SAP-Rechnung per
E-Mail versenden – MailCenter

Mit dem MailCenter versenden Sie Rechnungen direkt aus SAP –
automatisiert, sicher und kostensparend.

  • Einsparung von Arbeitszeit, Druck- und Versandkosten
  • Niedriger Aufwand für Konfiguration notwendig
  • Schnell einsatzfähig durch kurze Einführungszeit
  • Signifikante Vereinfachungen in der Rechnungsstellung
  • Einfache und zeitgemäße Archivierung der Rechnungen

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SAP Mail MailCenter Add On

Rechnungen direkt aus SAP per E-Mail versenden

Einfach, schnell und im Corporate Design

Mit dem MailCenter automatisieren Sie den gesamten Rechnungsversand aus SAP SD – ohne Umwege oder Middleware. Versenden Sie HTML-E-Mails mit PDF-, PDF/A- oder ZUGFeRD-Anhängen im gewünschten Layout, inklusive Logo, Text und Corporate Design. Die Lösung ist schnell implementiert, vollständig protokolliert und flexibel erweiterbar – auch für SAP-Mischumgebungen oder E-Rechnungsformate.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Reduziert Druck-, Versand- und Arbeitskosten
  • Schnell einsatzbereit mit minimalem Konfigurationsaufwand
  • Direkt aus SAP ECC oder S/4HANA versenden
  • Unterstützt PDF, ZUGFeRD und XRechnung
  • Rechtssichere Archivierung inklusive

formulars mit rechnungsanzeige und iso konformitätsprüfung – munich enterprise

Porträt von Michael Struck, SAP Berater und Experte

Ihr Ansprechpartner
Michael Struck

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Logo der SAP-zertifizierten MailCenter-Software mit Integration in RISE mit SAP S/4HANA Cloud, dargestellt in modernem Design mit einem stilisierten Briefsymbol.

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Wir betreuen Kunden wie Siemens Healthineers, Dr. Oetker, Augustiner Bräu, Carl Zeiss, Sortimo, thyssenkrupp und noch viele weitere…

„Dass wir Rechnungen und Anhänge innerhalb einer Mail zusammenfassen können, ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung.“

ddv
Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbHWolfgang Scheffler | SAP Senior Berater (Projektleitung)

„Durch die Dialogmöglichkeiten sorgt das MailCenter gleichzeitig für eine optimierte Debitorenverwaltung und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unserer Buchhaltung“

Logo Pneuhage Management GmbH & Co. KG
Pneuhage Management GmbH & Co. KGLuigi Borella | Anwendungsbetreuung WWS-Team/ Unternehmenscontrolling

„Wir erfüllen damit auch einen Wunsch vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen. „Sie wollen die Daten direkt in ihre Systeme einlesen. Dies ist mit normalen PDF-Dateien nur bedingt möglich, da die Daten von dort immer manuell abgetippt werden müssen.“

Logo Hekatron Technik Gmbh
Hekatron BrandschutzMarco Müller, IT-Projektleiter | Hekatron Brandschutz

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Beziehungspflege durch Rechnungsversand.

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Zahlen und Fakten zur Software MailCenter

sap-silver partner

Offizielles SAP Certified Logo für Integration mit RISE mit SAP S/4HANA Cloud

DEKRA Zertifikat ISO 9001

Anwendungsbeispiel

sap rechnung per e-mail

SAP-Rechnung per E-Mail

FAQ – SAP-Rechnung per Mail

Obwohl wir mittlerweile im Jahr 2020 angekommen sind, werden immer noch die Mehrzahl der Rechnungen mit der Post versendet. Dabei wird doch in anderen Bereichen ein großer Teil der Kommunikation im Business über E-Mail ausgetauscht. Alleine in Deutschland versenden wir laut BMI jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch. Für Unternehmen ergeben sich durch den Versand von elektronischen Rechnungen verschiedene Einsparungspotenziale. Denn die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto. Durch den Mailversand von Rechnungen aus SAP lösen Sie arbeitsintensive und fehleranfällige Prozesse ab.

Rechnungsformate

  • Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .pdf-, .jpg- oder .tif-Format
  • Strukturierte Datenformate: XML, EDI, XRechnung
  • Hybride Datenformate: PDF/A, ZUGFeRD
  • Übertragungswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post oder Web-Download

PDF/A

PDF/A ist ein Dateiformat, welches aus dem Wunsch zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entstanden ist. Das Format ist von der International Organization for Standardization (ISO) als Teilmenge des Portable Document Format (PDF) genormt.

sap mail rechnung pdf/a-3

SAP Mail Rechnung PDF/A-3

Lesen Sie hierzu auch => SAP Adobe Forms

ZUGFeRD-Initiative

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein einheitliches, branchenübergreifendes Format für elektronische Rechnungen entwickelt. Dieses Format dient dem Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern und ermöglicht eine strukturierte Datenübertragung zwischen Rechnungssteller und -empfänger – bekannt als „ZUGFeRD“.

Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten, die ohne zusätzlichen Aufwand ausgelesen und weiterverarbeitet werden können.

Die Entwicklung dieses Formats erfolgte durch Unternehmen aus verschiedenen Branchen, darunter Automobilindustrie, Einzelhandel, Banken, Softwareindustrie sowie der öffentliche Sektor. Es entspricht internationalen Standards und kann auch im europäischen sowie globalen Rechnungsverkehr eingesetzt werden.

Ob sich ZUGFeRD langfristig am Markt durchsetzt, bleibt abzuwarten. Bisher existiert das Format ausschließlich für Rechnungen, eine Erweiterung auf andere Geschäftsprozesse wird jedoch diskutiert. Lesen Sie hierzu auch => ZUGFeRD.

E-RECHNUNG.GV.AT

E-RECHNUNG.GV.AT ist das Datenübertragungsverfahren für die Einbringung elektronischer strukturierter Rechnungen (e-Rechnungen) an öffentliche Verwaltung bzw. Unternehmen in Österreich.

Für Informationen hierzu sowie den Themen „SAP-Faktura per EMail“, „Mails mit PDF-Rechnungen“, „Erstellen von elektronischen Rechnungen“ und „Rechnungen elektronisch senden“ sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Zeittafel PDF/A, ZUGFeRD und XRechnung

Ab 2005: PDF/A-1

PDF/A-1b – Fokus auf langfristige Lesbarkeit und visuelle Reproduktion
PDF/A-1a – Erweiterung mit strukturellen und semantischen Eigenschaften (basiert auf PDF 1.4)

Ab 2011: PDF/A-2

PDF/A-2b – (basiert auf PDF 1.7) sichert das korrekte Erscheinungsbild für die Langzeitarchivierung
PDF/A-2u – vollständige Unicode-Abbildung des Textes
PDF/A-2a – enthält zusätzlich strukturelle und semantische Informationen

Ab 2012: PDF/A-3

Erlaubt die Kombination von maschinenlesbaren XML-Daten und einer archivtauglichen PDF-Version innerhalb einer Datei, was die Basis für elektronische Rechnungen schafft.

Ab 2014: ZUGFeRD 1.0

Initiiert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi)
Besteht aus PDF/A-3 mit strukturierten XML-Daten als Anhang

Ab 2018: XRechnung

Einführung eines verpflichtenden Formats für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Auftragnehmer mussten bis spätestens 27. November 2020 auf den Versand von XRechnungen umstellen

Ab 2019: ZUGFeRD 2.0

Neben XRechnung weiterhin im Einsatz, jedoch mit geringerer Bedeutung für öffentliche Aufträge
Öffentliche Stellen setzen vorrangig auf den Standard XRechnung, der durch den IT-Planungsrat festgelegt wurde

Ab 2020: PDF/A-4

PDF/A-4f – Erlaubt Dateianhänge, die nicht PDF/A-konform sind
PDF/A-4e – Speziell für den Engineering-Bereich mit Unterstützung für 3D-Inhalte

Ab 2023: XRechnung 3.0.1

Neue Version zur Optimierung der E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber in Deutschland

Ab 2024: ZUGFeRD 2.3.2

Veröffentlicht am 13. November 2024
Vollständig kompatibel mit dem französischen E-Rechnungsformat Factur-X 1.0.7.2

SAP PDF/A

Folgende PDF/A-Versionen werden ab SAP NetWeaver AS für Java 7.5 SP05 (ADS-Version 1160.2016+) unterstützt:

Unterstützte PDF/A-Formate
Format Norm
PDF/A-1 ISO 19005-1
PDF/A-1b ISO 19005-1
PDF/A-2b ISO 19005-2
PDF/A-3b ISO 19005-3

Das gewünschte PDF/A-Format definieren Sie im Druckprogramm. Für die Szenarien „Archivierung“ und „Drucken und Archivierung“ besteht weiterhin die Möglichkeit, die PDF/A-Ausgabe auch über ein BAdI (Business Add-in) zu aktivieren.

AB NW Release 7.50 SP05 bietet ADS die Möglichkeit, PDF-Dateien nach PDF/A oder ZUGFeRD-PDF/A zu konvertieren. Die konvertierenden PDFs müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

alle nicht nativen Adobe-Fonts müssen ‚embedded‘ sein
PDF-Version ist 1.3 oder höher
PDF ist nicht interaktiv
PDF ist nicht dynamisch
Mit folgendem Feature-Test prüfen Sie, ob die bei Ihnen verwendete ADS-Version diese Funktion unterstützt: ABAP-Klasse CL_FP_FEATURE_TEST.

Mit dem MailCenter eine leichte Übung. Das Add-on ist nahtlos in das System eingebunden und lässt sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen. Sie erstellten, bearbeiten und versenden E‑Mails direkt im ERP-Backend. Diese Lösung leistet einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

  • Rechnungen mit unstrukturierten, strukturierten und hybriden Datenformaten wie HTML, PDF und PDF/A
  • Mehrere Ansprechpartner pro Rechnungsempfänger
  • Möglichkeit CC und BCC Adresse
  • Mailtitel und Text einfach und flexibel anpassen
  • Rechnungen im Corporate Design mit (Pflicht-) oder Standardangaben
  • Bei Bedarf gesamte Rechnung als HTML ohne PDF-Anhang
  • Der Sendeprozess ist transparent und nachvollziehbar
  • Senden aus Cockpit Transaktion oder im Batch
  • Flexbiles Customizing

Neben den grundsätzlichen Themen gibt es immer wieder auch Fragen zum ERP-Standard. Welche Möglichkeiten gibt es für Mailtitel und -texte, -body, Corporate Design und (Pflicht-) Standardangaben mit Transaktion SODIS. Genau hier hat der Standard Defizite.  Weitere Problemfelder sind Empfängerermittlung (nur eine An-Adresse), Mailbearbeitung, -gestaltung und der Verwaltung von Dateianhängen. Firmen, die ERP einsetzen und Dokumente schnell und effizient verschicken möchten, benötigen hierfür in den meisten Fällen eine zusätzliche IT-Lösung.

Wenn Sie Rechnungen an Ihre Kunden senden, bietet das zahlreiche Vorteile

  • Es werden Druck- und Versandkosten eingespart
  • Schnelle und sichere Zustellung (auch im Ausland)
  • Verkürzung des Zeitraums von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang
  • Prozesse in der Rechnungsstellung sind signifikant einfacher
  • Rechnung im Corporate Design
  • Einfache Installation und Konfiguration

Easy to use

  • Einfache, anwenderfreundliche Handhabung
  • Anwenderzufriedenheit

Einfache Implementierung

  • Kurze Einführungszeit, modifikationsfrei und releasefähig
  • Keine weitere Hardware oder Software notwendig

Lösungsumfang

Die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar.
Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.

Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.

Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.

Unsere Leistungen

  • Einrichtung & Einweisung
  • Installation SAP-Komponente über das Transport Management System
  • Technische Implementierung in SAP
  • Einweisung in die Konfiguration und die Funktionen in SAP
  • Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
  • Service- & Support-Hotline, Helpdesk und Portal

Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise

Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.

Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.

Technik

Systemvoraussetzung

Produktversionen ab:

  • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.4

Softwarekomponentenversionen ab:

  • MESERP | MailCenter | Release 22-08 (08/2022)
  • Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

Technische Daten

  • Komponente SAP-Server mit ABAP und ABAP Objects
  • SAP Webservice Infrastruktur
  • Für Single-Sign-On-Szenarien geeignet
  • Für SAP ERP und S/4 (nicht für CRM und Cloud Lösungen geeignet)
  • Keine Einstellungen für den Eingang im SCOT notwendig

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