Success Story
MailCenter XRechnung bei DVV

Anwenderbericht

Entscheidungskriterien für SAP Add-in MailCenter – XRechnung

1. Integrierte Lösung für alle Anforderungen im Bereich E-Rechnung
2. Perspektivischer Einsatz auch für Dokumente aus dem Einkauf
3. Keine „Beraterlösung“, sondern ein Standardprodukt

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Unternehmen

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

• Sitz der Gesellschaft: Duisburg
• Branche: Öffentlicher Versorger
• Umsatz: 1,8 Mrd.
• Angestellte: über 4.350
• Internetadresse: www.dvv.de

Projektziele

1. Zuverlässigkeit beim Versand elektronischer Rechnungen sollte erhöht werden
2. Verringerung manuellen Aufwands bei der Rechnungserstellung
3. Erfüllung der Anforderungen aus EU-Richtlinie 204/55/EU
4. Anhänge sollten mit Rechnungen in einer E-Mail versendet werden

Entscheidung für MailCenter

1. Integrierte Lösung für alle Anforderungen im Bereich E-Rechnung
2. Perspektivischer Einsatz auch für Dokumente aus dem Einkauf
3. keine „Beraterlösung“, sondern ein Standardprodukt

Lösungen und Services

1. Digitalisierungsplattform MailCenter – Modul E-Rechnung
2. Lösungspartner: munich enterprise software GmbH

Highlights der Implementierung

1. Schnelle Akzeptanz der Lösung bei Anwenderinnen und Anwendern dank hoher Usability
2. munich enterprise konnte alle Anforderungen von Fachbereichen und Konzernfaktura erfüllen

Hauptnutzen für das Unternehmen

1. Sicherheit, dass auch alle Rechnungen korrekt erstellt und verschickt werden
2. Eine integrierte Lösung für alle Dokumentarten beim E-Invoicing
3. Übersichtliche Zuordnung von Rechnungen zum gewünschten Format und zur Konzerngesellschaft
4. Rechnung und Anhänge werden in einer Mail zusammengefasst

Systemumgebung

SAP ERP ECC 6.0 EHP 8

Anwenderbericht im Detail

„Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“

Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen (Projektleitung) bei derDuisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Ca. 32.000 Ausgangsrechnungen über SAP SD pro Jahr

Die Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft (DVV) ist SAP-Kunde durch und durch: Verschiedenste Module sind konzernweit für mehrere Mandanten im Einsatz. Ausgangsrechnungen für alle Lieferungen und Leistungen, bei denen es sich nicht um Energievertrieb und Netzentgelte handelt, werden in SAP SD erstellt. Vor allem die Fachbereiche hatten seit längerem den Wunsch geäußert, Rechnungen per E-Mail verschicken zu können. Auch viele Kunden drängen mittlerweile darauf, dass ihnen Rechnungen am liebsten nur noch elektronisch als PDF übermittelt werden.

Die DVV testete daher eine Zeit lang den elektronischen Rechnungsversand per Nachrichtenverarbeitung über die SAP Standardanwendungen und -Schnittstellen (inkl. Lotus Domino). Allerdings wurden dabei immer wieder Rechnungen nicht verschickt. Das ganze Konstrukt war technisch nicht stabil genug.

Lösung aus einem Guss

Ende 2019 sondierte die DVV aus diesem Grund den Markt auf der Suche nach einer neuen Lösung. Es ging dabei eigentlich um zwei Thematiken: den elektronischen Rechnungsversand als solchen sowie die gem. EU-Richtlinie 204/55/EU künftig geltende gesetzliche Verpflichtung zum E-Invoicing, also der Erstellung der neuen E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Diese sollte das System ebenso gewährleisten. Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen und Leiter des Projektes bei der DVV: „munich enterprise hat das Thema E-Rechnung durch das gleichnamige Modul ihres MailCenters für SAP gleich mitgedacht.“

Nachrichtenfindung im Mailcenter

So führte die DVV im Frühjahr 2020 die Digitalisierungsplattform von munich enterprise ein. Mit ihr kann sie SAP-Business-Dokumente einfach, schnell und flexibel per E-Mail aus SAP heraus verschicken – und zwar nicht nur Rechnungen aus dem SD-Modul, sondern perspektivisch auch alle einkaufsbezogenen Dokumente in SAP MM wie Bestellungen, Anfragen etc. Man kann in der Software eine dezidierte Nachrichtenfindung vornehmen, d.h. auswählen, welcher Formattyp erzeugt werden soll (ZUGFeRD, XRechnung) und welcher Konzerngesellschaft die Rechnung zugeordnet werden soll.

Zusammenfassung im Dokumenten-Pool

Ferner laufen alle Rechnungen aus SD heraus zunächst in einem Dokumenten-Pool der E-Digitalisierungsplattform zusammen. Dort können die Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachbereich Konzernfaktura / zentrale Rechnungsstellungsabteilung noch einmal kontrollieren, ob auch alle erforderlichen Anhänge der Rechnung beigefügt sind. „Dies ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung“, sagt Wolfgang Scheffler. „Bei der SAP-eigenen Lösungen kann man Rechnung und Anhänge nämlich nicht innerhalb einer Mail zusammenfassen.“

Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Anwenderinnen und Anwender loben die gute Usability des MailCenter gegenüber dem herkömmlichen SAP-Standard. Übersichtlich kann man gezielt nach bestimmten Kriterien den Output ermitteln, d.h. diejenige Menge an Rechnungen, die noch an Kunden per Mail verschickt werden muss. Für die Geschäftsleitung steht vor allem im Vordergrund, mit dem MailCenter die Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen. Dies funktioniert umso besser, je integrierter und medienbruchärmer sich digitale Geschäftsprozesse gestalten.

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Die Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft (DVV) ist ein Multidienstleistungskonzern in den Bereichen Versorgung, Mobilität und Services. Zum Konzern gehören über 30 Gesellschaften wie die Stadtwerke Duisburg AG, die Netze Duisburg GmbH, die Duisburger Verkehrsgesellschaft AG, die octeo Multiservices GmbH oder die DCC Duisburg CityCom GmbH. Mit rund 4.350 Beschäftigten zählt der DVV-Konzern zu den großen Arbeitgebern in Duisburg und trägt entscheidend zur Bereitstellung einer leistungsfähigen Infrastruktur in der Großstadt mit rund 500.000 Einwohnern bei. 2020 erwirtschaftete der Konzern einen Umsatz von 1,8 Milliarden Euro.