Warum Ausgangsrechnungen vor dem Versand prüfen?
Eine fehlerhafte Rechnung beim Kunden kostet doppelt: Gutschrift, Neuerstellung und Rückfragen binden Zeit in Vertrieb und Buchhaltung. Viele Unternehmen drucken ihre Fakturen deshalb aus und kontrollieren sie auf Papier. Das funktioniert, skaliert aber nicht – schon gar nicht bei Tagesfakturen mit hohen Belegmengen.
Mit der SAP Rechnungskontrolle verlagern Sie diese Sichtprüfung an den Bildschirm. Der Beleg bleibt so lange gesperrt, bis ihn ein Mitarbeiter geprüft und freigegeben hat. Dazu kommen regulatorische Anforderungen: Einige Länder verlangen, dass eine nationale Plattform die Rechnung annimmt, bevor sie zum Kunden darf. Auch dafür ist der Sperr- und Freigabemechanismus gedacht.
Das Add-on ergänzt den Rechnungsausgang in SAP um ein Cockpit mit Arbeitsvorrat, Sichtprüfung und Statusverwaltung:
Der Ablauf besteht aus vier Schritten. Zuerst definieren Sie im Customizing, welche Fakturen kontrollpflichtig sind. Entsteht anschließend eine passende Rechnung, gilt sie als offen und bleibt automatisch gesperrt. Im dritten Schritt ruft die Fachabteilung den Arbeitsvorrat auf und sieht die Belege als PDF durch. Zum Schluss setzt sie geprüfte Rechnungen auf frei – die Nachrichtensteuerung übernimmt den Versand. Wer wann freigegeben hat, bleibt dabei nachvollziehbar dokumentiert.
Die Belege stammen dabei direkt aus dem SAP-Archiv: Über ArchiveLink greift das Cockpit auf die archivierten Rechnungs-PDFs zu. Berechtigungen prüft das System je Verkaufsorganisation.
Die Rechnungskontrolle auf einen Blick:
| Einsatzbereich | Ausgangsrechnungen (SD-Fakturen) vor dem Versand |
| Anzeige | PDF im SAP-Dokumentenviewer oder Acrobat Reader, auch Sammelanzeige |
| Status | offen, gesperrt, freigegeben |
| Steuerung | Verkaufsorganisation, Fakturaart, Wertgrenze, BAdI für eigene Logik |
| Systeme | SAP S/4HANA, ab SAP ECC 6.0 |
| Plattform | Bestandteil des MailCenters |
Praxisbeispiel Augustiner-Bräu: Sammelkontrolle am Bildschirm
Münchens älteste Brauerei verschickt Warenrechnungen als Tagesfaktura, im 10- bis 14-Tage-Takt oder monatlich. Früher wurde jeder Beleg gedruckt, einzeln kontrolliert, kuvertiert und frankiert. Heute läuft die Kontrolle digital.
Das Ergebnis: Rechnungen lassen sich standortunabhängig prüfen und freigeben, der Zustellzeitpunkt jedes Belegs ist dokumentiert. „Die Investitionskosten für die Software sind durch die wegfallenden Portogebühren bereits nach kurzer Zeit wieder eingespielt“, bilanziert Dominik Essig, stellvertretender IT-Leiter. Den kompletten Anwenderbericht lesen Sie in der Success Story Augustiner-Bräu.
„Über die Anwendung MailCenter Rechnungskontrolle Ausgang ruft man sich mehrere Fakturen
gleichzeitig zur Ansicht und Kontrolle im SAP-Dokumentenviewer oder im Acrobat Reader auf“
Praxisbeispiel: E-Rechnung Polen – Rechnungen bis zur KSeF-Freigabe sperren
Polen führt die verpflichtende E-Rechnung über das nationale System KSeF ein: seit dem 1. Februar 2026 für Unternehmen mit mehr als 200 Mio. PLN Umsatz, seit dem 1. April 2026 für alle übrigen Steuerpflichtigen; Kleinstunternehmen folgen zum 1. Januar 2027. Details veröffentlicht das polnische Finanzministerium auf podatki.gov.pl (Stand: Juli 2026).
Für den Rechnungsausgang bedeutet das: Ein Beleg darf erst zum Kunden, wenn die Plattform ihn angenommen und eine KSeF-Nummer vergeben hat. Genau hier greift die Sperrlogik der SAP Rechnungskontrolle. Betroffene Rechnungen bleiben zurückgehalten, bis die Freigabe der zertifizierten Stelle vorliegt – per BAdI auch automatisiert. Wie Sie XRechnung, ZUGFeRD und weitere Formate direkt in SAP erzeugen, zeigt die Seite SAP E-Rechnung.
Die SAP Rechnungskontrolle ist ein Add-on der MailCenter Plattform. Es hält Ausgangsrechnungen nach der Fakturierung zurück, zeigt sie als PDF am Bildschirm an und gibt sie erst nach erfolgter Kontrolle für den Versand frei.
Die Transaktion MIRO prüft eingehende Lieferantenrechnungen im Einkauf. Die SAP Rechnungskontrolle setzt auf der anderen Seite an: Sie kontrolliert die eigenen Ausgangsrechnungen aus dem Vertrieb, bevor diese das Haus verlassen.
Ja. Markierte Fakturen öffnen wahlweise im SAP-Dokumentenviewer oder im Acrobat Reader – auch gesammelt. So prüfen Sie ganze Fakturaläufe in einem Durchgang am Bildschirm, ohne einen Beleg auszudrucken.
Die Lösung ist mit der SAP-Nachrichtensteuerung verbunden. Solange eine Rechnung den Status offen oder gesperrt trägt, wird die zugehörige Nachricht nicht verarbeitet. Erst die Freigabe startet den Versand per E-Mail, Druck oder E-Rechnung.
Ja. Über eine BAdI-Erweiterung koppeln Sie die Freigabe an eigene Bedingungen, zum Beispiel an die Annahme der Rechnung durch die polnische KSeF-Plattform. Der Beleg bleibt gesperrt, bis die Bestätigung vorliegt.
Die SAP Rechnungskontrolle läuft ab SAP ECC 6.0 und SAP S/4HANA, on-premise sowie in der Private Cloud Edition. Zusätzliche Hardware oder externe Plattformen sind nicht erforderlich.
Sie möchten die Rechnungskontrolle live sehen? Unser Team zeigt Ihnen die Anwendung an Ihren eigenen Prozessen und beantwortet Ihre Fragen direkt im System.
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