Innovativ und effizient – Genehmigungen für Vertrieb und Einkauf
digital denken!
SAP-Freigabeverfahren – Die zügige und umfassende Digitalisierung der SAP-Genehmigungsprozesse bietet viel Potenzial, Freigabeverfahren erheblich zu beschleunigen.
Doch in der Praxis werden im Rahmen von Abläufen bei Genehmigungen viele Dokumente ausgedruckt. Denn Sie benötigen eine Unterschrift. Diese erfolgt in den meisten Fällen noch handschriftlich. Papiergebundene Freigabeprozesse benötigen viel Zeit und Ressourcen. Dokumente werden nach dem Unterzeichnen verzögert an die nächste zuständige Stelle weitergeleitet. Wichtige Termine und Fristen verstreichen, die Effizienz sinkt und Kosten für die Archivierung sind hoch. In anderen Fällen finden die Freigaben über manuelle Benachrichtigung der Verantwortlichen per E-Mail statt. Dabei ist der Bearbeitungs- und Freigabezustand in SAP nicht verfügbar. Der Vorgang ist intransparent.
Der Umstieg von der klassischen Unterschriftenmappe auf die elektronische Variante direkt im SAP-System bietet erhebliche Vorteile.
Mit unserem Add-on ist der Freigabeprozess vollständig digital ohne Medienbruch. Das SAP-Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird von den Verantwortlichen nacheinander freigegeben direkt im SAP-System freigeben.
SAP Freigabeverfahren für Vertrieb und Einkauf – So einfach den Prozess beschleunigen
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“Gerade in Zeiten zunehmenden Home-Office-Betriebes wurde deutlich, wie sich durch papiergebundene Genehmigungsverfahren Entscheidungen verzögern. Per App können unsere Einkaufs- oder Vertriebschefs und Abteilungsleiterinnen nun zu jeder Zeit an jedem Ort ganz einfach Freigaben erteilen.“
Johannes Fliegen, Managing Director | ARCA Regler GmbH
„Mit dem MailCenter lassen sich vertriebliche Freigabevorgänge integriert in SAP durchführen. Etwas Vergleichbares gibt es auf dem Markt nicht. Die gesamte Lösung wird sich, inklusive Anschaffungs- und Wartungskosten, nach gut einem Jahr amortisiert haben“
„Unser Ziel ist es, eine Bestellung immer am Tag ihrer Erzeugung auch zu versenden. Dies gelingt inzwischen in 95 Prozent aller Fälle.“
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Komplett digitale Freigabe von Bestellungen.
„Schon in den ersten drei Monaten haben wir knapp 2.000 Belege über das MailCenter freigegeben. Die Auftragsbestätigungen sind dadurch schneller beim Kunden und der gesamte Vorgang ist sauber in SAP dokumentiert.“
Success Story lesen > Vertriebsbelege freigeben mit nur einem Mausklick.
Bevor Sie mit der Einrichtung Freigabeverfahren Vertrieb beginnen können, muss das in Ihrem Unternehmen anzuwendende Regelwerk festgelegt werden. Für die Implementierung kann es nützlich sein, das Regelwerk in Tabellenform darzustellen.
Beispiel:
Nehmen wir an, dass in einem Unternehmen Auftragsbestätigungen für Kundenaufträge vor dem Versand an den Kunden freigegeben werden müssen. Für Kundenaufträge der Auftragsart TA und ZTA bis zu einem Wert von 10.000 € ist es ausreichend, wenn ein Kollege aus dem Team Sachbearbeitung den Vorgang prüft und freigibt. Dabei darf es sich nicht um den gleichen Kollegen handeln, der den Auftrag erfasst hat. Bei Auftragsbestätigungen bis 50.000 € muss zusätzlich zum Sachbearbeiter eine Freigabe durch den Teamleiter erfolgen. Hat der Kundenauftrag einen Wert von mehr als 50.000 € ist zusätzlich die Freigabe durch die Geschäftsleitung notwendig.Daraus ergibt sich folgende Freigabematrix:
SAP-Freigabeverfahren Matrix verantwortliche Mitarbeiter
Notwendige Einstellungen – Anhand dieser Matrix erfolgt anschließend das Einrichten der Freigabeverfahren Vertrieb oder Einkauf. Sowohl die Hierarchie der Benutzer, die Belege innerhalb des Genehmigungsprozesses freigeben, als auch die Betragsgrenzen und weitere Merkmale werden vor Einsatz der Anwendung im System gepflegt. Die Komplexität der Freigabe, ob einstufig oder mehrstufig, hängt dabei von Ihren Anforderungen ab.
Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie im Customizing sowie in der Anwendung vor. Sie erhalten eine komplette Lösung, ohne dass Sie sich etwas Individuelles programmieren lassen müssen. Einfach herunterladen, einrichten und starten.
Benachrichtigungssystem – Nach Erfassung oder Änderung eines SAP-Dokumentes wird ein Vorgang an die zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Die Benachrichtigung per E-Mail oder per APP dient der Sicherstellung des Genehmigungsprozesses. Benutzer, die einen Beleg genehmigen sollen, werden benachrichtigt, wenn ein Beleg zur Freigabe ansteht. In der E-Mail-Benachrichtigung finden Sie einen direkten Link auf die freizugebenden Dokumente. Sie können direkt in die Anwendung springen und die Freigabe veranlassen. Diese Komponenten zur Benachrichtigung sind separat erhältlich.
Freigabe – Die Freigabe erfolgt für SAP GUI, SAP Fiori-Transaktionen oder über die mobile APP. Die Selektion der relevanten Vorgänge erfolgt mit dem geeigneten Schlüssel / Code und Gruppe, der in den Berechtigungen für den jeweiligen User gepflegt ist.
SAP-Freigabeverfahren SD Vertrieb – Transaktion /MESERP/ST_SD28
SAP-Freigabeverfahren SD Vertrieb – Transaktion /MESERP/ST_SD28
Für wen sind die SAP-Freigabeverfahren interessant?
Im Grunde für alle Unternehmen, die den Freigabeprozess effizienter gestalten möchten. Sie reduzieren Zeit und Kosten. Des Weiteren verringern Sie den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Freigaben. Mit der Umstellung auf einen elektronischen Freigabeprozess lassen sich viele Nachteile von papierbasierten Genehmigungsprozessen vermeiden.
Warum sollten Sie sich für unser Add-on entscheiden? Die MailCenter Add-ons für die Freigabeverfahren sind einfach zu implementierende Standardlösungen. Einfache Einrichtung und Anwendung. Sie profitieren sofort von den vereinfachten und beschleunigten Genehmigungsprozessen. Garantiert!
Nutzen Sie die Potenziale der Digitalisierung für Ihr Unternehmen bestmöglich aus! Damit legen Sie den Grundstein, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir helfen Ihnen bei digitalen Themen mit praktischen Problemlösungen und innovativen Ansätzen.
Grundfunktionen Vertrieb
Zusatzfunktionen zur Benachrichtigung und Bearbeitung
per Mobile App
per E-Mail
Highlights
Nutzen
Freigaben schnell und sicher
Sicherheit
Easy to use
Einfache Implementierung
Lösungsumfang
Die Anwendung ist in Deutsch und Englisch verfügbar.
Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.
Unsere Leistungen
Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise
Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.
Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.
Technik
Systemvoraussetzung
Produktversionen ab:
Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
SAP Genehmigungsworkflow
Elektronische Rechnung
Die Lösung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern.
SAP Outlook Integration
Erfolgreich durch die Verbindung von Outlook mit SAP.
Bestellbestätigungen
Einfache Pflege von Auftragsbestätigungen und Lieferavisen zu Bestellungen.
Erfahren Sie, warum Freigabe Apps papierbasierte Genehmigungsverfahren sinnvoll ablösen:
oder Sie verschaffen sich einen ersten Überblick in unserem Video auf YouTube …
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