SAP Exchange Connector - für Ihre E-Mail Automation

Exchange Connector für SAP

Automatische Eingangsverarbeitung von E-Mails.

E-Mail Automation – So einfach ist es, E-Mails direkt aus Exchange in das SAP-System zu laden.

  • Automatisierte Weiterverarbeitung von eingehenden E-Mails
  • Automatische Vorgangsanlage
  • Zentrale, transparente Ablage
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber Geschäftspartner

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MailCenter Exchange Connector für SAP

So einfach ist es, E-Mails direkt aus Exchange in das SAP-System zu laden.

Der MailCenter Exchange Connector verbindet Microsoft Exchange mit Ihrem SAP. MailCenter Exchange Connector lädt E-Mails für bestimmte Postfächer aus Exchange und verarbeitet sie direkt in SAP. Sie sind auf der Suche nach automatisierten Prozessen? Sie wollen die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben? Dann automatisieren und optimieren Sie Ihre Prozesse, indem Sie eingehende E-Mails so automatisch wie möglich in SAP bearbeiten und Folgeprozesse anstoßen.

Serviceautomatisierung – Best Practices

Effektive Antworten auf E-Mails im Kundenservice sind ein wichtiger Faktor im Umgang mit Kundenanliegen. Ziel ist es, die Einhaltung kundenfreundlicher Reaktionszeiten kontinuierlich zu gewährleisten. Denn das gute Kundenerlebnis sorgt für eine langfristige Kundenbindung. Da die Anzahl der Kundenanfragen, die per E-Mail eingehen, weiter zunimmt, steigt auch die Herausforderung des E-Mail-Managements. Anfragen gehen schnell in vollen Postfächern verloren, und die manuelle Verteilung und Verarbeitung von E-Mails ist fehleranfällig, was es schwierig macht, die Anforderungen an die schnelle Reaktionszeit zu erfüllen. Dieses Problem kann gelöst werden, indem man sich auf intelligentes automatisiertes E-Mail-Management konzentriert.

Was ist ein Exchange Conenctor?

Ein Exchange Connector ist eine Softwarekomponente oder ein Dienst, der als Schnittstelle zwischen verschiedenen Systemen und Microsoft Exchange Server fungiert. Er ermöglicht die Kommunikation und den Austausch von E-Mails (eventuell auch Kalenderdaten und Kontakten) und anderen Informationen zwischen Exchange Server und anderen Systemen.

Exchange Connectors werden häufig verwendet, um die Integration zwischen Exchange Server und externen Systemen wie ERP, CRM (Customer Relationship Management), Helpdesk-Tools oder Workflow-Systemen herzustellen. Sie erleichtern den Datenfluss und die Synchronisierung zwischen den verschiedenen Systemen, um eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Je nach Anforderungen und unterstützten Protokollen können Exchange Connectors auf unterschiedliche Weise implementiert sein. Einige Connectors verwenden standardisierte Protokolle wie IMAP (Internet Message Access Protocol) oder SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), während andere spezifische Schnittstellen oder APIs verwenden, die von den jeweiligen Systemen bereitgestellt werden.

Exchange Connectors spielen eine wichtige Rolle bei der Integration von Exchange Server in eine bestehende IT-Infrastruktur und ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen. Sie bieten Flexibilität und erweiterte Möglichkeiten für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit in Unternehmen.

Welche Anwendungsfälle gibt es für die Verbindung von Exchange mit dem SAP ERP System? – Beispiele

E-Mail-Archivierung und -Nachverfolgung

Kommunikationsnachverfolgung: E-Mails, die über Exchange gesendet oder empfangen werden, können im Zusammenhang mit relevanten Geschäftsvorfällen, wie z.B. Kundenanfragen oder -aufträgen, im ERP-System archiviert und nachverfolgt werden.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung

Rechnungen automatisch erfassen: Eingehende Rechnungen können per E-Mail empfangen und automatisch in das ERP-System zur weiteren Bearbeitung eingefügt werden. Dies reduziert manuelle Eingabefehler und beschleunigt den Prozess der Rechnungsbearbeitung.

Automatisierte Anlage von Vorgängen

Die eingehende E-Mail löst eine automatische Vorgangsanlage in SAP wie zum Beispiel die Anlage eines Serviceauftrags aus.

u.v.m

Was macht der MailCenter Exchange Connector?

Synchronisierung – Anfrage E-Mails von der SAP-Komponente des MailCenter Exchange Connector an Exchange. Im SAP MailCenter wird konfiguriert, auf welche Postfächer der Exchange Connector zugreifen soll. Der Zugriff wird also auf bestimmte Mailboxen fokussiert, zum Beispiel service@domain.com. Der Exchange Connector kann auch „Shared Mailbox“ verarbeiten. Auch auf dem Microsoft Exchange Server läßt sich einschränken auf welche Mailbox der MailCenter Exchange Connector zugreifen darf.

Übertragung – Der Exchange Connector übermittelt die E-Mails aus Exchange an SAP. Die Anwendung holt die E-Mails von den jeweiligen Mailboxen ab und übergibt sie an das SAP-System. Der Connector kann dabei beliebig viele Postfächer abfragen. Die Downloadfrequenz ist in SAP einstellbar bis auf 1 x pro Minute. Aus Performancegründen sollte ein guter Kompromiss zwischen Aktualität und Systemlast gefunden werden.

Verarbeitung – Verarbeitung der E-Mail in SAP, wie zum Beispiel Anlage einer Servicemeldung. Die Daten aus der E-Mail dienen zur Ermittlung der SAP-Daten wie Geschäftspartner oder Vorgang. Die komplette E-Mail kann an ein beliebiges Objekt über ArchivLink abgelegt werden. Es sind kundenindividuelle Anpassungen mittels Business Add-In (BAdI) möglich.

Abschluss – SAP gibt dem Exchange die Anweisung das Mail zu archivieren. Es sendet dabei Konfigurationsparameter und die Information wie archiviert werden soll. Einstellbare Szenarien für den Abschluss in Exchange sind Löschen, in Ordner Verschieben (mit Angabe Ordner), Kennzeichnung als gelesen und Kennzeichnung mit benutzerdefinierten Kennzeichen (z.B. SAPRead). Die Archivierungsarten im Detail sind:

  • MoveToFolder: Es muss auch der Parameter FolderName angegeben werden. Es kann auch ein Unterverzeichnis angegeben werden (z.B. „MailCenterArchiv2022“)
  • Delete: Die E-Mail wird gelöscht.
  • SetRead: Das E-Mail wird als gelesen markiert. Beim Suchen nach neuen Mails werden Mails die als gelesen markiert sind ignoriert.
  • SetFlag: Das Nachverfolgungskennzeichen wird gesetzt. Beim Suchen nach neuen Mails werden E-Mails mit Nachverfolgung ignoriert.
  • SetCategory: Es muss auch der Parameter ”Categorie” übergeben werden. Beim Suchen nach neuen Mails werden E-Mails mit der definierten Kategorie ignoriert.

Vorteile

  • Die eingehende E-Mail wird sofort zum SAP-Vorgang im Archiv abgelegt
  • Die automatische Geschäftspartnererkennung und die zentrale Ablage der E-Mails zu SAP-Belegen sorgen für eine lückenlose und stets transparente Kommunikationshistorie
  • Zeitersparnis durch automatische Zuordnung der E-Mails zu Geschäftspartnern oder Vorgängen
  • Zeitersparnis durch Wegfall der Suche nach E-Mails in Outlook
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit durch kundenbezogene E-Mail-Übersicht beim Anruf durch den Kunden
  • Kein kompliziertes Setup der SMTP-Konfiguration und SAP-Profilparameter (Transaktion RZ10) notwendig.

Mit dem SAP Add-on erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieses SAP Outlook Integration. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.

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