E-Mail auf dem Vormarsch
Während 2018 weltweit täglich rund 281 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen wurden, wird im Jahr 2022 eine Zunahme auf über 347 Milliarden E-Mails täglich erwartet, so eine Studie. Mehr als die Hälfte davon betrifft den Geschäftsverkehr. Doch vielerorts herrscht noch Papier.
Mit zunehmender Geschwindigkeit ersetzen E-Mails den klassischen Geschäftsbrief. Die Vorteile der E-Mails sind auf den ersten Blick enorm: Schnell, einfach, kostenlos. Wir haben uns im folgenden Artikel einmal die Mühe gemacht und Vor- und Nachteile der Kommunikationsmedien E-Mail, Post, EDI und Fax gesammelt. Natürlich erhebt diese Sammlung keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Dabei haben wir uns bewusst auf die klassischen Medien konzentriert. Neue Formen der Kommunikation wie zum Beispiel Messanger Dienste werden wir bei zunehmender Relevanz ergänzen.
Sollten Sie Anregungen oder Ergänzungen haben, kontaktieren Sie uns einfach und teilen uns diese mit. Wir freuen uns auf Sie.
E-Mail | Vor- und Nachteile
Vorteile
- Schneller und kostengünstiger als Briefpost (Druck, Kuvertieren, Porto, Personal)
- Verschicken und Empfangen in Echtzeit
- Elektronische Ablage ist günstiger als physische
- Einfache Handhabung, umfangreiche Nutzungsmöglichkeiten
- Dokumente in elektronischer Form – Möglichkeit zur automatischen Weiterverarbeitung und Ablage
- Einfache Möglichkeit der Verschlüsselung
- Schnelle und problemlose Antwortmöglichkeit
Nachteile
- Fehlen von Unterschriften (durch Signaturgesetz weitestgehend behoben)
- Rückmeldung, ob E-Mail angekommen nicht immer möglich
- Authentizität und Sicherheit (Abhilfe durch Verschlüsselung)
Post | Vor- und Nachteile
Vorteile
- Ein Brief ist persönlich
- Unterschrift
Nachteile
- Deutlich teurer als eine E-Mail
- Aufwendiger in der Erstellung
- Schwierigkeiten bei der Zustellung (speziell bei ausländischen Adressen)
EDI | Vor- und Nachteile
Vorteile
- Kostenreduktion – günstiger als Papier
- Zeiteinsparung – Schnellere Prozesse
- Einfache Verarbeitung auf Gegenseite
- Durch Automatisierung können Mitarbeiter an höherwertigen Aufgaben arbeiten
- Qualitätsverbesserung
- Verbesserte Kooperation
Nachteile
- Hohe Kosten – Implementierung lohnt sich häufig nur bei großen Geschäftspartnern
- Hohe Komplexität
Fax | Vor- und Nachteile
Vorteile
- Schneller als Briefpost
- Faxgeräte eine Option, wenn E-Mail Versendung nicht möglich
- Sendebericht als zusätzliche Nachweismöglichkeit (aber: Fax für Dritte leicht zugänglich. Der Sendebericht ist damit kein verlässlicher Nachweis über ordnungsgemäßen Empfang)
Nachteile
- Laut Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz große Probleme beim Thema Datensicherheit (u.a. da Situation beim Empfänger unklar) – https://www.datenschutz-bayern.de/technik/orient/telefax.htm
- Nur “Kopie” des Originaldokuments
- Versand ist langwierig bei vielen Seiten
- Nur schwarz-weiß – für Grafiken und Fotos unbrauchbar
- Substitution durch E-Mail zu erwarten
- Wenn physisches Faxgerät notwendig, dann diverse weitere Nachteile
Fazit
Verdrängung klassischer Kommunikationsmedien
Nicht ohne Grund ist die E-Mail in den letzten Jahren in Umfragen immer wieder zum beliebtesten und wichtigsten digitalen Kommunikationsmedium gewählt worden. Da gilt sowohl für den privaten Personen als auch für Unternehmen. Gegenüber den klassischen Medien bietet Sie diverse Vorteile.
Studien prognostizieren, dass es über kurz oder lang zu einer vollständigen Verdrängung der herkömmlichen Kommunikationsmittel kommt. Dabei werden verschiedene Ursachen hierfür identifiziert. Als eine der wichtigsten Ursachen der Verdrängung werden häufig die „objektiven Vorteile“ der digitalen Kommunikation genannt. Zu diesen Vorteilen der digitalen Kommunikationsmittel zählen in erster Linie die Zeit, Kosteneinsparpotenziale, ständige Verfügbarkeit sowie die einfache Bedienung. Das gilt sowohl für die Verwaltung als auch für den Nutzer. Die Veränderung in der Kommunikationskultur sowie die Zunahme von gesetzlichen Regelungen in diesem Bereich gelten als weitere wesentliche Ursachen für den Medienwandel. Doch der Wandel geht weiter. Neue Kommunikationsformen entstehen permanent. SMS Kurznachrichten, Portale, soziale Medien sind nur einige davon. Was heute noch privat genutzt wird, kann morgen schon für Unternehmen interessant werden.
Obwohl sich soziale Netzwerke, Messenger Dienste und Collaboration Software auch in Unternehmen verbreitet, bleibt das E-Mail-System weiterhin eine unternehmenskritische Anwendung. Art und Nutzung befindet sich allerdings ebenfalls im Wandel.
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