SAP Rechnung per E-Mail versenden – damit vereinfachen Sie Ihre Prozesse signifikant. Sie reduzieren Ihre Kosten, die Zustellung erfolgt schneller als per Post. Sie kommen schneller an Ihr Geld. Im Gegensatz zum Rechnungsversand per Post entfallen die Kosten für drucken, kuvertieren und frankieren. Sie möchten Rechnungen elektronisch zustellen? Mit dem MailCenter haben wir die passende Software für den SAP Rechnungsversand per E-Mail. Hier finden Sie Informationen zu unserer Lösung. Außerdem geben wir einen Überblick rund um die Themen elektronische Rechnung, digitale Signatur, PDF, PDF/A, ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL. Sollten Sie Fragen haben, dann kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Sie.
Unser Angebot
Elekronische Rechnungen per E-Mail mit HTML, PDF und PDF/A
Signifikante Vereinfachung der Prozesse in der Rechnungsstellung
Rechnung im Corporate Design
Mailtitel und -texte einfach und flexibel anpassen
Obwohl wir mittlerweile im Jahr 2019 angekommen sind und ein großer Teil der Kommunikation im Business über E-Mail ausgetauscht wird, werden immer noch die Mehrzahl der Rechnungen mit der Post versendet. In Deutschland werden laut BMI jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versendet. Für Unternehmen ergeben sich durch den Versand von elektronischen Rechnungen verschiedene Einsparungspotentiale. Denn die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto. Durch den Mailversand von Rechnungen aus SAP lösen Sie arbeitsintensive und fehleranfällige Prozesse ab.
Motivation – Rechnung per E-Mail
Wenn Sie Rechnungen an Ihre Kunden senden, so bietet das zahlreiche Vorteile:
Es werden Druck- und Versandkosten eingespart
Schnelle und sichere Zustellung (auch im Ausland)
Verkürzung des Zeitraums von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang
Prozesse in der Rechnungsstellung werden signifikant vereinfacht
Rechnung im Corporate Design
Einfache Installation und Konfiguration
Funktionen – SAP Faktura per Mail versenden
Mit dem MailCenter eine leichte Übung. Mit dem Add-On ist nahtlos in das System eingebunden und lässt sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen. Sie erstellten, bearbeiten und versenden E‑Mails direkt im ERP-Backend. Diese Lösung leistet einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Rechnungen mit unstrukturierten, strukturierten und hybriden Datenformaten wie HTML, PDF und PDF/A
Mehrere Ansprechpartner pro Rechnungsempfänger
Möglichkeit CC und Bcc Adresse
Mailtitel und Text einfach und flexibel anpassen
Rechnungen im Corporate Design mit (Pflicht-) Standardangaben
Bei Bedarf gesamte Rechnung als HTML ohne pdf-Anhang
Der Sendeprozess ist transparent und nachvollziehbar
Senden aus Cockpit Transaktion oder im Batch
Flexbiles Customizing
Neben den grundsätzlichen Themen, gibt es natürlich immer wieder auch Fragen zum ERP Standard mit Mailtitel und -texte, -body, Corporate Design und (Pflicht-) Standardangaben mit Transaktion SODIS. Genau hier hat der Standard Defizite ebenso wie mit der Empfängerermittlung (nur eine An-Adresse), Mailbearbeitung, -gestaltung und der Verwaltung von Dateianhängen. Firmen, die ERP einsetzen und Dokumente schnell und effizient verschicken möchten, benötigen hierfür in den meisten Fällen eine zusätzliche IT-Lösung.
Im Sprachgebrauch werden sowohl die E-Mail mit Anhang sowie rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16.04.2014 beschreibt die Rahmenbedingungen bezüglich elektronischer Rechnungsstellung (E-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen. Die Richtlinie definiert den Begriff elektronische Rechnung in § 4a wie folgt: „Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“
Voraussetzung für elektronische Rechnungen
Bei der Verwendung sind verschiedene Voraussetzungen zu beachten, wie z.B. Zustimmung durch Rechnungsempfänger, menschliche Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft, Pflichtangaben (s. a. Papierrechnung).
Digitale Signatur – Vereinfachung für elektronische Rechnungen seit 2011
Um der Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Post, speziell der elektronischen Rechnungen im Geschäftsalltag zum Durchbruch zu verhelfen, hat der Gesetzgeber die Anforderungen (qualifizierte elektronische Signatur bzw. Übermittlung im EDI-Verfahren) reduziert. Die digitale Signatur ist nicht mehr notwendig. Seit dem 1. Juli 2011 können Rechnungen elektronisch verschickt werden, ohne dass eine digitale Signatur verwendet werden muss.
Durch die Abschaffung der elektronischen Signatur wurde die Erstellung und Verwendung der elektronischen Rechnungen für den Rechnungssteller und den Empfänger vereinfacht. Seitdem nimmt der Mailversand von Rechnungen stetig zu. Natürlich gibt es immer noch Kunden, die nur Rechnungen per Papier akzeptieren. Trotzdem sind per elektronisch verschickte Rechnungen auf dem Vormarsch und rechtlich gültig.
PDF, PDF/A, XRechnung, ZUGFeRD
Für Rechnungen per Mail kommen verschiendene Formate in Frage.
Rechnungsformate
Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .pdf-, .jpg- oder .tif-Format
Strukturierte Datenformate: XML, EDI, XRechnung
Hybride Datenformate: PDF/A, ZUGFeRD
Übertragungswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post oder Web-Download
PDF/A
PDF/A ist ein Dateiformat, welches aus dem Wunsch zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entstanden ist. Das Format ist von der International Organization for Standardization (ISO) als Teilmenge des Portable Document Format (PDF) genormt.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet. Das Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Dies ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger („ZUGFeRD“ Format). Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln. Diese werden ohne weitere Schritte ausgelesen und zu verarbeitet.
Das FeRD-Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung. Es kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden. Ob und welchem Umfang sich die ZUGFeRD Initiative am Markt etablieren kann ist derzeit fraglich. Bisher gibt es das Format nur für Rechnungen. Eine Ausweitung auf andere Prozesse wird diskutiert. Lesen Sie hierzu auch => ZUGFeRD.
Für Informationen hierzu sowie den Themen „SAP Faktura per EMail“, „Mails mit PDF-Rechnungen“, „Erstellen von elektronischen Rechnungen“ und „Rechnungen elektronisch senden“ sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
XRechnung
Die XRechnung spezifiziert ein digitales Format zur digitalen Rechnungsstellung. Es wurde vom IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt. Damit schafft Deutschland ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung. Das Format entspricht den Vorgaben auf europäischer Ebene nach EU-Richtlinie 2014/55/EU.
E-RECHNUNG.GV.AT ist das Datenübertragungsverfahren für die Einbringung elektronischer strukturierter Rechnungen (e-Rechnungen) an öffentliche Verwaltung bzw. Unternehmen in Österreich.
Zeittafel PDF/A, ZUGFeRD und XRechnung
Ab 2005 PDF/A-1 PDF/A-1b PDF/A-1a (basiert auf PDF 1.4)
Ab 2011 PDF/A-2 PDF/A-2b – ( Basiert auf PDF 1.7) garantiert das richtige Erscheinungsbild des Dokuments für eine Langzeitarchivierung. PDF/A-2u – der gesamte Text ist in Unicode abgebildet PDF/A-2a – strukturelle und semantische Eigenschaften
Ab 2012 PDF/A-3 PDF/A-3 – Eröffnet Möglichkeiten für Elektronische Rechnungen, da mit diesem Standard in einer Datei sowohl maschinenlesbare Daten im XML-Format als auch die archivtaugliche PDF-Ausgabe der Rechnung hinterlegt werden können
Ab 2014 ZUGFeRD ZUGFeRD Version 1.0 – Vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) initiiert 2 Teile: PDF/A-3 + strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt
Ab 2018 XRechnung XRechnung – verplichtend ab 2019 und 2020 für alle öffentlichen Auftragsgeber. Auftragnehmer müssen bis spätestens zum 27. November 2020 auf den Versand elektronischer Rechnungen umstellen.
Ab 2019 ZUGFeRD Version 2.0 ZUGFeRD Version 2.0 – dieses Format spielt neben der XRechnung eine untergeordnete Rolle. Von öffentlichen Einrichtungen wird einheitlich der vom IT-Planungsrat beschlossene Standard der XRechnung verwendet.
SAP PDF/A
Folgende PDF/A-Versionen werden ab SAP NetWeaver AS für Java 7.5 SP05 (ADS-Version 1160.2016+) unterstützt:
Unterstützte PDF/A-Formate
Format
Norm
PDF/A-1
ISO 19005-1
PDF/A-1b
ISO 19005-1
PDF/A-2b
ISO 19005-2
PDF/A-3b
ISO 19005-3
Das gewünschte PDF/A-Format definieren Sie im Druckprogramm. Für die Szenarios „Archivierung“ und „Drucken und Archivierung“ besteht weiterhin die Möglickeit, die PDF/A-Ausgabe auch über ein BAdI (Business Add In) zu aktivieren.
AB NW Release 7.50 SP05 bietet ADS die Möglichkeit, PDF-Dateien nach PDF/A oder ZUGFeRD-PDF/A zu konvertieren. Die konvertierenden PDFs müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
alle nicht nativen Adobe-Fonts müssen ‚embedded‘ sein PDF-Version ist 1.3 oder höher PDF ist nicht interaktiv PDF ist nicht dynamisch Mit folgendem Feature-Test prüfen Sie, ob die bei Ihnen verwendete ADS-Version diese Funktion unterstützt: ABAP-Klasse CL_FP_FEATURE_TEST.
PEPPOL
Was ist Peppol?
Das internationale Projekt Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) dient zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.
Ziel ist es, den elektronisch unterstützten öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess zu beschleunigen und damit Kosten zu sparen. PEPPOL unterstützt die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. PEPPOL ist aber nicht nur auf den Rechnungsaustausch (E-Invoicing) wie ZUGFerd begrenzt. Es deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab. PEPPOL erlaubt über eine Verbindung den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern. Der Zugang erfolgt über sogenannte Access Points.
Wie funktioniert Peppol?
Es werden verschiedene Nachrichtentypen, wie z. B. die Rechnung, über definierte Standards ausgetauscht. Zu diesen Standards gehören das Format „Universal Business Language“ (UBL Standard ISO/IEC). Das PEPPOL Netzwerk dient dabei zum Austausch der UBL-Dokumente.
SAP Peppol
Als einer der ersten Anbieter schafft die SAP die Grundlage zur elektronischen Rechnungsstellung an Behörden nach dem sicheren PEPPOL-Standard. Das Walldorfer Unternehmen stellt hierzu eine cloudbasierte Lösung zu Verfügung.
