FAQ

Häufige Fragen zum MailCenter und dem Thema E-Mail

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zu den Themen wie Einführung MailCenter, Geschäftsdokumente per E-Mail, E-Mail Verschlüsselung. Sollten Sie Fragen zu diesen oder anderen Themen haben, dann kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Sie.

Welche Kosten entstehen, wenn ich meine Dokumente per Post senden?

Ermittlung der jährlichen Kosten

Ermitteln Sie die Kosten für den postalischen Versand Ihrer SAP Dokumente wie z. B. Bestellung, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung etc.

Laut einer Studie belaufen sich die Kosten für den postalischen Versand je Brief auf ca. 3,90 EUR. (Quelle: Deutsche Bank Research)

Kostenfaktoren sind u. a. :

  • Porto
  • Arbeitszeit (ausdrucken, kuvertieren, frankieren, etc.)
  • Verbrauchsmaterialien (Briefpapier, Briefhüllen, Druckertoner)
  • Geräte (Drucker, Frankiermaschine, Kuvertiermaschine)

Entdecken Sie Ihr Sparpotential.

Formatierung E-Mails aus SAP - die Visitenkarte Ihres Unternehmens

Keine Kompromisse bei der Gestaltung

E-Mails, E-Mail-Signaturen und Disclaimer sind die elektronischen Visitenkarten einer Firma. Sind diese nicht einheitlich und gemäß den Corporate-Design-Richtlinien gestaltet, wirkt sich das negativ auf die Außendarstellung Ihres Unternehmens aus.

Fehlen im kaufmännischen Schriftverkehr in der Signatur die Pflichtangaben, wie z. B. das Registergericht oder der/die Gesellschaftsverantwortliche/n, kann das sogar zu einer Ordnungsstrafe durch das Registergericht führen.

E-Mail im Corporate Design:
Mit dem MailCenter erhalten Sie alle notwendigen Funktionen, um E-Mails aus SAP gemäß Ihren Corporate Design Richtlinien zu gestalten. Dazu gehören die Layoutgestaltung über HTML, die Verwendung von unterschiedlichen Schriften und Farben bis hin zur Einfügung Ihres Logos. Mit eigenen Textbausteinen für Betreff, Mailbody und Signatur können Sie auch die vom Gesetzgeber auferlegten Anforderungen an Formvorschriften und Pflichtangaben sicher erfüllen.

Image, Wiedererkennung und Absatzförderung:
Die Einhaltung des Corperate Design auch im E-Mail Verkehr aus SAP dient klaren Ziele. Die E-Mail muss einheitlich und professionell aussehen. Gleichzeitig müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Die einheitliche Außendarstellung in der Geschäftskommunikation mit Kunden und Lieferanten verbessert Ihr Image, erhöht den Wiedererkennungsfaktor und fördert damit den Absatz.

Produktivität steigern mit effektiven Mailversand aus SAP ERP

Produktivitätssteigerung mit der Software für SAP Geschäftsprozesse per E-Mail – MailCenter

Das MailCenter ist ein umfangreiches Softwarepaket, um E-Mails und Kontaktdaten innerhalb von SAP zu organisieren. Die Anwender profitieren von der effizienten Vorgangsbearbeitung, der übersichtlichen Verwaltung der Korrespondenz, der Stammdatenpflege und der einfachen Bedienung. Das steigert die Produktivität und macht Spaß.

Das SAP Add-on ist einfach und schnell zu implementieren und benötigt keine weitere Hardware.

Machen Sie Ihr SAP zur digitalen Poststelle.

Wie lange dauert die Einführung des MailCenters?

Vom Projektstart bis zum Go-Live

Durch die weitestgehend standardisierte Vorgehensweise bei der Einführung des MailCenters, vergehen zwischen dem Projektstart und dem Go-Live in der Regel weniger als 6 Wochen.

– Fragenkatalog –
Zur Aufnahme der Kundenanforderungen wird zu Projektbeginn ein Fragenkatalog an den Auftraggeber gesendet. Dieser wird vom Auftraggeber ausgefüllt und an den Projektleiter zurückgesendet.

– Implementierung –
Die Installation erfolgt auf Basis der Rückmeldungen im Fragenkatalog. Anhand dieser Rückmeldungen erfolgen die Systemeinstellungen zur ausgelieferten Lösung exemplarisch für eine Organisationseinheit. Ein erster Funktionstest wird mit Hilfe von Testdaten durchgeführt, die der Auftraggeber zur Verfügung stellt. Weitere Organisationseinheiten können nach der Übergabe an den Auftraggeber von diesem selbständig weiter konfiguriert werden.

– Funktionseinweisung und Übergabe –
Nach Implementierung der Lösung erfolgen eine Funktionseinweisung sowie eine Übergabe an den Auftraggeber. Nach erfolgter Übergabe kann der Auftraggeber weitere Verkaufsorganisationen und Versandstellen zu den jeweiligen Applikationen selbständig konfigurieren.

– Begleitung Test & Go-Live –
Während der Testphase des Auftraggebers, sowie zum Zeitpunkt des Go-Live, steht der mes Projektleiter jederzeit für Rückfragen zur Verfügung.

– Dokumentation-
Abschluss des Projektes bildet die umfangreiche Dokumentation der Implementierung.

Success Story MailCenter

MailCenter für Sortimo International GmbH

Seit nahezu vier Jahrzehnten entwickelt, fertigt und verkauft die Sortimo International GmbH sehr erfolgreich maßgeschneiderte Fahrzeugeinrichtungslösungen.

Das heutige Produktportfolio umfasst branchengerechte Einrichtungslösungen für Unternehmen aus Handel, Handwerk und Industrie. Sortimo International ist in Deutschland mit neun Niederlassungen und mehr als 30 Sortimo Stationen sowie zwölf internationalen Tochtergesellschaften in den Kernmärkten Europas, den USA und Asien vertreten.

„Der Erfolg von Sortimo hängt entscheidend von einer schnellen und effizienten Kommunikation zwischen unseren Geschäftspartner und unseren Mitarbeitern ab.“ Walter Fischer, Gesamtleitung CCC – customer competence center, Sortimo International

Hier die Successstory weiterlesen …

Go-Live innerhalb einer Woche - MailCenter für SAP ERP

MailCenter in Rekordzeit bei think about IT GmbH implementiert

„Von der Auftragserteilung bis zum Go-Live verging weniger als eine Woche. Durch die gut organisierte, strukturierte Vorgehensweise war die Implementierung einfach und schnell“ berichtet Peter Rados, Geschäftsführer der think about IT GmbH.

Er erläutert: „Mittels eines Fragebogens zur Implementierung wurden unsere Anforderungen zielgerichtet abgefragt. Das eigentliche Customizing dauerte weniger als einen Tag. Nach einer kurzen Einweisung der Mitarbeiter stand dem Go-Live nichts mehr im Wege. Das SAP Add-on MailCenter der munich enterprise software ist bereits jetzt nicht mehr aus unserm Tagesgeschäft wegzudenken. Die Prozesse bei Angeboten, Auftragsbestätigungen und Bestellungen sind deutlich einfacher geworden. Auch Rechnungen werden jetzt per E-Mail versendet. Insgesamt ist das MailCenter eine Investition, die sich für uns lohnt“, so Rados.
So ware es vor der Einführung des MailCenters

Früher war es bei think about IT aufwendig, Geschäftsdokumente aus dem SAP System per Mail an die Geschäftspartner zu versenden. Die Dokumente wurden zunächst umständlich im Filesystem gespeichert, bevor Sie anschließend per Outlook weiterbearbeitet und versendet werden konnten. Rechnungen wurden früher überhaupt nicht per Mail, sondern per Post versendet.
Das alles war umständlich, zeit- und kostenintensiv. Um Prozess- und Portokosten zu sparen musste ein entsprechendes Add-on für den E-Mail-Versand aus SAP her. Fündig wurde man bei der munich enterprise software mit der Maillösung MailCenter.

SMTP - Voraussetzung Mail-Server und Office 365

Konfiguration SMTP

Ab SAP Web Application Server 6.10 wird das SMTP Protokoll direkt vom SAP-System unterstützt. Der Austausch von E-Mails zwischen dem SAP-System und jedem SMTP-fähigen Mail-Server ist damit ohne zusätzliche externe Komponenten möglich. SAP übergibt die E-Mails im Ausgang an einen einzelnen Mail-Server. Verwalten Sie Ihre Postfächer in einem Office 365 Exchange Account? Hierzu benötigen Sie SAP Basis 7.31 Support Package 6 und 7.21 Kernel (s. Hinweis 1747180 – SMTP über TLS und SMTP Authentifizierung ). Allerdings gibt es hierfür auch einen Workaround über installieren und konfigurieren des Internet Information Server (IIS) für Relay mit Office 365.

Arbeiten Sie mit der Eingangsverarbeitung, können die E-Mails von einer beliebigen Anzahl von Mail-Servern empfangen werden.

Generic Object Services (GOS) - Dienste zum Objekt

GOS

Die Dienste zum Objekt stellen generische, Modul unspezifische Funktionen einer Shortcut List. Diese generischen Objektdienste bieten Funktionen, die in unterschiedlichen SAP-Anwendungen zur Verfügung stehen. Die Funktionen werden überall gleich aufgerufen und angewendet, sodass der Lernaufwand für die Endanwender gering bleibt.

Das Menü der Anwendungstransaktionen wird dadurch vereinfacht und einheitlich erweitert. Die Dienste enthalten allgemein nutzbare Funktionen, wie z. B. Anlagen zum Objekt anlegen, Notizen anlegen.

Die Generic Object Services sind damit ein reiner Navigations-Dienst, über den der Zugang zu weiteren Basis-Services ermöglicht wird, wie z. B. SAPOffice (SOFF), ArchiveLink.

Business Document Service (BDS) und Business Document Navigator (BDN)

Was ist BDS und BDN?

Der Business Document Service (BDS) ist eine allgemeine und einfach integrierbare Dokumentenverwaltungsfunktionalität für verschiedene Anwendungen. Dabei stellt der BDS Basis-Services zur Verwaltung bereits. Der Business Document Navigator (BDN) ist das Userinterface (UI) zum BDS.

BDS / BDN ist eine Art Hybrid Lösung, die sowohl ArchiveLink als auch KPro Funktionen miteinander verbindet.

Es war ursprünglich als einfach integrierbare Dokumentenverwaltungsfunktionalität für die unterschiedlichen SAP Anwendungen sowie als Erweiterung zu ArchivLink gedacht.

Für den BDN/BDS gibt es keine Start-Transaktion. Es wird erwartet, dass der Zugang durch die Integration in anderweitige Anwendungen oder Module erfolgt.

HTML Mails - Bilder in Signaturen einbetten oder verlinken?

Für Kunden, die Wert auf das Corporate Design legen, stellt sich die Frage, wie Bilder in die E-Mail eingebettet werden sollen. Meist ist das in der Signatur ein Thema.

E-Mail-Signatur – Bilder einbetten

Wenn ein Bild in die E-Mail einbettet wird, entsteht ein internes, eingebettetes Element. Hin und wieder werden durch diese Technik Spamfilter ausgelöst, die E-Mails werden irrtümlicherweise mit Anhang angezeigt, oder die E-Mail wird ohne Bild dargestellt. Das ist natürlich nicht so schön.

E-Mail-Signatur – Bilder verlinken

Verlinkt man das Bild in der E-Mail-Signatur, ist es auf einem Webserver gespeichert. Technisch gesehen ist das Bild nicht Bestandteil der E-Mail-Signatur. Was die visuelle Darstellung betrifft, sollte der Empfänger der E-Mail keinen Unterschied bemerken. Es ist natürlich wichtig, dass diese URL stets gültig ist. Ansonsten sieht der Empfänger an dieser Stelle ein rotes Kreuz.

Wir empfehlen prinzipiell Bilder auf eine URL zu verlinken und nicht in die E-Mail einzubetten.

Können E-Mails verschlüsselt werden?

E-Mails können mit Hilfe des S/MIME-Standards signiert und verschlüsselt werden. Das ist ab SAP BASIS 7.31 SP2 möglich. In niedrigeren Releaseständen können gesicherte Nachrichten über den Secure E-Mail-Proxy gesendet werden. Alternativ kann die Verschlüsselung über den SMTP Server erfolgen.

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