Success Story SAP XRechnung bei Pneuhage

Pneuhage Management GmbH & Co. KG

Anwenderbericht

Erreichte Ziele durch Digitalisierungsplattform MailCenter – E-Rechnung

  1. Erfüllung der Anforderungen aus EU-Richtlinie 2014/55/EU
  2. Bessere Kundenansprache, Dialogmöglichkeiten bei der Rechnungsstellung
  3. Weniger Aufwands bei der Rechnungserstellung
  4. Rechnungen mit Anhängen in einer E-Mail

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Unternehmen

  1. Pneuhage Management GmbH & Co. KG
  2. Sitz der Gesellschaft: Karlsruhe
  3. Branche: Handel
  4. Umsatz: 660 Mio. Euro
  5. Angestellte: 2.300
  6. Internetadresse: www.pneu.com
  7. Lösungspartner: munich enterprise software GmbH

Projektziele

  1. Erfüllung der Anforderungen aus EU-Richtlinie 2014/55/EU
  2. Bessere Kundenansprache, Dialogmöglichkeiten bei der Rechnungsstellung
  3. Verringerung manuellen Aufwands bei der Rechnungserstellung
  4. Anhänge sollten mit Rechnungen in einer E-Mail versendet werden

Entscheidung für MailCenter

  1. Vollständige SAP-Integration der Lösung
  2. Perspektivischer Einsatz für weitere Dokumentarten (Auftrag, Lieferschein)
  3. Hohe Kompetenz des Führungsteams beim Anbieter

Lösungen und Services

Digitalisierungsplattform MailCenter – Modul E-Rechnung

Highlights der Implementierung

  1. Einfaches Customizing durch SAP-Nähe der Lösung
  2. Durch schnelle Implementierung war Pneuhage zum Stichtag XRechnung-„ready“

Hauptnutzen für das Unternehmen

  1. Erfüllung der Anforderungen aus EURichtlinie 2014/55/EU
  2. Integrierte Lösung für alle Dokumentarten beim E-Invoicing
  3. Erhöhung der Kundenfreundlichkeit durch Dialogmöglichkeiten
  4. Direktes Kundenfeedback führt zu sauberen Stammdaten und besserer Debitorenverwaltung

Systemumgebung

SAP ERP ECC 6.0 EHP 7

Anwenderbericht im Detail

„Dass man Rechnung und Anhänge innerhalb einer Mail zusammenfassen kann,
ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung.“

Luigi Borella, Anwendungsbetreuung WWS-Team/Unternehmenscontrolling bei der Pneuhage Management GmbH & Co. KG

Smarter dem Endkunden gegenüber

Behördenkonforme XRechnungen erzeugen, dies erledigt die Unternehmensgruppe Pneuhage über ihre neue Plattform für digitale Kommunikation, das MailCenter von munich enterprise software. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform eine bessere Kundenpflege: Statt anonymer, gesichtsloser Rechnungs-Mails aus SAP heraus erhalten die Debitoren von Pneuhage personalisierte E-Mails mit Kontaktperson und direkter Rückkopplungsmöglichkeit. Die Notwendigkeit, künftig XRechnungen erstellen zu müssen, war Anlass für den Groß- und Einzelhändler, technologisch aufzurüsten. Seit April 2020 müssen öffentliche Auftraggeber gemäß EURichtlinie 2014/55/EU (sowie Gesetzen und Verordnungen von Bund und Ländern zu deren Umsetzung) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Pneuhage zählt rund 60 Kunden aus dem öffentlichen Sektor. Der Betrieb einer neuen, SAP-integrierten Plattform für digitale Kommunikation eröffnet dem Unternehmen ganz neue Kommunikationsmöglichkeiten aus SAP heraus – für sämtliche Faktura, aber auch Aufträge, Lieferscheine und weitere Dokumentarten.

Keine gesichtslosen E-Mails mehr

Statt leere Rechnungs-E-Mails aus SAP heraus erstellt die Software PDF-Rechnungen im erforderlichen Format (ZUGFeRD, XRechnung bis zur jüngsten Version 2.1). Per E-Mail gehen diese an den Kunden und bieten dabei gleichzeitig Möglichkeiten des Dialogs.

Über das MailCenter kann der Kunde direkt auf die Rechnung reagieren und Fragen stellen – mit Signatur und Textfeld. Es gibt eine „richtige“ E-Mailadresse (kein no-reply) mit echten Menschen dahinter. Die Antwort wird damit von der entsprechenden Abteilung bei Pneuhage sogleich bearbeitet und beantwortet. Für die Geschäftspartner ist diese Möglichkeit des direkten Dialogs eine deutliche Verbesserung des Kundenservice. Sie fühlen sich gut betreut, wenn sie ihre Rechnung nicht von einem Server bekommen, mit dem sie nicht kommunizieren
können.

Vollständige Einbettung in SAP

So führte die DVV im Frühjahr 2020 die Drei Hersteller hatte Pneuhage geladen, ihre Lösungen für eine Kommunikation aus SAP heraus zu präsentieren. „Bei munich enterprise software war die Produktvorstellung mit Abstand am besten“, berichtet Luigi Borella, Anwendungsbetreuung
WWS-Team/Unternehmenscontrolling bei pneuhage. „Deren Fachleute denken sich in die Situation des Kunden hinein und haben für jede Fachfrage eine fundierte Antwort. Wir wurden hier einfach sehr gut abgeholt.“

Als Vorteil der Lösung erachtet das ITTeam auch die vollständige Einbettung des Mailcenters in SAP. Dies macht es bei Customizingaufgaben einfach, sich schnell zurechtzufinden. „Wer sich mit SAP auskennt, weiß, wo er im MailCenter klicken muss. Es ist wie das eigentliche SAP-ERP.“ Zehn Verkaufsorganisationen (Einzelhandel und Großhandel) mit über 190 Niederlassungen der Pneuhage Gruppe verschicken mittlerweile XRechnungen mit dem MailCenter, insgesamt sind es rund 7.500 Dokumente monatlich. Privatkunden erhalten normale PDF-Rechnungen; hier kommen mehrere Tausend Faktura-Belege (Rechnungen, Gutschriften, Stornos) zusammen. Für den internen Rechnungsversand zwischen den Verkaufsorganisationen kommt das MailCenter ebenfalls zum Einsatz.

„Durch seine Dialogmöglichkeiten sorgt das MailCenter gleichzeitig für eine bessere Debitorenverwaltung
und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unser Buchhaltung.“

Luigi Borella, Anwendungsbetreuung WWS-Team/Unternehmenscontrolling bei der Pneuhage Management GmbH & Co. KG

Pneuhage-Gruppe

Die 1953 gegründete inhabergeführte Pneuhage-Gruppe (2.300 Beschäftigte, Jahresumsatz 2020: rd. 660 Mio. Euro) betreibt mehr als 170 eigene Reifendienste in Deutschland. Mit über 600 Kfz-Reifenpartnern leistet man über das Netzwerk PNEUNET europaweit Flottenservice. Der firmeneigene Großhandel Interpneu sorgt für ein vielfältiges Sortiment und schnelle Verfügbarkeit. Neben 1,3 Millionen Reifen für Pkw und Transporter sind 50.000 Lkw-Reifen sowie mehrere Tausend Reifen für Ackerschlepper, Baumaschinen und Transportern auf Lager. Darunter sind auch die exklusiv vertriebenen Lkw-Reifenmarken Westlake und Yokohma sowie Industriereifen von GRI, die auf der NUFAM gezeigt werden.