SAP XRechnung

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Die Lösung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern.

  • Einfache Erstellung von E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) direkt in SAP
  • Vollständig in SAP integrierte Lösung
  • Niedriger Aufwand für Konfiguration notwendig
  • XRechnungen im EU-weit standardisierten XML-Format
  • Flexibles Framework erlaubt die Implementierung weiterer Standards

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Zitat von Wolfgang Scheffler - DVVXRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“

Wolfgang Scheffler – SAP Senior Berater Logistik/Rechnungswesen
(Projektleitung) bei der Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

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Elektronische Rechnung

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SAP XRechnung – Fantastisch einfach mit dem MailCenter

Sichere Erstellung und Übertragung von Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format

sap xrechnung & zugferd

XRechnung Hintergrund

SAP XRechnung erstellen – Die XRechnung wurde für den elektronischen Datenaustausch mit öffentlichen Verwaltungen entwickelt. Sie ist ab Ende November 2020 verpflichtend für alle Auftragnehmer in Deutschland. Denn die maschinelle Verarbeitung bietet dem Bund als Empfänger von Rechnungen ein Einsparungspotential in Milliardenhöhe. Doch die Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern stehen vor einer Herausforderung: Wie erstellen und übertragen sie XRechnungen? Manuell über ein Portal? Über einen externen Dienstleister? Oder erstellen sie die XRechnungen direkt in Ihrem SAP-System und übertragen diese per E-Mail?

Lösung

Referenzen SAP Mail Success Story - DVV

Success Story – Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Mit der MailCenter Plattform für digitale Kommunikation erzeugen SAP-Kunden XRechnungen direkt im System und übertragen diese direkt an die zuständige Behörde. Dafür spielen Sie einfach unser Add-On in ihr SAP-System ein. Nach einer kurzen Konfiguration ist die Anwendung einsatzbereit. Für ZUGFeRD benötigen Sie zusätzlich ein Formular für die Rechnung in ADOBE Forms. Sie möchten Ihre E-Rechnung einfach in SAP realisieren? Hierfür haben wir mit MailCenter die passende Software für Sie! Haben Sie Fragen? Dann kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Sie.

XRechung Beispiel – Wie sieht ein XRechung aus?

sap xrechnung

SAP XRechnung Beispiel

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Ausgangssituation – Warum SAP XRechnung?

Die XRechnung spezifiziert ein digitales Format zur elektronischen Rechnungsstellung. Es wurde vom IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt. Damit schafft Deutschland ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung. Dieses entspricht den Vorgaben auf europäischer Ebene nach EU-Richtlinie 2014/55/EU. Als elektronische Rechnung wird von allen Auftraggebern der öffentlichen Hand nur noch die XRechnung akzeptiert. Eine herkömmliche Rechnungsstellung per Papier oder einfaches PDF ist nicht mehr möglich. Dabei hat jedes Land eigene Besonderheiten und eigene Formate.

E-RECHNUNG.GV.AT ist das Verfahren zur Datenübertragung für die Einbringung elektronischer strukturierter Rechnungen (e-Rechnungen) an öffentliche Verwaltung bzw. Unternehmen in Österreich.

Motivation – elektronische Rechnungen direkt aus SAP

Aufgrund der Pflicht zur XRechnung haben wir für unsere MailCenter Kunden eine Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD entwickelt. Unser Ziel ist der optimale Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Geschäftspartnern und zu Behörden. Diese Lösung ist vollständig in SAP ERP integriert. Dadurch lassen sich Rechnungen nach dem deutschen XRechnungs-Format erstellen, validieren und versenden. Die Erzeugung erfolgt unmittelbar im Zuge der Rechnungserstellung mit SAP. Wenn Sie XRechnungen direkt aus SAP an Ihre Kunden senden, so hat das entscheidende Vorteile:

  • Alle Daten werden in SAP aufbereitet. Damit haben Sie keine doppelte Datenhaltung, Medienbrüche oder umständliche Kommunikationswege.
  • Durch die einfache Konfiguration können Sie im Falle von Änderungen der Norm Anpassungen selber durchführen. Dadurch benötigen Sie keine Anpassungen in der Programmierung oder teure Berater.
  • Es ist nur wenig Konfiguration notwendig. Das bedeutet, Sie sind bereits nach kurzer Zeit voll einsatzfähig um Rechnungen zu versenden.

Funktionen – MailCenter Add-On E-Rechnung

Mit der MailCenter Erweiterung E-Rechnung haben wir eine integrierte Lösung für SAP ERP ECC 6.0 und S/4HANA entwickelt. Mit unserer Anwendung erzeugen und übertragen SAP-Kunden XRechnungen und ZUGFeRD einfach direkt aus dem SAP-System. Denn das Add-on ist nahtlos in das System eingebunden. Zusätzlich lässt es sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen.

zertifizierter Access Point

Wir sind zertifizierter Peppol Access Point

Mit dieser Lösung lassen sich Rechnungen, die nach dem deutschen XRechnungsformat zu versenden sind, unmittelbar im Zuge der Rechnungserstellung mit SAP erzeugen. Die Softwarelösung für XRechnungen ist modular aufgebaut und lässt es daher zu, einzelne Komponenten einzusetzen. Das ermöglicht eine flexible Anpassung in puncto Funktionalitäten und Preisen. Zudem kann die Anwendung für XRechnungen den individuellen Anforderungen entsprechend in ihr SAP-System implementiert werden.

XRechnung SAP erstellen – Speziell für diesen Prozess sind folgende Funktionalitäten in der Lösung enthalten:

  • XRechnungen erstellen: Der Anwender kann aus dem SAP ERP-System heraus XRechnungen im XML-Dateiformat erzeugen. Diese umgewandelten Rechnungsdateien können in einem Viewer visualisiert werden.
  • XRechnungen validieren: Eine Funktionalität besteht darin, Rechnungen in Bezug auf das richtige Dateiformat und die vollständigen Rechnungsinhalte zu überprüfen. Dieses Validierungstool bewährt sich beim Versand von XRechnungen an die öffentliche Verwaltung.
  • XRechnungen versenden: Um Mitarbeitern das Versenden von XRechnungen zu ermöglichen, enthält die Lösung verschiedene Versandarten und Übertragungswege. Die elektronische Rechnung wird entweder manuell oder automatisiert für den Versand freigegeben.
  • Rechnungsausgangsbuch: In einem Journal sehen die Anwender sowohl die XRechnungen als auch die ZUGFeRD-Rechnungen in einer Übersicht. Sie können sich die elektronischen Rechnungen mit der SAP-Lösung als PDF-Datei oder als HTML-Seite anzeigen lassen.
  • XRechnungen versenden: Für den Versand von XRechnungen stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung. Dazu gehören der Rechnungsversand per E-Mail, Upload eines Onlineformulars und die vollautomatische Übermittlung über Webservices (PEPPOL).
  • Stammdatenpflege und Customizing: Alle für den Prozess relevanten Daten, wie z.B. die Leitweg-ID, das Rechnungsformat, Empfängerdaten, können in den Stammdaten gepflegt werden. Über das Customizing erhalten Sie zahlreiche Möglichkeiten den Prozess und die Anwendung zu individualisieren. SAP XRechnung Leitweg-ID – Damit die XRechnung des Lieferanten an den korrekten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss dieser die Leitweg-ID des Empfängers kennen und in der E-Rechnung mitliefern.

Weiter Features:

  • Das MailCenter Add-on E-Rechnung erzeugt XRechnungen im EU-weit standardisierten XML UBL-Format
  • UBL XML Rechnungen (UBL Invoice) und Gutschriften (UBL CreditNote)
  • Prüfung der UBL XML auf Schema-Konformität XRechnung
  • Management und Reporting der Vorgänge über zentrales Cockpit
  • Die Archivierung der Dokumente XRechnung und ZUGFeRD ist über SAP ArchiveLink im Standard möglich.
Sie benötigen Unterstützung oder haben Fragen?

Systemvoraussetzung Lösung

Produktversionen ab:

  • EHP2 FOR SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.0 (SAP enhancement package 2 for SAP NetWeaver 7.0)

Softwarekomponentenversionen ab:

  • MailCenter ab Version 32.010 || 20-11 (11/2020)
  • ZUGFeRD
    – SAP Product Version ab SAP NETWEAVER 7.31 SP26
    – Adobe Server NW750 ADS SP-5

Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

sap xrechnung customizing

MailCenter – Customizing Nachrichten E-Rechnung

sap xrechnung zugferd customizing

MailCenter – SAP XRechnung Customizing

Zählen zu Ihren Kunden, Behörden und öffentliche Auftraggeber? Dann werden Sie jetzt aktiv. Überzeugen Sie sich von der Leistungsfähigkeit der MailCenter Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD. Gerne stellen wir Ihnen das SAP Add-on im Rahmen einer Live-Demo (45 Min.) vor. Dann machen Sie sich am besten einfach selbst ein Bild.

Mehr zum Thema XRechnung lesen Sie auch hier: XRechnung.


PEPPOL

Was ist Peppol?

Das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein internationales Projekt. Es dient zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.

Ziel ist es, den elektronisch unterstützten öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess zu beschleunigen und damit Kosten zu sparen.
PEPPOL unterstützt die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. PEPPOL ist aber nicht nur auf den Rechnungsaustausch (E-Invoicing) wie ZUGFeRD begrenzt. Es deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab. PEPPOL erlaubt über eine Verbindung den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern. Der Zugang erfolgt über sogenannte Access Points.

Wie funktioniert Peppol?

Der Austausch erfolgt über verschiedene Nachrichtentypen und definierte Standards. Ein Nachrichtentyp ist zum Beispiel die Rechnung. Zu diesen Standards gehören das Format „Universal Business Language“ (UBL Standard ISO/IEC). Das PEPPOL Netzwerk dient dabei zum Austausch der UBL-Dokumente.

Welche Vorteile hat Peppol?

Die maximale Größe der XRechnung inklusive der rechnungsbegleitender Anlagen beträgt mit Peppol 15 Megabyte und per E-Mail 10 Megabyte. Es ist eine sichere Übertragung durch verschlüsselte Kommunikation über AS4, SSL und TLS. Es kein Phishing möglich. Sie erhalten eine Versandbestätigung. Bei einer erfolgreichen Übergabe ins Peppol-Netzwerk erhalten Sie eine technische Bestätigung.

SAP Peppol

Als zertifizierter Access Point Provider bieten wir die Grundlage zur elektronischen Rechnungsstellung an Behörden nach dem sicheren PEPPOL-Standard. Seit Oktober 2020 ist die munich enterprise software Mitglied der openPeppol community. Dank direkter autorisierter Peppol Anbindung und als zertifizierter Access Point Provider bieten wir die Übermittlung von E-Rechnungen auch über diesen Übertragungsweg an.

Weitere Informationen zu Peppol.

zertifizierter Access Point