Was bedeutet XRechnung?
Überführung einer EU-Norm in den nationalen Standard XRechnung
XRechnung – In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Der Ursprung der XRechnung geht auf die Bestrebungen der Europäischen Kommission zur Förderung der elektronischen Beschaffung zurück.
2014 Kick-off zur Entwicklung elektronische Rechnung
Bereits im Jahr 2014 wurde die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verabschiedet. Ziel ist die Verpflichtung aller öffentlichen Auftraggeber, mit europaweiten Vergabeverfahren Rechnungen nur noch elektronisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Idee dabei ist, dass auf Seiten der öffentlichen Verwaltung durch den Übergang zu elektronischen Rechnungen, die automatisiert bearbeitet werden können, erhebliche Kosten gespart werden können.
2017 Veröffentlichung der Norm
Die europäische Norm EN16931 für die elektronische Rechnungsstellung wurde durch das Komitee CEN/TC 434 des europäischen Normungsgremiums CEN erstellt. Im März 2017 haben die Mitgliedsstaaten die ersten beiden Teilen der Norm verabschiedet. Das war eine notwendige Vorbedingung für die Fertigstellung des nationalen Standards XRechnung.
Ab 2020 wird XRechnung verpflichtend
Ab Ende November 2020 ist die XRechnung verpflichtend für alle Auftragnehmer von öffentlichen Auftraggebern.
Was ist die XRechnung genau? Ab wann ist dieses Rechnungsformat Pflicht? Wie lassen sich XRechnungen erstellen und worin liegt der Unterschied zu ZUGFeRD? Die Antworten auf diese Fragen, was es dabei zu beachten gibt und wie Ihnen die Umstellung gelingt, lesen Sie hier.
XRechnungen
Elektronische Rechnungsformate und Standards
- Unstrukturierte Datenformate: Rechnungsstellung im .pdf-, .jpg- oder .tif-Format
- Strukturierte Datenformate: XML, EDI, XRechnung
- Hybride Datenformate: PDF/A, ZUGFeRD
- Übertragungswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post oder Web-Download
Die XRechnung
Standard in Deutschland bei öffentlichen Auftraggebern
Bei der XRechnung handelt es sich um eine spezielle E-Rechnung. Diese gilt in Deutschland für die elektronische Rechnungsübermittlung bei öffentlichen Aufträgen standardmäßig. Laut E-Rechnungsverordnung müssen Rechnungssteller, die dieser E-Rechnungspflicht unterliegen, elektronische Rechnungen als XRechnungen übermitteln. Die XRechnung ist gesetzlich als deutscher Standard festgelegt. Dieser Standard erfüllt die Anforderungen des europäischen CEN-Datenmodells vollständig.
Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen (B2G-Sektor) soll auch den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) auf den Weg in Richtung der elektronischen Beschaffung bringen. Beim elektronischen Rechnungsaustausch bewähren sich aufgrund gesetzlicher Bestimmungen vor allem XRechnungen im XML-Datenformat und Hybrid-Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard.
Rechnungsstellung XRechnung verpflichtend ab 2020
Ab 27. November 2020 ist für alle Auftragnehmer, die Waren oder Dienstleistungen an den Bund liefern, die Erstellung von E-Rechnungen in den strukturierten Formaten der XRechnung Pflicht. Das bedeutet, dass öffentliche Auftragnehmer in Deutschland nun mehr elektronische Rechnungen (XRechnungen) an die Bundesbehörden übermitteln können. Andere Arten der Rechnungsstellungen sind nicht mehr zulässig. Nur diese Rechnungen werden in Zukunft noch angenommen.
Die Verpflichtung, ab 27. November 2020 XRechnungen zu erstellen und einzureichen, ergibt sich aus den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungsverordnung, die der Bund in der Umsetzung der EU-Vorschriften beschlossen hat. Abgesehen von einigen Ausnahmen wie der Bagatellgrenze und sicherheitsbezogenen Sonderregelungen gilt diese Pflicht uneingeschränkt. Umgekehrt müssen öffentliche Auftraggeber diese E-Rechnungen ab bestimmten Stichtagen verpflichtend annehmen. Für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes ist das bereits seit dem 27. November 2018 der Fall. Alle anderen Einrichtungen, die Rechnungsempfänger im Sinne der E-Rech-VO des Bundes sind, beachten den 27. November 2019 als Stichtag. Im Zeitraum bis 2020 folgen auch die Auftraggeber der Länder und kommunale Auftraggeber.
Wie sehen XRechnungen aus?
Aus Sicht der Anwender ist eine XRechnung ein Datenaustauschmodell, das alle Daten der Rechnung strukturiert als XML-Format zur Verfügung stellt. Es handelt sich um ein semantisches Datenmodell, das alle gesetzlich verpflichtenden Inhalte einer Rechnung abbildet und der maschinellen Verarbeitung dient. Das bedeutet, dass XRechnungen alle allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UStG und alle besonderen Bestandteile einer E-Rechnung gemäß § 5 E-Rech-VO enthalten. Dieser deutsche Datenaustauschstandard lässt sich als technologieneutrales Format in IT-Lösungen implementieren und ist rein maschinell lesbar. Vom 1. Juli 2019 bis zum 30. Dezember 2019 gilt die Version der XRechnung 1.2.0. Ab 1. Januar 2020 ist für XRechnungen die neue Version 1.2.1 zu nutzen.
Was ist ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ermöglicht die Adressierung und Weiterleitung der eingegangenen E-Rechnung zu den Rechnungsfreigabesystemen der jeweiligen Verwaltungseinheiten. Damit die XRechnung des Lieferanten an den korrekten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss dieser die Leitweg-ID des Empfängers kennen und in der E-Rechnung mitliefern. Die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers sollte entweder bereits bei der Vergabe oder bei der Bestellung mitgeteilt worden sein.
Der Aufbau beinhaltet folgende Teile:
- Kennzahl des Bundeslandes
- Kennzahl des Regierungsbezirks
- Kennzahl des Landkreises
- Gemeindekennzahl
- Trennzeichen „-“ (zur Einleitung der variablen Bewirtschafternummer)
- Feinadressierung
- Trennzeichen „-“ (zur Beendigung der variablen Bewirtschafternummer)
- Prüfziffer (über die vorhergehenden Felder)
Übertragung XRechnung
Als Übertragungskanal für die XRechnung gibt es unterschiedliche Wege.
Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (Leitweg-ID mit „991“ oder „99000000“). Die Website der zentralen Rechnungsplattform des Bundes bietet Ihnen die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung über ein Webformular zu erstellen, eine erstellte elektronische Rechnung zu übermitteln oder den Bearbeitungsstatus der von Ihnen eingereichten elektronischen Rechnung einzusehen. Webseite: https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do
Weitere Übertragungswege:
- Übertragung per E-Mail
- Verschiedene Onlineportale, je nach Auftraggeber / Upload der XRechnung
- Übertragung per DE-Mail
- Übertragung über das Peppol Netzwerk
Archivierung
Die Anforderungen an die Archivierung von elektronischen Rechnungen sind in den Ländern unterschiedlich geregelt. Da es zur Archivierung keine einheitlichen Regeln gibt, müssen die jeweiligen nationalen Standards geprüft werden.
SAP XRechnung Beispiel
Unterschiede zwischen ZUGFeRD 1.0 und ZUGFeRD 2.0
Die folgenden Änderungen sind in der ZUGFeRD 2.0-Spezifikation im Hinblick auf die Version 1.0 zu beachten:
- Designprinzipien der EN 16931-1
- Abweichungen in den Profilen
- Geschäftsregeln
- Kalkulationsmethode
- Andere Tags im Syntaxmapping
- Codelisten
- Einbettung in PDF/A-3
Software für XRechnungen
Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber liefern, müssen spätestens bis zum 27. November 2020 die notwendigen Voraussetzungen schaffen, um XRechnungen erstellen zu können. Sie haben bis dahin Zeit, sich auf den elektronischen Rechnungsversand vorzubereiten und auf entsprechende Softwarelösungen für XRechnungen umzusteigen. Diese neue Art der Rechnungsstellung erfordert Anpassungen der technischen Systeme und der unternehmensinternen Prozesse bei der Erstellung von Rechnungen. Die E-Rechnungspflicht bei Lieferungen für Auftraggeber der öffentlichen Hand gilt für Unternehmen jeder Größe.
Von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen sind nicht nur die Lieferanten selbst, sondern auch jene Anbieter betroffen, die Softwarelösungen für die Rechnungserstellung verkaufen. Es gehört zu deren Aufgabenbereich, für die XRechnung Software zu entwickeln und die erforderlichen Funktionen für das Anfertigen und Übermitteln solcher Rechnungen bereitzustellen. Die Anbieter haben für die Erstellung von E-Rechnungen Konvertierungslösungen konzipiert, die herkömmliche Rechnungen in XRechnungen umwandeln. Viele Unternehmen, die XRechnungen erstellen müssen, nutzen klassische ERP-Systeme von Herstellern wie SAP, Microsoft oder Oracle. Für den Import und Export von Daten haben die Systeme standardisierte Schnittstellen, die die Grundlagen für eine Konvertierung in andere Formate bieten. Durch den Einsatz einer geeigneten Konvertierungslösung können Unternehmen im ERP-Exportformat erstellte Rechnungen in XRechnungen umwandeln. Auch der umgekehrte Umwandlungsprozess ist möglich.
Unterschied XRechnung Standard und ZUGFeRD
Der wesentliche Unterschied zwischen dem XRechnungsdatenmodell und ZUGFeRD besteht darin, dass XRechnungen reine XML-Dateien für die maschinelle Verarbeitung sind. Im Gegensatz dazu ist eine ZUGFeRD-Rechnung auch für den Menschen lesbar. Dokumente nach diesem hybriden Datenmodell beinhalten neben der strukturierten elektronischen Datei eine für den Nutzer verwertbare PDF-Datei. Sie können per E-Mail übermittelt werden. Der Rechnungsempfänger bekommt ein PDF-Dokument, dem die XML-Datei angefügt ist. Er kann die Rechnung als PDF-Datei ausdrucken und als XML-Datei in das System einspielen. Die Version ZUGFeRD 2.0 entspricht vollständig den Anforderungen der EU-Norm 16931 und ist daher auch beim Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber einsetzbar.
Ein weiterer Unterschied zwischen dem Standard XRechnung und ZUGFeRD liegt im Verwendungsgebiet. XRechnungen sind das rechtliche vorgesehene Rechnungsformat für Aufträge in der öffentlichen Verwaltung. Demnach ist das Datenmodell der XRechnung hauptsächlich im B2G-Bereich (Business to Government) im Einsatz. Demgegenüber bevorzugen viele Unternehmen im B2B-Bereich das Format ZUGFeRD. ZUGFeRD ermöglicht einen optimierten Rechnungsaustausch zwischen Firmen untereinander und eignet sich auch für kleine und mittelständische Betriebe, die keine ausgeprägte IT-Struktur besitzen. Da ZUGFeRD die Rechnungsdaten zusätzlich als Bildteil im PDF zur Verfügung stellt, können auch Unternehmen, die keine automatisierte Rechnungsverarbeitung haben, solche Rechnungen empfangen. Umgekehrt übertragen jene Firmen, die Rechnungen weitgehend automatisiert verarbeiten, die Rechnungsdaten der XML-Daten in ihre Systeme. Aufgrund der hybriden Struktur (XML und PDF-Dokument) können alle Rechnungsempfänger ZUGFeRD ideal nutzen.
Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software entwickeln spezielle Anwendungslösungen, mit denen Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen im Rahmen der herkömmlichen Software erstellen und verarbeiten können. Außerdem besteht die Möglichkeit, ZUGFeRD in unternehmensspezifische Softwarelösungen zu implementieren. Selbstverständlich haben wir auch hierfür das passende Add-on für SAP.
Sie haben Fragen oder möchten eine SAP-System Demo?
Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.
