E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen sollten

E-Rechnungspflicht ab 2025 – das betrifft alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. Ab dem 01.01.2025 müssen Firmen E-Rechnungen empfangen können; klassische PDFs gelten nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne der Norm EN 16931.

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2026 bzw. 2027 (u. a. für Unternehmen mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €). ZUGFeRD (ab 2.0.1) und XRechnung sind zulässige Formate. E-Rechnung an Privatpersonen (B2C) bleibt vorerst freiwillig. Hier erhalten IT-Leiter, IT-Management, Rechnungswesen, Einkauf und Vertrieb einen kompakten Überblick mit Beispielen, Checklisten und internen Links.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025 konkret?

Seit 01.01.2025 unterscheidet das UStG nur noch zwischen E-Rechnungen (strukturiert, maschinenlesbar) und sonstigen Rechnungen (Papier, unstrukturiertes PDF). Eine E-Rechnung muss die elektronische Verarbeitung ermöglichen; einfache PDFs reichen nicht mehr. Empfangen können müssen alle Unternehmen – ein E-Mail-Postfach genügt als Start.

• Gilt für: Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B).
• Gilt nicht für: Verbraucher (B2C) und viele steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8-29 USTG).
• Kleinbetragsrechnungen: bis 250 € weiterhin als sonstige Rechnung möglich.

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Wer ist betroffen – und wer ist ausgenommen?

Betroffen sind alle Unternehmer , inklusive Freiberufler. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. B2C bleibt ohne Pflicht; E-Rechnungen an Privatpersonen sind freiwillig. Beispiele:

• Kleinunternehmer (Beispiel Agentur): darf weiterhin PDFs versenden, muss E-Rechnungen empfangen/archivieren können.
• Handwerksbetrieb B2B: Empfangen ab 2025 Pflicht; Ausstellung kann bis Ende 2026 (ggf. 2027) noch als „sonstige Rechnung“ erfolgen – mit Zustimmung des Empfängers bei elektronischen PDFs.
• Rechnung an Privatkunde: weiterhin Papier oder PDF erlaubt; E-Rechnung freiwillig.

Formate & Standards: XRechnung, ZUGFeRD & EN 16931

Zulässig sind Formate nach EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM/BASIC-WL). Bestehende EDI-Verfahren können weitergenutzt werden, sofern die Daten vollständig extrahierbar sind. Kurzer Überblick:

• XRechnung: XML-basiert; Standard im öffentlichen Bereich (B2G), im B2B weit verbreitet.
• ZUGFeRD 2.x: Hybrid (PDF + XML). Praktisch, wenn Beleg auch „menschlich“ lesbar sein soll.
• EDI/EDIFACT: bei Vereinbarung weiterhin möglich (Voll-Extraktion der Pflichtangaben).

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Zeitplan & Übergangsfristen (2025–2027)

Die Pflicht kommt stufenweise:

1. Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
2. 2025–2026: Für die Ausstellung dürfen Unternehmen wahlweise noch eine „sonstige Rechnung“ (Papier, PDF mit Zustimmung) verwenden.
3. Bis 31.12.2027: Verlängerte Übergangsfrist für Aussteller mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €; auch nicht-konforme EDI-Verfahren dürfen bis dahin weiterlaufen. Erst danach ist das Ausstellen als E-Rechnung für alle verpflichtend.

Hinweis: PDF ist keine E-Rechnung. Unternehmen sollten rechtzeitig auf XRechnung/ZUGFeRD umstellen und Prozesse (ERP, Workflow, Archiv) anpassen. IHK-Übersichten bestätigen die neuen Definitionen.

Praxisleitfaden: In 6 Schritten zur E-Rechnung

1. Ist-Analyse: Welche Systeme erstellen/empfangen Rechnungen (ERP, DMS, E-Mail)?
2. Formate festlegen: XRechnung, ZUGFeRD oder EDI – je nach Kunden/Lieferanten.
3. Technik anbinden: E-Rechnungsmodul aktivieren, Schnittstellen testen, Leitweg-ID nur für B2G.
4. Prozesse definieren: Eingangsprüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung.
5. Partner informieren: Austauschweg (E-Mail, Portal, API) vereinbaren.
6. Rollout & Schulung: Fachbereiche (Einkauf, Vertrieb, FiBu) einbinden.

Beispiel: Ein mittelständischer Hersteller vereinbart mit Lieferanten die XRechnung per E-Mail. Eingehende XML werden im Freigabeverfahren geprüft, per Outlook-Integration zugeordnet, per Rechnungsversand versendet und im Monitoring nachverfolgt – klar, revisionssicher, effizient.

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