SAP Mail – MailCenter

Fantastic easy to send and receive emails.
Less work, more productivity. This software causes
true miracles – even in your company.

▶ live demo ▶ success stories

“Our motto is: “Quality is the best recipe”. The simple verification of mail recipients before sending, the transparency of the sending of messages and the flexibility of senders, texts and attachments were important decision criteria for us. The user-friendly add-on supports our business processes also at our international locations. Competent contacts.”

Janine Dallüge – Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

Send sap mail
E‑mail
Send
sap mail archiving
E‑mail
Archive
Approval Workflow
Approval
Workflow

sap xrechnung

Electronic invoice

sap outlook integration

Outlook
Integration
Stamping documents
Documents
Stamp

Order to be ordered

Ordering
Confirmations

This SAP Mail add-on
will make your day-to-day work extremely easier

Write e-mails directly in
SAP
One or more addressees – your mailing effort is low in both cases. Use functions for automatic generation of texts or write an individual text if necessary. In addition, integrate additional systems automatically or ad hoc.

Send emails to match
the process
Send SAP E-mail – Mail is sent from the document, via stock, or automatically in the background. With SAP MailCenter, you can send messages as you need them for your business process: directly from SAP ERP or through Microsoft Outlook Integration. Shipped from SAP – whenever you want: immediately from the document, from the cockpit or at a specific time.

Adjust the functions optimally
to the process
The functions adapt you flexibly to your requirements. The business process is exactly as you need it. You determine the layout in your own corporate design. Because with HTML, your messages get the right shape. To Go function: Maintain the relevant data for mailing directly in the document.

Improve communication and
transparency
Regardless of whether you send an SAP order by e-mail or send the payment notification by e-mail , you always keep an overview of what has been sent and what still needs to be processed. A report informs you about the shipping status. Extensive reporting and easy access to essential information create the necessary transparency.

Do you need support or have questions?
Find out now …

Why more than 10,000 users
Use MailCenter daily to
20 million emails per year.

„Das MailCenter ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel an die unterschiedlichen Geschäftsprozesse anpassen.“

Uwe Schmidt
Baier & Schneider GmbH & Co

Kunde Baier & Schneider GmbH & Co. KG

SAP München Kunden

So einfach versenden Sie E-Mails aus SAP

MailCenter ▶ die Software für den SAP-Mailversand

SAP München - Optimierung
SAP E-Mail versenden – Möchten Sie Ihre Mail Prozesse optimieren? Möchten Sie Ihren Anwendern ein Tool für den Mailverkehr zur Verfügung stellen, welches verschiedene Anwendungsfälle bedarfsgerecht unterstützt? Wollen Sie mehr über die Funktionen erfahren, die Ihnen das MailCenter bietet, für welche Szenarien Sie es einsetzen und wie auch Sie davon profitieren können?

Das Add-on zum Versenden von E-Mails


sap mail factsheet

  1. Optimale Unterstützung aller Mail-Prozesse – BestellungFakturen …
  2. Beschleunigte Vorgangsbearbeitung
  3. 100 % Funktionen für AbsenderEmpfängerTextAnhang
  4. Intuitive Bedienung
  5. Einfache Installation und Konfiguration

Bestellung per Mail – Szenario

SAP Mail Anhang hinzufügen und versenden Screenshot

SAP Bestellung per Mail – Dokument an Bestellung anhängen

Status Quo – E-Mails aus ERP versenden

Um sinnvoll und effektiv E-Mails zu versenden, benötigen Sie eine Lösung, welche die Möglichkeit bietet, E-Mails innerhalb des ERP-Systems zu bearbeiten, zu senden und zu überwachen. Für das externe Senden von E-Mails sollen alle benötigten Mailfunktion für Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhang zur Verfügung stehen? Die SAP-Nachrichtensteuerung ist dafür nicht ausreichend. Außerdem benötigen die Anwender eine übersichtliche Verwaltung der Korrespondenz. Der SAP-E-Mail-Verkehr muss nachvollziehbar sein. Die Anwender möchten keine Zeit mit der Suche von Vorgängen verschwenden. Kontaktdaten der Geschäftspartner sollen ebenfalls einfach organisiert werden. Natürlich soll die Bedienung jederzeit unkompliziert bleiben. Mit dem Standard lässt sich so eine Lösung ohne Programmierung nicht realisieren. Dafür haben wir die MailCenter Add-ons entwickelt.

Sie benötigen Unterstützung oder haben Fragen?

MailCenter – einfache Prozesse mit dem richtigen Werkzeug

MailCenter – Die meisten SAP-Kunden benötigen eine Ergänzung zum SAP-Standard, um mit dem Medium Mail produktiv arbeiten zu können. Genau hierfür haben wir das MailCenter entwickelt. Dieses Add-on leistet einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Prozesse.  Es steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Ohne Post sparen Sie Kosten für Druck und Versand. Zudem profitieren Sie von einer schnellen Zustellung. Zum Beispiel, wenn Sie die SAP-Bestellungen per E-Mail versenden, erhalten Sie die Ware schneller von Ihren Lieferanten. Dieses ABAP-Add-on fügt sich nahtlos in Ihre Umgebung ein. Und es hat sich schon bei sehr vielen unserer SAP-Kunden bestens bewährt.

SAP Mail Add-On

Kundenstimme ★★★★★

TROESTER GmbH und Co. KG„Die Vorgangsbearbeitungszeiten im Anfrage- und Bestellprozess können wir durch den Einsatz des MailCenter deutlich reduzieren. Mail-Empfänger und technische Zeichnungen für den Anhang werden automatisch vorgeschlagen, vorgangsbezogene Mailtexte automatisch generiert. Das schont die Ressourcen unserer Mitarbeiter.“
Elke Hoppe Leitung Materialwirtschaft | Troester GmbH & Co. KG


SAP Mail Produktuebersicht

Funktionen

Empfänger und Absender

  • Automatische Absender- und Empfängerermittlung
  • Bestimmung der Adressen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten
  • Mehrere An-, Cc- und Bcc-Empfänger
  • Einfache Pflege der Adressen
  • Automatische Ermittlung der Absender
  • Bestimmung der Adresse für Absender aus verschiedenen ERP-Datenquellen
  • Einfache Pflege auch für CpD-Konto (Conto-pro-Diverse)
  • Tools zur Pflege der Stammdaten

SAP Mail Empfängerermittlung Screenshot

E-Mail-Adressen auslesen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten.

SAP Mailadresse prüfen und pflegen Screenshot

Transaktion zur Pflege der Adressen für Debitoren und Kreditoren.

Text und Anhang

  • Mailtext für Organisationseinheit, Vorgangsart, Sprache (auch je SAP-Nachrichtenart Mailtext pflegbar)
  • Textvorschläge und -generierung auch mit Hyperlinks
  • Gestaltung Betreff, Body, Signatur und Disclaimer mit HTML
  • Formatierung der Texte im Corporate Design
  • Anlagen automatisch über Customizing oder manuell hinzufügen
  • Anlagen aus verschiedenen Quellen: Datei, Generic Object Services (SAPOffice), ArchiveLink, BDS, DVS Dokumentenverwaltung

SAP Mail Anhang hinzufügen und versenden Screenshot

SAP-Mailversand mit PDF Anhang – Hinzufügen auch von weiteren Anhängen: Dokumente spontan oder automatisch anhängen aus verschiedenen Quellen

SAP Mail Bestellung HTML Darstellung

Gesendete Mail aus SAP mit Anhänge – Designgestaltung in HTML

Bearbeiten und senden

  • Erstellen und Bearbeitung im Anwendungsobjekt (Angebot, Auftrag, …)
  • Verwendung des zentralen Cockpits
  • Versand der Nachricht aus Standardtransaktionen, aus der zentralen Übersicht oder im Batch
  • Wiederholung der Nachrichten
  • Information des Anwenders oder Information an alternative Adresse bei Sendefehlern per Workflow Express Mails
  • Optionale Verknüpfung mit Business Workplace
  • Versenden über SAPConnect SMTP-Knoten
  • PDF / EDI Konverter: Zusammenfassung der Datei und Konvertierungen aller Art mit PDF2EDI und auto-gration
  • Lösungen zur Sendungsverfolgung integrieren

SAP Mail Texte editieren Screenshot

SAP-E-Mail Body Text – Der Benutzer kann in der Nachricht einen individuellen Text anlegen und pflegen. Zusätzlich gibt es vordefinierte Texte für Betreff, Body und Signatur zu unterschiedlichen Vorgänge, wie zum Beispiel Aufträge, Angebote, Rechnungen.

Customizing und Reporting

  • Umfassende Funktionen für das Reporting innerhalb von ERP
  • Information über offene und versendete Mails mit Sendestatus auch über GOS Verknüpfung im Beleg
  • Erstellung von individuellen Selektions-Varianten
  • Dokumente mit Sendefehlern anzeigen und nochmals verschicken
  • Flexible Anpassung des Mailversands an den jeweiligen Vorgang für den Benutzer
  • Zahlreiche Möglichkeiten zur Einstellung der Anwendung über Customizing und User Exits
  • Organisations-, Vorgangs- und userabhängige Einstellungsmöglichkeiten
  • Workflow

Kundenstimme ★★★★★

Baier und Schneider GmbH und Co. KG„Das MailCenter ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel an die unterschiedlichen Geschäftsprozesse anpassen.“
Uwe Schmidt Informationstechnologie und Organisation | Baier & Schneider GmbH & Co

Sie benötigen Unterstützung oder haben Fragen?

Mit diesem NetWeaver Add-on bearbeiten und verschicken Sie das Dokument zu allen Vorgängen direkt aus ERP. Durch die intuitiv zu bedienende Oberfläche stehen dem User alle wichtigen grundlegenden Funktionen zum Bearbeiten von E-Mails zur Verfügung. Diese Funktionen sind in folgenden Bereichen zu finden: Absender & Empfänger, Texte (HTML), Anlagen und Reporting.

Dabei erleichtern zahlreiche Features die Arbeit der Anwender. Dazu zählen Vorschläge zur Bestimmung von Empfängern, die automatische Generierung von Texten und Empfehlungen für Anhänge. Somit verkürzen sich Schritte für den Bearbeiter. Ebenso entfallen manche ganz. Je nach Anwendungsfall entscheidet der Benutzer die Methoden zur Bearbeitung. Entsprechend vereinfachen sich Prozesse erheblich.

Der Versand aus SAP erfolgt direkt aus dem Beleg, dem Cockpit oder automatisch im Hintergrund. Zum Beispiel wird ein Angebot schnell und einfach aus der Transaktion zur Belegbearbeitung versendet. Hingegen wird eine Mahnung vielleicht lieber im Hintergrund verschickt. Überdies können mit ABAP- Erweiterungen spezielle, individuelle Anforderungen implementiert werden.

In den Erfahrungsberichten unserer Kunden erfahren Sie mehr darüber, wie auch Sie von den Funktionen des MailCenters profitieren.

Verfassen – senden – kontrollieren

  • to write

    One or more addressees – your effort in sending mail is low in both cases. Use functions for automatic generation of texts or write an individual text if necessary. In addition, integrate additional systems automatically or ad hoc.

  • Send

    Send SAP e-mail – the mail is sent from the document, via stock or automatically in the background. With SAP MailCenter, you can send messages as you need them for your business process: directly from SAP ERP or through Microsoft Outlook Integration. Shipped from SAP – whenever you want: immediately from the document, from the cockpit or at a specific time.

  • to check

    Regardless of whether you send an SAP order by e-mail or send the payment notification by e-mail – you always keep track of what is shipped and what still needs to be processed. A report informs you about the shipping status. Extensive reporting and easy access to essential information create the necessary transparency.

  • Flexible adapt

    The functions adapt you flexibly to your requirements. The business process is exactly as you need it. You determine the layout in your own corporate design. Because with HTML, your messages get the right shape. To Go function: Maintain the relevant data for mailing directly in the document.

SAP Mail mit Anhang versenden

Sie verschicken Bestellungen oder Angebote im PDF Anhang per E-Mail aus SAP? Dabei sollen Anwender weitere Anlagen den Mails anhängen? Das sind zum Beispiel Flyer, eine technische Zeichnung, eine Kalkulation oder Allgemeine Geschäftsbedingungen. Solche Vorgänge finden sich häufig im Vertrieb und im Einkauf. Betrachten wir diese Prozesse einmal genauer. Denn dabei arbeiten Anwender heute oft umständlich. Betrachten wir den Anwendungsfall: SAP-Dokument an Bestellung anhängen. Bevor die Anwender die SAP Bestellung per Mail versenden, speichern Sie das Geschäftsdokument erst auf dem Desktop. Danach fügen Sie das Dokument im Outlook als Anhang einer Nachricht hinzu. Möchten Sie dieser Outlook E-Mail weitere SAP-Dokumente anhängen, wiederholen Sie diesen Prozess. Unter dem Strich kostet ein solches Vorgehen den Benutzern wertvolle Zeit.

Mit dem Add-on MailCenter fügen Sie Ihren Mails einfach weitere Anlagen hinzu, zusätzlich zu den Standard SAP-PDF-Anhängen. Das funktioniert sowohl manuell als auch automatisiert. Dabei spielt die Quelle der Anhänge keine Rolle. Denn die Anwendung unterstützt alle für den Client erreichbaren Datenträger. Somit ist der Prozess weniger anfällig für Fehler und spart Zeit. Zudem sind die Mails im ERP-System jederzeit vollständig sichtbar. Das macht Vorgänge transparent, auch für andere Anwender. Werfen Sie einen Blick in die Erfahrungsberichte unserer Kunden. Dort erfahren Sie mehr über den Nutzen des MailCenters für Anwender.

Hört sich das für Sie interessant an? Dann unterbreiten wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot!

SAP-Dokumente anhängen – welche Anlagen können verwendet werden?

Dateien für den Anhang können aus diversen Quellen stammen.

Sie fügen Dokumente als Anlage aus:

  • dem Dokumentenverwaltungssystem (DVS) als Teil der Product LifeCycle Management (PLM) Umgebung,
  • den Generischen Objektdiensten (GOS) mit der SAPOffice (SOFF),
  • dem ArchiveLink,
  • den Business Document Service (BDS),
  • dem Dateisystem,
  • einem externen Verzeichnis (Pfad auf einem Server)

der E-Mail hinzu. In jedem Fall lassen sich vorhandene Anlagen vorher am Bildschirm anzeigen. Hierfür wird für das gewählte Dateiformat ein passender Viewer benötigt. Natürlich braucht der Empfänger ebenfalls einen passenden Viewer. Zudem erfolgt auf Wunsch für DVS-Dokumente eine automatische Zuordnung zum Beleg. Wird das Geschäftsdokument im Anhang als PDF versendet? Oder benötigen Sie ein PDF und zusätzlich ein XML? Auch das legen Sie im Customizing fest. Wenn notwendig, verändern Sie den Text zur Beschreibung der Anlage vor dem Versenden. In jedem Fall unterstützt das System alle gängigen Dateiformate für die Anhänge.

Wie kann ein Dokument angefügt werden?

Anhänge manuell oder automatisch hinzufügen – Wie die Anlagen hinzufügt werden, hängt von dem jeweiligen Prozess ab.

Einerseits pflegt der Benutzer die Anlagen vor dem Senden manuell, so wie er es aus Outlook gewohnt ist. Er fügt einfach der E-Mail ein oder mehrere Dateien im Anhang an. Und das für den jeweiligen Vorgang. Ganz individuell.

Andererseits fügen Sie Anhänge nach einem individuellen Regelwerk automatisch an. Natürlich konfigurieren Sie den Vorschlag über das Customizing. Mit User-Exits und ABAP Erweiterungen passen Sie die Findung der Anhänge an den Prozess an. Ganz individuell auf Ihre Wünsche angepasst. Weiterhin unterstützt ein Vorschlag den Anwender bei der Auswahl der benötigten Dokumente. Dabei verfolgen wir immer ein Ziel. Den Vorgang für den Anwender so automatisiert wie möglich zu gestalten. Kurzum, egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden. Hinzufügen von Anhängen beim Mailversand ist in Zukunft kein Thema mehr. Das haben Sie mit dem Programm sicher im Griff.

Kann die Verwendung von Dokumenten im Anhang eingeschränkt werden?

Anlagen ja, aber nur bestimmte Dokumentenarten – Die Verwendung von DVS-, Office- und ArchiveLink-Anhängen aktivieren Sie im Customizing. Hier ist eine Einschränkung auf Organisations- und Userebene möglich. Für DVS-Anlagen begrenzen Sie die Verwendung je organisatorischer Einheit, Dokumentenart und Status. Alle Dokumente mit einem gültigen Status stehen dem Anwender im MailCenter zur Verfügung. Durch seine Auswahl bestimmt der Nutzer die zum Versand relevanten Dokumente. Dabei sind manuell angefügte oder automatisch vorgeschlagene Anlagen jederzeit wieder abwählbar. Manchmal erlauben die Richtlinien des Mailservers für Nachrichten oder Anhänge nur bestimmte Größen. Deswegen definieren Sie eine maximale Größe für Anhänge in der Konfiguration. Sobald die maximale Größe überschritten wird, geht die rote Lampe an. Der Anwender erhält bei der Erstellung einen Hinweis. Damit schränken Sie die Verwendung von Dokumenten ein. Weiterhin beeinflussen Sie mit individuellen ABAP-Erweiterungen die Auswahl von Anhängen.

Was ist in der SAP-Lösung alles enthalten?

Das SAP Add-on wird als Standardlösung angeboten. Die Anwendung ist in den Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar. Zusätzlich zur Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung. Diese Einrichtung erfolgt nach Auslieferung der Anwendung anhand einer standardisierten Projekt Roadmap. Auf Basis eines vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre Anforderungen. Mit diesen Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Das Programm ist einfach und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hardware. Einfach das Business Dokument aus ERP verschicken – machen Sie Ihr ERP zur digitalen Poststelle.

Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Genauer gesagt beschleunigt die standardisierte Vorgehensweise die Implementierung und schont Ihre Ressourcen. Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung in die wesentlichen Funktionen des MailCenters.

Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Zusammenstellung der Anwendungsfunktionen. Anschließend prüfen ausgewählte Key-User, ob die Anwendung wunschgemäß eingerichtet ist. Auf jeden Fall stehen Ihnen unsere Berater bei der Implementierung selbstverständlich mit Rat und Tat zur Seite. Nach dem Produktivstart und in der Betriebsphase erhalten Sie jederzeit Unterstützung durch unser Team.
Mit unseren Entwicklungservices stellen wir regelmäßig aktualisierte Versionen des Programms zur Verfügung. Dabei erhält jeder Kunde einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle Unterlagen und Dokumentation sowie die Patches.

Verfügbare Applikationen

  1. Vertrieb & Service | Anfrage, Angebot, Auftrag, Kontrakt
  2. Versand | Lieferavis
  3. Transport | Speditionspapiere
  4. Faktura | Rechnung, Gutschrift, Lastschrift, Stornorechnung, Proformarechnung
  5. Anfragen | Anfrage, Erinnerung, Absage
  6. Bestellungen | Bestellung, Bestätigungsmahnung, Bestellung Mahnung
  7. Rahmenverträge | Kontrakt, Bestätigungsmahnung
  8. Lieferplan | Lieferplaneinteilung, Lieferplanabruf
  9. Erfassungsblatt | Leistungserfassung
  10. Finanzbuchhaltung | Mahnung, Zahlungsavis, SEPA-Lastschriftankündigung
  11. Rechnungsprüfung | Konsignation, ERS-Verfahren
  12. Nachträgliche Abrechnung | Absprachen

Leistungen

  • Installation über das Transport Management System
  • Technische Einstellungen in SAP
  • Konfiguration der Anwendung nach den Bedürfnissen Ihrer Benutzer
  • Funktionseinweisung, Übergabe und Support
  • Technische Dokumentation
  • Dokumentation für die Anwender
  • Update Management Support
  • Support Hotline, Helpdesk und Portal

Optionen

  • Sendungsverfolgung innerhalb der Mails zum Lieferavis
  • Archivierung der Drucknachrichten
  • Customizing Nachrichtensteuerung, Nachrichtenart, Partnerrollen und Partnerschema
  • Pflege Konditionssätze zur Nachrichtenart
  • Umsetzung weiterer individueller Erweiterungen
  • Signierung und verschlüsselt übertragen
  • Beratung, Konfiguration und Optimierung SAPConnect (Transaktion SCOT), SOST, SMTP-Server und SMTP Service Konfiguration

Systemvoraussetzung

Produktversionen ab:

  • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.0 (SAP enhancement package 2 for SAP NetWeaver 7.0)

Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

Technische Daten

  • Für SAP ERP und S/4HANA
  • Entwickelt mit ABAP sowie mit der integrierten Erweiterung ABAP Objects
  • Business Communication Services (BCS)
  • Nutzung von Funktionen der Business Address Services (BAS)
  • Verwendung SAPConnect und dem SMTP-Plugin aus dem Internet Communication Manager (ICM)
  • SAP Nachrichtensteuerung Mail – Steuerung über Nachrichtenart / SAP-Kommunikationsstrategie-Mail
  • Geeignet für Formulare: Smart Forms, SAPscript, Adobe Forms
  • Microsoft Integration mit Object Linking & Embedding (OLE)

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