Was bedeutet XRechnung?

Immer mehr Rechnungen werden elektronisch erstellt und übermittelt. Das liegt insbesondere am verpflichtenden Versand von E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen (B2G-Sektor). Aber auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) befinden sich elektronische Rechnungen auf dem Vormarsch. Beim elektronischen Rechnungsaustausch bewähren sich aufgrund gesetzlicher Bestimmungen vor allem XRechnungen im XML-Datenformat und Hybrid-Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard. Was bedeutet XRechnung, wann ist dieses Rechnungsformat Pflicht, wie lassen sich XRechnungen erstellen und worin liegt der Unterschied zu ZUGFeRD?

XRechnungen und Gesetz

Bei der XRechnung handelt es sich um eine spezielle E-Rechnung, die in Deutschland für die elektronische Rechnungsübermittlung bei öffentlichen Aufträgen standardmäßig gilt. Laut E-Rechnungsverordnung müssen Rechnungssteller, die dieser E-Rechnungspflicht unterliegen, elektronische Rechnungen als XRechnungen übermitteln. Die XRechnung ist gesetzlich als deutscher Standard festgelegt, der die Anforderungen des europäischen CEN-Datenmodells zu 100 Prozent erfüllt.

XRechnungen als Pflicht

Ab 27. November 2020 ist für alle Auftragnehmer, die Waren oder Dienstleistungen an den Bund liefern, die Erstellung von E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie der XRechnung Pflicht. Das bedeutet, dass öffentliche Auftragnehmer nur mehr elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) an die Bundesbehörden übermitteln können. Andernfalls werden diese Rechnungen nicht angenommen. Die Verpflichtung, ab 27. November 2020 XRechnungen zu erstellen und einzureichen, ergibt sich aus den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungsverordnung, die der Bund in Umsetzung der EU-Vorschriften beschlossen hat. Abgesehen von einigen Ausnahmen wie der Bagatellgrenze und sicherheitsbezogenen Sonderregelungen gilt diese Pflicht uneingeschränkt. Umgekehrt müssen öffentliche Auftraggeber diese E-Rechnungen ab bestimmten Stichtagen verpflichtend annehmen. Für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes ist das bereits seit dem 27. November 2018 der Fall. Alle anderen Einrichtungen, die Rechnungsempfänger im Sinne der E-Rech-VO des Bundes sind, beachten den 27. November 2019 als Stichtag. Im Zeitraum bis 2020 folgen auch die Auftraggeber der Länder und kommunale Auftraggeber.

Wie sehen XRechnungen aus?

Aus Sicht der Anwender ist eine XRechnung ein Datenaustauschmodell, das alle Daten der Rechnung strukturiert als XML-Format zur Verfügung stellt. Es handelt sich um ein semantisches Datenmodell, das alle gesetzlich verpflichtenden Inhalte einer Rechnung abbildet und der maschinellen Verarbeitung dient. Das bedeutet, dass XRechnungen alle allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UStG und alle besonderen Bestandteile einer E-Rechnung gemäß § 5 E-Rech-VO enthalten. Dieser deutsche Datenaustauschstandard lässt sich als technologieneutrales Format in IT-Lösungen implementieren und ist rein maschinell lesbar. Vom 1. Juli 2019 bis zum 30. Dezember 2019 gilt die XRechnungs-Version 1.2.0. Ab 1. Januar 2020 ist für XRechnungen die neue Version 1.2.1 zu nutzen.

XRechnungen und Software

Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber liefern, müssen spätestens bis zum 27. November 2020 die notwendigen Voraussetzungen schaffen, um XRechnungen erstellen zu können. Sie haben bis dahin Zeit, sich auf den elektronischen Rechnungsversand vorzubereiten und auf entsprechende Softwarelösungen für XRechnungen umzusteigen. Dies erfordert Anpassungen der technischen Systeme und der unternehmensinternen Prozesse bei der Rechnungserstellung. Die E-Rechnungspflicht bei Lieferungen für Auftraggeber der öffentlichen Hand gilt für Unternehmen jeder Größe.
Von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen sind nicht nur die Lieferanten selbst, sondern auch jene Anbieter betroffen, die Softwarelösungen für die Rechnungserstellung offerieren. Es gehört zu ihrem Aufgabenbereich, für XRechnungen Software zu entwickeln und die erforderlichen Funktionen für das Anfertigen und Übermitteln solcher Rechnungen bereitzustellen. Die Anbieter haben für die Erstellung von E-Rechnungen Konvertierungslösungen konzipiert, die herkömmliche Rechnungen in XRechnungen umwandeln. Viele Unternehmen, die XRechnungen erstellen müssen, nutzen klassische ERP-Systeme von Herstellern wie SAP, Microsoft oder Oracle. Für den Import und Export von Daten haben die Systeme standardisierte Schnittstellen, die die Grundlagen für eine Konvertierung in andere Formate bieten. Durch den Einsatz einer geeigneten Konvertierungslösung können Unternehmen im ERP-Exportformat erstellte Rechnungen in XRechnungen umwandeln. Auch der umgekehrte Umwandlungsprozess ist möglich.

XRechnungen in SAP erstellen und bearbeiten

Softwaredienstleister haben Lösungen entwickelt, um XRechnungen im SAP ERP-System direkt erstellen zu können. Demnach lassen sich Rechnungen, die nach dem deutschen XRechnungs-Format zu versenden sind, unmittelbar im Zuge der Rechnungserstellung mit SAP erzeugen. Unternehmen, die mit SAP arbeiten, können ein SAP Add-In installieren lassen, das eine SAP-Rechnung in eine XML-Rechnung umwandelt. Die Softwarelösung für XRechnungen ist modular aufgebaut und lässt es daher zu, einzelne Komponenten einzusetzen. Das ermöglicht eine Anpassung in puncto Funktionalitäten und Preise. Zudem kann die Software für XRechnungen den individuellen Anforderungen entsprechend in das bestehendes IT-System des Unternehmens implementiert werden. Eine Softwarelösung für XRechnungen bietet insbesondere diese Funktionalitäten:

  • XRechnungen erstellen: Der Anwender kann aus dem SAP ERP-System heraus XRechnungen im XML-Dateiformat erzeugen.
  • XRechnungen validieren: Eine Funktionalität besteht darin, XRechnungen in Bezug auf das richtige Dateiformat und die vollständigen Rechnungsinhalte zu überprüfen. Dieses Validierungs-Tool bewährt sich beim Versand von XRechnungen an die öffentliche Verwaltung.
  • XRechnungen umwandeln und bearbeiten: Um Mitarbeitern die Bearbeitung von XRechnungen zu ermöglichen, gibt es für SAP-Anwender einen weiteren Funktionsbaustein. Dieser ermöglicht eine Umwandlung der XML-Rechnungsdatei in ein PDF oder eine HTML-Datei. Diese umgewandelten Rechnungsdateien werden in einem Viewer angezeigt.
  • Rechnungsausgangsbuch: In einem Rechnungsausgangsbuch sehen die Anwender sowohl die XRechnungen als auch die ZUGFeRD-Rechnungen und PDF-Dateien in einer Übersicht. Sie können sich die elektronischen Rechnungen mit der SAP-Lösung als PDF-Datei oder HTML-Seite anzeigen lassen. Auch das Hochladen von Dateianhängen ist möglich. Zudem lässt sich die Leitweg-Identifikationsnummer direkt vor dem Rechnungsversand einfügen. Die elektronische Rechnung wird entweder manuell oder automatisiert für den Versand freigegeben.
  • XRechnungen versenden: Für die Übermittlung von XRechnungen stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung. Dazu gehören der Rechnungsversand per E-Mail, Upload eines Online-Formulars und die vollautomatische Übermittlung über Webservices (PEPPOL) mit einem EDI-Dienstleister.

Bei Unternehmen, die eine Vielzahl von E-Rechnungen versenden, ist PEPPOL eine beliebte Variante, die sich auch im B2B-Bereich bewährt. Sobald das Unternehmen an dieses Webservice angebunden ist, kann es jedem PEPPOL-Teilnehmer weltweit Rechnungen übermitteln. Das gilt sowohl für Behörden als auch für Unternehmen.

Unterschied XRechnungs-Standard und ZUGFeRD

Der wesentliche Unterschied zwischen dem XRechnungsdatenmodell und ZUGFeRD besteht darin, dass XRechnungen reine XML-Dateien für die maschinelle Verarbeitung sind. Im Gegensatz dazu sind ZUGFeRD-Rechnungen auch für den Menschen lesbar. Rechnungen nach diesem hybriden Datenmodell beinhalten neben der strukturierten elektronischen XML-Datei eine für den Menschen verwertbare PDF-Datei. Sie können per E-Mail übermittelt werden. Der Rechnungsempfänger bekommt ein PDF-Dokument, dem die XML-Datei angefügt ist. Er kann die Rechnung als PDF-Datei ausdrucken und als XML-Datei in das System einspeisen. Die Version ZUGFeRD 2.0 entspricht vollständig den Anforderungen der EU-Norm 16931 und ist daher auch beim Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber einsetzbar.
Ein weiterer Unterschied zwischen dem XRechnungs-Standard und ZUGFeRD liegt im Verwendungsgebiet. XRechnungen sind das rechtliche vorgesehene Rechnungsformat für Aufträge in der öffentlichen Verwaltung. Demnach ist das XRechnungsdatenmodell hauptsächlich im B2G-Bereich (Business to Government) im Einsatz. Demgegenüber bevorzugen viele Unternehmen im B2B-Bereich das Format ZUGFeRD. ZUGFeRD ermöglicht einen optimierten Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen untereinander und eignet sich auch für kleine und mittelständische Betriebe, die nicht technikaffin sind. Da ZUGFeRD die Rechnungsdaten zusätzlich als Bildteil im PDF zur Verfügung stellt, können auch Unternehmen, die keine automatisierte Rechnungsverarbeitung haben, solche Rechnungen empfangen. Umgekehrt übertragen jene Unternehmen, die Rechnungen weitgehend automatisiert verarbeiten, die Rechnungsdaten der XML-Daten in ihre Systeme. Aufgrund der hybriden Struktur (XML-Datei und PDF-Dokument) können alle Rechnungsempfänger ZUGFeRD ideal nutzen.

Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software entwickeln spezielle Anwendungslösungen, mit denen Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen im Rahmen der herkömmlichen Software erstellen und verarbeiten können. Außerdem besteht die Möglichkeit, ZUGFeRD in unternehmensspezifische Softwarelösungen zu implementieren.

  • Outlook Integration
  • SAP Outlook Integration Software
  • Mail Archivierung
  • SAP Mail Archivierung Software
  • SMS aus SAP
  • SMS Kurznachrichten aus SAP