Erfolgreich durch die Verbindung von Outlook mit SAP.
„Wir verwenden das MailCenter Outlook Add-In. Die Anwender loben die leichte Bedienbarkeit und die schnelle Verarbeitung. Sehr positiv ist auch die flexible Skalierung für weitere SAP-Objekte.“
Klaus Schiffer, SAP-Basis Administrator, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG
 versenden |  archivieren |  Genehmigungs- workflow |  Elektronische Rechnung |  Outlook Integration |  Dokumente stempeln |  Bestell- bestätigungen |
Stamm-, Vorgangs- und Kontaktdaten zum SAP-Geschäftspartner in Outlook anzeigen. Anhand von E-Mail-Informationen wird automatisch der zugehörige Geschäftspartner aus SAP ermittelt. Sie erhalten eine Übersicht über die letzten Vorgänge zum Geschäftspartner sowie Angaben zum Ansprechpartner. Alle Informationen stehen Ihnen sofort direkt in Outlook zur Verfügung. Bei Bedarf springen Sie aus Outlook direkt in den SAP-Vorgang ab.
SAP-Vorgänge aus Outlook anlegen, ändern und anzeigen. Sie können direkt aus dem Posteingang SAP-Vorgänge anlegen, ändern oder anzeigen. Die E-Mail kann automatisch zu dem Vorgang archiviert werden. Über persönlich definierbare Favoriten springen Sie direkt aus dem Outlook Add-In in die entsprechenden Transaktionen in das SAP-System. Damit sparen Mitarbeiter zahlreiche Einzelschritte und damit wertvolle Zeit.
Legen Sie E-Mails aus Outlook direkt zu SAP-Objekten ab. Die Ablage von E-Mails und Anhängen zu SAP-Belegen erfolgt zum Beispiel zu Angeboten, Aufträgen und Bestellungen. Das schafft eine lückenlose, transparente Kommunikation. Somit erhalten Sie eine übersichtliche Historie zu jedem beliebigen SAP Business Objekt.
Schaffen Sie Transparenz in der E-Mail-Korrespondenz zum SAP-Vorgang. Das Journal am SAP-Objekt zeigt die zugehörige Korrespondenz. Damit reduzieren Sie Suchzeiten und verbessern die Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten.
Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation. Brüche in der internen Kommunikation behindern Unternehmen. Prozesse kommen ins Stocken, sind intransparent und zeitraubend, weil Mitarbeiter nicht die benötigten Informationen haben. Kunden und Lieferanten spüren diese mangelnde Kompetenz, ob bewusst oder unbewusst.
Besser und schneller per E-MailBeispiele aus der Praxis zeigen, wie SAP-Anwenderunternehmen MS Outlook und SAP erfolgreich miteinander verbinden.
Veröffentlicht im S@pport-Magazin – Ausgabe 5/2023.
Ansicht in Outlook zum SAP-Geschäftspartner und den SAP-Vorgängen
E-Mail in SAP ablegen
Im optimalen Fall werden der zugehörige SAP-Geschäftspartner und der SAP-Vorgang automatisch zu einer E-Mail ermittelt. Markieren Sie die gewünschte E-Mail und öffnen Sie mit einem Klick die Anwendung. Drücken Sie den Button „Ausführen“. Die E-Mail oder der Anhang sind damit am SAP-Beleg archiviert und für alle zuständigen Anwender einsehbar. Fertig!
MailCenter Journal in SAP mit abgelegten E-Mails und Dokumenten
Ergebnis – transparente Korrespondenz
Das hochgeladene Dokument steht jetzt in der MailCenter Anlagenliste zur Verfügung. Abgelegte Dokumente öffnen Sie in SAP per Doppelklick. Diese stehen jetzt jedem Anwender zur Verfügung, der berechtigt ist, auf den Kundenauftrag zuzugreifen. Das schafft maximale Transparenz und spart Suchzeiten.
Sie haben Fragen zum Produkt? Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.
In der Administration werden
30 % der Arbeitszeit
verschwendet.
Klaus Hefner
Rauch Möbelwerke GmbH
Eine Studie von McKinsey zeigt, dass Mitarbeiter 28 % ihrer Arbeitszeit für die Bearbeitung von E-Mails aufwenden. Sie verbringen auch 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.
Viele SAP-Anwender müssen gleichzeitig mit SAP und Outlook arbeiten. Sie springen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit zwischen beiden Anwendungen hin und her. Dies geht auf Kosten der Produktivität.
Mit der Integration von Microsoft Outlook haben Mitarbeiter neue Möglichkeiten. Sie können direkt aus ihrem Posteingang heraus neue SAP-Vorgänge anlegen und bestehende Vorgänge bearbeiten. Wichtige E-Mails lassen sich mit einem Klick an das passende SAP-Objekt verknüpfen.
Die Integration kann eingehende E-Mails automatisch mit dem entsprechenden SAP-Geschäftspartner abgleichen. Dabei zeigt sie die relevanten Daten direkt in Outlook an.
Durch die Ablage von E-Mails und Dokumenten in SAP profitiert nicht nur der einzelne Bearbeiter. Das gesamte Team hat jederzeit Zugriff auf die Historie der Kommunikation.
Kurzum, mit dieser Integration geht es leichter. Denn Sie legen E-Mails aus dem Posteingang direkt im SAP-System ab. Dabei entsteht eine Verknüpfung mit den zugehörigen Geschäftsobjekten wie Kundenauftrag oder Bestellung. In der Folge finden User diese E-Mails direkt am SAP-Objekt. Dadurch werden Vorgänge transparenter. Suchzeiten reduzieren sich. Damit wird die Arbeit einfacher, schneller und besser.
Mit der SAP Outlook-Integration erleichtern Sie die Arbeit für Ihre SAP-Anwender enorm.
Anwender sehen direkt in MS Outlook Stamm- und Vorgangsdaten zum SAP-Geschäftspartner. Über die Ablagefunktion speichern Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang in SAP. Denn Unternehmen möchten nicht nur E-Mails versenden.
Es besteht der Wunsch, Mails aus dem Posteingang in SAP ERP abzulegen. Ziel ist es, die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern zentral und transparent zu speichern. Somit haben die zuständigen Mitarbeiter jederzeit darauf Zugriff. Schließlich muss die relevante Korrespondenz für alle verantwortlichen Anwender sichtbar sein. Denn sauber dokumentierte Vorgänge erleichtern die Arbeit. In der Folge reduzieren sich Zeiten zum Suchen und damit Kosten. Zudem verbessert sich die Servicequalität.
Neben den Funktionen zur zentralen Ablage der E-Mail-Kommunikation, können User SAP-Vorgänge direkt aus Outlook anlegen, ändern oder sich anzeigen lassen.
Mitarbeiter erhalten täglich E-Mails, die oft wichtige Informationen zu SAP-Geschäftsvorfällen enthalten. Die Suche nach diesen Vorgängen in SAP und Outlook ist aufwändig. Wir haben das MailCenter verbessert, indem wir den SAP Outlook Connector hinzugefügt haben. Damit können wir Nachrichten aus dem Posteingang in das SAP ERP-System verschieben. Dies erhöht die Transparenz, entlastet die Mitarbeiter und verbessert den Zugriff auf Informationen.
Im Grunde besteht das Problem in allen Abteilungen. Zum Beispiel bekommen Mitarbeiter im Vertrieb ergänzende Informationen zu Angeboten. Oder die Anwender im Einkauf erhalten Rückmeldungen zu Anfragen. Lieferanten bestätigen Bestellungen. Die Kollegen im Service empfangen Rückfragen zu bestehenden Servicemeldungen.
Ohne eine zentrale Ablage von E-Mails in SAP sind die Vorgänge für die Anwender unvollständig. Denn ein Zugriff auf den Posteingang der Kollegin oder des Kollegen besteht in der Regel nicht. Dadurch sind Prozesse schlecht nachvollziehbar und intransparent. In der Folge benötigen Mitarbeiter mehr Zeit für die Suche von Informationen.
Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten verlieren Sie in vielen Fällen wertvolle Zeit. Während des Telefonats erfolgt die Suche nach den zugehörigen E-Mails zum Vorgang. Manchmal schlummern die eingehenden Nachrichten im Postfach eines Kollegen. In der Folge ist kein Zugriff auf diese Dokumente möglich.
Doch wie lassen sich eingehende Dokumente mit den Geschäftsobjekten im SAP verbinden? Manche Anwender realisieren die Zuordnung der E-Mails zu Vorgängen manuell über SAP-Upload. Allerdings ist das umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig.
Weshalb legen Mitarbeiter im Service umständlich aus Vorgängen des Posteingangs manuell Meldungen in SAP an? Ohne Add-on wird nach Nachrichteneingang im Posteingang eine Meldung im ERP erfasst. Anschließend speichern Sie die Mail auf Ihrem Desktop. In einem weiteren Schritt verknüpfen Sie die Eingangsmail mit der angelegten Meldung.
Dieser Prozess ist umständlich. Infolgedessen kostet er den Mitarbeiter Zeit und ist fehleranfällig.
Mit diesem Add-In hingegen legen Sie direkt aus dem Maileingang SAP Objekte an oder ändern diese. Zusätzlich verknüpfen Sie die Outlookmails mit dem angelegten SAP-Objekt. Das alles funktioniert per Knopfdruck in einem Schritt. Somit wird der Prozess einfach und sicher.
Schließlich haben Sie jederzeit die vollständige Dokumentation des Mailverkehrs im GOS-Anhang der Meldung. Folglich sorgt die Verknüpfung von Business Objekt und Eingangsmails für Transparenz beim Anwender.
Informieren Sie sich jetzt darüber, für welche Szenarien Sie unsere Lösung einsetzen können.
Wichtige Daten in Outlook und am SAP-Vorgang sichtbar
Sicherheit
Easy to use
Einfache Implementierung
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren. Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software. Einfach die Mails in SAP ablegen. Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.
Sie haben Fragen? Sprechen Sie jetzt kostenlos mit einem unserer Experten über die SAP Outlook-Integration. Rufen Sie uns an!
➜ Sie erreichen uns ganz einfach per Telefon unter +49 (0) 89 2154 689 80 oder über unser Kontaktformular. Wir stehen Ihnen jederzeit (von Mo – Fr in der Zeit von 9.00 – 16.00 Uhr) zur Verfügung.
Die Software ist für mehrere Versionen von Microsoft Office Outlook erhältlich. Diese schließen Office Outlook 2013 (32 Bit), 2016 (32 Bit + 64 Bit), 2019 (32 Bit + 64 Bit), 2021 (32 Bit + 64 Bit) und MS Office 365 ein. Zudem ist die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar. Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Die Konfiguration anhand einer Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der SAP Outlook-Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.
Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.
Produktversionen ab:
Softwarekomponentenversionen ab:
Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
Mit dem SAP Add-on für MS Outlook erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieser SAP Outlook Integration. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.
Zahlreiche SAP Kunden vertrauen unserer Lösung. Werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzen.
Sie möchten mehr erfahren über unsere Produkte wie MailCenter, Monitoring und IDocMonitor? Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie.
