Erstellen, versenden und empfangen Sie elektronische Rechnungen direkt in SAP
– gesetzeskonform nach EN 16931. Unterstützt XRechnung, ZUGFeRD und Peppol.
Mit der kommenden E-Rechnungspflicht stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse rechtssicher und effizient zu gestalten. Entscheidend ist, dass SAP-Systeme die Erstellung, den Versand und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen nahtlos unterstützen. Genau hier setzt unser MailCenter an: Es erweitert SAP um die notwendigen Funktionen, damit Sie E-Rechnungen automatisiert, sicher und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben versenden und empfangen können.
SAP E-Rechnung – Nach aktueller Rechtslage ist die E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen seit dem 1. Januar 2025 der Regelfall. Unternehmen müssen EN 16931-konforme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1). Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen in den Jahren 2025 und 2026; in bestimmten Fällen bis zum 31.12.2027. Für Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G) bestehen separate Vorgaben.
MailCenter unterstützt die praktische Umsetzung in SAP ECC und SAP S/4HANA. E-Rechnungen werden im System erzeugt, geprüft, versendet und empfangen – einschließlich XRechnung, ZUGFeRD sowie Versand/Empfang.
Unser Add-on macht Ihr SAP ECC oder S/4HANA fit für die Pflicht – heute und in Zukunft.
Über 200 Unternehmen setzen auf unsere Lösungen. Dazu zählen Kunden wie Kunden wie Dr. Oetker, Augustiner Bräu, Carl Zeiss, Siemens Healthineers, Sortimo, thyssenkrupp und noch viele weitere…
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XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung in unserem Unternehmen voran.“
Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen (Projektleitung) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
Success Story
Praxis: Seit 2020 setzt die Pneuhage Gruppe XRechnung für öffentliche Auftraggeber ein.
Pneuhage Gruppe | Success Story lesen >
Success Story
Die Digitalisierung voranbringen und gesetzliche Auflagen erfüllen.
DVV | Success Story lesen >
„Dass wir Rechnungen und Anhänge innerhalb einer Mail zusammenfassen können, ist für uns ein wesentlicher Vorteil der Lösung.“
„Durch die Dialogmöglichkeiten sorgt das MailCenter gleichzeitig für eine optimierte Debitorenverwaltung und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unserer Buchhaltung“
„Wir erfüllen damit auch einen Wunsch vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen. „Sie wollen die Daten direkt in ihre Systeme einlesen. Dies ist mit normalen PDF-Dateien nur bedingt möglich, da die Daten von dort immer manuell abgetippt werden müssen.“
Mit dem MailCenter Add-on versenden und empfangen Sie elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format direkt aus SAP – automatisiert, sicher und gesetzeskonform. Anhand von drei praxisnahen Anwendungsfällen zeigen wir, wie einfach das funktioniert:
Herausforderung:
Rechnungen müssen strukturiert und medienbruchfrei an Behörden und Geschäftskunden übermittelt werden.
Lösung mit MailCenter:
Erstellung und Versand elektronischer Rechnungen direkt aus SAP – automatisiert, formatkonform und flexibel.
Ansicht MailCenter XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen im Versand
Ihr Vorteil:
Reibungsloser, automatisierter Rechnungsausgang – ohne manuelle Nachbearbeitung.
Herausforderung:
Standardformate lassen oft projektspezifische Informationen oder interne Referenzen vermissen.
So sieht die E-Rechnung im SAP au XRechnungs (non-visueller Teil / XML) – SAP
Lösung mit MailCenter:
Erweiterung durch konfigurierbare Felder und Freitext – direkt in SAP, ganz ohne externe Tools.
Hybridformat (PDF + XML) inkl. projektspezifischer Zusatzfelder, ohne externe Tools.
Ihr Vorteil:
Maximale Flexibilität – mit konsistenten Daten und optimierten Prozessen.
Herausforderung:
Eingehende Rechnungen müssen oft manuell geprüft und verbucht werden.
Lösung mit MailCenter:Automatische Erkennung von Lieferant, Beträgen und Bestellbezug im SAP-Cockpit.
E-Rechnung Eingang in SAP
Ihr Vorteil:
Weniger manuelle Arbeit – schnellere Freigaben und mehr Transparenz.
Vereinbaren Sie eine persönliche Live-Demo und erleben Sie die Lösung in Ihrem SAP-System.Vertiefung: E-Rechnung erklären wir hier – XRechnung in SAP – ZUGFeRD in SAP – E-Rechnungspflicht 2025
✔ Digitale & automatisierte Rechnungsprozesse
✔ Einfache & anwenderfreundliche Bedienung
✔ Schnelle Implementierung ohne zusätzliche Hardware
✔ Erfüllt die Norm EN 16931 für B2B und B2G
Warum munich enterprise software?
Wir verfügen über mehr als 15 Jahre Erfahrung in SAP-naher Output-Automatisierung, SAP-Mailversand und E-Rechnungsformaten. Mit unserem SAP MailCenter und den integrierten E-Rechnungserweiterungen sind Sie bestens gerüstet für die Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse.
Versand
✔ Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in SAP
✔ Visualisierung & Kontrolle im MailCenter Cockpit
✔ Versand an Kunden und Behörden
✔ Automatische Archivierung
Empfang & Verarbeitung
✔ Automatische Erfassung eingehender E-Rechnungen
✔ Service zur Validierung
✔ Weiterleitung zur Freigabe
✔ Archivierung im SAP-System
✔ Optionale automatische Buchung
Software
Leistungen
Neben der technischen Umsetzung bieten wir Business-Lösungen, individuelle Service-Optionen und eine fundierte Beratung.
Ja, eingehende Rechnungen können automatisiert verbucht werden. Wenn Sie Workflows im DMS-System (z. B. ELO) verwenden, integrieren wir unsere Lösung so, dass keine zusätzlichen Workflows in anderen Systemen erforderlich sind.
Unser MailCenter Add-On unterstützt alle aktuellen ZUGFeRD- und XRechnung-Versionen ab ZUGFeRD 2.0 mit den neuesten Versionen (Stand Juli 2025):
Dank kontinuierlicher Weiterentwicklung und Pflege bleiben unsere Kunden technisch immer auf dem neuesten Stand – gesetzeskonform, praxisbewährt und zukunftssicher.
SAP-Systemversionen
Softwarekomponenten
Implementierung:
1. Standardisierte Vorgehensweise
Die Einrichtung erfolgt auf Basis unserer bewährten Projekt-Roadmap. Dadurch wird die Implementierung beschleunigt und Ihre internen Ressourcen geschont.
2. Aufnahme Ihrer Anforderungen
Anhand eines vordefinierten Fragenkatalogs erfassen wir Ihre spezifischen Anforderungen. Diese fließen direkt in die Anpassung der Lösung ein.
3. Technische Umsetzung
4. Schulung & Testphase
Nach der Einrichtung erhalten Ihre Anwender eine Einweisung. Während der Test- und Go-Live-Phase begleiten wir Sie aktiv.
5. Betrieb & Support
Eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung (z. B. XML nach EN-16931). Sie wird automatisch verarbeitet. Details zur E-Rechnung
Seit 01.01.2025 für den Empfang, für die Ausstellung Übergänge bis 2026/teilweise 31.12.2027. Die Fristen zur E-Rechnung
XRechnung: XML, besonders B2G.
ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (B2B/B2G).
Im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnet der Begriff „E-Rechnung“ E-Mails mit Anhang, bildhafte Darstellungen und strukturierte Datenformate.
Die europäische Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 legt die Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) im öffentlichen Auftragswesen fest. In § 4a definiert sie den Begriff der elektronischen Rechnung wie folgt:
„Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“
Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ermöglicht den sicheren und rechtskonformen Austausch elektronischer Rechnungen auf europäischer Ebene.
Während in Deutschland der Versand per E-Mail noch zulässig ist, setzen viele Länder auf PEPPOL als verbindlichen Standard – insbesondere im öffentlichen Sektor.
Über einen zertifizierten PEPPOL Access Point, wie das von uns angebotene MailCenter, lassen sich Rechnungen automatisiert und direkt aus dem SAP-System versenden. Damit ist PEPPOL die ideale Lösung
für Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnern oder öffentlichen Auftraggebern.
zertifizierter Access Point
Erfahren Sie mehr über die Integration auf unserer
PEPPOL-Netzwerk-Seite.
Um der Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Post im Geschäftsalltag zum Durchbruch zu verhelfen, hat der Gesetzgeber die Anforderungen reduziert. Das gilt speziell für die E-Rechnungen. Übermittlung kann im EDI-Verfahren erfolgen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist entfallen. Diese digitale Signatur ist seit dem 1. Juli 2011 nicht mehr notwendig. Rechnungen können elektronisch verschickt werden, ohne dass eine digitale Signatur verwendet werden muss.
Durch die Abschaffung der elektronischen Signatur wurde die Erstellung und Verwendung der E-Rechnung für den Rechnungssteller und den Empfänger vereinfacht. Seitdem nimmt der Mailversand von Rechnungen stetig zu. Natürlich gibt es immer noch Kunden, die nur Rechnungen per Papier akzeptieren. Trotzdem sind elektronisch verschickte Rechnungen auf dem Vormarsch und rechtlich gültig.
Das Wachstumschancengesetz macht die elektronische Rechnung ab dem 1. Januar 2025 für B2B-Geschäfte in Deutschland zur Pflicht. Rechnungen müssen dann in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD.
Papierrechnungen und einfache PDFs ohne strukturierte Daten gelten nicht mehr als E-Rechnung. Unternehmen sollten ihre Prozesse frühzeitig anpassen, um gesetzeskonform zu bleiben und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren.
Ja, SAP stellt mit „Document and Reporting Compliance (DRC) – eDocument“ eine Standardlösung bereit. Diese ist sehr mächtig und deckt viele Länderanforderungen ab. Allerdings ist sie komplex in der Einführung, oft mit zusätzlichen Lizenzkosten verbunden und orientiert sich an großen internationalen Szenarien. Unser Add-On ist speziell für den Mittelstand entwickelt: schnell einsatzbereit, kostengünstig, mit flexiblen Übertragungswegen und ohne hohen Implementierungsaufwand.
Ursprünglich hat die E-Rechnung mit der XRechnung gestartet.
Behörden haben die Verpflichtung Rechnungen im X-Rechnungs-Format zu stellen.
Hier ein paar bekannte Beispiele:
ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und ist eine EU-Initiative zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems.
Ziel ist es, die bestehenden Regelungen an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anzupassen. Kernpunkte sind die verpflichtende Einführung elektronischer Rechnungen in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format sowie ein digitales Echtzeit-Meldesystem für Transaktionen (Continuous Transaction Controls, kurz CTC).
E-Mail versenden
Fantastisch einfach E-Mails versenden und empfangen!
SAP Outlook Integration
Erfolgreich durch die Verbindung von Outlook mit SAP.
Elektronische Rechnung
Die Lösung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern.
Industriestraße 31
82194 Gröbenzell
Mo. – Fr.: 09:00 bis 16:00 Uhr
+49 89 2154 689 80
