SAP ZUGFeRD | E-Rechnung - SO einfach geht es!

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SAP ZUGFeRD Rechnung

Innovativ – Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD

  • Einfache Erstellung von E-Rechnungen direkt in SAP
  • Vollständig integrierte Lösung
  • Schnelle Implementierung
  • Nach kurzer Zeit voll einsatzfähig

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Rechnungsverarbeitung ZUGFeRD mit SAP

Warum auch Sie auf das ZUGFeRD-Format beim Rechnungsaustausch setzen sollten

SAP ZUGFeRD – Der Austausch und die Verwaltung von Rechnungen frisst zahlreiche Ressourcen im Geschäftsalltag. Mit dem ZUGFeRD-Format gibt es hierfür eine innovative Lösung. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um eine Spezifikation, die einen automatisierten Austausch von Rechnungen ermöglicht.

Das standardisierte Format ermöglicht das problemlose Versenden elektronischer Rechnungen. Sender und Empfänger müssen sich nicht untereinander abstimmen. Sie müssen sich auch keine Gedanken über die zu verwendende Software machen. Dies erleichtert den Austausch elektronischer Rechnungen. Unternehmen und Behörden tauschen so schneller und einfacher Rechnungen aus.

Rechnungsverarbeitung im PDF/A-3 Standard

PDF/A-3 ist eine spezielle Variante des PDF/A-Dateiformats, das für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entwickelt wurde. Im Gegensatz zu den anderen Versionen erlaubt der  A-3 Standard das Einbetten von Dateianhängen in das PDF-Dokument. Hier sind einige der Vorteile von PDF/A-3:

  • Integration verschiedener Dateiformate: PDF/A-3 ermöglicht die Integration verschiedener Dateiformate in ein PDF-Dokument.
  • Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Durch die Einbettung von Dateianhängen in das PDF/A-3-Dokument wird die Benutzerfreundlichkeit verbessert, da alle relevanten Informationen in einem einzigen Dokument enthalten sind.
  • Bessere Datenintegrität: Wie andere PDF/A-Formate stellt auch PDF/A-3 sicher, dass die Datei langfristig lesbar bleibt, ohne dass Formatierungsprobleme oder Abhängigkeiten von externen Ressourcen auftreten.
  • Rechtliche Konformität: PDF/A-3 erfüllt die Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung und ist daher in vielen Ländern und Branchen für die Aufbewahrung von rechtlich relevanten Dokumenten akzeptiert.

Was ist eine ZUGFeRD Rechnung?

ZUGFeRD – ein Format für Mensch und Maschine

ZUGFeRD-Rechnungen enthalten immer sowohl eine PDF- als auch eine XML-Datei, so dass der Empfänger das für ihn am besten geeignete Format wählen kann. Die spezifischen Funktionen dieser Rechnungen hängen vom gewählten Profil ab.

Eine solche E-Rechnung besteht aus zwei Komponenten:

  • Einer PDF/A3-Datei zur Langzeitspeicherung und zur Ansicht für Benutzer
  • Einer Datei im XML-Format für die maschinelle Verarbeitung

Historie

Ins Leben gerufen vom Forum elektronische Rechnung Deutschland wird ZUGFeRD dem Bedarf von großen Konzernen, mittelständischen Betrieben und kleinen Unternehmen gerecht, denn: Es schafft einen einheitlichen Standard und ist darüber hinaus mit SAP kompatibel.

Mit einer entsprechenden Anbindung kann ZUGFeRD den betrieblichen Verwaltungsaufwand extrem reduzieren. Um dies zu bewerkstelligen, wurden Verbände, Kommunen und namhafte Unternehmen aus verschiedensten Branchen in die Entwicklung mit einbezogen.

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3 (September 2023) ist konform mit der EU-Richtlinie an die XRechnung.

Historie:

  • 07/2020 – ZUGFeRD 2.1.1 Version mit XRechnung Profil
  • 03/2019 – ZUGFeRD 2.0
  • 06/2014 – ZUGFeRD 1.0

XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
Wolfgang Scheffler – SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen (Projektleitung)

ZUGFeRD Rechnungen – Rechnungsversand auch für B2B

ZUGFeRD ist grundsätzlich für jedes B2B Unternehmen geeignet, das Rechnungen verschickt und Eingangsrechnungen empfängt. Um das Potential des Rechnungsformats voll auszunutzen, empfiehlt es sich SAP mit ZUGFeRD zu verbinden.

Auf diese Weise lassen sich Dokumente ohne menschliche Hilfe verarbeiten, ablegen und in den ERP-Workflow integrieren. Zudem ist das Format auch international kompatibel und eignet sich zum grenzübergreifenden Versand, denn: Es basiert auf den internationalen Standards UN-CEFACT und Cross Industry Invoice. Zudem unterliegt sie dem Normteil 3 der PDF/A ISO-Norm.

ZUGFeRD hat gegenüber anderen Formaten wie EDI einen großen Vorteil: Es sind keine vertraglichen Vereinbarungen zwischen den beiden Parteien notwendig, um es zu nutzen. Natürlich müssen die Rechnungsdaten im pdf-Format mit den Daten in der XML-Datei übereinstimmen, um eine rechtmäßige Verarbeitung zu gewährleisten.

Die Verwendung ist komplett kostenlos. Es ist allerdings eine Erweiterung nötig, um ZUGFeRD-Rechnungen mit SAP zu verarbeiten, da das Programm standardmäßig nicht dazu in der Lage ist.

Aus diesem Grund bieten wir mit den Add-Ons unserer Digitalisierungsplattform MailCenter passende Plugins, die Ihre SAP Rechnung ZUGFeRD-fähig machen. Nutzen Sie diese Chance zur Zeitersparnis, Material- und Kosteneinsparung.

SAP ZUGFeRD Rechnung und X-Rechnung

Zwei E-Rechnungsformate mit kleinen Unterschieden

Zurzeit gibt es zwei wichtige Formate für elektronische Rechnungen: X-Rechnung und ZUGFeRD. Diese Formate müssen den EU-Normen und den zusätzlichen nationalen Vorschriften für X-Rechnung entsprechen. Basis ist die Norm EN 16931, eine europäische Standardnorm für die elektronische Rechnungsstellung, die einheitliche Strukturen und Formate für elektronische Rechnungen in der Europäischen Union festlegt.

Das Gleiche gilt für ZUGFeRD; es muss sich an diese Normen und Regeln halten. Um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt sind, können Sie die Validierungstools auf unserer Website oder die von KoSIT bereitgestellten Tools verwenden. Wenn die Dokumente nicht den festgelegten Regeln entsprechen, werden sie von den öffentlichen Auftraggebern in der Regel nicht akzeptiert.

Wenn ZUGFeRD-Rechnungen verschickt werden, befinden sich die wichtigsten Informationen im eingebetteten XML-Anhang. Dieser Anhang ist für die Rechnung rechtlich bedeutsam und wird für die automatisierte Verarbeitung beim Empfänger verwendet. Die mitgelieferte PDF-Datei ist nur ein Container für diese Informationen; Bilder oder angehängte Dateien in der PDF-Datei werden nicht für die Verarbeitung verwendet.

Vereinfacht gesagt, müssen sowohl X-Rechnung als auch ZUGFeRD e-Rechnungen bestimmten Regeln folgen, und es gibt Werkzeuge, um zu überprüfen, ob sie diese Regeln erfüllen. Bei ZUGFeRD befinden sich die wichtigen Rechnungsdaten im eingebetteten XML-Teil, nicht im PDF-Teil.

ZUGFeRD-Rechnungen mit dem SAP-Partner munich enterprise software

Unser SAP ZUGFeRD-Add-on

Das MailCenter Add-On E-Rechnung ist unsere benutzerfreundliche Lösung für alle Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen in die SAP-Prozesse integrieren möchten.
Sie erstellen Ihre E-Rechnungen direkt im SAP-System. Mit dieser Plattform in SAP sichern Sie sich darüber hinaus die Basis für nützliche Tools, die Ihren geschäftlichen Alltag enorm vereinfachen.
Machen Sie SAP mit dem ZUGFeRD Format kompatibel. Integrieren Sie die Erstellung in den Rechnungsausgang in Ihren ERP-Workflow. Während die Dokumente automatisch verarbeitet werden, können Sie sich um wichtigere Dinge kümmern.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile und Funktionen des SAP MailCenter E-Invoice:

  • ZUGFeRD-Kompatibilität: Machen Sie Ihr SAP-System kompatibel mit dem ZUGFeRD-Format, so dass Sie ZUGFeRD-Rechnungen mühelos verarbeiten können.
  • Optimierter Arbeitsablauf: Integrieren Sie die Rechnungserstellung nahtlos in Ihren ERP-Workflow, um einen reibungslosen und effizienten Prozess zu gewährleisten.
  • Automatisierte Verarbeitung: Die Dokumente werden automatisch verarbeitet, so dass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
  • Empfänger-Management: Einfache Verwaltung und Organisation der Empfänger innerhalb des Systems.
  • Unterstützung von Anhängen: Fügen Sie bei Bedarf Anhänge zu Rechnungen hinzu und erweitern Sie so die Möglichkeiten Ihres Dokumentenmanagements.
  • Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Profitieren Sie in Ihrem Prozess von einer verbesserten Benutzeroberfläche und einem verbesserten Benutzererlebnis, das die Navigation und die effektive Nutzung der Plattform erleichtert.
  • Prozess-Zuordnung: Vereinfachen Sie die Abbildung verschiedener Prozesse, um einen klaren und unkomplizierten Arbeitsablauf zu gewährleisten.
  • Vereinfachte Rechnungsstellung: Optimieren Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess und machen Sie ihn effizienter und weniger zeitaufwändig.

Das klingt interessant? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. In einer kostenlosen Live Demo beantworten wir Ihnen sämtliche Fragen zur Integration, zum Ablauf der Rechnungsübermittlung, Verwaltung und zur Funktionsweise von MailCenter mit ZUGFeRD.

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Systemvoraussetzung ZUGFeRD SAP – elektronische Rechnungen –

Produktversionen ab:

  • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.0 (SAP enhancement package 2 for SAP NetWeaver 7.0)

Softwarekomponentenversionen ab:

  • MailCenter ab Version 32.010 || 20-11 (11/2020)
  • ZUGFeRD
    – SAP Product Version ab SAP NETWEAVER 7.31 SP26
    – Adobe Server NW750 ADS SP-5

Auch für SAP S/4HANA Kunden – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

SAP Mail Produktuebersicht

Stichwörter: E-Rechnungen, ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), E-Invoicing System, factur x, ZUGFeRD 1.0, ZUGFeRD 2.0, 2.1.1., E-Mail Lösung, IT, pdf-Dateien, XML statt Papier

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