Innovativ – Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD
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XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“
Wolfgang Scheffler – SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen ( Projektleitung ) bei der Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
 versenden |  archivieren |  Genehmigungs- workflow |  Elektronische Rechnung |  Outlook Integration |  Dokumente stempeln |  Bestell- bestätigungen |
ZUGFeRD ist grundsätzlich für jedes B2B Unternehmen geeignet, das Rechnungen verschickt und empfängt, unabhängig von der Versandmenge. Um das Potential des Rechnungsformats voll auszunutzen, empfiehlt es sich SAP mit ZUGFeRD zu verbinden.
Auf diese Weise lassen sich Dokumente ohne menschliche Hilfe verarbeiten, ablegen und in den ERP-Workflow integrieren. Zudem ist das Format auch international kompatibel und eignet sich zum grenzübergreifenden Versand, denn: Es basiert auf den internationalen Standards UN-CEFACT und Cross Industry Invoice. Zudem unterliegt sie dem Normteil 3 der PDF/A ISO-Norm.
Gegenüber anderen Formaten wie EDI hat ZUGFeRD einen großen Vorteil: Zur Verwendung sind keine vertraglichen Vereinbarungen zwischen den beiden Parteien notwendig. Selbstverständlich müssen die Daten der PDF-Datei mit den Daten der XML-Datei übereinstimmen, um eine rechtmäßige Verarbeitung zu gewährleisten.
Die Verwendung ist komplett kostenlos. Es ist allerdings eine Erweiterung nötig, um ZUGFeRD-Rechnungen mit SAP zu verarbeiten, da das Programm standardmäßig nicht dazu in der Lage sind.
Aus diesem Grund bieten wir mit den Add-Ons unserer Digitalisierungsplattform MailCenter passende Plugins, die Ihre SAP Rechnung ZUGFeRD-fähig machen. Nutzen Sie diese Möglichkeit und sparen Sie Zeit, Material und Kosten.
Derzeit existieren zwei wichtige Formate für E-Rechnungen, die X-Rechnung und ZUGFeRD. Für beide Formate gilt, dass sie die Regeln der EU-Normen sowie die ergänzenden nationalen Regeln des X-Rechnung Standards einhalten müssen. Das gilt speziell auch für das ZUGFeRD Format. Um die jeweiligen Formate auf Korrektheit zu prüfen, gibt es entsprechende Tools zur Validierung auf unserer Webseite und auch von der KoSIT. Entsprechen die übertragenen Rechnungen nicht den definierten Geschäftsregeln, werden sie von den öffentlichen Auftraggebern in der Regel nicht angenommen.
Werden ZUGFeRD Rechnungen gestellt, wird für die automatisierte Weiterbearbeitung beim Empfänger der eingebettete XML-Anhang verwendet. Dieser Anhang ist der rechtlich relevante Teil der Rechnung. Bilder sowie Dateien im Anhang werden nicht verwendet. Die PDF-Datei stellt somit lediglich ein Träger Format zur Verfügung.
Das MailCenter Add-On E-Rechnung ist unsere benutzerfreundliche Lösung für alle Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen in SAP integrieren möchten. Mit dieser Plattform sichern Sie sich darüber hinaus die Basis für nützliche Tools, die Ihren geschäftlichen Alltag enorm vereinfachen.
Machen Sie SAP mit dem ZUGFeRD Format kompatibel. Integrieren Sie Rechnungsausgang in Ihren ERP-Workflow. Während die Dokumente automatisch verarbeitet werden, können Sie sich um wichtigere Dinge kümmern.
Mit dem SAP MailCenter sichern Sie sich eine Komplettlösung, welche Ihnen viele zusätzliche Möglichkeiten verschafft:
Das klingt interessant? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. In einer kostenlosen Live Demo beantworten wir Ihnen sämtliche Fragen zur Integration, zum Ablauf der Rechnungsübermittlung und zur Funktionsweise von MailCenter mit ZUGFeRD.
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