E-Rechnung
Warum die Umstellung auf die elektronische Rechnung sinnvoll ist …
E-Rechnung – Sie sind das Herz der Wirtschaft, das lebenswichtige Organ, das alles am Laufen hält: Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen. Etwa 32 Milliarden davon werden in Deutschland jährlich auf den Weg gebracht. Ein großer Teil von ihnen gelangt auch heute noch auf dem Postweg zum Empfänger, in der Regel einige Tage nach dem Versand. Das ist mit einigem an Kosten verbunden. Abgesehen vom Arbeitsaufwand sind da die Materialkosten, vor allem für Papier und Druckerfarbe. Den dicksten Brocken stellt allerdings das Porto dar. Alles zusammengerechnet, können die Kosten für eine postalisch versandte Rechnung über 9 Euro betragen. Und die Kosten für die Verwaltung der Dokumente sinken ebenfalls. Höchste Zeit, auf die elektronische Variante umzustellen, und das nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen. Auch ökologische Gesichtspunkte sprechen für den elektronischen Weg, der Umwelt und dem Klima zuliebe. Was es dabei zu beachten gibt und wie Ihnen die Umstellung gelingt, lesen Sie hier.
Elektronische Rechnungen
Begrifflichkeit laut Richtlinie 204/55
Im normalen Sprachgebrauch werden sowohl die E-Mail mit Rechnungen als PDF im Anhang als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU zieht hier klare Grenzen für den Begriff. Die Richtlinie definiert die Bezeichnung elektronische Rechnung wie folgt: „Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“
E-Rechnungen schweben nicht im rechtsfreien Raum
Die Umstellung der Fakturierung von materiellen auf immaterielle Belege macht deutlich, dass Rechnungen bestimmte rechtliche und fiskalische Eigenschaften besitzen. Im juristischen Sinn ist eine Rechnung ein Dokument. Aus der Sicht des Finanzamts ist eine Rechnung ein Buchungsbeleg.
Beide Eigenschaften erfüllt eine papiergebundene Rechnung quasi aus sich selbst heraus: Alleine ihre Existenz macht sie zu beidem: zum Dokument und zum Buchungsbeleg gleichermaßen – natürlich nur, wenn alle formalen Vorgaben erfüllt sind. Auch bei elektronischen Belegen müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, um ihnen den Charakter als Dokument und Buchungsbeleg zu verleihen.
So erfolgt die Umstellung
Nutzen der elektronischen Rechnung identifzieren
Ein Vorteil bei der Umstellung der Rechnungsstellung von Papier zu Bytes ist die meist unkomplizierte Vorgehensweise. In vielen Fällen lässt sich vorhandene Business-Software auch zur Erzeugung von E-Rechnungen verwenden, besonders aktuelle Programmversionen. Und wenn Sie Ihre Rechnungen bisher auf einfachstem Weg per Tabellenkalkulation erstellt haben, wäre das der richtige Augenblick, um auf ein modernes Rechnungssystem zu wechseln.
Die nächste Überlegung gilt der Aufbewahrung. Bekanntlich müssen Buchungsbelege – also auch Rechnungen – zehn Jahre lang archiviert werden, um dem Finanzamt über diese Zeit hinweg für Prüfungen zur Verfügung zu stehen.
Für materielle Rechnungen ist der Aufbewahrungsort der Aktenschrank oder das Aktenregal. Dadurch kann einiges an Platzbedarf entstehen, der Kosten und Mühen verursacht.
Der Aufbewahrungsort für E-Rechnungen ist der Computer. Platzprobleme gibt es hier nicht – heutige Speichermedien bieten auch für den größten Datenbestand ausreichend Platz.
Datenverlust kann ins Geld gehen
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen gilt für materielle und elektronische Belege gleichermaßen. Sie liegt im Verantwortungsbereich des Steuerpflichtigen. Das bedeutet: Gehen Rechnungen verloren oder werden sie zerstört, geht die steuerliche Behandlung des Malheurs zu Lasten des Unternehmens, das sich auch noch des Verdachts erwehren muss, Schwarzumsätze getätigt zu haben.
Papierrechnungen können beispielsweise durch Brand- oder Wasserschäden verloren gehen. Sie zu ersetzen, ist mit einem hohen Maß an Arbeit und Mühe verbunden – wenn überhaupt möglich.
Das digitale Gegenstück zu Brand- oder Wasserschaden ist die Löschung von Daten, sei es aus Versehen oder durch Schäden am Speichermedium. Anders als bei papiergebundenen Unterlagen lässt sich bei elektronischen Dokumenten wirksame Vorsorge betreiben – durch Backups.
Moderne Rechnungssysteme enthalten bereits Archivierungsfunktionen, die Sie dafür nützen können. Da Rechnungen von so grundsätzlicher Bedeutung für das Unternehmenswohl sind, empfiehlt sich ein mehrfaches Backup, beispielsweise auf externen Laufwerken und zusätzlich in der Cloud. Die Wiederherstellung verlorener Daten wird dadurch zum Kinderspiel.
Das richtige Format für die E-Rechnung wählen
Wenn es heute noch ein Hindernis gibt, das gegen die Einführung von E-Rechnungen sprechen könnte, dann könnte das am verwendeten Dateiformat zu liegen. Eine Papierrechnung kann jeder lesen. Eine E-Rechnung lässt sich beim Empfänger nur verwerten, wenn er mit dem angelieferten Dateiformat umgehen kann.
Das ist der Grund dafür, dass Sie Ihren Kunden E-Rechnungen laut aktueller Rechtslage nicht aufzwingen können. Verlangt der Empfänger die Zustellung der Rechnung in Papierform, müssen Sie dem Folge leisten.
Es liegt also an Ihnen, die Widerstände gegen E-Rechnungen so gering wie möglich zu halten. In der Regel laufen Sie damit offene Türen ein, denn auch der Rechnungsempfänger kann bei E-Rechnungen zahlreiche Vorteile nutzen, beispielsweise durch die datengestützte papierlose Übernahme in seine Unternehmenssoftware.
Voraussetzung ist wie erwähnt, dass der Kunde das angelieferte Datenformat nutzen kann. Sie sollten daher bei der Rechnungsstellung ein Format verwenden, das weit verbreitet ist, beispielsweise das in Deutschland beliebte ZUGFeRD. Dabei handelt es sich um ein hybrides System aus einer PDF-Datei und einer XML-Datei. Hybride Systeme dieser Art erlauben es dem Empfänger, die Daten in der eigenen IT weiterzuverarbeiten und in alle buchhalterischen und statistischen Prozesse einfließen zu lassen.
Erfreulich ist, dass E-Rechnungen seit 2011 keine elektronische Signatur mehr enthalten müssen. Das erleichtert die automatische Erstellung ungemein. Dagegen ist die richtige Form der Rechnungsstellung von maßgeblicher Bedeutung. Hier empfiehlt es sich, den Inhalt der Rechnung zunächst vom Steuerberater oder Rechtsanwalt prüfen zu lassen. Das ist insbesondere bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen von Bedeutung: Unter bestimmten Bedingungen kann eine E-Rechnung zwar im allgemeinen Geschäftsverkehr gültig sein, ist aber in dieser Form nicht für die Vorsteuererklärung nach Paragraph 14 Absatz 3 UStG geeignet.
Die formalen Voraussetzungen müssen also auch bei E-Rechnungen gegeben sein, um sie wie Papierrechnungen einsetzen zu können. In Österreich beispielsweise regelt die E-Rechnung-UStV alle diesbezüglichen Vorschriften.
Elektronische Rechnungsformate und Standards
- Unstrukturierte Datenformate: Rechnungsstellung im .pdf-, .jpg- oder .tif-Format
- Strukturierte Datenformate: XML, EDI, XRechnung
- Hybride Datenformate: PDF/A, ZUGFeRD
- Übertragungswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post oder Web-Download
E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile
Im Grunde spricht nichts gegen die Umstellung auf E-Rechnungen – die Vorteile liegen auf der Hand. Hier sind einige von ihnen:
Beschleunigter Zahlungseingang
Papierrechnungen sind ein bis zwei Tage unterwegs, doch das ist längst nicht alles. Das ausstellende Unternehmen benötigt in der Regel ebenfalls ein bis zwei Tage, bis die Rechnung überhaupt auf den Postweg gelangt.
Nicht viel anders sieht es beim Empfänger aus: Bis die Rechnung die Posteingangsstelle durchlaufen hat und in der Buchhaltung zur Zahlung bereit steht, vergehen in vielen Fällen ebenfalls ein bis zwei Tage.
Die Laufzeit einer Rechnung von der Fakturierung bis zur Vorlage in der Buchhaltung des Empfängers kann also durchaus bis zu sechs Werktagen betragen.
E-Rechnungen sind in dieser Hinsicht unschlagbar. Die Versanddauer vom Augenblick der Erzeugung bis zur Ankunft in der Buchhaltung des Kunden: einige Sekunden. Der Grund dafür: E-Rechnungen werden per E-Mail übermittelt. Das geht nicht nur blitzschnell, sondern befördert die Rechnung ohne Umwege exakt auf den Computer, von dem aus die Zahlung veranlasst wird, und das absolut portofrei.
Wenig bis gar kein Arbeitsaufwand
Das Schreiben einer Rechnung kann richtig viel Arbeit machen, besonders bei komplexen Leistungen oder Produktaufstellungen. Verwenden Sie eine effektive Unternehmenssoftware, bewegt sich der Arbeits– und Zeitaufwand gegen Null. Die Rechnung wird quasi nebenher erzeugt, beispielsweise beim Anlegen eines Auftrags.
Vielfach ist nicht einmal die Auftragsgenerierung erforderlich, nämlich dann, wenn die rechnergestützte Auftragsübernahme vom Kunden vorgesehen ist. Alles, was zu tun bleibt, ist der Mausklick, um die Rechnung abzuschicken – wenn dieser Schritt nicht auch automatisiert ist.
Integration in Softwarelösungen
Viele Firmenprogramme enthalten heute bereits Funktionen für die programmgestützte Erzeugung und den Versand von E-Rechnungen, oder lassen sich über Addons entsprechend ausrüsten. Sie erledigen die Fakturierung und auch das Mahnwesen automatisch, wobei Sie die verwendeten Formulare individuell gestalten können.
Unternehmensprogramme arbeiten mit Stammdaten. Angaben zu Kunden, Produkten, Kategorien, Preisen, Rabatten, Steuersätzen und eine Reihe weiterer Informationen werden in Datenbanken vorgehalten und zur Erzeugung eines neuen Auftrags abgerufen. Daraus generiert das Programm alle für den Geschäftsvorgang erforderlichen Unterlagen – vom Lieferschein bis zur Rechnung.
Da Programme dieser Kategorie in der Regel einfach und intuitiv bedienbar sind, erübrigt sich besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen die Beauftragung externer Dienstleister für die Erzeugung und den Versand von elektronischen Rechnungen. So lässt sich beispielsweise SAP über entsprechende Addons fit für das E-Rechnungs-Zeitalter machen.
Datensuche – eine Angelegenheit von Sekunden
Wer schon einmal auf der Suche nach einer alten Papierrechnung war, um beispielsweise eine Kundenanfrage zu bearbeiten, weiß, welcher Aufwand damit verbunden sein kann, besonders, wenn die betreffende Rechnung in den Tiefen des Archivs schlummert. Elektronische Rechnungen machen die Suche zu einem mühelosen Unterfangen.
Da E-Rechnungen auf Datenbankstrukturen beruhen, lassen sie sich auch mit den Mitteln der Datenbankabfrage finden – blitzschnell und ohne Staub auf den Fingern. Einen besonderer Vorteil stellen dabei die zahlreichen Suchkriterien dar.
Für Papierrechnungen in Aktenordnern gibt es in der Regel nur ein Suchkriterium: den Firmennamen, alphabetisch geordnet. E-Rechnungen lassen sich dagegen nach vielen unterschiedlichen Aspekten untersuchen: nach Datum, Betrag, enthaltenen Artikelnummern oder dem Zahlungseingang, um nur einige Beispiele zu nennen.
Das eröffnet völlig neue Perspektiven bei der Kundenkommunikation und der Servicequalität. Telefonische Anfragen lassen sich meist während des laufenden Gesprächs beantworten. Floskeln wie “Kann ich Sie zurückrufen?” gehören damit endgültig der Vergangenheit an.
Fazit E-Rechnung
E-Rechnungen erlauben die schnelle und effiziente Fakturierung und den Versand in Echtzeit. Das führt zu massiven Kosteneinsparungen und beschleunigten Zahlungseingängen. Bei der Erzeugung von E-Rechnungen sollten Sie auf die Verwendung eines gebräuchlichen Formats wie PDF/A, ZUGFeRD oder XRechnung setzen. Stellen Sie Rechnungen an öffentlichen Auftraggeber ist die XRechnung als Standard zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschlandverpflichtend. Auch in diesem Fall können Rechnungsempfänger dennoch die Zustellung von Rechnungen auf dem Papierweg verlangen. Moderne Unternehmenssoftware enthält vielfach bereits Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen oder lässt sich über Add-ons entsprechend ausstatten.
