Enviar factura SAP por correo electrónico

sap factura por correo electrónico

Aunque ya hemos llegado en 2019 y una gran parte de la comunicación en el negocio se intercambia por correo electrónico, la mayoría de las facturas todavía se envían por correo. Según el IMC, cada año se envían más de 30.000 millones de facturas por correo en Alemania. Las empresas tienen varios ahorros potenciales por el envío de facturas electrónicas. Las facturas electrónicas no solo ahorran papel y franqueo. Al enviar facturas desde SAP, puede reemplazar los procesos de trabajo intensivo y propensos a errores.

Un ejercicio fácil con el MailCenter. Con el complemento, el sistema se integra perfectamente en el sistema y se puede adaptar de forma flexible al proceso de negocio respectivo. Puede crear, editar y enviar correos electrónicos directamente en el backend de ERP. Esta solución hace una contribución importante a la digitalización de su empresa.

• Facturas con formatos de datos no estructurados, estructurados e híbridos como HTML, PDF y PDF/A
• Múltiples personas de contacto por destinatario de la factura
• Posibilidad dirección CC y CCO
• Personaliza el título y el texto del correo de forma fácil y flexible
• Facturas en diseño corporativo con información estándar (obligatoria)
• Si es necesario, factura completa como HTML sin pdf adjunto
• El proceso de envío es transparente y comprensible
• Enviar desde Cockpit Transaction o por lotes
• Flexbiles Customizing

Además de los temas básicos, por supuesto también hay preguntas sobre el estándar ERP con título de correo y textos, -cuerpo, diseño corporativo e información estándar (obligatorio) con la transacción SODIS. Aquí es exactamente donde la norma tiene déficits, así como con la determinación de destinatarios (sólo una dirección), el procesamiento de correo, el diseño y la gestión de archivos adjuntos. Las empresas que utilizan ERP y desean enviar documentos de forma rápida y eficiente requieren una solución de TI adicional en la mayoría de los casos.

Terminología según la Directiva 204/55

En el uso del lenguaje, el correo electrónico con datos adjuntos, así como las representaciones puramente pictóricas, así como los formatos de datos estructurados exclusivamente se conocen como facturas electrónicas. La Directiva Europea 204/55/UE, de 16 de abril de 2014, describe las condiciones marco para la facturación electrónica en la contratación pública. La Directiva define el término factura electrónica en el párrafo 4 bis de la siguiente manera: «Una factura es electrónica cuando se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado, el formato permite el procesamiento automático y electrónico de la factura.»

Requisito previo para las facturas electrónicas

Al utilizar, se deben observar varios requisitos previos, como la aprobación por parte del destinatario de la factura, la legibilidad humana,
la autenticidad del origen,
la información obligatoria (véase la factura en papel).

Leer también: > Factura electrónica

Firma Digital – Simplificación de las facturas electrónicas desde 2011

Con el fin de ayudar a la aceptación y difusión del correo electrónico, especialmente las facturas electrónicas, en los negocios cotidianos, el legislador ha reducido los requisitos (firma electrónica calificada o transmisión en el procedimiento EDI). La firma digital ya no es necesaria. Desde el 1 de julio de 2011, las facturas pueden enviarse electrónicamente sin necesidad de una firma digital.

La supresión de la firma electrónica ha simplificado la creación y el uso de facturas electrónicas para el facturador y el destinatario. Desde entonces, el envío por correo de facturas ha ido en constante aumento. Por supuesto, todavía hay clientes que solo aceptan facturas por papel. Sin embargo, las facturas enviadas electrónicamente están en aumento y son legalmente válidas.

Obligación de facturas a los poderes adjudicadores

La XInvoice especifica un formato digital para la facturación digital. Fue creado por el Consejo de Planificación de TI para el Gobierno Federal y los Estados federados. De esta manera, Alemania está creando un formato uniforme para la facturación electrónica. El formato cumple los requisitos a nivel europeo en virtud de la Directiva 2014/55/UE de la UE. Con arreglo a la Directiva de la UE, los proveedores de los poderes adjudicadores deben poder presentar facturas electrónicas correctas a las autoridades de Alemania a partir de finales de noviembre de 2020. Como factura electrónica, todas las entidades contratantes públicas solo aceptarán en el futuro la factura X.

Extensión MailCenter – SAP XInvoice

Es por eso que hemos desarrollado una extensión para XIns y ZUGFeRD para nuestros clientes de MailCenter y la hemos integrado completamente en SAP. Esto le permite crear, validar y enviar facturas de acuerdo con el formato alemán XInvoice. La creación tiene lugar directamente en el curso de la facturación con SAP.

SAP XInvoice – Funcionalidad

• XInvoices: La factura electrónica del complemento MailCenter genera XInvoices en formato XML UBL estandarizado a escala de la UE.
• ZUGFeRD. Para este tipo de factura electrónica, se genera un archivo PDF A/3 además del archivo XML CII.

Operaciones y versiones

• Facturas XML UBL (factura UBL) y créditos de crédito (UBL CreditNote)
• Comprobación del XML UBL para el cumplimiento de esquemas XInvoice
• Versión actual: XRechnung 1.21
• Versión actual: ZUGFeRD 2.0 (requisito, factura como formulario de impresión de Adobe)

Ejemplo de SAP XInvoice

El archivado de documentos XInvoice y ZUGFeRD es posible a través de SAP ArchiveLink en el estándar.

Requisito del sistema

• MailCenter de la versión 31.023 (01/2017)
• SAP_BASIS de software Versión 700
• Versión del producto SAP de SAP NETWEAVER 7.0
• Adobe Server NW750 ADS SP-5 (SOLO para ZUGFeRD)

MailCenter – SAP XInvoice Customizing

MailCenter – SAP XInvoice Customizing

¿Sus clientes incluyen autoridades públicas y poderes adjudicadores? Entonces te vuelves activo ahora. Vea el rendimiento de la extensión MailCenter para XIns y ZUGFeRD. Estaremos encantados de presentarle el complemento SAP como parte de una demostración en vivo (45 min.).
Entonces es mejor tomar una foto de ti mismo.

También puede leer más sobre XRechnung aquí: XRechnung .

Descripción general Formatos de factura PDF, PDF/A, XRechnung, ZUGFeRD

Diferentes formatos son elegibles para facturas por correo electrónico.

Formatos de factura

• Formatos de datos no estructurados: facturas en formato .pdf-, .jpg o .tif
• Formatos de datos estructurados: XML, EDI, XRechnung
• Formatos de datos híbridos: PDF/A, ZUGFeRD
• Canales de transferencia: correo electrónico, correo DE, correo electrónico o descarga web

PDF/A

PDF/A es un formato de archivo que se originó a partir del deseo de archivar documentos digitales a largo plazo. El formato está estandarizado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) como un subconjunto del formato de documento portátil (PDF).

factura de correo sap pdf/a-3

Véase también > SAP Adobe Forms

Iniciativa ZUGFeRD

El Foro de Factura Electrónica de Alemania (FeRD) ha desarrollado un formato general común para las facturas electrónicas. El formato se puede utilizar para el intercambio de facturas entre empresas, autoridades públicas y consumidores. Esto permite el intercambio de datos estructurados entre el facturador y el destinatario de la factura («formato ZUGFeRD»). El formato de factura ZUGFeRD permite que los datos de la factura se transmitan de forma estructurada en un archivo PDF. Estos se leen y procesan sin más pasos.

El formato de factura FeRD fue desarrollado por empresas del sector automotriz, minorista, bancario, software y público. Cumple con los requisitos de la normalización internacional. También puede incluirse y aplicarse en la contabilidad transfronteriza europea e internacional. Actualmente es cuestionable si la iniciativa ZUGFeRD puede establecerse en el mercado y en qué medida. Hasta ahora, el formato solo está disponible para facturas. Se está discutiendo una extensión a otros procesos. Véase también > ZUGFeRD.

E-BILL. Gv. En

E-BILL. Gv. AT es el procedimiento de transferencia de datos para la transferencia de facturas estructuradas electrónicas (facturas electrónicas) a administraciones públicas o empresas en Austria.

Para obtener información al respecto, así como los temas «Facturación SAP por correo electrónico», «Correos electrónicos con facturas PDF», «Creación de facturas electrónicas» y «Enviar facturas electrónicamente», póngase en contacto con nosotros. Estamos encantados de ayudarle.

Línea de tiempo PDF/A, ZUGFeRD y XRechnung

Desde 2005 PDF/A-1
PDF/A-1b
PDF/A-1a (basado en PDF 1.4)

Desde 2011 PDF/A-2
PDF/A-2b – (Basado en PDF 1.7) garantiza el aspecto correcto del documento para el archivado a largo plazo.
PDF/A-2u – todo el texto se muestra en Unicode
PDF/A-2a – Propiedades estructurales y semánticas

Desde 2012 PDF/A-3
PDF/A-3 – Abre posibilidades para facturas electrónicas, ya que este estándar se puede utilizar para almacenar datos legibles por máquina en formato XML, así como la salida PDF compatible con el archivo de la factura en un archivo.

Desde 2014 ZUGFeRD
ZUGFeRD Versión 1.0 – Iniciado por el Ministerio Federal de Economía y Energía (BMWi)
2 partes: PDF/A-3 + datos estructurados en formato XML se adjuntan a PDF/A-3

Desde 2018 XRechnung
XRechnung – de 2019 y 2020 para todos los contratistas públicos. Los contratistas deben pasar al envío de facturas electrónicas a más tardar el 27 de noviembre de 2020.

Desde 2019 ZUGFeRD Versión 2.0
ZUGFeRD versión 2.0 – este formato juega un papel menor además de la XRechnung. Las instituciones públicas utilizan uniformemente el estándar de facturación X adoptado por el Consejo de Planificación de TI.

SAP PDF/A

Las siguientes versiones de PDF/A son compatibles con SAP NetWeaver AS para Java 7.5 SP05 (ADS versión 1160.2016+):

El formato PDF/A deseado se define en el programa de impresión. Para los escenarios «Archivo» y «Impresión y archivado», todavía existe la posibilidad de activar la salida PDF/A a través de un BAdI (Business Add In).

AB NW Release 7.50 SP05 ofrece a ADS la posibilidad de convertir archivos PDF a PDF/A o ZUGFeRD-PDF/A. Los archivos PDF de conversión deben cumplir los siguientes requisitos:

todas las fuentes de Adobe no nativas deben estar ‘incrustadas’
La versión PDF es 1.3 o superior
PDF no es interactivo
PDF no es dinámico
Utilice la siguiente prueba de características para comprobar que la versión de ADS que está utilizando admite esta característica: la clase ABAP CL_FP_FEATURE_TEST.

¿Qué es Peppol?

El proyecto paneuropeo de contratación pública online (PEPPOL) tiene por objeto normalizar los procedimientos de contratación pública transfronterizos y apoyados electrónicamente en la Unión Europea.

El objetivo es acelerar el proceso de licitación y contratación pública con apoyo electrónico y ahorrar así costes.
PEPPOL apoya la Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica. SIN EMBARGO, PEPPOL no se limita al intercambio de facturas (facturación electrónica) como ZUGFerd. Abarca todo el proceso de contratación electrónica. PEPPOL permite el intercambio con todos los socios registrados en la red a través de una conexión. El acceso se realiza a través de los llamados puntos de acceso.

¿Cómo actúa Peppol?

Diferentes tipos de mensaje, como la factura, se intercambian a través de estándares definidos. Estos estándares incluyen el formato de Universal Business Language (UBL Standard ISO/IEC). La red PEPPOL se utiliza para intercambiar los documentos UBL.

SAP Peppol

SAP es uno de los primeros proveedores en crear la base para la facturación electrónica a las autoridades gubernamentales de acuerdo con la norma segura PEPPOL. La empresa con sede en Walldorf proporciona una solución basada en la nube para este propósito.