WAS IST PEPPOL?

PEPPOL: Sicherer Datenaustausch – europaweit!
Das internationale Netzwerk für Unternehmen und Behörden – B2G & B2B.
Alle Fakten, Vorteile und wie Sie sich vernetzen können.

Einführung in PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein internationales Netzwerk, über das sich registrierte Unternehmen und Behörden verbinden, um elektronisch Dokumente auszutauschen – schnell, einfach, sicher und konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Durch offene Standards vereinfacht PEPPOL zudem öffentliche Vergabeverfahren und ersetzt komplexe, analoge Prozesse.

Gestartet ist PEPPOL 2008 als EU-Projekt. Seitdem sind eine belastbare Netzwerk-Infrastruktur sowie effiziente Software- und Service-Lösungen entstanden, die bestehende Verfahren sinnvoll ergänzen bzw. ablösen und neue Marktpotenziale schaffen – in Deutschland, in der EU und international.

Wichtige Grundlagen

Für wen ist PEPPOL relevant?

• B2G (Business-to-Government): Für alle Unternehmen, die für Behörden tätig sind – in Deutschland, Europa und international.
• B2B (Business-to-Business): Für Firmen, die eine Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse anstreben und standardisierte, strukturierte Datenflüsse nutzen möchten.

Welche Vorteile bietet das PEPPOL Netzwerk?

• Vereinfacht öffentliche Vergabeverfahren (e-Procurement)
• Digitalisiert und automatisiert Geschäftsprozesse
• Gesetzeskonformer Rechnungsaustausch (EU-Richtlinie 2014/55/EU)
• Höchste Sicherheitsstandards und rechtssichere Zustellung
• International anerkannt und interoperabel (PEPPOL Deutschland und weltweit)
• Strukturierte, leicht verarbeitbare Formate (z. B. UBL, XRechnung)
• Rechtskräftige Empfangsbestätigung
• Reduzierter Aufwand & geringere Kosten

Warum wurde PEPPOL eingeführt?

Analoge Verfahren im internationalen Beschaffungswesen waren über Jahre hinweg zu unübersichtlich, kompliziert und aufwendig. PEPPOL löst dieses Problem mit einheitlichen Standards und Formaten für einen effizienten, transparenten Informationsaustausch zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern – nicht nur im e-Procurement. Dokumente können von allen Akteuren im Netzwerk problemlos versendet, gelesen und weiterverarbeitet werden.

Technische Funktionsweise

Wie funktioniert PEPPOL?

PEPPOL funktioniert wie ein Telefonnetzwerk: Über Access Points tauschen Organisationen gesicherte „Nachrichten“ – etwa Rechnungen und Bestellungen – miteinander aus. Das zugrunde liegende Format ist die UBL (Universal Business Language). Eine unverwechselbare PEPPOL-ID stellt sicher, dass sich Teilnehmer zuverlässig identifizieren können.

Im Netzwerk registrierte Unternehmen können europaweit Dokumente sicher, schnell und einfach in digitalen, maschinenlesbaren Formaten austauschen. Dazu zählen auch E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die über das Netz an Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in der EU übermittelt werden.

Wichtig: Für Unternehmen, die für die öffentliche Hand tätig sind, ist der elektronische Rechnungsaustausch gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU seit dem 27.11.2020 verpflichtend.

Die PEPPOL-ID

Die PEPPOL-ID dient der eindeutigen Identifikation der Teilnehmer im Netzwerk. Darüber erkennen sich Unternehmen und Behörden automatisch. Eine PEPPOL-ID setzt sich aus Länder- und Unternehmenskennungen zusammen (z. B. DE:USt-IdNr:12345678); möglich sind auch Bestandteile wie Handelskammer-Nr. oder MwSt-Nummer. Mit dem Beitritt zum Netzwerk erhält jeder Teilnehmer eine eigene ID.

Was ist ein Access Point?

Ein PEPPOL Access Point ist der technische Zugang zum PEPPOL Netzwerk. Nur über einen solchen Zugang können Teilnehmer elektronische Bestellungen, Rechnungen oder andere Geschäftsdokumente austauschen. Das Prinzip lautet: „connect one, connect to all“ – alle PEPPOL-Teilnehmer können sich gegenseitig erreichen, unabhängig davon, über welchen Access Point sie angebunden sind. Weltweit existieren rund 200 Access Points. Wir sind zertifizierter PEPPOL Access Point und stellt in Deutschland eine sichere, standardkonforme und zuverlässige Anbindung bereit.

zertifizierter Access Point

Wie gelingt die Umsetzung im Unternehmen?

1. Access Point wählen: Auswahl eines zertifizierten PEPPOL Access Point (z. B. munich enterprise software).
2. Registrierung & PEPPOL-ID: Einrichtung der Identifikatoren (z. B. Leitweg-ID) und Testübertragungen.
3. Integration: Anbindung der ERP-/Buchhaltungssysteme (z. B. SAP) über standardisierte Schnittstellen.
4. Inbetriebnahme & Betrieb: Go-Live, Monitoring, Support, Updates – rechts- und normkonform.

Für Lieferanten der öffentlichen Hand gilt: PDFs sind nicht zulässig. Erforderlich sind strukturierte Daten, z. B. XRechnung (über die PEPPOL-Infrastruktur versendbar) oder ZUGFeRD.

PEPPOL in der Praxis

Internationaler Einsatz

PEPPOL – ursprünglich EU-weit gestartet – ist heute international etabliert. Neben zahlreichen europäischen Ländern nutzen auch Singapur, Australien, Neuseeland sowie weitere Staaten die Infrastruktur. Das stärkt die Interoperabilität im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr.

Rechnungen richtlinienkonform versenden

Für Lieferanten der öffentlichen Hand in Deutschland ist seit dem 27.11.2020 die elektronische Rechnung Pflicht. Eine gesetzeskonforme E-Rechnung ist eine digitale UBL-Datei, die direkt zwischen zwei Buchhaltungen ausgetauscht wird – idealerweise über PEPPOL. Alternative Wege (z. B. E-Mail) erzeugen keine rechtskräftigen Empfangsbestätigungen.

Deutsche Behörden müssen XRechnung empfangen können. Daneben existieren weitere Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen – u. a. UN/CEFACT XML CII D16B und ISO/IEC 19845 (UBL 2.1). In der Praxis setzt sich XRechnung durch.

Lösungen von munich enterprise software

Wir sind zertifizierter PEPPOL Access Point. Unsere Lösungen rund um PEPPOL, XRechnung und ZUGFeRD machen Unternehmen international wettbewerbsfähig. Wir sorgen dafür, dass Sie Rechnungen rechtssicher, EU-konform und international versenden, empfangen und verwalten – inklusive Integration in bestehende IT- und SAP-Systeme, Monitoring, Betrieb und SLA-gestütztem Support.

• Zertifizierte Anbindung an das PEPPOL Netzwerk
• End-to-End-Prozesse für SAP-basierte E-Rechnungsszenarien
• Unterstützung bei Umstellung und Erweiterung Ihrer Infrastruktur
• Überwachung, Zustellnachweise und kontinuierliche Updates

Nächste Schritte

Sie möchten PEPPOL nutzen oder Ihre peppol E-Rechnung professionalisieren?

• Kontakt aufnehmen – wir beraten Sie individuell.
• Mehr zur SAP E-Rechnung – integrierte End-to-End-Prozesse und Integration.