SAP-Freigabeverfahren für Vertrieb und Einkauf

So einfach beschleunigen Sie Ihre Genehmigungsprozesse

SAP-Freigabeverfahren – Die zügige und umfassende Digitalisierung der SAP-Genehmigungsprozesse bietet viel Potenzial, Freigabeverfahren erheblich zu beschleunigen.

Doch in der Praxis werden im Rahmen von Abläufen bei Genehmigungen viele Dokumente ausgedruckt. Denn Sie benötigen eine Unterschrift. Diese erfolgt in den meisten Fällen noch handschriftlich. Papiergebundene Freigabeprozesse benötigen viel Zeit und Ressourcen. Dokumente werden nach dem Unterzeichnen verzögert an die nächste zuständige Stelle weitergeleitet. Wichtige Termine und Fristen verstreichen, die Effizienz sinkt und Kosten für die Archivierung sind hoch. In anderen Fällen finden die Freigaben über manuelle Benachrichtigung der Verantwortlichen per E-Mail statt. Dabei ist der Bearbeitungs- und Freigabezustand in SAP nicht verfügbar. Der Vorgang ist intransparent.

Der Umstieg von der klassischen Unterschriftenmappe auf die elektronische Variante direkt im SAP-System bietet erhebliche Vorteile.

Mit unserem Add-on ist der Freigabeprozess vollständig digital ohne Medienbruch. Das SAP-Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird von den Verantwortlichen nacheinander freigegeben direkt im SAP-System freigeben.

SAP Freigabe Add-on - Genhemigungsprozsse

Sie möchten Ihre Freigabeprozesse in Vertrieb und Einkauf digitalisieren und direkt in SAP abwickeln? Hierfür haben wir mit dem MailCenter die passende Software!

Unser Angebot


  1. Freigabeverfahren für MM- und SD-Vorgänge
  2. Automatische Benachrichtigung der beteiligten Personen
  3. Direkte Bearbeitung aus E-Mail oder APP
  4. Beschleunigte Vorgangsbearbeitung
  5. 100 % anwenderorientierte Lösung

Anwendungsbeispiel Freigabe Vertrieb

Wie funktionieren die Freigabeverfahren?

Bevor Sie mit der Einrichtung Freigabeverfahren Vertrieb beginnen können, muss das in Ihrem Unternehmen anzuwenden Regelwerk festgelegt werden. Für die Implementierung kann es nützlich sein, das Regelwerk in Tabellenform darzustellen.


Beispiel:
Nehmen wir an, dass in einem Unternehmen Auftragsbestätigungen für Kundenaufträge vor dem Versand an den Kunden freigegeben werden müssen. Für Kundenaufträge der Auftragsart TA und ZTA bis zu einem Wert von 10.000 € ist es ausreichend, wenn ein Kollege aus dem Team Sachbearbeitung den Vorgang prüft und freigibt. Dabei darf es sich nicht um den gleichen Kollegen handeln, der den Auftrag erfasst hat. Bei Auftragsbestätigungen bis 50.000 € muss zusätzlich zum Sachbearbeiter eine Freigabe durch den Teamleiter erfolgen. Hat der Kundenauftrag einen Wert von mehr als 50.000 € ist zusätzlich die Freigabe durch die Geschäftsleitung notwendig.

Daraus ergibt sich folgende Freigabematrix:


sap freigabeverfahren matrix verantworliche mitarbeiter

SAP-Freigabeverfahren Matrix verantworliche Mitarbeiter

Notwendige Einstellungen – Anhand dieser Matrix erfolgt anschließend das Einrichten der Freigabeverfahren Vertrieb oder Einkauf. Sowohl die Hierarchie der Benutzer, die Belege innerhalb des Genehmigungsprozesses freigeben, als auch die Betragsgrenzen und weitere Merkmale werden vor Einsatz der Anwendung im System gepflegt. Die Komplexität der Freigabe, ob einstufig oder mehrstufig, hängt dabei von Ihren Anforderungen ab.

Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie im Customizing sowie in der Anwendung vor. Sie erhalten eine komplette Lösung, ohne dass Sie sich etwas Individuelles programmieren lassen müssen. Einfach herunterladen, einrichten und starten.

Benachrichtigungssystem – Nach Erfassung oder Änderung eines SAP-Dokumentes wird ein Vorgang an die zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Die Benachrichtigung per E-Mail oder per APP dient der Sicherstellung des Genehmigungsprozesses. Benutzer, die einen Beleg genehmigen sollen, werden benachrichtigt, wenn ein Beleg zur Freigabe ansteht. In der E-Mail-Benachrichtigung finden Sie einen direkten Link auf die freizugebenden Dokumente. Sie können direkt in die Anwendung springen und die Freigabe veranlassen. Diese Komponenten zur Benachrichtigung sind separat erhältlich.

Freigabe – Die Freigabe erfolgt für SAP GUI, SAP Fiori-Transaktionen oder über die mobile APP. Die Selektion der relevanten Vorgänge erfolgt mit dem geeigneten Schlüssel / Code und Gruppe, der in den Berechtigungen für den jeweiligen User gepflegt ist.

SAP Freigabeverfahren

SAP-Freigabeverfahren SD Vertrieb – Transaktion /MESERP/ST_SD28

SAP Freigabeverfahren SD Vertrieb

SAP-Freigabeverfahren SD Vertrieb – Transaktion /MESERP/ST_SD28

Grundfunktionen Vertrieb

  • Basis um manuelle Unterschriftsverfahren im Vertrieb durch elektronische zu ersetzen und das Vier-Augen-Prinzip zu wahren
  • Freigabeverfahren mit Klassifzierung für Vertriebsbelege
  • Einfache und flexible Definition von Freigabestrategien
  • Intuitive Bearbeitung der Freigabe in SAP GUI und Fiori (fiorisiert)

Zusatzfunktionen zur Benachrichtigung und Bearbeitung

per Smartphone APP

  • MM- und SD-Vorgänge per Smartphone freigeben
  • Benachrichtigung der verantwortlichen Personen per Push-Notification
  • Direkte Freigabe von Vorgängen aus der APP
  • Rücknahme von Freigaben möglich
  • 100 % Integration in SAP-Standardprozesse

per E-Mail

  • Definieren von Regeln zur Überwachung der Einkaufs- und Vertriebsfreigaben
  • Erzeugung von E-Mails bei gesperrten Belegen an den zuständigen Bearbeiter
  • Bearbeitung und Belegfreigabe erfolgen direkt aus der E-Mail
  • Sehr einfache Konfiguration
MC Release App Freigabeprozess SAP munich iOS App

Freigabe per Smartphone APP

Für wen sind die SAP-Freigabeverfahren interessant?

Im Grunde für alle Unternehmen, die den Freigabeprozess effizienter gestalten möchten. Sie reduzieren Zeit und Kosten. Des Weiteren verringern Sie den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Freigaben. Mit der Umstellung auf einen elektronischen Freigabeprozess lassen sich viele Nachteile von papierbasierten Genehmigungsprozessen vermeiden.

Warum sollten Sie sich für unser Add-on entscheiden? Die MailCenter Add-ons für die Freigabeverfahren sind einfach zu implementierende Standardlösungen. Einfache Einrichtung und Anwendung. Sie profitieren sofort von den vereinfachten und beschleunigten Genehmigungsprozessen. Garantiert!

Wenn Sie Ihre Prozesse verbessern möchten, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Sie.


Systemvoraussetzung

  • Produktversionen ab:
    • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
    • SAP ERP 2005
    • SAP NETWEAVER 7.4
  • Softwarekomponentenversionen ab:
    • MESERP | MailCenter | Release 32010 | 20-11 (11/2020)
    • SAP_BASIS | SAP Basiskomponente | Release  7.4
    • SAP_APPL | SAP Logistik und Rechnungswesen | Release 600
  • Für SAP ERP und S/4HANA
  • Für SAP S/4HANA ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
  • MailCenter
  • SAP Mail Software
  • Outlook Integration
  • SAP Outlook Integration Software
  • Mail Archivierung
  • SAP Mail Archivierung Software
  • SMS aus SAP
  • SMS Kurznachrichten aus SAP