Automatische Eingangsverarbeitung von E-Mails.
E-Mail Automation – So einfach ist es, E-Mails direkt aus Exchange in das SAP-System zu laden.
 versenden |  archivieren |  Genehmigungs- workflow |  Elektronische Rechnung |  Outlook Integration |  Dokumente stempeln |  Bestell- bestätigungen |
So einfach ist es, E-Mails direkt aus Exchange in das SAP-System zu laden.
Der MailCenter Exchange Connector verbindet Microsoft Exchange mit Ihrem SAP. MailCenter Exchange Connector lädt E-Mails für bestimmte Postfächer aus Exchange und verarbeitet sie direkt in SAP. Sie sind auf der Suche nach automatisierten Prozessen? Sie wollen die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben? Dann automatisieren und optimieren Sie Ihre Prozesse, indem Sie eingehende E-Mails so automatisch wie möglich in SAP bearbeiten und Folgeprozesse anstoßen.
Effektive Antworten auf E-Mails im Kundenservice sind ein wichtiger Faktor im Umgang mit Kundenanliegen. Ziel ist es, die Einhaltung kundenfreundlicher Reaktionszeiten kontinuierlich zu gewährleisten. Denn das gute Kundenerlebnis sorgt für eine langfristige Kundenbindung. Da die Anzahl der Kundenanfragen, die per E-Mail eingehen, weiter zunimmt, steigt auch die Herausforderung des E-Mail-Managements. Anfragen gehen schnell in vollen Postfächern verloren, und die manuelle Verteilung und Verarbeitung von E-Mails ist fehleranfällig, was es schwierig macht, die Anforderungen an die schnelle Reaktionszeit zu erfüllen. Dieses Problem kann gelöst werden, indem man sich auf intelligentes automatisiertes E-Mail-Management konzentriert.
Ein Exchange Connector ist eine Softwarekomponente oder ein Dienst, der als Schnittstelle zwischen verschiedenen Systemen und Microsoft Exchange Server fungiert. Er ermöglicht die Kommunikation und den Austausch von E-Mails (eventuell auch Kalenderdaten und Kontakten) und anderen Informationen zwischen Exchange Server und anderen Systemen.
Exchange Connectors werden häufig verwendet, um die Integration zwischen Exchange Server und externen Systemen wie ERP, CRM (Customer Relationship Management), Helpdesk-Tools oder Workflow-Systemen herzustellen. Sie erleichtern den Datenfluss und die Synchronisierung zwischen den verschiedenen Systemen, um eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Je nach Anforderungen und unterstützten Protokollen können Exchange Connectors auf unterschiedliche Weise implementiert sein. Einige Connectors verwenden standardisierte Protokolle wie IMAP (Internet Message Access Protocol) oder SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), während andere spezifische Schnittstellen oder APIs verwenden, die von den jeweiligen Systemen bereitgestellt werden.
Exchange Connectors spielen eine wichtige Rolle bei der Integration von Exchange Server in eine bestehende IT-Infrastruktur und ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen. Sie bieten Flexibilität und erweiterte Möglichkeiten für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit in Unternehmen.
Synchronisierung – Anfrage E-Mails von der SAP-Komponente des MailCenter Exchange Connector an Exchange. Im SAP MailCenter wird konfiguriert, auf welche Postfächer der Exchange Connector zugreifen soll. Der Zugriff wird also auf bestimmte Mailboxen fokussiert, zum Beispiel service@domain.com. Der Exchange Connector kann auch „Shared Mailbox“ verarbeiten. Auch auf dem Microsoft Exchange Server läßt sich einschränken auf welche Mailbox der MailCenter Exchange Connector zugreifen darf.
Übertragung – Der Exchange Connector übermittelt die E-Mails aus Exchange an SAP. Die Anwendung holt die E-Mails von den jeweiligen Mailboxen ab und übergibt sie an das SAP-System. Der Connector kann dabei beliebig viele Postfächer abfragen. Die Downloadfrequenz ist in SAP einstellbar bis auf 1 x pro Minute. Aus Performancegründen sollte ein guter Kompromiss zwischen Aktualität und Systemlast gefunden werden.
Verarbeitung – Verarbeitung der E-Mail in SAP, wie zum Beispiel Anlage einer Servicemeldung. Die Daten aus der E-Mail dienen zur Ermittlung der SAP-Daten wie Geschäftspartner oder Vorgang. Die komplette E-Mail kann an ein beliebiges Objekt über ArchivLink abgelegt werden. Es sind kundenindividuelle Anpassungen mittels Business Add-In (BAdI) möglich.
Abschluss – SAP gibt dem Exchange die Anweisung das Mail zu archivieren. Es sendet dabei Konfigurationsparameter und die Information wie archiviert werden soll. Einstellbare Szenarien für den Abschluss in Exchange sind Löschen, in Ordner Verschieben (mit Angabe Ordner), Kennzeichnung als gelesen und Kennzeichnung mit benutzerdefinierten Kennzeichen (z.B. SAPRead). Die Archivierungsarten im Detail sind:
Mit dem SAP Add-on erfahren viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung Ihrer Prozesse. Hierdurch verbessert und beschleunigt sich Ihr Business. Überzeugen Sie sich im Rahmen einer Live-Produktdemo von den Vorteilen dieses SAP Outlook Integration. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.
Zahlreiche SAP Kunden vertrauen unserer Lösung. Werfen Sie einen Blick auf unsere Referenzen.
Sie möchten mehr erfahren über unsere Produkte wie MailCenter, HotM Monitoring und HotM IDocMonitor? Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Sie.
Weitere Links zum Thema SAP Mail
Produkte SAP Mail – MailCenter
Produkte SAP Monitoring
