Innovativ und effizient – Genehmigungen für Vertrieb und Einkauf
digital denken!
„Gerade in Zeiten zunehmenden Home-Office-Betriebes wurde deutlich, wie sich durch papiergebundene Genehmigungsverfahren Entscheidungen verzögern. Per App können unsere Einkaufs- oder Vertriebschefs und Abteilungsleiterinnen nun zu jeder Zeit an jedem Ort ganz einfach Freigaben erteilen.“
Johannes Fliegen, Managing Director bei der ARCA Regler GmbH
 versenden |  archivieren |  Genehmigungs- workflow |  Elektronische Rechnung |  Outlook Integration |  Dokumente stempeln |  Bestell- bestätigungen |
SAP-Freigabeverfahren – Die zügige und umfassende Digitalisierung der SAP-Genehmigungsprozesse bietet viel Potenzial, Freigabeverfahren erheblich zu beschleunigen.
Doch in der Praxis werden im Rahmen von Abläufen bei Genehmigungen viele Dokumente ausgedruckt. Denn Sie benötigen eine Unterschrift. Diese erfolgt in den meisten Fällen noch handschriftlich. Papiergebundene Freigabeprozesse benötigen viel Zeit und Ressourcen. Dokumente werden nach dem Unterzeichnen verzögert an die nächste zuständige Stelle weitergeleitet. Wichtige Termine und Fristen verstreichen, die Effizienz sinkt und Kosten für die Archivierung sind hoch. In anderen Fällen finden die Freigaben über manuelle Benachrichtigung der Verantwortlichen per E-Mail statt. Dabei ist der Bearbeitungs- und Freigabezustand in SAP nicht verfügbar. Der Vorgang ist intransparent.
Der Umstieg von der klassischen Unterschriftenmappe auf die elektronische Variante direkt im SAP-System bietet erhebliche Vorteile.
Mit unserem Add-on ist der Freigabeprozess vollständig digital ohne Medienbruch. Das SAP-Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird von den Verantwortlichen nacheinander freigegeben direkt im SAP-System freigeben.
Sie möchten Ihre Freigabeprozesse in Vertrieb und Einkauf digitalisieren und direkt in SAP abwickeln? Hierfür haben wir mit dem MailCenter die passende Software!
Unser Angebot
SAP Genehmigungsworkflow
Bevor Sie mit der Einrichtung Freigabeverfahren Vertrieb beginnen können, muss das in Ihrem Unternehmen anzuwendende Regelwerk festgelegt werden. Für die Implementierung kann es nützlich sein, das Regelwerk in Tabellenform darzustellen.
Beispiel:
Nehmen wir an, dass in einem Unternehmen Auftragsbestätigungen für Kundenaufträge vor dem Versand an den Kunden freigegeben werden müssen. Für Kundenaufträge der Auftragsart TA und ZTA bis zu einem Wert von 10.000 € ist es ausreichend, wenn ein Kollege aus dem Team Sachbearbeitung den Vorgang prüft und freigibt. Dabei darf es sich nicht um den gleichen Kollegen handeln, der den Auftrag erfasst hat. Bei Auftragsbestätigungen bis 50.000 € muss zusätzlich zum Sachbearbeiter eine Freigabe durch den Teamleiter erfolgen. Hat der Kundenauftrag einen Wert von mehr als 50.000 € ist zusätzlich die Freigabe durch die Geschäftsleitung notwendig.Daraus ergibt sich folgende Freigabematrix:
SAP-Freigabeverfahren Matrix verantwortliche Mitarbeiter
Notwendige Einstellungen – Anhand dieser Matrix erfolgt anschließend das Einrichten der Freigabeverfahren Vertrieb oder Einkauf. Sowohl die Hierarchie der Benutzer, die Belege innerhalb des Genehmigungsprozesses freigeben, als auch die Betragsgrenzen und weitere Merkmale werden vor Einsatz der Anwendung im System gepflegt. Die Komplexität der Freigabe, ob einstufig oder mehrstufig, hängt dabei von Ihren Anforderungen ab.
Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie im Customizing sowie in der Anwendung vor. Sie erhalten eine komplette Lösung, ohne dass Sie sich etwas Individuelles programmieren lassen müssen. Einfach herunterladen, einrichten und starten.
Benachrichtigungssystem – Nach Erfassung oder Änderung eines SAP-Dokumentes wird ein Vorgang an die zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Die Benachrichtigung per E-Mail oder per APP dient der Sicherstellung des Genehmigungsprozesses. Benutzer, die einen Beleg genehmigen sollen, werden benachrichtigt, wenn ein Beleg zur Freigabe ansteht. In der E-Mail-Benachrichtigung finden Sie einen direkten Link auf die freizugebenden Dokumente. Sie können direkt in die Anwendung springen und die Freigabe veranlassen. Diese Komponenten zur Benachrichtigung sind separat erhältlich.
Freigabe – Die Freigabe erfolgt für SAP GUI, SAP Fiori-Transaktionen oder über die mobile APP. Die Selektion der relevanten Vorgänge erfolgt mit dem geeigneten Schlüssel / Code und Gruppe, der in den Berechtigungen für den jeweiligen User gepflegt ist.
SAP-Freigabeverfahren SD Vertrieb – Transaktion /MESERP/ST_SD28
SAP-Freigabeverfahren SD Vertrieb – Transaktion /MESERP/ST_SD28
Freigabe per Mobile APP
Im Grunde für alle Unternehmen, die den Freigabeprozess effizienter gestalten möchten. Sie reduzieren Zeit und Kosten. Des Weiteren verringern Sie den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Freigaben. Mit der Umstellung auf einen elektronischen Freigabeprozess lassen sich viele Nachteile von papierbasierten Genehmigungsprozessen vermeiden.
Warum sollten Sie sich für unser Add-on entscheiden? Die MailCenter Add-ons für die Freigabeverfahren sind einfach zu implementierende Standardlösungen. Einfache Einrichtung und Anwendung. Sie profitieren sofort von den vereinfachten und beschleunigten Genehmigungsprozessen. Garantiert!
Nutzen Sie die Potenziale der Digitalisierung für Ihr Unternehmen bestmöglich aus! Damit legen Sie den Grundstein, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir helfen Ihnen bei digitalen Themen mit praktischen Problemlösungen und innovativen Ansätzen.
Wenn Sie Ihre Prozesse verbessern möchten, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Sie.
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