Alles, was Sie über PEPPOL, XRechnung, ZUGFeRD wissen müssen
Das neue Netzwerk: Sind Sie schon drin?
Kennen Sie das PEPPOL-Netzwerk? Das Projekt, das ein wichtiger Eckstein der EU-Digitalisierungsstrategie ist? Wir haben festgestellt, dass der Klärungsbedarf in den Unternehmen noch groß ist. Kaum jemand weiß, wer „drin“ sein muss und wie es funktioniert. Deshalb erläutern die Experten der munich enterprise software GmbH alle Einzelheiten in diesem Artikel.
Für wen ist dieser Artikel relevant?
B2G: Für alle Unternehmen, die für Behörden tätig sind. In Deutschland, Europa, international.
B2B: Für alle Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse automatisieren wollen und rechtskräftige, sichere Lösungen für den Datenaustausch untereinander suchen.
Was ist das PEPPOL-Netzwerk?
Mit PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) hat die EU ein grenzüberschreitendes Projekt realisiert, das durch Standardisierung und Digitalisierung den gesamten Beschaffungsprozess (eProcurement) rund um öffentliche Vergabeverfahren vereinfachen soll.
Warum wurde es eingeführt?
Das Projekt wurde bereits 2008 gestartet, da die Prozesse im internationalen Beschaffungswesen analog viel zu unübersichtlich, kompliziert und damit kaum noch beherrschbar waren. eProcurement via PEPPOL versucht dieses Problem zu lösen: die neuen Standards und Formate sorgen für einen effizienten und transparenten Informationsaustausch zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern. Denn alle Dokumente können von sämtlichen Akteuren im Netzwerk problemlos versendet, gelesen und verarbeitet werden.
Funktioniert wie ein Telefonnetzwerk
Im Grunde kann man sich PEPPOL wie ein „Telefon“-Netzwerk vorstellen, über das Organisationen untereinander gesicherte „Nachrichten“, z. B. Rechnungen und Bestellungen austauschen können. Das Format hierfür heißt übrigens UBL (Universal Business Language). Eine unverwechselbare ID stellt sicher, dass sie sich gegenseitig zuverlässig identifizieren können.
Damit können an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossene Unternehmen europaweit Dokumente sicher, schnell und einfach in digitalen Formaten austauschen.
Dazu zählen übrigens auch E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die über PEPPOL an Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in der EU versendet werden können.
Wichtig: Für Unternehmen, die für die öffentliche Hand tätig sind, ist der Versand von elektronischen Rechnungen ab 27.11.2020 Pflicht. Diese können nach wie vor per E-Mail versendet werden und müssen nicht zwangsläufig via PEPPOL übermittelt werden. Hauptsache, das Format ist konform mit der Richtlinie 2014/55/EU!
Wer braucht PEPPOL wirklich?
Unternehmen, die E-Rechnungen versenden, können die Infrastruktur nutzen. Vor allem Lieferanten von Bund und Behörden fragen sich aktuell, ob eProcurement via PEPPOL für sie interessant ist. Denn sie sind ab 27.11.2020 dazu verpflichtet, ihren Auftraggebern elektronische Rechnungen zu schicken. Der Versand kann über PEPPOL erfolgen, aber auch über einfachere Übertragungswege wie E-Mail.
In Deutschland werden hauptsächlich zwei Formate für den Versand verwendet: XRechnung und ZUGFeRD, wobei sich XRechnung laut Expertenmeinung durchsetzen wird.
Das sagen Experten über PEPPOL
Stand heute können wir nicht sagen, ob PEPPOL wirklich etwas Positives für unsere Kunden sein wird. Es macht sie unflexibel, abhängig und kostet Geld (Anbindung und Betrieb). Daher raten wir derzeit noch zum Übertragungsweg E-Mail.“
Geschäftsführer eines führenden Softwareunternehmens.
Welche Vorteile und Nachteile hat das PEPPOL-Netzwerk?
Der Austausch von Dokumenten über PEPPOL bietet neben den Vorteilen Sicherheit, Effizienz, Schutz und Transparenz Unternehmen aus dem B2G-Sektor die Gewissheit, dass sie Rechnungen gesetzes-konform mit den Behörden austauschen können (EU-Richtlinie 2014/55/EU). – Ähnlich wie beim Versand von XRechnung über E-Mail. Nebenbei gewährleistet die Infrastruktur rechtliche und technische Interoperabilität mit vorhandenen Systemen, z. B. SAP. Es gibt aber natürlich auch Nachteile, die u. a. Kosten und Inflexibilität verursachen.
VORTEILE
- Gesetzeskonformer Rechnungsaustausch
- Effizientere Beschaffungsprozesse
- Hohe Sicherheitsstandards
- International einsetzbar
- Interoperabilität mit anderen Systemen
NACHTEILE
- Kosten für die Einrichtung
- Kosten für die Nutzung
- Auswahl eines Anbieters
- Anbindung an einen Anbieter
- Abhängigkeit von einem Anbieter
- Datenschutz verwaltet der Anbieter
Welche Kosten entstehen?
Unternehmen, die das PEPPOL-Netzwerk nutzen möchten, müssen mit zweierlei Kosten rechnen. Auf der einen Seite für die Verknüpfung mit dem Netzwerk selbst. Auf der anderen Seite für den „laufenden Betrieb“. Wie hoch die individuellen Kosten ausfallen, hängt vom jeweiligen Unternehmen, das an die internationale Infrastruktur angebunden werden soll, ab.
Unternehmen, die die Kosten scheuen, können gesetzeskonforme Rechnungsformate wie die XRechnung auch über bewährte Übertragungswege z. B. E-Mail übermitteln.
Wie gelingt die Umsetzung im Unternehmen?
Unternehmen, die jetzt überlegen, auf eProcurement via PEPPOL umstellen möchten, stehen vor einer Herausforderung: Zunächst müssen Sie einen kompetenten Partner finden, damit die Umstellung bzw. Erweiterung ihrer bestehenden Infrastruktur ohne Risiken, zeitnah und sicher erfolgen kann. Dieser bindet sie an das Netzwerk an, sorgt für einen Access Point, eine PEPPOL-ID und allen anderen Schritten, die für die Anbindung an das Netzwerk notwendig sind.
Welche Lösungen für XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL bietet munich enterprise software GmbH an?
Wir bieten Lösungen rund um XRechnung, ZUGFeRD und das PEPPOL Netzwerk an. Unsere Experten sorgen dafür, dass sie technisch-rechtlich sicher und EU-konform Rechnungen versenden, empfangen und verwalten können. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und wir erarbeiten mit Ihnen die beste Lösung für Ihren Bedarf.
