XRechnung Standard

Elektronische Rechnungsformate und Standards

• Unstrukturierte Datenformate: Rechnungsstellung im .pdf-, .jpg- oder .tif-Format
• Strukturierte Datenformate: XML, EDI, XRechnung
• Hybride Datenformate: PDF/A, ZUGFeRD
• Übertragungswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post oder Web-Download

Die XRechnung

Standard in Deutschland bei öffentlichen Auftraggebern

In Deutschland gibt es eine besondere Form der elektronischen Rechnung, die XRechnung. Das ist die Standardmethode für den elektronischen Versand von Rechnungen für staatliche Aufträge. Die Regierung verlangt von Unternehmen, die mit ihr Geschäfte machen, dass sie für ihre Rechnungen XRechnung verwenden. Dies ist eine gesetzliche Vorschrift. XRechnung gilt als der offizielle deutsche Standard für diesen Zweck und entspricht den europäischen Datenmodellstandards.

Die Idee dahinter ist nicht nur, den Behördenverkehr effizienter zu gestalten, sondern auch die Unternehmen dazu zu bewegen, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander (B2B-Bereich) zu verwenden. Damit dies alles im Rahmen der Gesetze funktioniert, müssen die Rechnungen im XML-Format vorliegen und können auch ein hybrides Format, das sogenannte ZUGFeRD, verwenden.

Vereinfacht ausgedrückt, ist XRechnung die Art und Weise, wie elektronische Rechnungen für öffentliche Aufträge in Deutschland versendet werden, und es drängt auch die Unternehmen dazu, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander zu verwenden. Sie trägt zur Rationalisierung von Prozessen bei und gewährleistet die Einhaltung von Gesetzen.

Rechnungsstellung XRechnung verpflichtend ab 2020

Ab 27. November 2020 ist für alle Auftragnehmer, die Waren oder Dienstleistungen an den Bund liefern, die Erstellung von E-Rechnungen in den strukturierten Formaten der XRechnung Pflicht. Das bedeutet, dass öffentliche Auftragnehmer in Deutschland nun mehr elektronische Rechnungen (XRechnungen) an die Bundesbehörden übermitteln können. Andere Arten der Rechnungsstellungen sind nicht mehr zulässig. Nur diese Rechnungen werden in Zukunft noch angenommen.

Die Verpflichtung, ab 27. November 2020 XRechnungen zu erstellen und einzureichen, ergibt sich aus den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungsverordnung, die der Bund in der Umsetzung der EU-Vorschriften beschlossen hat. Abgesehen von einigen Ausnahmen wie der Bagatellgrenze und sicherheitsbezogenen Sonderregelungen gilt diese Pflicht uneingeschränkt. Umgekehrt müssen öffentliche Auftraggeber diese E-Rechnungen ab bestimmten Stichtagen verpflichtend annehmen. Für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes ist das bereits seit dem 27. November 2018 der Fall. Alle anderen Einrichtungen, die Rechnungsempfänger im Sinne der E-Rech-VO des Bundes sind, beachten den 27. November 2019 als Stichtag. Im Zeitraum bis 2020 folgen auch die Auftraggeber der Länder und kommunale Auftraggeber.

Wie sehen XRechnungen aus? Was ist das XRechnungsformat?

Aus Sicht der Anwender ist eine XRechnung ein Datenaustauschmodell, das alle Daten der Rechnung strukturiert als XML-Format zur Verfügung stellt. Es handelt sich um ein semantisches Datenmodell, das alle gesetzlich verpflichtenden Inhalte einer Rechnung abbildet und der maschinellen Verarbeitung dient. Das bedeutet, dass XRechnungen alle allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UStG und alle besonderen Bestandteile einer E-Rechnung gemäß § 5 E-Rech-VO enthalten.

Dieser deutsche Datenaustauschstandard lässt sich als technologieneutrales Format in IT-Lösungen implementieren und ist rein maschinell lesbar. Vom 1. Juli 2019 bis zum 30. Dezember 2019 ist die Version 1.2.0 von XInvoice gültig. Ab dem 1. Januar 2020 muss die neue Version 1.2.1 für XRechnungen verwendet werden.

Wer muss eine XRechnung erstellen?

Eine XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat in Deutschland, das gemäß dem elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. Die Pflicht zur Erstellung einer XRechnung hängt vom Geschäftspartner ab. Unternehmen, die Leistungen an die öffentliche Verwaltung erbringen, sind in der Regel verpflichtet, XRechnungen auszustellen. Dies betrifft Unternehmen, die Lieferungen oder Dienstleistungen an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden erbringen.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Routing-ID dient dazu, eingehende e-Rechnungen an die entsprechenden Rechnungsfreigabesysteme innerhalb bestimmter Verwaltungseinheiten weiterzuleiten. Um sicherzustellen, dass die XRechnung eines Lieferanten den richtigen Rechnungsempfänger erreicht, muss der Empfänger über seine Routing-ID verfügen und diese in die e-Rechnung aufnehmen. Diese Routing-ID sollte entweder während des Zuordnungsprozesses oder bei der Bestellung angegeben worden sein.

Aufbau der ID

Der Aufbau einer Routing-ID besteht aus den folgenden Komponenten:

• Zustandscode: Dies ist ein Code, der den spezifischen Staat oder die Region innerhalb des Landes angibt, in dem sich die Verwaltungseinheit befindet. Er dient als erster Teil der Routing-ID.
• Kennzahl des Verwaltungsbezirks: Der Verwaltungsbezirk ist eine Untergliederung innerhalb des Staates oder der Region. Die Kennzahl des Verwaltungsbezirks wird zur weiteren Eingrenzung des Ziels verwendet. Sie steht unmittelbar nach der Landeskennzahl.
• Kreiskennzahl: Innerhalb des Verwaltungsbezirks kann es Landkreise oder andere Unterabteilungen geben. Der County Code identifiziert den jeweiligen Landkreis innerhalb des Verwaltungsbezirks. Er folgt auf die Kennzahl des Regierungsbezirks.
• Gemeindeordnung: Gemeinden sind lokale Regierungseinheiten, und die Gemeindeordnung gibt die genaue Gemeinde innerhalb des Landkreises an. Diese Komponente folgt auf die Kreiskennzahl.
• Trennzeichen „-“ (Bindestrich): Dieser Bindestrich dient als Trennzeichen zur Unterscheidung zwischen dem festen Teil der Routing-ID und der darauf folgenden variablen Managernummer.
• Feinadressierung: Die Feinadressierung bezieht sich auf zusätzliche Informationen, die erforderlich sein könnten, um das Ziel innerhalb der angegebenen Gemeinde oder Verwaltungseinheit genau zu lokalisieren. Sie steht nach dem Bindestrich-Trennzeichen.
• Trennzeichen „-“ (Bindestrich): Ein weiterer Bindestrich wird verwendet, um das Ende des Abschnitts mit der variablen Managernummer zu signalisieren und die letzte Komponente vorzubereiten.
• Prüfziffer: Die Prüfziffer wird auf der Grundlage der Werte in den vorangegangenen Feldern (Bundeslandcode, Kennzahl, Bezirkscode, Gemeindecode, Feinadressierung) berechnet. Sie wird verwendet, um die Richtigkeit und Integrität der Routing-ID zu überprüfen.

Die Einhaltung dieser Struktur ist unerlässlich, um die korrekte Weiterleitung elektronischer Rechnungen an ihre Bestimmungsorte zu gewährleisten.

Wie findet die Übertragung der XRechnung statt?

Als Übertragungskanal für die XRechnung gibt es unterschiedliche Wege.

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (Leitweg-ID mit „991“ oder „99000000“). Die Website der zentralen Rechnungsplattform des Bundes bietet Ihnen die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung über ein Webformular zu erstellen, eine erstellte elektronische Rechnung zu übermitteln oder den Bearbeitungsstatus der von Ihnen eingereichten elektronischen Rechnung einzusehen. Webseite: https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do

Weitere Übertragungswege:

• E-Mail-Übertragung: XRechnung kann per E-Mail versendet werden.
• Online-Portale: Je nach Kunde können verschiedene Online-Portale das Hochladen und Einreichen von XRechnung erleichtern.
• Übermittlung per DE-E-Mail: DE E-Mail kann ebenfalls als Methode zur Übermittlung von XRechnung verwendet werden.
• Übermittlung über das Peppol-Netzwerk: XRechnung kann über das Peppol-Netzwerk versendet werden.

Diese verschiedenen Übermittlungsmöglichkeiten bieten Flexibilität für den Versand von XRechnung, je nach Ihren Präferenzen und den Anforderungen des Empfängers.

Welche Anforderungen gibt es an die Archivierung?

Die Anforderungen an die Archivierung von elektronischen Rechnungen sind in den Ländern unterschiedlich geregelt. Da es zur Archivierung keine einheitlichen Regeln gibt, müssen die jeweiligen nationalen Standards geprüft werden.

Unterschiede zwischen ZUGFeRD 1.0 und ZUGFeRD 2.0

Die folgenden Änderungen sind in der ZUGFeRD 2.0-Spezifikation im Hinblick auf die Version 1.0 zu beachten:

• Designprinzipien der EN 16931-1
• Abweichungen in den Profilen
• Geschäftsregeln
• Kalkulationsmethode
• Andere Tags im Syntaxmapping
• Codelisten
• Einbettung in PDF/A-3

Software für XRechnungen

Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber liefern, waren verpflichtet, bis zum 27. November 2020 XRechnung, ein spezielles elektronisches Rechnungsformat, einzuführen. Um diese Anforderung zu erfüllen, mussten sie sich auf Softwarelösungen vorbereiten und umstellen, die XRechnung-Rechnungen verarbeiten können.

Diese Umstellung erforderte technische Anpassungen und Änderungen der internen Rechnungserstellungsprozesse. Wichtig ist, dass diese Verpflichtung für Unternehmen aller Größenordnungen gilt.

Nicht nur die Lieferanten, sondern auch die Softwareanbieter, die für Rechnungslösungen zuständig sind, mussten Software entwickeln, die mit XRechnung kompatibel ist. Diese Softwareanbieter haben Konvertierungstools entwickelt, um normale Rechnungen in das XRechnung-Format umzuwandeln.

Viele Unternehmen, die ERP-Systeme wie SAP, Microsoft oder Oracle einsetzen, benötigten diese Lösungen, da ihre Systeme über standardisierte Schnittstellen für den Import und Export von Daten verfügen. Diese Schnittstellen bildeten die Grundlage für die Umwandlung von Rechnungen in das XRechnung-Format. Darüber hinaus war auch der umgekehrte Konvertierungsprozess, also die Rückwandlung von XRechnung-Rechnungen in Standardformate, möglich.

Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software entwickeln spezielle Anwendungslösungen, mit denen Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen im Rahmen der herkömmlichen Software erstellen und verarbeiten können. Außerdem besteht die Möglichkeit, ZUGFeRD in unternehmensspezifische Softwarelösungen zu implementieren. Selbstverständlich haben wir auch hierfür das passende Add-on für SAP.

Unterschied XRechnung Standard und ZUGFeRD

Rein maschinelle Nutzung oder auch für den Menschen lesbar

Der wesentliche Unterschied zwischen dem XRechnungsdatenmodell und ZUGFeRD besteht darin, dass XRechnungen reine XML-Dateien für die maschinelle Verarbeitung sind. Im Gegensatz dazu ist eine ZUGFeRD-Rechnung auch für den Menschen lesbar. Dokumente nach diesem hybriden Datenmodell beinhalten neben der strukturierten elektronischen Datei eine für den Nutzer verwertbare PDF-Datei.

Sie können per E-Mail übermittelt werden. Der Rechnungsempfänger bekommt ein PDF-Dokument, dem die XML-Datei angefügt ist. Er kann die Rechnung als PDF-Datei ausdrucken und als XML-Datei in das System einspielen. Die Version ZUGFeRD 2.0 entspricht vollständig den Anforderungen der EU-Norm 16931 und ist daher auch beim Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber einsetzbar.

Ein weiterer Unterschied zwischen dem Standard XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum Elektronische Rechnung Deutschland) liegt im Verwendungsgebiet. XRechnungen sind das rechtliche vorgesehene Rechnungsformat für Aufträge in der öffentlichen Verwaltung. Demnach ist das Datenmodell der XRechnung hauptsächlich im B2G-Bereich (Business to Government) im Einsatz.

Demgegenüber bevorzugen viele Unternehmen im B2B-Bereich das Format ZUGFeRD. ZUGFeRD ermöglicht einen optimierten Rechnungsaustausch zwischen Firmen untereinander und eignet sich auch für kleine und mittelständische Betriebe, die keine ausgeprägte IT-Struktur besitzen. Da ZUGFeRD die Rechnungsdaten zusätzlich als Bildteil im PDF zur Verfügung stellt, können auch Unternehmen, die keine automatisierte Rechnungsverarbeitung haben, solche Rechnungen empfangen.

Umgekehrt übertragen jene Firmen, die Rechnungen weitgehend automatisiert verarbeiten, die Rechnungsdaten der XML-Daten in ihre Systeme. Aufgrund der hybriden Struktur (XML und PDF-Dokument) können alle Rechnungsempfänger ZUGFeRD ideal nutzen.