SAP Outlook Integration

Erfolgreich durch die Verbindung von Microsoft Outlook mit SAP

SAP-Daten in Outlook anzeigen
ERP Belege anlegen, ändern und anzeigen
Absprung in SAP-Transaktionen
E-Mails und Anhänge in SAP ablegen

Diese Outlook Integration wird
Ihren Arbeitsalltag extrem erleichtern

Schnellere und einfachere Bearbeitung von Geschäftsprozessen

Stamm-, Vorgangs- und Kontaktdaten zum SAP-Geschäftspartner in Outlook anzeigen.

Anhand von E-Mail-Informationen wird automatisch der zugehörige Geschäftspartner aus SAP ermittelt. Sie erhalten eine Übersicht über die letzten Vorgänge zum Geschäftspartner sowie Angaben zum Ansprechpartner. Sämtliche Daten sind sofort verfügbar. Bei Bedarf springen Sie aus der Microsoft Anwendung direkt in den SAP-Vorgang ab.

Vorgänge aus Outlook anlegen, ändern und anzeigen.

Über die Integration können Sie direkt aus dem Posteingang SAP-Vorgänge anlegen, ändern oder anzeigen. Die E-Mail kann automatisch zu dem Vorgang archiviert werden. Über persönliche Favoriten springen Sie direkt aus dem Add-In in die Transaktionen in das SAP-System. Damit sparen Mitarbeiter zahlreiche Einzelschritte und damit wertvolle Zeit.

Ablage aus dem Posteingang direkt zu SAP-Objekten.

Sie legen E-Mails und Anhänge zu SAP-Belegen wie Angeboten, Aufträgen und Bestellungen ab. Das schafft eine lückenlose, transparente Kommunikation. Somit erhalten Sie eine übersichtliche Historie zu jedem beliebigen SAP Business Objekt.

Schaffen Sie Transparenz in der Korrespondenz zum SAP-Vorgang.

Das Journal am SAP-Objekt zeigt die zugehörige Korrespondenz. Damit reduzieren Sie Suchzeiten und verbessern die Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten.

Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation.

Brüche in der Kommunikation behindern Unternehmen. Prozesse kommen ins Stocken, sind intransparent und zeitraubend. Mitarbeiter bekommen nicht die benötigten Informationen. Kunden und Lieferanten spüren diese mangelnde Kompetenz, ob bewusst oder unbewusst.

Wie ein CRM – alle relevanten Daten zum Geschäftspartner in Outlook verfügbar

Von Kunden empfohlen

Zahlreiche Unternehmen haben es bereits ausprobiert. Lesen Sie selbst:

„Unser Einkauf verschickt aus SAP heraus Bestellungen an unsere Lieferanten. Im Gegenzug wollten wir per E-Mail eintreffende Auftragsbestätigungen und andere Antworten an die entsprechende Bestellung hängen, um damit zusammenhängende Informationen zu bündeln. Dafür gibt es am Markt nichts Vergleichbares.“

DSL Defence Service Logistics GmbHAxel Zimmer | IT-Abteilung

„Wir verwenden das MailCenter Outlook Add-In. Die Anwender loben die leichte Bedienbarkeit und die schnelle Verarbeitung. Sehr positiv ist auch die flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte.“

Success Story lesen >
SAP und Microsoft Outlook verbinden.

ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KGKlaus Schiffer | SAP-Basis Administrator

“Durch die Implementierung des MailCenters in unseren Prozessen im Einkauf ist unsere Arbeit wesentlich effizienter und zeitgemäßer geworden. Zusammen mit dem Outlook Add-In für Eingangsmails haben wir eine 100% Lösung.”

Rauch Möbelwerke GmbHKlaus Hefner | SAP Modulverantwortlicher MM Einkauf

Mehr MailCenter Referenzen

So berichtet die Fachpresse

Fachartikel

Besser und schneller per E-Mail kommunizieren.

S@pport-Magazin | Artikel lesen >

Fachartikel Outlook Integration

Schnellere E-Mail-Kommunikation durch SAP-Outlook-Integration.

ZDNet | Artikel lesen >

Unternehmen vertrauen MailCenter

Anwendungsbeispiel – E-Mails und Dokumente in SAP ablegen

Dokumente aus Microsoft Office in SAP ablegen

Im optimalen Fall werden der zugehörige SAP-Geschäftspartner und der SAP-Vorgang automatisch ermittelt. Markieren Sie die gewünschte Nachricht und öffnen Sie mit einem Klick die Anwendung. Drücken Sie den Button „Ausführen“. Die E-Mail oder der Anhang sind damit am SAP-Beleg archiviert und für alle zuständigen Anwender einsehbar. Fertig!

Ansicht in Outlook zum SAP-Geschäftspartner und den SAP-Vorgängen

Ergebnis in SAP ERP

Das hochgeladene Dokument steht jetzt in der MailCenter Anlagenliste zur Verfügung. Abgelegte Dokumente öffnen Sie in SAP per Doppelklick. Diese stehen jetzt jedem Anwender zur Verfügung, der berechtigt ist, auf den Kundenauftrag zuzugreifen. Das schafft maximale Transparenz und spart Suchzeiten.

SAP Outlook Eingang - Empfangsbericht im Auftrag

MailCenter Journal in SAP mit abgelegten Dokumenten

Kundenstimme ★★★★★

„Die User-Akzeptanz des Tools ist sehr hoch, da es sehr einfach funktioniert. Per Mausklick erscheint ein Pop-Up, man gibt die Belegnummer ein und fertig.“

Klaus Schiffer, SAP-Basis Administrator | ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

FAQ – Microsoft Outlook Integration für die Verbindung zu SAP

Warum eine SAP Outlook Integration?

Ständiges Wechseln zwischen Programmen ist unproduktiv

Eine Studie von McKinsey zeigt, dass Mitarbeiter 28 % ihrer Arbeitszeit für die Bearbeitung von E-Mails aufwenden. Sie verbringen auch 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.

Viele SAP-Anwender müssen gleichzeitig mit SAP und Outlook arbeiten. Sie springen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit zwischen beiden Anwendungen hin und her. Dies geht auf Kosten der Produktivität.

Mit der Integration von Microsoft Outlook und SAP haben Mitarbeiter neue Möglichkeiten. Sie können direkt aus ihrem Posteingang heraus neue SAP-Vorgänge anlegen und bestehende Vorgänge bearbeiten. Wichtige E-Mails lassen sich mit einem Klick mit dem passenden ERP-Objekt verknüpfen. Dabei werden sie an Geschäftsobjekten wie Kundenauftrag oder Bestellung sichtbar. Dadurch werden Vorgänge transparenter.

Die Integration kann Absender eingehender Nachrichten automatisch mit dem SAP-Geschäftspartner abgleichen. Dabei zeigt sie die relevanten Daten direkt in MS Outlook an.

Durch die Ablage von Dokumenten in SAP profitiert nicht nur der einzelne Bearbeiter. Das gesamte Team hat jederzeit Zugriff auf die Historie der Kommunikation.

Kurzum, mit dieser Integration geht die Arbeit leichter. Suchzeiten reduzieren sich. Damit wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.

Warum Dokumente zentral in SAP ERP ablegen?

Mitarbeiter empfangen täglich E-Mails, die wichtige Informationen zu SAP-Geschäftsvorfällen enthalten. Die Suche nach diesen Vorgängen in SAP und Outlook ist aufwändig. Wir haben das MailCenter verbessert, indem wir den SAP Outlook Connector hinzugefügt haben. Damit können wir Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP-System verschieben. Das erhöht die Transparenz, entlastet Mitarbeiter und verbessert den Zugriff auf Informationen.

Im Grunde besteht das Problem in allen Abteilungen. Zum Beispiel bekommen Mitarbeiter im Vertrieb ergänzende Informationen zu Angeboten. Oder die Anwender im Einkauf erhalten Rückmeldungen zu Anfragen. Lieferanten bestätigen Bestellungen. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen zu bestehenden Servicemeldungen.

Ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn ein Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht in der Regel nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen.

Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Geschäftsobjekten im SAP verbinden?
Manche Anwender realisieren die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP-Upload. Allerdings ist das umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig.

Es besteht der Wunsch, Mails aus dem Posteingang direkt in SAP ERP abzulegen. Ziel ist es, die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern zentral und transparent zu speichern. Somit haben die zuständigen Mitarbeiter jederzeit darauf Zugriff. Schließlich muss die relevante Korrespondenz für alle verantwortlichen Anwender sichtbar sein. Denn sauber dokumentierte Vorgänge erleichtern die Arbeit. In der Folge reduzieren sich Zeiten zum Suchen und damit Kosten. Zudem verbessert sich die Servicequalität.

SAP Business Objekte anlegen, ändern und anzeigen – Beispiel aus der SAP Praxis

Mitarbeiter im Service umständlich aus Vorgängen des Posteingangs manuell Meldungen in SAP an. Ohne Add-on wird nach Nachrichteneingang im Posteingang eine Meldung im ERP erfasst. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt verknüpfen Sie die Eingangsmail mit der angelegten Meldung.

Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er den Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig.

Mit der Integration legen Sie direkt aus dem Maileingang SAP Objekte wie eine Servicemeldung an oder ändern diese. Zusätzlich verknüpfen Sie die Outlookmails mit dem angelegten SAP-Objekt. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher.

Schließlich sehen Sie jederzeit die Dokumentation des Mailverkehrs in der Meldung. Die Verknüpfung von Business Objekt und Eingangsmails sorgt für Transparenz beim Anwender.

Informieren Sie sich jetzt darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen können.

Weitere Anwendungsbeispiele

MM – Ablegen von Auftragsbestätigungen und Lieferavisen vom Lieferanten zu Bestellungen
MM – Erstellen von SAP-Bestellungen und Rahmenverträgen direkt aus der E-Mail
MM und SD – Kunden- und Lieferantenkorrespondenz zu verschiedenen Objekten in Vertrieb und Einkauf ablegen
SD – Sofortige Anlage von Angeboten, Kundenaufträgen und Kontrakten
CS – Meldungsanlage in SAP direkt aus dem Posteingang
QM – Bilder und Prüfberichte ablegen

… und viele mehr

Funktionsumfang

Automatisierung

Automatische Suche des SAP-Objektes zu der E-Mail im Posteingang
Automatische Ermittlung der Geschäftspartner
Übermittelte Vorgänge erhalten einen neuen Status in Outlook

Anlegen, ändern, anzeigen

Anlegen, ändern und anzeigen von ERP-Vorgängen direkt aus der E-Mail
Aufnahme der Dokumente in die Anlagenliste der SAP-Objekte
Definition von unterschiedlichen Benutzergruppen
Meldungsanlage in SAP direkt aus dem Posteingang möglich

Ablegen und archivieren

Direkte und einfache Ablage aus dem Posteingang zu allen SAP Business Objekten
Funktion zur Kategorisierung der Nachrichten vor der Archivierung
Archivierung der eingehenden E-Mail über die ArchiveLink-Schnittstelle

Betrachtung

Stamm-, Vorgangsdaten und Ansprechpartner (Kontakte) zum SAP-Geschäftspartner anzeigen
Suche von SAP-Vorgängen in Outlook
Mails über die Dienste zum Objekt für die Anwender in SAP einsehbar
Der integrierte Viewer zeigt das Dokument in SAP wie im Original an

Umsetzung

100 % anwenderorientierte Lösung
Einfache Installation und Konfiguration per Quick Start Guide

Highlights und Nutzen

Highlights

Stamm-, Vorgangsdaten und Ansprechpartner zum SAP-Geschäftspartner direkt in Microsoft anzeigen
Anlegen, ändern und anzeigen von SAP-Vorgängen aus Outlook
Einfache Mailablage in SAP
Zentrale Ablage, transparente Kommunikation
Weniger Suchzeiten
100 % anwenderorientierte Lösung
Einfache Installation und Konfiguration per Quick Start Guide

Nutzen der Integration von Microsoft und SAP für Ihr Business

Wichtige Daten in Outlook und am SAP-Vorgang sichtbar

Einfachere externe und interne Kommunikation
Verbesserte Transparenz, schneller Zugriff, weniger Suchen
Effizienteres Arbeiten, höhere Servicequalität

Sicherheit

Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
Keine Medienbrüche, Minimierung von Fehlern

Easy to use

Einfache, anwenderfreundliche Handhabung
Anwenderzufriedenheit

Einfache Implementierung

Kurze Einführungszeit, modifikationsfrei und releasefähig
Keine weitere Hardware oder Software notwendig

Lösungsumfang, Implementierung und Technik

Lösungsumfang

Die Software ist für mehrere Versionen von Microsoft Office erhältlich.
Diese schließen Office Outlook 2013 (32 Bit), 2016 (32 Bit + 64 Bit), 2019 (32 Bit + 64 Bit), 2021 (32 Bit + 64 Bit) und MS Office 365 ein.

Zudem ist die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar.
Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.

Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.

Machen Sie Ihr ERP zur digitalen Poststelle.

Unsere Leistungen

Einrichtung & Einweisung
Installation SAP-Komponente über das Transport Management System
Technische Implementierung Webservice Empfang in SAP ERP
Einweisung zur Installation und Konfiguration der Integration an den Arbeitsplätzen
Einweisung in die Konfiguration und die Funktionen in Microsoft
Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
Service- & Support-Hotline, Helpdesk und Portal

Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise

Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.

Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.

Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.

Technik

Systemvoraussetzung

Produktversionen ab:

EHP2 FOR SAP ERP 6.0
SAP ERP 6.0
SAP NETWEAVER 7.4

Für Microsoft Add-On:

.NET Framework Version 4 oder höher
Microsoft Outlook

Softwarekomponentenversionen ab:

MESERP | MailCenter | Release 22-08 (08/2022)
Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

Technische Daten

Komponente SAP-Server mit ABAP und ABAP Objects
Client auf Microsoft .NET Basis mit Webservice Technologie
SAP Webservice Infrastruktur
Für Single-Sign-On-Szenarien geeignet
Für SAP ERP und S/4 (nicht für CRM und Cloud Lösungen geeignet)
Keine Einstellungen für den Eingang im SCOT notwendig
Connector zu Microsoft Exchange und Office 365 Exchange Cloud separat erhältlich

Hier bekommen Sie mehr Informationen zur Microsoft Outlook Integration>>