Automatische Eingangsverarbeitung von E-Mails
E-Mail Automation – So einfach ist es, E-Mails direkt aus Exchange in das SAP-System zu laden.
E-Mails, die über Exchange gesendet oder empfangen werden, können im Zusammenhang mit relevanten Geschäftsvorfällen, wie z.B. Kundenanfragen oder -aufträgen, im ERP-System archiviert und nachverfolgt werden.
Rechnungen automatisch erfassen: Eingehende Rechnungen können per E-Mail empfangen und automatisch in das ERP-System zur weiteren Bearbeitung eingefügt werden. Dies reduziert manuelle Eingabefehler und beschleunigt den Prozess der Rechnungsbearbeitung.
Die eingehende E-Mail löst eine automatische Vorgangsanlage in SAP wie zum Beispiel die Anlage eines Serviceauftrags aus.
u.v.m
Ein Exchange Connector ist eine Softwarekomponente oder ein Dienst, der als Schnittstelle zwischen verschiedenen Systemen und Microsoft Exchange Server fungiert. Er ermöglicht die Kommunikation und den Austausch von E-Mails (eventuell auch Kalenderdaten und Kontakten) und anderen Informationen zwischen Exchange Server und anderen Systemen.
Exchange Connectors werden häufig verwendet, um die Integration zwischen Exchange Server und externen Systemen wie ERP, CRM (Customer Relationship Management), Helpdesk-Tools oder Workflow-Systemen herzustellen. Sie erleichtern den Datenfluss und die Synchronisierung zwischen den verschiedenen Systemen, um eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Je nach Anforderungen und unterstützten Protokollen können Exchange Connectors auf unterschiedliche Weise implementiert sein. Einige Connectors verwenden standardisierte Protokolle wie IMAP (Internet Message Access Protocol) oder SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), während andere spezifische Schnittstellen oder APIs verwenden, die von den jeweiligen Systemen bereitgestellt werden.
Exchange Connectors spielen eine wichtige Rolle bei der Integration von Exchange Server in eine bestehende IT-Infrastruktur und ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen. Sie bieten Flexibilität und erweiterte Möglichkeiten für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit in Unternehmen.
Synchronisierung – Anfrage E-Mails von der SAP-Komponente des MailCenter Exchange Connector an Exchange. Im SAP MailCenter wird konfiguriert, auf welche Postfächer der Exchange Connector zugreifen soll. Der Zugriff wird also auf bestimmte Mailboxen fokussiert, zum Beispiel service@domain.com. Der Exchange Connector kann auch „Shared Mailbox“ verarbeiten. Auch auf dem Microsoft Exchange Server läßt sich einschränken auf welche Mailbox der MailCenter Exchange Connector zugreifen darf.
Übertragung – Der Exchange Connector übermittelt die E-Mails aus Exchange an SAP. Die Anwendung holt die E-Mails von den jeweiligen Mailboxen ab und übergibt sie an das SAP-System. Der Connector kann dabei beliebig viele Postfächer abfragen. Die Downloadfrequenz ist in SAP einstellbar bis auf 1 x pro Minute. Aus Performancegründen sollte ein guter Kompromiss zwischen Aktualität und Systemlast gefunden werden.
Verarbeitung – Verarbeitung der E-Mail in SAP, wie zum Beispiel Anlage einer Servicemeldung. Die Daten aus der E-Mail dienen zur Ermittlung der SAP-Daten wie Geschäftspartner oder Vorgang. Die komplette E-Mail kann an ein beliebiges Objekt über ArchivLink abgelegt werden. Es sind kundenindividuelle Anpassungen mittels Business Add-In (BAdI) möglich.
Abschluss – SAP gibt dem Exchange die Anweisung das Mail zu archivieren. Es sendet dabei Konfigurationsparameter und die Information wie archiviert werden soll. Einstellbare Szenarien für den Abschluss in Exchange sind Löschen, in Ordner Verschieben (mit Angabe Ordner), Kennzeichnung als gelesen und Kennzeichnung mit benutzerdefinierten Kennzeichen (z.B. SAPRead). Die Archivierungsarten im Detail sind:
Effektive Antworten auf E-Mails im Kundenservice sind ein wichtiger Faktor im Umgang mit Kundenanliegen. Ziel ist es, die Einhaltung kundenfreundlicher Reaktionszeiten kontinuierlich zu gewährleisten. Denn das gute Kundenerlebnis sorgt für eine langfristige Kundenbindung. Da die Anzahl der Kundenanfragen, die per E-Mail eingehen, weiter zunimmt, steigt auch die Herausforderung des E-Mail-Managements. Anfragen gehen schnell in vollen Postfächern verloren, und die manuelle Verteilung und Verarbeitung von E-Mails ist fehleranfällig, was es schwierig macht, die Anforderungen an die schnelle Reaktionszeit zu erfüllen. Dieses Problem kann gelöst werden, indem man sich auf intelligentes automatisiertes E-Mail-Management konzentriert. Hierzu kann der SAP Exchange Connector einen wichtigen Beitrag leisten.
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Die Software ist für mehrere Versionen von Microsoft Office erhältlich.
Zudem ist die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar.
Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.
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Leistungen
Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem und Client. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.
Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.
Systemvoraussetzung
Produktversionen ab:
Softwarekomponentenversionen ab:
Technische Daten
E-Mail versenden
Fantastisch einfach E-Mails versenden und empfangen.
E-Mail archivieren
Sicher und einfach – Archivierung ausgehender E-Mails.
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Mo. – Fr.: 09:00 bis 16:00 Uhr
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