Introducción de la facturación electrónica de SAP en la empresa
Eficiente, conforme a la ley y directamente en SAP con MailCenter
A partir de enero de 2025, la facturación electrónica será obligatoria para las empresas en Alemania, de acuerdo con la Directiva de la UE 2014/55/UE. Nuestra solución MailCenter certificada por SAP le ayuda no solo a cumplir con estos requisitos legales, sino también a utilizarlos como una oportunidad para la digitalización. El MailCenter permite el envío y la recepción sin problemas de facturas electrónicas en formato XRechnung, ZUGFeRD y PEPPOL directamente en SAP ECC o S/4HANA.
Sus ventajas de un vistazo:
Conforme a la ley y preparado para el futuro: Cumple con todos los requisitos para la facturación electrónica en Alemania.
Rápida implementación: Mínimo esfuerzo gracias a la configuración predefinida: se puede utilizar directamente en su sistema SAP.
Eficacia: Los procesos automatizados ahorran tiempo y reducen costes.
Integración total: Las facturas electrónicas se generan, envían y archivan directamente en SAP, sin discontinuidades de medios.
Flexibilidad: Ideal para pequeñas y grandes empresas y adaptable a los procesos comerciales individuales.
Con el MailCenter, puede preparar su empresa para el futuro digital: transparente, sin papel y sostenible.
Atendemos a clientes como Siemens Healthineers, Dr. Oetker, Augustiner Bräu, Carl Zeiss, Sortimo, thyssenkrupp y muchos más…
«El hecho de que podamos combinar facturas y archivos adjuntos en un solo correo electrónico es una gran ventaja de la solución para nosotros».
Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbHWolfgang Scheffler - España | Consultor Senior SAP (Gestión de Proyectos)
«Gracias a las opciones de diálogo, el MailCenter garantiza simultáneamente una gestión optimizada de las cuentas por cobrar y datos maestros limpios y siempre actualizados en nuestra contabilidad».
Pneuhage Management GmbH & Co KGLuigi Borella, Equipo de Soporte de Aplicaciones WWS/ Controlling Corporativo
«También estamos cumpliendo un deseo de muchos clientes que quieren un formato que se pueda procesar automáticamente». Quieren leer los datos directamente en sus sistemas. Esto solo es posible hasta cierto punto con archivos PDF normales, ya que los datos siempre tienen que escribirse manualmente desde allí».
Protección contra incendios de HekatronMarco Müller, director de proyectos de TI | Protección contra incendios de Hekatron
Historia de éxito
Gestión de relaciones mediante el envío de facturas.
Ejemplos de aplicación: cómo implementar facturas electrónicas con MailCenter en el sistema SAP
Envío de facturas electrónicas desde SAP
Ver las facturas de MailCenter XRechnung y ZUGFeRD en el despacho
Cockpit de recepción de facturas en SAP
Recepción de facturas electrónicas
El complemento MailCenter para SAP le permite procesar facturas electrónicas en formato XRechnung y ZUGFeRD de forma sencilla y conforme a la ley, tanto en el envío como en la recepción. Las facturas electrónicas están estructuradas, estandarizadas y pueden adaptarse de forma flexible a los requisitos específicos de la empresa.
Ejemplo 1: Facturas emitidas estandarizadas
Con el MailCenter, puede generar facturas electrónicas directamente en SAP, incluyendo toda la información requerida por la ley:
Número de factura, fecha de emisión, datos del remitente y del destinatario
Rendimiento y detalles del producto
Soporte de formato completo para ZUGFeRD, XRechnung y PEPPOL
Esto garantiza un intercambio fluido con clientes, autoridades y socios, sin esfuerzo adicional.
Ejemplo 2: Adaptado individualmente a su empresa
Personalice sus facturas electrónicas de forma flexible: Ya sean campos adicionales para números de proyecto, referencias internas o textos libres específicos, el complemento se puede adaptar a sus procesos comerciales. Esto crea más transparencia y simplifica la asignación en la contabilidad.
Recepción eficiente de facturas
El cockpit integrado de recepción de facturas ofrece una interfaz central para el procesamiento de las facturas electrónicas entrantes. Los datos del proveedor, la referencia del pedido y los detalles de la factura se reconocen automáticamente y están disponibles para su posterior procesamiento, para lograr la máxima eficiencia y transparencia en las compras.
Ejemplo: SAP XRechnung
Ejemplo: factura de SAP ZUGFeRD
Factura electrónica
¿Tiene alguna pregunta sobre el producto? Estaremos encantados de asesorarle en una reunión personal.
XRechnung y ZUGFeRD – «Con el MailCenter, estamos avanzando en la digitalización de nuestra empresa.»
Wolfgang Scheffler, Consultor Senior SAP Logística/Contabilidad (Gestión de Proyectos) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
Preguntas sobre la factura electrónica
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica (factura electrónica) es una factura digital en formato estructurado que se crea, envía y recibe electrónicamente. Agiliza el proceso de facturación y reduce la intervención manual.
Las facturas electrónicas se crean en formato XML o EDIFACT y se envían a través de canales electrónicos. El destinatario puede leer y procesar automáticamente el documento, lo que minimiza la intervención manual y acelera todo el proceso.
Terminología según la Directiva 204/55
En el lenguaje común, el término «factura electrónica» se refiere a correos electrónicos con archivos adjuntos, representaciones pictóricas y formatos de datos estructurados.
La Directiva Europea 204/55/UE, de 16 de abril de 2014, establece el marco de la facturación electrónica (e-invoicing) en la contratación pública. En el § 4a, define el término factura electrónica de la siguiente manera:
«Una factura es electrónica si se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado y el formato permite que la factura se procese de forma automática y electrónica».
Requisito previo para las facturas electrónicas
Varias condiciones son importantes cuando se utiliza. Esto incluye el consentimiento del destinatario de la factura, legibilidad humana, autenticidad de origen, información obligatoria (ver factura en papel).
Firma Digital – Simplificación de las facturas electrónicas desde 2011
Con el fin de ayudar a la aceptación y difusión del correo electrónico en los negocios cotidianos, el legislador ha reducido los requisitos. Esto se aplica específicamente a las facturas electrónicas. La transmisión se puede hacer en procedimiento edi. La firma electrónica calificada ya no es necesaria. Esta firma digital no ha sido necesaria desde el 1 de julio de 2011. Las facturas se pueden enviar electrónicamente sin necesidad de utilizar una firma digital.
La supresión de la firma electrónica ha simplificado la creación y el uso de la facturación electrónica para el facturador y el destinatario. Desde entonces, el envío por correo de facturas ha ido en constante aumento. Por supuesto, todavía hay clientes que solo aceptan facturas por papel. Sin embargo, las facturas enviadas electrónicamente están en aumento y son legalmente válidas.
¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica, XRechnung y ZUGFeRD?
Los términos se refieren a diferentes formatos de facturas electrónicas. Aquí hay una breve descripción de las diferencias:
“Factura electrónica” es la forma abreviada de las facturas electrónicas. Se crea en varios formatos como PDF o XML.
“XRechnung” es un formato basado en XML que cumple con los requisitos de la Directiva de la UE 2014/55/UE para el sector público. XRechnung es obligatorio en Alemania para las facturas a clientes públicos. Marco legal: Directiva de la UE 2014/55/UE y Reglamento de Factura Electrónica. A diferencia de ZUGFeRD: XRechnung = XML solamente, ZUGFeRD = PDF + XML
“ZUGFeRD” define un formato híbrido de PDF/A-3 con datos XML incrustados. Este formato es legible tanto por humanos como por máquinas. Se utiliza principalmente en los sectores B2B y B2G.
¿Cuál es el papel de la red PEPPOL?
La red PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) permite el intercambio seguro y conforme a la ley de facturas electrónicas a nivel europeo.
Aunque el envío por correo electrónico sigue estando permitido en Alemania, muchos países confían en PEPPOL como norma vinculante, especialmente en el sector público.
A través de un punto de acceso certificado PEPPOL, como el MailCenter que ofrecemos, las facturas se pueden enviar automáticamente y directamente desde el sistema SAP. Esto hace que PEPPOL sea la solución ideal
Para empresas con socios comerciales internacionales o clientes públicos.
¿Qué papel juega la Ley de Oportunidades de Crecimiento?
La Ley de Oportunidades de Crecimiento hace obligatoria la facturación electrónica para las transacciones B2B en Alemania a partir del 1 de enero de 2025 . A continuación, las facturas deben emitirse, transmitirse y recibirse en un formato estructurado , por ejemplo, como XRechnung o ZUGFeRD.
Las facturas en papel y los PDF simples sin datos estructurados ya no se consideran facturas electrónicas. Las empresas deben adaptar sus procesos en una fase temprana para seguir cumpliendo con la ley y beneficiarse de las ventajas del procesamiento digital de facturas.
Preguntas sobre el complemento
¿Cuáles son las ventajas de nuestra solución SAP?
✔ Procesos de facturación digitales y automatizados
✔ Operación simple y fácil de usar
✔ Implementación rápida sin hardware adicional
✔ Cumple con la norma EN 16931 para B2B y B2G
¿Por qué munich enterprise software?
Contamos con más de 15 años de experiencia en la automatización de salida relacionada con SAP, el envío de correo SAP y los formatos de factura electrónica. Con nuestro SAP MailCenter y las extensiones de factura electrónica integradas, está bien equipado para la digitalización de sus procesos de facturación.
¿Qué funciones ofrece el complemento de SAP?
Envío
✔ Creación de facturas XRechnung y ZUGFeRD directamente en SAP
✔ Visualización y control en el MailCenter Cockpit
✔ Envíos a clientes y autoridades
✔ Archivado automático
Recepción y procesamiento
✔ Captura automática de facturas electrónicas entrantes
✔ Servicio de Validación
✔ Reenvío a la liberación
✔ Archivo en el sistema SAP
✔ Reserva automática opcional
¿Qué contiene la solución?
Software
La aplicación está disponible en alemán e inglés.
Nos encargamos de la provisión de los programas en nuestro portal y de la configuración inicial.
Disponible para facturas salientes y entrantes.
El programa es fácil y rápido de implementar.
No necesita ningún otro hardware o software.
Servicios
Instalación a través del Sistema de Gestión del Transporte
Configuración técnica en SAP
Configure la aplicación según las necesidades de los usuarios
Instrucción de funciones, traspaso y apoyo
Documentación técnica
Documentación para usuarios
Soporte de administración de actualizaciones
Línea directa de soporte, servicio de asistencia y portal
Además de la implementación técnica, ofrecemos soluciones comerciales, opciones de servicio individuales y un buen asesoramiento.
¿Se pueden procesar automáticamente las facturas recibidas?
Sí, las facturas recibidas se pueden contabilizar automáticamente. Si utiliza flujos de trabajo en el sistema DMS (por ejemplo, ELO), integramos nuestra solución de tal manera que no se requieren flujos de trabajo adicionales en otros sistemas.
¿Qué versiones de ZUGFeRD y XRechnung son compatibles?
Nuestro complemento MailCenter es compatible con todas las versiones actuales de ZUGFeRD y XRechnung desde ZUGFeRD 2.0 en adelante con las últimas versiones (a partir de julio de 2025):
ZUGFeRD 2.3.3 (compatible con el Factur-X 1.07.3 francés)
XRechnung 3.0.2
Gracias al desarrollo y mantenimiento continuos, nuestros clientes siempre se mantienen al día con la última tecnología, de acuerdo con la ley, probada en la práctica y preparada para el futuro.
¿Cuáles son los requisitos del sistema del complemento SAP?
Versiones del sistema SAP
SAP ECC 6.0 del paquete de mejora 2 (EHP2)
SAP S/4HANA (On-Premise desde la versión 1511 y Private Cloud Edition)
SAP NetWeaver versión 7.0 o superior (especialmente EHP2 para NetWeaver 7.0)
Software
MailCenter versión 32.010 o superior (versión 11/2020)
Integración con ZUGFeRD:
Versión de producto SAP de NetWeaver 7.31 SP26
Adobe Document Services (ADS) de NW750 SP5
¿Cómo se implementa?
Configuración rápida de la integración a través de un procedimiento estandarizado
La configuración inicial se lleva a cabo después de la entrega de la aplicación basada en nuestra hoja de ruta del proyecto estandarizada.
Basándonos en nuestro cuestionario predefinido, determinamos sus requisitos exactos. Con esta información, el producto se adapta a sus necesidades. Hemos incorporado la experiencia adquirida en una variedad de proyectos de clientes en esta guía de implementación. Más específicamente, el enfoque estandarizado acelera la implementación y conserva sus recursos.
Después de la importación de los transportes y la configuración en su sistema de prueba, se lleva a cabo el briefing. Recibirá una amplia documentación de los ajustes técnicos, así como una compilación de las funciones de la aplicación. Durante la fase de prueba, la puesta en marcha y la fase operativa, recibirá el apoyo de nuestro equipo. Con nuestros servicios de desarrollo, proporcionamos versiones actualizadas regularmente del programa. Cada cliente tiene acceso a nuestro portal de clientes. Aquí encontrará todos los documentos y documentación, así como los parches.
XRechnung y ZUGFeRD – «Con el MailCenter, estamos avanzando en la digitalización de nuestra empresa.»
