “verknüpfen”

Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit. Während des Telefonats erfolgt die Suche nach den zugehörigen E-Mails zum Vorgang. Allerdings schlummern die eingehenden Nachrichten im Postfach eines Kollegen. In der Folge ist kein Zugriff auf die diese Dokumente möglich. Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Business Objekten im SAP verbinden? Manchmal erfolgt die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP Upload. Allerdings ist das umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig. Kurzum, mit der SAP OUTLOOK Integration geht es leichter. Denn Sie legen E-Mails aus dem Posteingang direkt im SAP System ab. Dabei entsteht eine Verknüpfung mit den zugehörigen Business Objekten. In der Folge finden User diese E-Mails direkt am SAP Objekt. Dadurch werden Vorgänge transparenter. Suchzeiten werden reduziert. Auf jeden Fall wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.

Office IntegrationSAP Outlook Szenario “Business Objekt anlegen”

Weshalb legen Service Mitarbeiter umständlich aus Vorgängen des Posteingangs manuell Meldungen in SAP an? Nach Eingang der Nachricht im Posteingang, erfassen Sie eine Meldung im ERP. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt verknüpfen Sie die Eingangsmail mit der angelegten Meldung. Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er die Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig. Hingegen legen Sie mit der Funktion zur Meldungsanlage des Add-Ins direkt aus dem Maileingang Meldungen an. Die SAP Outlook Integration lässt Sie die Meldungsart wählen. Hierzu verknüpfen Sie die Outlookmails mit dem angelegten SAP Objekt direkt in Outlook. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher. Schließlich haben Sie jederzeit die vollständige Dokumentation des Mailverkehrs im GOS-Anhang der Meldung. Folglich sorgt die Verknüpfung von Meldung und Eingangs Mails für Transparenz beim Anwender.

Unabhängig davon, welches der beiden Szenarien für Sie interessant ist. Mit dieser Office Management Lösung verbinden Sie Outlook mit Ihrem SAP ERP System.

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Was beinhaltet das MailCenter SAP Outlook Add-In?

Erhältlich für Microsoft Office Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016 – 32 Bit. Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Das SAP Outlook Add-In ist eine Standard-Lösung. Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung. Dabei erfolgt die Einrichtung anhand einer standardisierten Projekt-Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mittels eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend passen wir das Produkt auf Ihre Bedürfnisse an. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Schließlich erhalten Sie die Einweisung.

Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Dokumentation der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key-User, die korrekte Einrichtung der SAP Outlook Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unser Support Team.

Zudem suchert unser Support Service den reibungslosen Betrieb der SAP Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zur Software.

Funktionen

  • Direktes Verknüpfen von Mails aus Microsoft Outlook Posteingang mit SAP Business Objekten
  • SAP Mails mit Anhängen jederzeit über die Dienste zum Objekt einsehbar
  • Aufnahme der Mails in die Anlagenliste des SAP Objektes
  • Ablage der eingehenden EMail über die ArchiveLink Schnittstelle
  • Der integrierte Outlookviewer zeigt die EMail in SAP wie in Outlook an
  • „Scan“: Überprüfung der eingehenden Outlook Mails auf ein bestehendes SAP Objekt
  • „Status“: Übermittelte Vorgänge erhalten einen neuen Status
  • „User-Konfiguration”: Userspezifische Einstellungen

Nutzen

  • Schnellerer Zugriff auf Information
  • Verbesserte Transparenz von SAP Vorgängen
  • Höhere Servicequalität
  • Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung und Fehlerminimierung
  • Größere Sicherheit für Dokumente, weniger Dokumentenverlust
  • Einheitliche Plattform für Mailablage in SAP
  • Keine Medienbrüche

Leistungen

  • Einrichtung & Einweisung SAP ERP Outlook Integration
  • Installation SAP Komponente über das Transport Management System
  • Technische Implementierung Webservice Empfang in ERP
  • Einweisung zur Installation und Konfiguration des Microsoft Outlook Add-Ins an den Arbeitsplätzen
  • Einweisung in die Konfiguration und die Funktionen in Microsoft Outlook
  • Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
  • Nicht enthalten: Die Installation des Outlook Add-Ins an allen Arbeitsplätzen
  • Service & Support Hotline, Helpdesk und Portal

Technische Daten

  • Voraussetzung: SAP NetWeaver Application Server 7.00 (ABAP)
  • Komponente SAP Server mit ABAP und ABAP Objects
  • SAP Webservice Infrastruktur
  • Keine Einstellungen für Empfangen von EMails im SCOT notwendig
    emails scot transaktion versenden
  • Verschiedene Verfahren zur Authentifizierung wie Basic Authentication, SSO
  • Verschlüsselung der Transportschicht über HTTP und HTTPs
  • SAP HANA kompatibel
  • Nicht geeignet für SAP Business One, CRM, Cloud

Outlook SAP email

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