Papierloses Büro

Das papierlose Büro

Abschied vom Papier – aufwendig aber effektiv

Papierlose Büro – verstaubte Akten, die sich in muffigen Kellerarchiven stapeln, PC-Bildschirme, die rundum mit Post-its zugeklebt sind und Büroräume, die mit Aktenschränken voller Ordner zugestellt sind. Obwohl die Digitalisierung seit Jahrzehnten den Büroalltag in allen Unternehmen massiv verändert, ist Papier in vielen deutschen Büros immer noch eines der beliebtesten Arbeitshilfsmittel.
Doch die Idee des papierlosen Büros wird in Zeiten des mobilen, flexiblen und grenzenlosen Arbeitens immer beliebter. Der Verzicht auf jegliche Form von Papier hat schließlich viele Vorteile. Er steigert nicht nur die Effizienz eines Unternehmens, sondern erleichtert den Mitarbeitern auch die tägliche Arbeit. Ganz nebenbei schont das papierlose Büro auch die Umwelt und das Budget eines Unternehmens.

Trotzdem ist die Einführung eines papierlosen Büros keine einfache Aufgabe. Für Unternehmen steht dabei viel auf dem Spiel. Mitarbeiter müssen so manche liebgewonnene Arbeitsweise aufgeben.

Wir zeigen im nachfolgenden Artikel, was es mit einem papierlosen Büro auf sich hat. Sie erfahren, welche Vorteile der Verzicht auf Papier für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter mit sich bringt. Darüber hinaus behandeln wir die beiden zentralen Fragen, wie der Umstieg auf einen papierlosen Büroalltag in der Praxis gelingt und welche Dokumente in einer papierlosen Umgebung aufbewahrt werden müssen. Hier finden Sie Tipps zur Umsetzung.

Ursprung und Status Quo

Die Idee vom papierlosen Büro stammt bereits aus den 70er Jahren. Überlieferungen zufolge wurde sie im Silicon Valley geboren. Angeblich wurde sie erstmals durch die Firma Xerox thematisiert.
Auch nach 20 Jahren hält dieses Unternehmen an der Vorstellung fest. 2016 wurde prognostiziert, dass im Jahr 2018 nahezu 100% aller Büros papierfrei sind.
Die Realität sind in vielen Firmen anders aus. Viele Verantwortliche halten das papierlose Büro für Büro eine Utopie. Papierarm ja, papierlos nein.

Was bedeutet ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ersetzt Dokumente in Papierform gänzlich durch IT-gestützte Verfahren. Dementsprechend werden in einem papierlosen Büro alle Dokumente eines Unternehmens in elektronischer Form verarbeitet, gespeichert und übermittelt. Das papierlose Büro wird ermöglicht durch die Speicherung und Archivierung aller Dokumente in elektronischen Datenspeichern (z.B. Cloud oder Server), die Übermittlung dieser Dokumente auf elektronischem Wege (z.B. E-Mail oder Instant Messaging) und die vollständige Umstellung auf rechtsgültige elektronische Signaturen.

Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros?

Schneller und einfacher Zugriff auf Akten

Besonders in größeren Unternehmensorganisationen, in denen in der Regel viele Daten produziert und verwaltet werden, ist die Gefahr groß, dass sich irgendwann Aktenberge ansammeln. Akten werden gerne in separaten Archiven aufbewahrt, was jedoch den Zugriff der Mitarbeiter darauf erheblich erschwert. Durch eine digitale und zentrale Datenspeicherung können die Dokumente eines Unternehmens allen Mitarbeitern vollumfänglich zur Verfügung gestellt werden. Und das noch dazu in Echtzeit, ohne mühselige Suche in einem Archiv.

Schnelles Finden von Informationen

Eine Akte zu finden ist eine Sache. Die gewünschte Information in dieser Akte zu finden, ist eine andere Sache. Oftmals nimmt die Suche nach Informationen in Papierform viel Zeit in Anspruch. Sofern Akten in digitaler Form vorliegen, ist es ein Leichtes, diese mithilfe einer Suchfunktion zu durchforsten und innerhalb kurzer Zeit, die gewünschte Information zu finden.

Bessere Mobilität

Vor allem für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind oder gerne von zu Hause aus arbeiten, hat ein Büro ohne Papier viele Vorteile. Aufgrund des ortsunabhängigen Datenzugriffs entsteht kein Konflikt mehr zwischen Mobilität und Produktivität. Alle Mitarbeiter haben die gleichen Arbeitsmöglichkeiten, egal ob sie im Büro, im Home Office oder auf einer Reise sind.

Produktivere interne Zusammenarbeit

Ein papierloser Büroalltag stellt vor allem für international tätige Unternehmen einen großen Vorteil dar. Mitarbeiter in verschiedenen Ländern können auf die gleichen Daten zugreifen und sind nicht darauf angewiesen, sich Informationen hin- und herzuschicken.

Produktivere externe Zusammenarbeit

Genauso gestaltet sich die Zusammenarbeit mit externen Parteien, wie beispielsweise Zulieferern oder Beratern, in einem papierlosen Büro deutlich einfacher. Ein Unternehmen kann externen Parteien Zugriff auf relevante Dokumente verschaffen, sodass sich eine deutlich produktivere Zusammenarbeit ergibt.

Geringere Kosten

Unterlagen in Papierform sind für viele Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Das Bedrucken von Papier verbraucht nicht nur Toner und Papier, sondern erfordert auch die regelmäßige Wartung von Druckern. Zudem nimmt die Archivierung von physischen Akten Platz in Anspruch, der meist angemietet werden muss.

Mehr Umweltschutz

In Zeiten des globalen Klimawandels sollte auch der Umweltschutz-Aspekt eines papierlosen Büros nicht unterschätzt werden. Für die Herstellung von Papier müssen Bäume gefällt werden. Und Drucker setzten umwelt- und gesundheitsschädliche Tonerpartikel frei. Die CO2-Bilanz eines papierlosen Büros fällt demgegenüber deutlich besser aus.

Höhere Datensicherheit

Beim Vorliegen von Daten in elektronischer Form lässt sich die Datensicherheit in der Praxis viel einfacher handhaben. Elektronische Daten können passwortgeschützt und somit dem Zugriff bestimmter Mitarbeiter entzogen werden. Außerdem lässt sich rückverfolgen, welche Mitarbeiter welche Daten eingesehen und bearbeitet haben.

Wie gelingt der Umstieg auf ein papierloses Büro?

Allgemeines zum Umstieg

Die Einführung eines papierlosen Büros ist leichter gesagt als getan. Gerade in größeren Unternehmensorganisationen erweist sich die Umstellung von Papier auf elektronische Daten oftmals als Mammutaufgabe, die keineswegs unterschätzt werden sollte. Für Unternehmen, die bereits ein papier-minimiertes Arbeiten praktizieren, mag die Umstellung in der Praxis etwas einfacher sein.

Die Rolle des Managements

In vielen Unternehmen wird seitens der Mitarbeiter der Ruf nach einem papierlosen Büro laut. Doch der tatsächliche Entschluss zur Einführung und die praktische Umsetzung ist eine top-down Aufgabe, die vom Management eines Unternehmen gefasst und durchgeführt werden muss. Die Einführung eines papierlosen Büros erfordert Mut zur Veränderung, eine disziplinierte Vorgehensweise und eine gute Kommunikation – Dinge, die das Management leisten und vorleben muss.

Die generelle Vorgehensweise

Die Umstellung auf ein papierfreies Büro erfordert ein vierstufiges Vorgehen:

In einem ersten Schritt muss das Unternehmen den Ist-Zustand der gesamten Dokumentenarchivierung und des Dokumentenmanagements erfassen. In Schritt 2 muss der Soll-Zustand des papierlosen Büros definiert werden. Dieser richtet sich nach den Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Im dritten Schritt muss die schrittweise Umsetzung des papierlosen Büros geplant werden. Und in einem vierten und letzten Schritt sollten die Arbeitsprozesse in der neuen papierlosen Umgebung optimiert werden.

Die Cloud als Basis

Die Unternehmen heutzutage zur Verfügung stehenden IT-Möglichkeiten stellen eine massive Vereinfachung des papierlosen Büros dar. Vor allem Cloud-Systeme, in denen Unternehmen eine dezentrale IT-Infrastruktur über das Internet betreiben können, sind ein ausgezeichnetes Fundament für die Einführung der papierlosen Büroarbeit. Je nach Anforderungsprofil stehen Unternehmen eine Vielzahl von Anbietern cloud-basierter Lösungen zur Auswahl. Alle großen IT-Konzerne, unter ihnen Amazon, Google und Microsoft, bieten sehr umfangreiche Cloud-Services an.

Die Festlegung der Ordnerstruktur

Einer der wichtigsten Schritte zur Vorbereitung eines papierlosen Büros ist die Festlegung der zukünftigen Ordnerstruktur in der Cloud oder auf einem unternehmensinternen Server. Der Erfolg eines papierlosen Büros hängt in hohem Maße davon ab, wie intelligent die Ordnerstruktur angelegt ist. Je einfacher und intuitiver die Struktur gewählt ist, umso schneller werden sich die Mitarbeiter darin zurechtfinden und umso höher wird die Produktivität der Unternehmensorganisation sein.

Die Festlegung des Dokumentenmanagements

Genauso wichtig wie die Festlegung einer sinnvollen Ordnerstruktur ist die Einführung eines intelligenten Dokumentenmanagements. Der Erfolg eines papierlosen Büros steht und fällt im täglichen Umgang der Mitarbeiter mit den elektronischen Daten. Damit das papierlose Büro nicht innerhalb kürzester Zeit zu einer „Müllhalde“ verkommt, in der sich niemand mehr zurechtfindet, muss es strikte Vorgaben geben, wo und in welcher Form Informationen abzulegen sind. So muss beispielsweise die ganz triviale Frage geklärt werden, wie Dateien möglichst sinnvoll benannt werden, damit die Mitarbeiter schnell vom Dateinamen auf den Inhalt der Datei schließen können.

Die Archivierung von Informationen

Ein wesentlicher Aspekt bei der Umstellung auf einen papierlosen Büroalltag ist die digitale Archivierung aller Dokumente in Papierform. Vor der Umstellung sollte ein Unternehmen eine klare Vorstellung davon haben, mit welchem Arbeitsaufwand die Digitalisierung und Archivierung seiner Dokumente verbunden ist.

Was muss in einem papierlosen Büro aufbewahrt werden?

Für elektronische Dokumente gelten in Deutschland die gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Dokumente in Papierform. In Deutschland gibt es zwei gesetzliche Grundlagen für die Aufbewahrung von Dokumenten: Die Abgabenordung und das Handelsgesetzbuch.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ist abhängig von der Art eines Dokuments und beträgt entweder sechs oder zehn Jahre. Eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt beispielsweise für Buchungsbelege, Ein- und Ausgangsrechnungen, Gehaltslisten, Inventare, Jahresabschlüsse und Kontoauszüge. Die kürzere Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren kommt bei Briefen, E-Mails, Lieferscheinen, Mahnbescheiden und Zollbelegen zum Tragen. Unternehmen, die auf der sicheren Seite sein wollen, sollten vor diesem Hintergrund alle Unterlagen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.

Ein ganz wichtiger Hinweis für Unternehmen, die ein papierfreies Büro betreiben, ist, dass einige Dokumente trotz digitaler Archivierung weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen unter anderem Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse. Auch müssen Urkunden und Verträge, die vor Gericht als Beweismittel dienen können (z.B. Bürgschaftserklärungen und notarielle Beglaubigungen), im Original vorliegen.

Der Großteil geschäftlicher Dokumente kann jedoch ausschließlich digital archiviert werden. Zu diesen Dokumenten, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, zählen unter anderem Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Buchhaltungsunterlagen, E-Mails, Geschäftsbriefe, Mahnungen, Personalakten und Rechnungen.