Seit 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – das war erst der Anfang. Ab 2027 wird es ernst: Größere Unternehmen müssen E-Rechnungen auch versenden. Wer betroffen ist, was zulässig bleibt und welche Vorbereitungen jetzt anstehen, lesen Sie hier.
Rückblick: Was seit 2025 bereits gilt
Empfangspflicht seit 1.1.2025, Definition E-Rechnung nach EN 16931, Übergangsregelungen für sonstige Rechnungen. Interner Link auf den bestehenden Artikel „E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen sollten“.
Inhaltsverzeichnis
- Rückblick: Was seit 2025 bereits gilt
- E-Rechnungspflicht 2027 – die wichtigsten Eckdaten
- Wer ist von der B2B-Versandpflicht 2027 betroffen?
- Welche E-Rechnungsformate sind ab 2027 zulässig?
- Was passiert mit PDF-Rechnungen ab 2027?
- Risiken bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht 2027
- Wie bereiten Sie Ihr SAP-System auf 2027 vor – mit MailCenter
- Fazit & Handlungsempfehlung
E-Rechnungspflicht 2027 – die wichtigsten Eckdaten
- bis 31.12.2026: sonstige Rechnungen (Papier, PDF) mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig
- ab 1.1.2027: Versandpflicht für alle Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €
- bis 31.12.2027: Übergangsfrist für Unternehmen ≤ 800.000 € Vorjahresumsatz
- ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz
- EDI bleibt unter Voraussetzungen weiter zulässig
Wer ist von der B2B-Versandpflicht 2027 betroffen?
Erklärung der Umsatzschwelle 800.000 €: Bezug auf Gesamtumsatz des Vorjahres. Beispiele für betroffene Unternehmen. Hinweis: Empfangspflicht gilt schon jetzt für alle.
Welche E-Rechnungsformate sind ab 2027 zulässig?
Zulässig: Formate nach Norm EN 16931:
- XRechnung (reines XML)
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profile EN 16931, XRECHNUNG, EXTENDED – nicht MINIMUM/BASIC WL)
- Factur-X
- PEPPOL BIS Billing 3.0
Was passiert mit PDF-Rechnungen ab 2027?
PDF allein gilt nicht mehr als E-Rechnung. Reine PDFs werden zu „sonstigen Rechnungen“. Ohne Empfänger-Zustimmung nach Ablauf der Übergangsfrist nicht mehr zulässig. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise.
Risiken bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht 2027
Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger, mögliche Bußgelder, Imageverlust gegenüber digital aufgestellten Geschäftspartnern.
Wie bereiten Sie Ihr SAP-System auf 2027 vor – mit MailCenter
Mit dem SAP-zertifizierten Add-on MailCenter decken Unternehmen den kompletten E-Rechnungs-Lebenszyklus direkt aus SAP ECC oder S/4HANA ab – ohne Drittsysteme oder aufwändige Eigenentwicklung. MailCenter erzeugt, versendet, empfängt und archiviert E-Rechnungen in den zulässigen Formaten XRechnung und ZUGFeRD und ist damit für die Anforderungen ab 2027 vollständig vorbereitet.
Konkret unterstützt MailCenter beim Versand:
- Automatische Erzeugung von XRechnung und ZUGFeRD 2.x direkt aus dem SAP-Belegfluss
- Versand über E-Mail, PEPPOL Access Point oder Behördenportale
- Validierung der ausgehenden Rechnungen gegen die EN 16931 vor Versand
- Archivierung der E-Rechnung via SAP ArchiveLink inkl. Belegverknüpfung; GoBD-Konformität gemäß angebundenem Archiv
Und beim Empfang:
- Automatisierter Rechnungseingang aus E-Mail-Postfächern, PEPPOL und Behördenportalen
- Auslesen und Prüfung der XML-Daten, Übergabe an den Workflow zur Freigabe
- Vollständige Transparenz über Prozess- und IDoc-Monitoring
Vorteile auf einen Blick: SAP-zertifiziert, in über 300 Kundenprojekten im Einsatz, kurze Einführungszeit, kompatibel mit SAP S/4HANA und SAP ECC.
Fazit & Handlungsempfehlung
Wer 2027 mit über 800.000 € Umsatz noch nicht versandfähig ist, riskiert nicht zulässige Rechnungen. Empfehlung: spätestens Mitte 2026 mit Pilotbetrieb starten.
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