SAP-Rechnung per E-Mail versenden

SAP-Rechnung per E-Mail

Obwohl wir mittlerweile im Jahr 2020 angekommen sind, werden immer noch die Mehrzahl der Rechnungen mit der Post versendet. Dabei wird doch in anderen Bereichen ein großer Teil der Kommunikation im Business über E-Mail ausgetauscht. Alleine in Deutschland versenden wir laut BMI jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch. Für Unternehmen ergeben sich durch den Versand von elektronischen Rechnungen verschiedene Einsparungspotenziale. Denn die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto. Durch den Mailversand von Rechnungen aus SAP lösen Sie arbeitsintensive und fehleranfällige Prozesse ab.

Mit dem MailCenter eine leichte Übung. Das Add-on ist nahtlos in das System eingebunden und lässt sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen. Sie erstellten, bearbeiten und versenden E‑Mails direkt im ERP-Backend. Diese Lösung leistet einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

• Rechnungen mit unstrukturierten, strukturierten und hybriden Datenformaten wie HTML, PDF und PDF/A
• Mehrere Ansprechpartner pro Rechnungsempfänger
• Möglichkeit CC und BCC Adresse
• Mailtitel und Text einfach und flexibel anpassen
• Rechnungen im Corporate Design mit (Pflicht-) oder Standardangaben
• Bei Bedarf gesamte Rechnung als HTML ohne PDF-Anhang
• Der Sendeprozess ist transparent und nachvollziehbar
• Senden aus Cockpit Transaktion oder im Batch
• Flexbiles Customizing

Neben den grundsätzlichen Themen gibt es immer wieder auch Fragen zum ERP-Standard. Welche Möglichkeiten gibt es für Mailtitel und -texte, -body, Corporate Design und (Pflicht-) Standardangaben mit Transaktion SODIS. Genau hier hat der Standard Defizite.  Weitere Problemfelder sind Empfängerermittlung (nur eine An-Adresse), Mailbearbeitung, -gestaltung und der Verwaltung von Dateianhängen. Firmen, die ERP einsetzen und Dokumente schnell und effizient verschicken möchten, benötigen hierfür in den meisten Fällen eine zusätzliche IT-Lösung.

Begrifflichkeit laut Richtlinie 204/55

Im Sprachgebrauch werden sowohl die E-Mail mit Anhang sowie rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16.04.2014 beschreibt die Rahmenbedingungen bezüglich elektronischer Rechnungsstellung (E-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen. Die Richtlinie definiert den Begriff elektronische Rechnung in § 4a wie folgt: „Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“

Voraussetzung für elektronische Rechnungen

Bei der Verwendung sind verschiedene Bedingungen wichtig. Dazu zählen die Zustimmung durch Rechnungsempfänger, menschliche Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft, Pflichtangaben (s. a. Papierrechnung).

Lesen Sie hierzu auch => E-Rechnung

Digitale Signatur – Vereinfachung für elektronische Rechnungen seit 2011

Um der Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Post im Geschäftsalltag zum Durchbruch zu verhelfen, hat der Gesetzgeber die Anforderungen reduziert. Das gilt speziell für die E-Rechnungen. Übermittlung kann im EDI-Verfahren erfolgen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist entfallen. Diese digitale Signatur ist seit dem 1. Juli 2011 nicht mehr notwendig. Rechnungen können elektronisch verschickt werden, ohne dass eine digitale Signatur verwendet werden muss.

Durch die Abschaffung der elektronischen Signatur wurde die Erstellung und Verwendung der E-Rechnung für den Rechnungssteller und den Empfänger vereinfacht. Seitdem nimmt der Mailversand von Rechnungen stetig zu. Natürlich gibt es immer noch Kunden, die nur Rechnungen per Papier akzeptieren. Trotzdem sind elektronisch verschickte Rechnungen auf dem Vormarsch und rechtlich gültig.

Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Die XRechnung spezifiziert ein digitales Format zur digitalen Rechnungsstellung. Es wurde vom IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt. Damit schafft Deutschland ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung. Diese Festlegung entspricht den Vorgaben auf europäischer Ebene nach EU-Richtlinie 2014/55/EU. Gemäß EU-Richtlinie müssen Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern ab Ende November 2020 in der Lage sein, korrekte E-Rechnungen an Behörden in Deutschland zu erstellen. Denn als elektronische Rechnung wird von allen Auftraggebern der öffentlichen Hand künftig nur noch die XRechnung akzeptiert.

MailCenter Erweiterung – SAP XRechnung

Deshalb haben wir für unsere MailCenter Kunden eine Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD entwickelt und vollständig in SAP integriert. Dadurch lassen sich Rechnungen nach dem deutschen Format der XRechnung erstellen, validieren und versenden. Die Erzeugung erfolgt unmittelbar im Zuge der Rechnungserstellung mit SAP.

Mehr zum Thema XRechnung lesen Sie auch hier: XRechnung .

Überblick Rechnungsformate PDF, PDF/A, XRechnung, ZUGFeRD

Für Rechnungen per Mail kommen verschiedene Formate in Frage.

Rechnungsformate

• Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .pdf-, .jpg- oder .tif-Format
• Strukturierte Datenformate: XML, EDI, XRechnung
• Hybride Datenformate: PDF/A, ZUGFeRD
• Übertragungswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post oder Web-Download

PDF/A

PDF/A ist ein Dateiformat, welches aus dem Wunsch zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entstanden ist. Das Format ist von der International Organization for Standardization (ISO) als Teilmenge des Portable Document Format (PDF) genormt.

SAP Mail Rechnung PDF/A-3

Lesen Sie hierzu auch => SAP Adobe Forms

ZUGFeRD-Initiative

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für E-Rechnungen erarbeitet. Das Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Dies ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger („ZUGFeRD“ Format). Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln. Diese werden ohne weitere Schritte ausgelesen und zu verarbeitet.

Das FeRD-Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Softwareindustrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung. Es kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und globalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden. Ob und welchem Umfang sich die ZUGFeRD-Initiative am Markt etablieren kann, ist derzeit fraglich. Bisher gibt es das Format nur für Rechnungen. Eine Ausweitung auf andere Prozesse wird diskutiert. Lesen Sie hierzu auch => ZUGFeRD.

E-RECHNUNG.GV.AT

E-RECHNUNG.GV.AT ist das Datenübertragungsverfahren für die Einbringung elektronischer strukturierter Rechnungen (e-Rechnungen) an öffentliche Verwaltung bzw. Unternehmen in Österreich.

Für Informationen hierzu sowie den Themen „SAP-Faktura per EMail“, „Mails mit PDF-Rechnungen“, „Erstellen von elektronischen Rechnungen“ und „Rechnungen elektronisch senden“ sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Zeittafel PDF/A, ZUGFeRD und XRechnung

Ab 2005 PDF/A-1
PDF/A-1b
PDF/A-1a (basiert auf PDF 1.4)

Ab 2011 PDF/A-2
PDF/A-2b – (basiert auf PDF 1.7) garantiert das richtige Erscheinungsbild des Dokuments für eine Langzeitarchivierung
PDF/A-2u – der gesamte Text ist in Unicode abgebildet
PDF/A-2a – strukturelle und semantische Eigenschaften

Ab 2012 PDF/A-3
PDF/A-3 – Eröffnet Möglichkeiten für elektronische Rechnungen, da mit diesem Standard in einer Datei sowohl maschinenlesbare Daten im XML-Format als auch die archivtaugliche PDF-Ausgabe der Rechnung hinterlegt werden können.

Ab 2014 ZUGFeRD
ZUGFeRD Version 1.0 – Vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) initiiert
2 Teile: PDF/A-3 + strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt

Ab 2018 XRechnung
XRechnung – verpflichtend ab 2019 und 2020 für alle öffentlichen Auftraggeber. Auftragnehmer müssen bis spätestens zum 27. November 2020 auf den Versand elektronischer Rechnungen umstellen.

Ab 2019 ZUGFeRD Version 2.0
ZUGFeRD Version 2.0 – Dieses Format spielt neben der XRechnung eine untergeordnete Rolle. Von öffentlichen Einrichtungen wird einheitlich der vom IT-Planungsrat beschlossene Standard der XRechnung verwendet.

SAP PDF/A

Folgende PDF/A-Versionen werden ab SAP NetWeaver AS für Java 7.5 SP05 (ADS-Version 1160.2016+) unterstützt:

Das gewünschte PDF/A-Format definieren Sie im Druckprogramm. Für die Szenarien „Archivierung“ und „Drucken und Archivierung“ besteht weiterhin die Möglichkeit, die PDF/A-Ausgabe auch über ein BAdI (Business Add-in) zu aktivieren.

AB NW Release 7.50 SP05 bietet ADS die Möglichkeit, PDF-Dateien nach PDF/A oder ZUGFeRD-PDF/A zu konvertieren. Die konvertierenden PDFs müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

alle nicht nativen Adobe-Fonts müssen ‚embedded‘ sein
PDF-Version ist 1.3 oder höher
PDF ist nicht interaktiv
PDF ist nicht dynamisch
Mit folgendem Feature-Test prüfen Sie, ob die bei Ihnen verwendete ADS-Version diese Funktion unterstützt: ABAP-Klasse CL_FP_FEATURE_TEST.

Was ist Peppol?

Das internationale Projekt Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) dient zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.

Ziel ist es, den elektronisch unterstützten öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess zu beschleunigen, und damit Kosten zu sparen.
PEPPOL unterstützt die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. PEPPOL ist aber nicht nur auf den Rechnungsaustausch (E-Invoicing) wie ZUGFerd begrenzt. Es deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab. PEPPOL erlaubt über eine Verbindung den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern. Der Zugang erfolgt über sogenannte Access Points.

Wie funktioniert Peppol?

Es werden verschiedene Nachrichtentypen, wie z. B. die Rechnung, über die definierten Standards ausgetauscht. Zu diesen Grundsätzen gehören das Format „Universal Business Language“ (UBL Standard ISO/IEC). Das PEPPOL Netzwerk dient dabei zum Austausch der UBL-Dokumente.

SAP Peppol

Als einer der ersten Anbieter schafft die SAP die Grundlage zur elektronischen Rechnungsstellung an Behörden nach dem sicheren PEPPOL-Standard. Das Walldorfer Unternehmen stellt hierzu eine cloudbasierte Lösung zu Verfügung.