ZUGFeRD

Innovativ – Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD

  • Einfache Erstellung von E-Rechnungen direkt in SAP
  • Vollständig integrierte Lösung
  • Schnelle Implementierung
  • Nach kurzer Zeit voll einsatzfähig

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XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“

Wolfgang Scheffler – SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen ( Projektleitung ) bei der Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

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ZUGFeRD-Rechnungen mit SAP verarbeiten

Warum auch Sie auf das ZUGFeRD-Format beim Rechnungsaustausch setzen sollten

SAP ZUGFeRD – Der Austausch von Rechnungen frisst zahlreiche Ressourcen im Geschäftsalltag. Mit dem ZUGFeRD-Format wurde hierfür eine innovative Lösung geschaffen. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Es handelt sich um eine Spezifikation, die einen automatisierten Austausch von Rechnungen ermöglicht.

Eine solche E-Rechnung besteht aus zwei Komponenten:

  • Einer PDF/A3-Datei zur Langzeitspeicherung und zur Ansicht für Benutzer
  • Einer XML-Datei zur maschinellen Verarbeitung

Ins Leben gerufen vom Forum elektronische Rechnungen Deutschland wird bei ZUGFeRD dem Bedarf von großen Konzernen, mittelständischen Betrieben und kleinen Unternehmen gerecht, denn: Es schafft einen einheitlichen Standard und ist darüber hinaus mit SAP kompatibel.

Mit einer entsprechenden Anbindung kann ZUGFeRD den betrieblich Verwaltungsaufwand extrem reduzieren. Um dies zu bewerkstelligen, wurden Verbände, Kommunen und namhafte Unternehmen aus verschiedensten Branchen in die Entwicklung mit einbezogen. 

ZUGFeRD Rechnungen: Alles zum Rechnungsversand

ZUGFeRD ist grundsätzlich für jedes B2B Unternehmen geeignet, das Rechnungen verschickt und empfängt, unabhängig von der Versandmenge. Um das Potential des Rechnungsformats voll auszunutzen, empfiehlt es sich SAP mit ZUGFeRD zu verbinden.

Auf diese Weise lassen sich Dokumente ohne menschliche Hilfe verarbeiten, ablegen und in den ERP-Workflow integrieren. Zudem ist das Format auch international kompatibel und eignet sich zum grenzübergreifenden Versand, denn: Es basiert auf den internationalen Standards UN-CEFACT und Cross Industry Invoice. Zudem unterliegt sie dem Normteil 3 der PDF/A ISO-Norm.

Gegenüber anderen Formaten wie EDI hat ZUGFeRD einen großen Vorteil: Zur Verwendung sind keine vertraglichen Vereinbarungen zwischen den beiden Parteien notwendig. Selbstverständlich müssen die Daten der PDF-Datei mit den Daten der XML-Datei übereinstimmen, um eine rechtmäßige Verarbeitung zu gewährleisten.

Die Verwendung ist komplett kostenlos. Es ist allerdings eine Erweiterung nötig, um ZUGFeRD-Rechnungen mit SAP zu verarbeiten, da das Programm standardmäßig nicht dazu in der Lage sind.

Aus diesem Grund bieten wir mit den Add-Ons unserer Digitalisierungsplattform MailCenter  passende Plugins, die Ihre SAP Rechnung ZUGFeRD-fähig machen. Nutzen Sie diese Möglichkeit und sparen Sie Zeit, Material und Kosten.

SAP ZUGFeRD Rechnung – Formate der E-Rechnung

Derzeit existieren zwei wichtige Formate für E-Rechnungen, die X-Rechnung und ZUGFeRD. Für beide Formate gilt, dass sie die Regeln der EU-Normen sowie die ergänzenden nationalen Regeln des X-Rechnung Standards einhalten müssen. Das gilt speziell auch für das ZUGFeRD Format. Um die jeweiligen Formate auf Korrektheit zu prüfen, gibt es entsprechende Tools zur Validierung auf unserer Webseite und auch von der KoSIT. Entsprechen die übertragenen Rechnungen nicht den definierten Geschäftsregeln, werden sie von den öffentlichen Auftraggebern in der Regel nicht angenommen.
Werden ZUGFeRD Rechnungen gestellt, wird für die automatisierte Weiterbearbeitung beim Empfänger der eingebettete XML-Anhang verwendet. Dieser Anhang ist der rechtlich relevante Teil der Rechnung. Bilder sowie Dateien im Anhang werden nicht verwendet. Die PDF-Datei stellt somit lediglich ein Träger Format zur Verfügung.

Unsere SAP ZUGFeRD-Add-ons

Das MailCenter Add-On E-Rechnung ist unsere benutzerfreundliche Lösung für alle Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen in SAP integrieren möchten. Mit dieser Plattform sichern Sie sich darüber hinaus die Basis für nützliche Tools, die Ihren geschäftlichen Alltag enorm vereinfachen.

Machen Sie SAP mit dem ZUGFeRD Format kompatibel. Integrieren Sie Rechnungsausgang in Ihren ERP-Workflow. Während die Dokumente automatisch verarbeitet werden, können Sie sich um wichtigere Dinge kümmern.

Mit dem SAP MailCenter sichern Sie sich eine Komplettlösung, welche Ihnen viele zusätzliche Möglichkeiten verschafft:

  • Verwalten von  Empfängern
  • Hinzufügen von Anlagen
  • Verbesserte Usability
  • Einfache Abbildung von Prozessen
  • Vereinfachter Prozess der Rechnungsstellung

Das klingt interessant? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. In einer kostenlosen Live Demo beantworten wir Ihnen sämtliche Fragen zur Integration, zum Ablauf der Rechnungsübermittlung und zur Funktionsweise von MailCenter mit ZUGFeRD.

Systemvoraussetzung Lösung

Produktversionen ab:

  • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.0 (SAP enhancement package 2 for SAP NetWeaver 7.0)

Softwarekomponentenversionen ab:

  • MailCenter ab Version 32.010 || 20-11 (11/2020)
  • ZUGFeRD
    – SAP Product Version ab SAP NETWEAVER 7.31 SP26
    – Adobe Server NW750 ADS SP-5

Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

SAP Mail Produktuebersicht