1. SD Checkliste Einführung – Kurzanalyse Vertrieb

Im Rahmen der Kurzanalyse soll ein Überblick über den Umfang eines SD-Einführungsprojektes gewonnen werden. Insbesondere geht es darum Funktionen und Anforderungen zu erkennen, die nicht durch die Funktionsliste abgedeckt sind. Es geht nicht um die Frage, wie bestimmte Anforderungen im System abgebildet werden können !

Bitte beantworten Sie ebenfalls folgende Fragen der Kurzanalyse-Checkliste:

  1. heutige Systemwelt
  2. abzulösende Systeme
  3. benötigte Schnittstellen
  4. Anzahl der geplanten Benutzer
  5. Datenvolumen

1.1. Organisation

Die Untersuchung der Vertriebsorganisation kann grundsätzlich auf erhöhten Projektaufwand hinweisen, wenn es eine komplexe Struktur gibt. (Umlagerungen, buchungskreisübergreifende Abwicklungen, Formulare / Nachrichtensteuerung, Stammdatenorganisation, Abbildung der Struktur im R/3, unterschiedliche Gestaltung von Geschäftsprozessen).

  • In welchen organisatorischen Einheiten präsentiert sich das Unternehmen am Markt? (Marken, Vertriebsfirmen, …)
  • Welche unterschiedlichen Vertriebswege gibt es? (Verkauf an Endverbraucher, Handel, Vertriebspartner, Tochtergesellschaften, Export, …)
  • Gibt es Verkaufsniederlassungen / Außenläger?
  • Wie ist der Vertrieb intern organisiert? (funktionale Gliederung in Abteilungen, Außendienststruktur, …)

1.2. Mengengerüst im Vertrieb

Anzahl Mitarbeiter im Vertrieb …………………………………………………………………

Anzahl Debitoren …………………………………………………………………………………

Anzahl Artikel …………………………………………………………………………………

Anzahl Preise / Konditionen …………………………………………………………………….

Anzahl Angebote / Monat ………………………………………………………………………..

Anzahl Aufträge / Monat ……………………………………………………………………….

Anzahl Lieferscheine / Monat ………………………………………………………………..

Anzahl Rechnungen / Monat ………………………………………………………………..

Anzahl Positionen pro Auftrag ………………………………………………………………..

Anzahl Kundenmaterialbezeichnungen ……………………………………………………..

2. Vorverkaufsphase

Zur Unterstützung Verkaufsaktivitäten werden zum Teil PC-Lösungen mit Anbindung von Außendienstmitarbeitern über Laptop eingesetzt. Ist die CAS-Komponente des R/3 einzusetzen oder sind ggf. Schnittstellen zu externen Vertriebsunterstützungssystemen zu schaffen?

  • Gibt es eine Unterstützung der Vorverkaufsphase? (Planung von Besuchsterminen, Verwaltung von Interessenten, Mailingaktionen, Besuchsberichte etc)
  • Sind Angebote über das R/3 – System zu erstellen und zu verwalten?

3. Kundendienst / Service

Falls Kundendienst / Service angeboten wird, ist zu klären, ob der Einsatz von SM – Funktionalität erforderlich ist oder ob die Abwicklung im SD -.Standard möglich ist.

  • Wie werden Reparaturen von kundeneigenen Geräten beim Kunden abgewickelt?
  • Wie werden Reparaturen von kundeneigenen Geräten im eigenen Hause abgewickelt?
  • Gibt es einen Service- / Wartungsplan
  • Ist der Außendiensttechniker an das System angebunden?

( Laptop-Anbindung mit Offline-Verarbeitung?)

4. Auftragsabwicklung

Es geht hier nicht so sehr um die Detaillierung von Prozessen, die im Standard abbildbar sind. Vielmehr sollen Prozesse identifiziert werden, die nicht ohne weiteres in den Standard passen. Bei Besonderheiten ist zu prüfen, inwieweit eine Systemunterstützung erforderlich ist. Oftmals werden besondere Prozesse von PC-Insellösungen unterstützt!

  • Welche Varianten von Kundenaufträgen lassen sich unterscheiden, was sind die Besonderheiten der Auftragsarten? (Z.B.: Sofortaufträge, Lagerverkäufe, Kundeneinzelfertigung, Streckenaufträge, Lieferpläne, Reparatur- / Serviceaufträge, Konsignation, Leihgut, Barverkäufe, Lieferung von kundeneigener Ware, …)
  • Gibt es Erfassungshilfen bei der Auftragseingabe? (Kopierfunktionen, Musteraufträge)

Eine Untersuchung ist nur sinnvoll, wenn großes Mengenvolumen zu bearbeiten ist; insbesondere wenn einzelne Artikel logisch zusammengehören.

4.1. Funktionen in der Auftragsabwicklung

Zu untersuchen sind die Funktionen Verfügbarkeitsprüfung / Bedarfsübergabe, Preisfindung, nachträgliche Vergütungen, Kreditlimitprüfung, Provisionsabrechnung, Chargenfindung, Serialnummernverwaltung, Artikellistung / Artikelausschluß, Stücklistenbearbeitung im Auftrag. Zu prüfen ist, ob der SAP-Standard in diesen Bereichen passt. Zu prüfen ist auch, ob andere Funktionen bei der Auftragsbearbeitung ablaufen.

  • Wird bei Auftragseingabe die Verfügbarkeit der Ware geprüft?
  • Welche Elemente werden bei einer Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigt? (Kundenaufträge, Lagerbestand, Fertigungsaufträge, Einkaufsbestellungen, Produktionsplan, …)
  • Kann die Verfügbarkeitsprüfung mehrstufig durchgeführt werden? (Prüfung Bestand von Artikel B, wenn A nicht verfügbar ist; Prüfung von Komponenten einer Stückliste)
  • Wird ein möglicher Liefertermin maschinell ermittelt? Erfolgt die Terminbestimmung positionsübergreifend?
  • Wird bei Erstellung der Lieferung eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt?
  • Kann Ware für bestimmte Kundenaufträge reserviert werden?
  • Werden Bedarfe aus Kundenaufträgen bei der Beschaffungsdisposition berücksichtigt? Wie erfolgt die Übergabe dieser Bedarfe?
  • Werden Preise oder Rabatte maschinell bei Auftragseingabe ermittelt? Welche Elemente können die Preisfindung beeinflußen? (Kunden, Artikel, Kundengruppe, Abnahmemenge, Absatzkanal, Herstellkosten, …)
  • Gibt es Hinweise auf Besonderheiten, die nicht über die Konditionstechnik abbildbar sind?
  • Werden Positionen eines Auftrags für Preisfindungszwecke zu Gruppen zusammengefaßt?
  • Gibt es Preiselemente, die erst zu einem späteren Zeitpunkt ermittelt werden aber in der Rechnung zu berücksichtigen sind? (Delkredere, Fracht )
  • Gibt es nachträgliche Vergütungen, die vom Umsatz abhängig sind? Welche Kriterien können diese Vergütungen beeinflußen?
  • Nach welchen Kriterien und mit welchem Verfahren wird der Umsatz für die nachträglichen Vergütungen ermittelt?
  • Werden Provisionen gezahlt? Von welchen Kriterien hängt die Zahlung der Provisionen ab? Wie erfolgt die Abrechnung der Provisionen?
  • Wird bei Auftragseingabe das Kreditlimit des Kunden geprüft? Welche Elemente werden bei der Prüfung berücksichtigt.
  • Werden Aufträge bei fehlender Bonität automatisch gesperrt? Wie erfolgt die Freigabe?
  • Wird bei Auftragseingabe geprüft, ob der Kunde die gewünschte Ware beziehen darf? (Embargo, Artikellistung, …)
  • Gibt es auftragsspezifische Stücklisten (Auflösung von Stücklisten im Auftrag; Konfiguration komplexer Produkte im Auftrag)?
  • Gibt es eine Chargenverwaltung für verkaufsfähige Produkte? Wie wird die Charge für einen Auftrag / Lieferung ermittelt?
  • Sind verkaufsfähige Produkte mit einer Serialnummer gekennzeichnet? Welche Funktion hat diese Serialnummer?

4.2. Versandabwicklung

  • In welcher Form werden die Lieferungen erstellt?

Stehen dem Sachbearbeiter die erforderlichen Informationen bei manueller Lieferscheinerstellung zur Verfügung oder ist Zusatzprogrammierung erforderlich?

  • Welche Kriterien sind bei der Erstellung von Lieferungen zu berücksichtigen? (Warenverfügbarkeit, Lieferpriorität, Versandkapazität, Transportroute, …)

Kann der Standardsammelgang zur Erstellung der Lieferscheine genutzt werden, sofern eine maschinelle Erstellung erforderlich ist?

  • Sind Teillieferungen erlaubt? Sind bei der Erstellung von Teillieferungen ggf. weitere Kriterien zu berücksichtigen? (Wert der Lieferung, Liefergrad, Quottierung, …)

Diese Frage ist besonders bei großem Mengenvolumen zu untersuchen !

  • Gibt es eine maschinelle Lagerplatzverwaltung?

Wie ist ggf. eine Schnittstelle zum LVS – System zu gestalten, wird WM eingesetzt oder externe Systeme?

  • Mit Hilfe welcher Dokumente wird die Ware kommissioniert?
  • Werden in der Lieferung Packstücke ermittelt oder manuell ergänzt?

In welchem Umfang wird das Verpacken durch das System unterstützt?

  • Werden Lieferungen für die weitere Bearbeitung im Versand zusammengefaßt (z. B Zusammenstellung von Transporten )?
  • Werden Frachtkosten im Versand ermittelt?
  • Wie wird die Versandart festgelegt? (Lieferung per LKW, Post, DPD, …)

Gibt es eine maschinelle Ermittlung in Abhängigkeit vom Gewicht oder anderen Kriterien?

  • Welche Dokumente werden durch das System im Versand erstellt? (Lieferschein, Frachtbrief, Packliste, …)

4.3. Fakturierung

  • Wie werden die Rechnungen erstellt? (Sammelgang, Einzelerstellung)
  • Gibt es unterschiedliche Formen der Fakturen? (Proformarechnungen, Sammelrechnungen, Periodenrechnungen, Rechnungslisten, …)
  • Sind Anzahlungen oder Ratenzahlungen zu berücksichtigen?
  • Wie gelangt die Rechnung zum Kunden (Post, EDI, …)? Geht der Rechnungsempfänger in jedem Fall aus der Rechnungsanschrift hervor?

Ist es erforderlich den Druckoutput zu sortieren, um Rechnungen für den Versand zusammenzufassen? (Zentrallregulierung)

  • Gibt es unterschiedliche Rechnungsformulare?

Dokumente mit unterschiedlichem Formular und Layout, wie sind die Formulare anzusteuern?

  • Welche Gutschriftsarten lassen sich unterscheiden? ( Retouren, Preiskorrekturen, …)

Gibt es besondere Formen von Gutschriften, die auf bisher nicht genannte Geschäftsprozesse hinweisen?

5. Dokumente im Vertrieb

  • Welche Dokumente sind im Rahmen der Auftragsabwicklung zu erstellen? (Angebote, Auftragsbestätigungen, Proformarechnungen, Lieferscheine, …)

Wo gibt es Dokumente, die im Standard nicht vorgesehen sind oder umfangreiche Systemeinstellungen erfordern (wie z.B. Exportdokumente)

6. Statistiken

  • Gibt es Umsatzstatistiken, die weiterhin unverändert zu erstellen sind (z.B. zwecks Konzernreporting)? Welche Elemente sind in diesen Statistiken zu berücksichtigen? (z.B. Kunde, Artikelgruppe, Monat, …)

Hier ist noch einmal darauf hinzuweisen, daß im -Funktionsumfang nur die Statistiken des SAP-Standards angeboten werden. Gibt es aufgrund umfangreicher Statistikanforderungen von Seiten des Kunden die Notwendigkeit auf diesen Punkt im Angebot besonders hinzuweisen?

  • Ist eine maschinelle Übernahme von Statistik-Altdaten zwingend erforderlich (für Vergleich mit Vorperioden )

Übernahme von Statistik-Altdaten ist in jedem Fall Zusatzaufwand

7. Sonstiges

  • Gibt es einen maschinellen Datenaustausch mit Geschäftspartnern?
  • Gibt es eine hierarchische Strukturierung des Kundenstamms?