¿Qué significa XRechnung?

Transferencia de una norma de la UE a la norma nacional XRechnung

XRechnung – En Alemania, se estima que más de 30 mil millones de facturas se envían por correo cada año. El origen de la XBill se deriva de los esfuerzos de la Comisión Europea para promover la contratación electrónica. La Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica para la contratación pública se adoptará ya en 2014. El objetivo es que todos los poderes adjudicadores sólo acepten y procesen facturas electrónicamente con procedimientos paneuropeos de contratación. La idea es que la transición a facturas electrónicas, que se pueden procesar automáticamente, puede ahorrar costes significativos por parte de la administración pública.

La norma europea EN16931 para la facturación electrónica está elaborada por el comité CEN/TC 434 del organismo europeo de normalización CEN. En marzo de 2017, los Estados miembros adoptaron las dos primeras partes de la norma. Esta era una condición previa necesaria para la finalización de la norma nacional XRechnung.

¿Qué es exactamente el XRechnung? ¿Cuándo es obligatorio este formato de factura? ¿Cómo puede crear XIns y cuál es la diferencia con ZUGFeRD? Puede leer las respuestas a estas preguntas, qué considerar y cómo puede realizar el cambio aquí.


sap xrechnung

XInvoices

Formatos y estándares de facturas electrónicas

  • Formatos de datos no estructurados: facturación en formato .pdf-, .jpg o .tif
  • Formatos de datos estructurados: XML, EDI, XRechnung
  • Formatos de datos híbridos: PDF/A, ZUGFeRD
  • Canales de transferencia: correo electrónico, correo DE, correo electrónico o descarga web

El XRechnung

Norma en Alemania para los poderes adjudicadores

La XInvoice es una factura electrónica especial. Esto se aplica en Alemania a la transmisión de facturas electrónicas en contratos públicos de forma estándar. De acuerdo con el Reglamento de Facturaelectrónica, los facturadores sujetos a esta obligación de factura electrónica deben presentar facturas electrónicas como Xfacturas. El XRechnung se define por ley como un estándar alemán. Esta norma cumple con los requisitos del modelo de datos CEN europeo al 100 por ciento.

El envío obligatorio de facturas electrónicas para contratos públicos (sector B2G) también tiene por objeto poner las transacciones comerciales entre empresas (sector B2B) en el camino hacia la electrónica. En el caso del intercambio de facturas electrónicas, las xins en formato de datos XML y las facturas híbridas de acuerdo con la norma ZUGFeRD se demuestran a sí mismas debido a las regulaciones legales.

Facturación XRechnungass obligatorio a partir de 2020

A partir del 27 de noviembre de 2020, todos los contratistas que suministran bienes o servicios a la Confederación están obligados a preparar facturas electrónicas en el formato estructurado del XRechnung. Esto significa que los contratistas públicos en Alemania sólo pueden enviar facturas electrónicas (XInvoices) a las autoridades federales. Ya no se permiten otros tipos de facturación. Solo se aceptarán estas facturas en el futuro.

La obligación de preparar y presentar XFacturas a partir del 27 de noviembre de 2020 es el resultado de los requisitos de la Directiva 2014/55/UE de la UE y del Reglamento sobre contabilidad electrónica, que la Confederación ha adoptado en aplicación de las normas de la UE. Aparte de algunas excepciones, como el pequeño límite y los acuerdos especiales relacionados con la seguridad, esta obligación es plenamente aplicable. Por el contrario, los poderes adjudicadores deben aceptar estas facturas electrónicas a partir de determinadas fechas límite. Este ha sido el caso de las más altas autoridades federales y órganos constitucionales desde el 27 de noviembre de 2018. Todas las demás entidades que son receptoras de la factura en el sentido del E-Rech-VO federal observan el 27 de noviembre de 2019 como fecha límite. En el período hasta 2020, también seguirán los clientes de los Países Bajos y de los clientes municipales.

¿Cómo son los XIn?

Desde el punto de vista del usuario, una XInvoice es un modelo de intercambio de datos que proporciona todos los datos de la factura estructurada como un formato XML. Es un modelo de datos semántico que asigna todo el contenido legalmente vinculante de una factura y sirve el procesamiento de la máquina. Esto significa que las XFacturas contienen toda la información obligatoria general de una factura de acuerdo con la Sección 14 de la UStG y todos los componentes especiales de una factura electrónica de acuerdo con la Sección 5 del E-Rech-VO. Este estándar alemán de intercambio de datos se puede implementar como un formato neutral en tecnología en soluciones de TI y es legible puramente por máquina. Del 1 de julio de 2019 al 30 de diciembre de 2019, se aplicará la versión 1.2.0 de x-in-bill. A partir del 1 de enero de 2020, la nueva versión 1.2.1 estará disponible para XIns.

¿Qué es el ID de guía?

El ID de enrutamiento permite el direccionamiento y el reenvío del eRechnung recibido a los sistemas de liberación de facturas de las unidades administrativas respectivas. Para que la factura X del proveedor se reenvíe al destinatario correcto de la factura, el destinatario debe conocer el ID de ruta del destinatario y entregarlo en la factura electrónica. El ID de guía del destinatario de la factura debe haber sido comunicado en el momento de la adjudicación o en el momento del pedido.

La estructura incluye las siguientes partes:

  • Figura clave del estado
  • Figura clave del distrito
  • Figura clave del distrito
  • Código municipal
  • Delimitador «-» (para iniciar el número de administrador de variables)
  • Dirección fina
  • Delimitador «-» (para terminar el número de administrador de variables)
  • Comprobar dígito (a través de los campos anteriores)

Transferir X-Factura

Hay diferentes maneras de transferir la X-bill.

Plataforma de facturación federal (ID de guía con «991» o «99000000»)

  • Varios portales en línea, dependiendo del cliente
  • Carga de la X-Invoice
  • Transmisión por correo electrónico
  • Transmisión por correo
  • Transmisión a través de la red Peppol

Archiving

Los requisitos para archivar facturas electrónicas se regulan de manera diferente en los países. Dado que no existen normas uniformes para el archivo, deben comprobarse las normas nacionales respectivas.

sap xrechnung

Ejemplo de SAP XInvoice

Diferencias entre ZUGFeRD 1.0 y ZUGFeRD 2.0

En la especificación ZUGFeRD 2.0 se observarán los siguientes cambios con respecto a la versión 1.0:

  • Principios de Diseño de EN 16931-1
  • Desviaciones en perfiles
  • Reglas
  • Método de cálculo
  • Otras etiquetas en la asignación de sintaxis
  • Listas de códigos
  • Incrustar en PDF/A-3

Software para XInvoices

Las empresas que suministren a los poderes adjudicadores deberán crear las condiciones necesarias a más tardar el 27 de noviembre de 2020 para poder elaborar XInvoices. Hasta entonces, tiene tiempo para prepararse para la facturación electrónica y cambiar a las soluciones de software adecuadas para XInvoices. Este nuevo tipode contabilidad requiere ajustes en los sistemas técnicos y procesos internos de facturación. La obligación de facturar facturas electrónicas para entregas a entidades públicas contratantes se aplica a empresas de todos los tamaños.
La obligación de crear facturas electrónicas afecta no sólo a los propios proveedores, sino también a aquellos proveedores que ofrecen soluciones de software para la facturación. Es parte de su competencia desarrollar software para la XInvoice y proporcionar las funciones necesarias para la producción y transmisión de dichas facturas. Los proveedores han diseñado soluciones de conversión para crear facturas electrónicas que convierten las facturas tradicionales en xins. Muchas empresas que necesitan crear XInvoices utilizan sistemas ERP clásicos de fabricantes como SAP, Microsoft u Oracle. Para la importación y exportación de datos, los sistemas tienen interfaces estandarizadas que proporcionan la base para la conversión a otros formatos. Mediante el uso de una solución de conversión adecuada, las empresas pueden convertir facturas creadas en formato de exportación ERP en XInvoices. El proceso de conversión inversa también es posible.

Facturación electrónica en SAP

Crear y editar XInvoices

El software empresarial munich ha desarrollado una solución para crear XInvoices directamente en el sistema SAP ERP. Esto permite que las facturas se envíen según el formato XInvoice alemán que se genere inmediatamente durante la facturación con SAP. Las empresas que trabajan con SAP pueden instalar fácilmente el complemento SAP, que convierte una factura de SAP en una factura XML. La solución de software para XInvoices es modular y, por lo tanto, permite el uso de componentes individuales. Esto permite un ajuste en términos de funcionalidades y precios. Además, el software para XIns se puede implementar en el sistema de TI existente de la empresa de acuerdo con los requisitos individuales.

Las soluciones de software para XInvoices ofrecen en particular estas funcionalidades:

  • Crear XFacturas: El usuario puede generar XInvoices en formato de archivo XML desde el sistema SAP ERP.
  • Validar XFacturas: Una característica es comprobar XFacturas para el formato de archivo correcto y el contenido de facturación completo. Esta herramienta de validación funciona bien al enviar Xins a la administración pública.
  • Convertir y editar XInvoices: Para permitir a los empleados procesar XIns, hay otro módulo de funciones para los usuarios de SAP. Esto permite que el archivo de factura XML se convierta en un archivo PDF o HTML. Estos archivos de factura convertidos se muestran en un visor.
  • Cartera de facturas: en un libro saliente de facturas, los usuarios pueden ver los XIns, así como las facturas de ZUGFeRD y los archivos PDF en una descripción general. Puede ver las facturas electrónicas como un archivo PDF o una página HTML mediante la solución SAP. También es posible cargar archivos adjuntos. Además, el número de identificación de enrutamiento se puede insertar directamente antes de enviar la factura. La factura electrónica se libera para su envío manual o automáticamente.
  • XFactura:Varios canales están disponibles para la transmisión de XIns. Esto incluye el envío de facturas por correo electrónico, la carga de un formulario en línea y la transmisión totalmente automática a través de servicios web (PEPPOL) con un proveedor de servicios EDI.

Formas de transferir la XInvoice

En Alemania, la forma habitual de transferir la XInvoice es enviar por correo electrónico. Para las empresas que envían un gran número de facturas electrónicas, PEPPOL es una variante que también se demuestra en el sector B2B. Una vez conectado a este servicio web, la empresa puede enviar facturas a cualquier participante de PEPPOL en todo el mundo. Esto se aplica tanto a las autoridades públicas como a las empresas.

Diferencia XRechnung Standard y ZUGFeRD

La principal diferencia entre el modelo de datos XInvoice y ZUGFeRD es que xfacturas son archivos XML puros para el procesamiento de máquinas. Por el contrario, una factura ZUGFeRD también es legible por los seres humanos. Los documentos basados en este modelo de datos híbridos incluyen un archivo PDF que puede ser utilizado por los seres humanos además del archivo electrónico estructurado. Pueden enviarse por correo electrónico. El destinatario de la factura recibe un documento PDF al que se adjunta el archivo XML. Puede imprimir la factura como un archivo PDF e importarla al sistema como un archivo XML. La versión 2.0 de ZUGFeRD cumple plenamente los requisitos de la norma de la UE 16931 y, por lo tanto, también puede utilizarse para el envío de facturas a los poderes adjudicadores.

Otra diferencia entre el estándar XInvoice y ZUGFeRD está en el área de uso. Las XFacturas son el formato de factura legal para los contratos en la administración pública. Según esto, el modelo de datos XInvoice se utiliza principalmente en el área B2G (Business to Government). Por otro lado, muchas empresas del sector B2B prefieren el formato ZUGFeRD. ZUGFeRD permite un intercambio optimizado de facturas entre empresas y también es adecuado para pequeñas y medianas empresas que no son conocedoras de la tecnología. Dado que ZUGFeRD también pone a disposición los datos de factura como parte de la imagen en el PDF, las empresas que no tienen procesamiento automatizado de facturas también pueden recibir dichas facturas. Por el contrario, aquellas empresas que procesan facturas transfieren en gran medida automáticamente los datos de factura de los datos XML a sus sistemas. Debido a la estructura híbrida (documento XML y PDF), todos los destinatarios de la factura pueden hacer un uso ideal de ZUGFeRD.

Los proveedores de software de contabilidad y ERP desarrollan soluciones de aplicaciones especializadas que permiten a las empresas crear y procesar facturas ZUGFeRD como parte del software tradicional. También es posible implementar ZUGFeRD en soluciones de software específicas de la empresa. Por supuesto, también tenemos el complemento adecuado para SAP.


¿Tiene alguna pregunta o desea una demostración del sistema SAP?
Estaremos encantados de asesorarle en una conversación personal.

¿Necesita ayuda o tiene preguntas?

contáctenos. ¡Estamos encantados de asesorarle!


Productos SAP Mail – MailCenter

SAP Mail


Productos SAP Monitoring – HotM

Supervisión de SAP


Más entradas de blog