Innovativ – Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD
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XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“
Wolfgang Scheffler – SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen ( Projektleitung ) bei der Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
 versenden |  archivieren |  Genehmigungs- workflow |  Elektronische Rechnung |  Outlook Integration |  Dokumente stempeln |  Bestell- bestätigungen |
ZUGFeRD ist grundsätzlich für jedes B2B Unternehmen geeignet, das Rechnungen verschickt und Eingangsrechnungen empfängt. Um das Potential des Rechnungsformats voll auszunutzen, empfiehlt es sich SAP mit ZUGFeRD zu verbinden.
Auf diese Weise lassen sich Dokumente ohne menschliche Hilfe verarbeiten, ablegen und in den ERP-Workflow integrieren. Zudem ist das Format auch international kompatibel und eignet sich zum grenzübergreifenden Versand, denn: Es basiert auf den internationalen Standards UN-CEFACT und Cross Industry Invoice. Zudem unterliegt sie dem Normteil 3 der PDF/A ISO-Norm.
ZUGFeRD hat gegenüber anderen Formaten wie EDI einen großen Vorteil: Es sind keine vertraglichen Vereinbarungen zwischen den beiden Parteien notwendig, um es zu nutzen. Natürlich müssen die Rechnungsdaten im pdf-Format mit den Daten in der XML-Datei übereinstimmen, um eine rechtmäßige Verarbeitung zu gewährleisten.
Die Verwendung ist komplett kostenlos. Es ist allerdings eine Erweiterung nötig, um ZUGFeRD-Rechnungen mit SAP zu verarbeiten, da das Programm standardmäßig nicht dazu in der Lage ist.
Aus diesem Grund bieten wir mit den Add-Ons unserer Digitalisierungsplattform MailCenter passende Plugins, die Ihre SAP Rechnung ZUGFeRD-fähig machen. Nutzen Sie diese Chance zur Zeitersparnis, Material- und Kosteneinsparung.
Zurzeit gibt es zwei wichtige Formate für elektronische Rechnungen: X-Rechnung und ZUGFeRD. Diese Formate müssen den EU-Normen und den zusätzlichen nationalen Vorschriften für X-Rechnung entsprechen. Basis ist die Norm EN 16931, eine europäische Standardnorm für die elektronische Rechnungsstellung, die einheitliche Strukturen und Formate für elektronische Rechnungen in der Europäischen Union festlegt.
Das Gleiche gilt für ZUGFeRD; es muss sich an diese Normen und Regeln halten. Um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt sind, können Sie die Validierungstools auf unserer Website oder die von KoSIT bereitgestellten Tools verwenden. Wenn die Rechnungen nicht den festgelegten Regeln entsprechen, werden sie von den öffentlichen Auftraggebern in der Regel nicht akzeptiert.
Wenn ZUGFeRD-Rechnungen verschickt werden, befinden sich die wichtigsten Informationen im eingebetteten XML-Anhang. Dieser Anhang ist für die Rechnung rechtlich bedeutsam und wird für die automatisierte Verarbeitung beim Empfänger verwendet. Die mitgelieferte PDF-Datei ist nur ein Container für diese Informationen; Bilder oder angehängte Dateien in der PDF-Datei werden nicht für die Verarbeitung verwendet.
Vereinfacht gesagt, müssen sowohl X-Rechnung als auch ZUGFeRD e-Rechnungen bestimmten Regeln folgen, und es gibt Werkzeuge, um zu überprüfen, ob sie diese Regeln erfüllen. Bei ZUGFeRD befinden sich die wichtigen Rechnungsdaten im eingebetteten XML-Teil, nicht im PDF-Teil.
Das MailCenter Add-On E-Rechnung ist unsere benutzerfreundliche Lösung für alle Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen in die SAP-Prozesse integrieren möchten.
Sie erstellen Ihre E-Rechnungen direkt im SAP-System. Mit dieser Plattform in SAP sichern Sie sich darüber hinaus die Basis für nützliche Tools, die Ihren geschäftlichen Alltag enorm vereinfachen.
Machen Sie SAP mit dem ZUGFeRD Format kompatibel. Integrieren Sie die Erstellung in den Rechnungsausgang in Ihren ERP-Workflow. Während die Dokumente automatisch verarbeitet werden, können Sie sich um wichtigere Dinge kümmern.
Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile und Funktionen des SAP MailCenter E-Invoice:
Das klingt interessant? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. In einer kostenlosen Live Demo beantworten wir Ihnen sämtliche Fragen zur Integration, zum Ablauf der Rechnungsübermittlung und zur Funktionsweise von MailCenter mit ZUGFeRD.
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