Todo lo que necesita saber sobre PEPPOL, XRechnung, ZUGFeRD

La nueva red: ¿Ya estás en ella?

¿Conoces la red PEPPOL? ¿El proyecto que constituye una piedra angular importante de la estrategia de digitalización de la UE? Hemos descubierto que todavía hay una gran necesidad de aclaración en las empresas. Casi nadie sabe quién necesita estar «en» y cómo funciona. Por lo tanto, los expertos de munich enterprise software GmbH explican todos los detalles de este artículo.

¿Para quién es relevante este artículo?

B2G: Para todas las empresas que trabajan para las autoridades públicas. En Alemania, Europa, internacional.

B2B: Para todas las empresas que quieran automatizar sus procesos de negocio y que buscan soluciones seguras y jurídicamente vinculantes para el intercambio de datos entre sí.

1. ¿Qué es la red PEPPOL?

Con PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), la UE ha puesto en marcha un proyecto transfronterizo cuyo objetivo es simplificar todo el proceso de contratación (contratación electrónica) en torno a los procedimientos de contratación pública mediante la normalización y la digitalización.

¿Por qué se introdujo?

El proyecto ya se inició en 2008 porque los procesos de contratación internacional eran análogamente demasiado confusos, complicados y, por lo tanto, casi imposibles de controlar. e-Procurement vía PEPPOL intenta resolver este problema: los nuevos estándares y formatos garantizan un intercambio eficientey transparente de información entre contratistas y clientes. Todos los documentos pueden ser fácilmente enviados, leídos y procesados por todos los actores de la red.

Funciona como una red telefónica

Básicamente, puede pensar en PEPPOL como una red «telefónica» a través de la cual las organizaciones pueden intercambiar «mensajes» seguros, por ejemplo, facturas y pedidos. Por cierto, el formato para esto se llama UBL (Universal Business Language). Un ID distintivo garantiza que puedan identificarse de forma fiable.

Esto permite a las empresas conectadas a la red PEPPOL intercambiar documentos de forma segura, rápida y sencilla en formatos digitales en toda Europa.

Esto también incluye formatos de factura electrónica como
XRechnung
o
ZUGFeRD,
que se pueden enviar a través de PEPPOL a empresas y poderes adjudicadores de la UE.

Importante: Las empresas que operan para el sector público están obligadas a enviar facturas electrónicas a partir del 27.11.2020. Estos todavía pueden ser enviados por correo electrónico y no necesariamente tienen que ser transmitidos a través de PEPPOL. Lo principal es que el formato cumple con la
Directiva 2014/55/UE
!

2. ¿Quién realmente necesita PEPPOL?

Las empresas que envían facturas electrónicas pueden utilizar la infraestructura. Los proveedores del gobierno federal y de las autoridades públicas, en particular, se preguntan actualmente si la contratación electrónica a través de PEPPOL es de interés para ellos. A partir del 27/11/2020, están obligados a enviar facturas electrónicas a sus clientes. El envío se puede hacer a través de PEPPOL, pero también a través de canales de transmisión más simples, como el correo electrónico.

En Alemania, dos formatos se utilizan principalmente para el envío:
XRechnung
y
ZUGFeRD
, donde por la opinión de un experto, XRechnung prevalecerá.

Lo que dicen los expertos sobre PEPPOL

« A partir de hoy, no podemos decir si PEPPOL será realmente algo positivo para nuestros clientes. Los hace inflexibles, dependientes y cuesta dinero (conexión y operación). Por lo tanto, actualmente estamos asesorando en el correo electrónico de la ruta de transmisión.»

Director General de una empresa líder de software.

3. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la red PEPPOL?

Además de los beneficios de la seguridad, la eficiencia, la protección y la transparencia, el intercambio de documentos a través de PEPPOL proporciona a las empresas del sector B2G la certeza de que pueden intercambiar facturas con las autoridades de conformidad con la legislación (Directiva 2014/55/UE de la UE). – Similar al envío de XInvoice a través de correo electrónico. Además, la infraestructura garantiza la interoperabilidad jurídica y técnica con los sistemas existentes, por ejemplo SAP. Por supuesto, también hay desventajas que causan costos e inflexibilidad, entre otras cosas.

Ventajas

  • Intercambio de facturas conforme a la ley
  • Procesos de adquisición más eficientes
  • Altos estándares de seguridad
  • Utilizable internacionalmente
  • Interoperabilidad con otros sistemas

Desventajas

  • Costos de configuración
  • Costos de uso
  • Elegir un proveedor
  • Conexión a un proveedor
  • Dependencia de un proveedor
  • La protección de datos gestiona proveedores

4. ¿Cuáles son los costos?

Las empresas que desean utilizar la red PEPPOL se enfrentan a dos costes. Por un lado, para enlazar a la propia red. Por otro lado, para la «operación en curso». Los costes individuales dependen de que la empresa respectiva esté conectada a la infraestructura internacional.

Las empresas que rehúyen los costos también pueden enviar formatos de facturas conformes con la ley, como el XRechnung a través de métodos de transmisión probados, por ejemplo, correo electrónico.

5. ¿Cómo funciona la implementación de la empresa?

Las empresas que ahora están considerando cambiar a eProcurement a través de PEPPOL se enfrentan a un desafío: En primer lugar, es necesario encontrar un socio competente para que la conversión o expansión de su infraestructura existente pueda tener lugar sin riesgos, de manera oportuna y segura. Esto los conecta a la red, proporciona un punto de acceso, un PEPPOL ID, y todos los demás pasos necesarios para conectarse a la red.

Estamos encantados de ayudarle en la conexión de su empresa a la red PEPPOL o en el envío de facturas electrónicas de acuerdo con las directrices a través de canales de transmisión más simples, por ejemplo, ¡correo electrónico!

6. ¿Qué soluciones para XRechnung, ZUGFeRD y PEPPOL ofrece munich enterprise software GmbH?

Ofrecemos soluciones para XRechnung, ZUGFeRD y la red PEPPOL. Nuestros expertos se aseguran de que puedan enviar, recibir y gestionar facturas de forma técnica y jurídicamente segura y de acuerdo con la UE. Póngase en contacto con nosotros y trabajaremos con usted para encontrar la mejor solución para sus necesidades.