Adjuntar documentos SAP
¿Qué equipos se pueden utilizar?
Los archivos para el archivo adjunto pueden provenir de varias fuentes.
Adjunta documentos de:
- el sistema de gestión de documentos (DVS) como parte del entorno de gestión del ciclo de vida del producto (PLM)
- Servicios de objetos genéricos (GOS) con SAPOffice (SOFF)
- el ArchiveLink
- Servicio de Documentos Comerciales (BDS)
- El sistema de archivos
- un directorio externo (ruta en un servidor)
el correo electrónico. En cualquier caso, los archivos adjuntos existentes se pueden mostrar en la pantalla de antemano. Esto requiere un visor adecuado para el formato de archivo seleccionado. Por supuesto, el receptor también necesita un visor adecuado. Además, se lleva a cabo una asignación automática al documento a petición de documentos DVS. ¿Se enviará el documento comercial del apéndice en formato PDF? ¿O necesita un PDF y un XML? También se define en el Customizing. Si es necesario, cambie el texto que describe el archivo adjunto antes de enviarlo. En cualquier caso, el sistema es compatible con todos los formatos de archivo comunes para los archivos adjuntos.
¿Cómo puedo adjuntar un documento?
Agregar archivos adjuntos de forma manual o automática: la forma en que se agregan los archivos adjuntos depende del proceso.
Por un lado, el usuario mantiene los archivos adjuntos manualmente antes de enviarlos, como está acostumbrado desde Outlook. Simplemente adjunta uno o más archivos al correo electrónico. Y esto para el proceso respectivo. Muy individual.
Por otro lado, se adjuntan automáticamente los archivos adjuntos de acuerdo con un conjunto individual de reglas. Por supuesto, se configura la propuesta a través del Customizing. Con las salidas de usuario y las extensiones ABAP, puede adaptar el hallazgo de archivos adjuntos al proceso. Adaptado individualmente a sus deseos. Además, una propuesta apoya al usuario en la selección de los documentos requeridos. Siempre perseguimos una meta. Para que el proceso sea lo más automatizado posible para el usuario. En resumen, no importa la forma que elijas. Agregar archivos adjuntos al enviar correo ya no será un problema en el futuro. Sin duda tendrá esto bajo control con el programa.
¿No puedo limitar el uso de documentos en el apéndice?
Sí, pero solo ciertos tipos de documentos : active el uso de datos adjuntos de DMS, Office y ArchiveLink en el Customizing. Aquí es posible una restricción a nivel de organización y usuario. Para los datos adjuntos DVS, se limita el uso por unidad organizativa, tipo de documento y estado. Todos los documentos con un estado válido están disponibles para el usuario en MailCenter. Al seleccionar el usuario, el usuario determina los documentos relevantes para el envío. Los sistemas conectados manualmente o sugeridos automáticamente se pueden seleccionar en cualquier momento. A veces, las directivas del servidor de correo solo permiten ciertos tamaños para mensajes o datos adjuntos. Por lo tanto, se define un tamaño máximo para los datos adjuntos en la configuración. Tan pronto como se supera el tamaño máximo, se inicia la lámpara roja. El usuario recibe una nota durante la creación. Esto restringe el uso de documentos. Además, se influye en la selección de archivos adjuntos con extensiones ABAP individuales.
«Podemos reducir significativamente los tiempos de procesamiento en el proceso de consulta y pedido mediante el uso del MailCenter. Los destinatarios de correo y los dibujos técnicos para el archivo adjunto se sugieren automáticamente, y los textos de correo relacionados con el proceso se generan automáticamente. Esto conserva los recursos de nuestros empleados».
