SAP Rechnung per E-Mail versenden

SAP Rechnung per E-Mail

So einfach ist die elektronische Faktura geworden

SAP Rechnung per E-Mail versenden – damit vereinfachen Sie Ihre Prozesse signifikant. Sie reduzieren Ihre Kosten, die Zustellung erfolgt schneller als per Post und Sie kommen schneller an Ihr Geld. Sie sparen Zeit und Kosten im Gegensatz zum Rechnungsversand per Post. Die Kosten für Druck entfallen. Sie möchten Rechnungen elektronisch zustellen? Mit dem MailCenter haben wir die passende Software für den SAP Rechnungsversand per E-Mail.

Wussten Sie schon? … 54 % aller Kunden würden eine elektronische Rechnung bevorzugen

Sie finden hier Informationen zu unserer Lösung sowie eine kurze Zusammenfassung  zu verschiedenen Aspekten rund um die Themen Faktura und elektronische Rechnung. Sollten Sie Fragen haben, dann kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Sie.

SAP Rechnung per EMail versenden

Ausgangssituation – Warum Fakturen elektronisch verschicken?

Obwohl wir mittlerweile im Jahr 2019 angekommen sind und ein großer Teil der Kommunikation im Business über E-Mail ausgetauscht wird, werden immer noch die Mehrzahl der Rechnungen mit der Post versendet. In Deutschland werden laut BMI jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versendet. Für Unternehmen ergeben sich durch den Versand von elektronischen Rechnungen verschiedene Einsparungspotentiale. Denn die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto. Durch den Mailversand von Rechnungen aus SAP lösen Sie arbeitsintensive und fehleranfällige Prozesse ab.

Motivation für die Rechnung per E-Mail

Dieses Add-On ist nahtlos in das System eingebunden und lässt sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen. Sie erstellten, bearbeiten und versenden E‑Mails direkt im ERP-Backend. Diese Lösung leistet einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Funktionen – SAP Faktura per Mail versenden

• Mehrere Ansprechpartner pro Rechnungsempfänger
• Möglichkeit CC und Bcc Adresse
• Mailtitel und Text einfach und flexibel anpassen
• Rechnungen im Corporate Design mit (Pflicht-) Standardangaben
• Bei Bedarf gesamte Rechnung als HTML ohne pdf-Anhang
• Der Sendeprozess ist transparent und nachvollziehbar
• Senden aus Cockpit Transaktion oder im Batch
• Flexbiles Customizing

Neben den grundsätzlichen Themen, gibt es natürlich immer wieder auch Fragen zum ERP Standard mit Mailtitel und -texte, -body, Corporate Design und (Pflicht-) Standardangaben mit Transaktion SODIS. Genau hier hat der Standard Defizite ebenso wie mit der Empfängerermittlung (nur eine An-Adresse), Mailbearbeitung, -gestaltung und der Verwaltung von Dateianhängen. Firmen, die ERP einsetzen und Dokumente schnell und effizient verschicken möchten, benötigen hierfür in den meisten Fällen eine zusätzliche IT-Lösung.

Elektronische Rechnung bzw. E-Rechnung

Bergifflichkeit laut Richtlinie 204/55

Im Sprachgebrauch werden sowohl die E-Mail mit Anhang sowie rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16.04.2014 beschreibt die Rahmenbedingungen bezüglich elektronischer Rechnungsstellung (E-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen. Die Richtlinie definiert den Begriff elektronische Rechnung in § 4a wie folgt: „Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“

Voraussetzung für elektronische Rechnungen

Bei der Verwendung sind verschiedene Voraussetzungen zu beachten, wie z.B. Zustimmung durch Rechnungsempfänger, menschliche Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft, Pflichtangaben (s. a. Papierrechnung).

Digitale Signatur – Vereinfachung für elektronische Rechnungen seit 2011

Um der Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Post, speziell der elektronischen Rechnungen im Geschäftsalltag zum Durchbruch zu verhelfen, hat der Gesetzgeber die Anforderungen (qualifizierte elektronische Signatur bzw. Übermittlung im EDI-Verfahren) reduziert. Die digitale Signatur ist nicht mehr notwendig. Seit dem 1. Juli 2011 können Rechnungen elektronisch verschickt werden, ohne dass eine digitale Signatur verwendet werden muss.

Durch die Abschaffung der elektronischen Signatur wurde die Erstellung und Verwendung der elektronischen Rechnungen für den Rechnungssteller und den Empfänger vereinfacht. Seitdem nimmt der Mailversand von Rechnungen stetig zu. Natürlich gibt es immer noch Kunden, die nur Rechnungen per Papier akzeptieren. Trotzdem sind per elektronisch verschickte Rechnungen auf dem Vormarsch und rechtlich gültig.

Rechnungsformate PDF, PDF/A, XRechnung, ZUGFeRD

Rechnungsformate Übersicht

Strukturierte Datenformate: XML, EDI, XRechnung

Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .pdf-, .jpg- oder .tif-Format

Hybride Datenformate: PDF/A, ZUGFeRD

Übertragungswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post oder Web-Download

XRechnung

Die XRechnung spezifiert ein digitales Format zur digitalen Rechnungsstellung. Damit soll auf europäischer Ebene mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung geschaffen werden.

ZUGFeRD Initiative

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet. Das Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Dies ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger („ZUGFeRD“ Format).
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln. Diese werden ohne weitere Schritte ausgelesen und zu verarbeitet.

Das FeRD-Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet.

Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung. Es kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.

Ob und welchem Umfang sich die ZUGFeRD Initiative am Markt etablieren kann ist derzeit fraglich. Bisher gibt es das Format nur für Rechnungen. Eine Ausweitung auf andere Prozesse wird diskutiert.

Für Informationen hierzu sowie den Themen „SAP Faktura per EMail“, „Mails mit PDF-Rechnungen“, „Erstellen von elektronischen Rechnungen“ und „Rechnungen elektronisch senden“ sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.