SAP Archivierung

SAP Archivierung: Strategien, Begriffe und Best Practices

Explodierende Datenmengen und sinkende Systemperformance stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Die SAP Archivierung ist hier die strategische Lösung: Sie reduziert die Datenbanklast, optimiert Antwortzeiten und senkt Speicherkosten – besonders kritisch beim Umstieg auf S/4HANA.

Dabei geht es nicht nur um reinen Speicherplatz, sondern um rechtssicheres Datenmanagement und Compliance. Erfahren Sie in diesem Leitfaden, wie Sie Ihren Datenlebenszyklus effizient steuern und welche Begriffe Sie für die erfolgreiche Umsetzung kennen müssen.

Key-Terminology: Das kleine 1×1 der SAP Archivierung

Key-Terminology: Das kleine 1×1 der SAP Archivierung
Um die technischen Abläufe und Strategien der Archivierung zu verstehen, ist ein sicherer Umgang mit den Fachbegriffen essenziell. Hier sind die wichtigsten Bausteine im Überblick:

SAP Archivierung: Der übergeordnete Prozess, bei dem Daten, die im operativen Tagesgeschäft nicht mehr ständig benötigt werden, aus der SAP-Datenbank extrahiert und in einem langfristig verfügbaren Format außerhalb abgelegt werden.

Archivobjekt: Die logische Klammer der Archivierung. Ein Archivobjekt (z. B. SD_VBAK für Verkaufsbelege) bündelt alle technisch zusammengehörigen Tabelleneinträge eines Geschäftsvorfalls, damit diese konsistent archiviert werden können.

Archivdatei: Das physische Ergebnis des Schreiblaufs. Hier werden die Daten komprimiert gespeichert, bevor sie in das Zielarchiv übertragen werden.

ArchiveLink & SAP Content Server: Während der Content Server der physische Ort (die Festplatte) der Ablage ist, fungiert ArchiveLink als die intelligente Schnittstelle, die den SAP-Beleg mit dem extern gespeicherten Dokument verknüpft.

Information Lifecycle Management (ILM): Die „Königsdisziplin“. ILM geht über die reine Archivierung hinaus und steuert den gesamten Lebenszyklus – inklusive der rechtssicheren Vernichtung von Daten nach Ablauf der Data Retention (Aufbewahrungsfristen).

Indexierung & Datenkonsistenz: Damit Sie archivierte Belege auch Jahre später in Sekunden finden, sorgt die Indexierung für schnelle Suchzugriffe. Die Datenkonsistenz stellt dabei sicher, dass die Verbindung zwischen dem Restsatz in der Datenbank und der Archivdatei niemals abreißt.

Datenlöschung: Der finale Schritt im Archivierungslauf, bei dem der Speicherplatz in der Primärdatenbank (z. B. HANA) nach erfolgreicher Verifizierung der Archivdatei freigegeben wird.

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Architektur und Schnittstellen: Von ArchiveLink bis CMIS

Was ist SAP ArchivLink?

SAP ArchivLink ist eine Schnittstelle, die es ermöglicht, Dokumente und Informationen aus SAP-Anwendungen in externen Content-Management-Systemen (CMS) oder Archivspeichern zu speichern und auf sie zuzugreifen. Damit wird die SAP-Datenbanken entlastet, und die Dokumente effizienter verwaltet und archiviert. Die Verwendung von ArchivLink ermöglicht eine nahtlose Integration von Dokumenten in SAP-Geschäftsprozesse und bietet Funktionen wie Indexierung, Versionierung und Zugriffskontrolle für eine sichere und effektive Dokumentenverwaltung.

Was ist SAP KPRO (Knowledge Provider)?

SAP KPRO (Knowledge Provider) ist ein zentraler Infrastruktur-Dienst in SAP, der die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten steuert. Während der klassische ArchivLink primär für statische Belege (wie PDF-Rechnungen) genutzt wird, ermöglicht KPRO eine kontextsensitive Dokumentenverwaltung.

KPRO verknüpft komplexe Dateien wie technische Zeichnungen oder Verträge direkt mit dem Geschäftskontext (z. B. Materialstamm oder Auftrag). Er dient dabei als Vermittler zwischen der SAP-Anwendung und dem Speicherort (Content Server). Ein wesentlicher Vorteil gegenüber einfachen Archivszenarien ist die Unterstützung von Versionierung und Workflow-Funktionen, was KPRO zur technischen Basis für das SAP Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht.

SAP Content Server (Content Management Server)

Der SAP Content Server ist ein eigenständiger Server, auf dem Dokumente und Dateien außerhalb der Datenbank gespeichert werden. Dabei erfolgt die Verknüpfung der Dokumente mit den entsprechenden SAP-Datensätzen über den SAP Content Server, der als zentrale Ablage für Dateien dient und somit die Datenbank entlastet.

SAP Archive Development Kit (ADK)

Das SAP Archive Development Kit (ADK) ermöglicht es, Daten und Dokumente direkt auf dem SAP-Applikationsserver zu archivieren. Das erlaubt eine flexible, anwendungsspezifische Archivierung und ist besonders nützlich, wenn spezifische Anforderungen mit Standardarchivierungslösungen nicht abgedeckt werden.

SAP Document Management System (DMS)

Das SAP Document Management System (DMS) bietet erweiterte Funktionen für das Management von Dokumenten und technischen Zeichnungen. Es ermöglicht die Integration von Dokumenten in den SAP-Geschäftsprozessen, einschließlich Versionierung, Statusverwaltung und Workflow-Unterstützung.

SAP Information Lifecycle Management (ILM)

ILM ist ein umfassendes Konzept zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Informationen und Daten in einem Unternehmen. Es ermöglicht eine effiziente und regelbasierte Verwaltung von Daten, einschließlich Archivierung, Löschung, Sicherung und Zugriffssteuerung.

Was ist CMIS?

CMIS steht für „Content Management Interoperability Services“ und ist ein Standardprotokoll, das von der Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) entwickelt wurde. CMIS ermöglicht die Interaktion zwischen verschiedenen Content-Management-Systemen (CMS) und Content-Repositories, unabhängig von deren Hersteller. Das Ziel ist es, eine einheitliche Schnittstelle bereitzustellen, über die Anwendungen auf Dokumente und Inhalte zugreifen und diese verwalten können.

Mit CMIS werden externe Content-Management-Systeme und Dokumenten-Repositories nahtlos in SAP-Anwendungen integriert. Dabei werden Dokumente und Inhalte über standardisierte CMIS-Schnittstellen abgerufen, erstellt, geändert und gelöscht. Dadurch wird die Integration von nicht-SAP-Systemen erleichtert. Es lassen sich heterogene Content-Management-Lösungen mit SAP-Software kombinieren.

Einige der Vorteile von CMIS sind:

Interoperabilität: CMIS ermöglicht die Zusammenarbeit von verschiedenen Content-Management-Systemen, unabhängig von ihrem Hersteller, was die Integration und den Datenaustausch vereinfacht.

Wiederverwendbarkeit: Da CMIS eine standardisierte Schnittstelle ist, können Anwendungen und Integrationslösungen entwickelt werden, die mit beliebigen CMS-Systemen arbeiten können, die CMIS unterstützen.

Zugriffskontrolle: CMIS unterstützt die Sicherheit und Zugriffskontrolle für Dokumente und Inhalte. Damit wird die Vertraulichkeit und Integrität von Informationen gewährleistet.

Versionierung: Die CMIS-Schnittstelle unterstützt auch die Verwaltung von Versionen von Dokumenten, was wichtig ist, wenn Änderungen an Dateien und Inhalten verfolgt werden müssen.

Einfache Integration: Die Verwendung von CMIS vereinfacht die Integration von externen Content-Management-Systemen in SAP-Anwendungen und ermöglicht eine effiziente Nutzung von Informationen über verschiedene Systeme hinweg.

SAP CMIS Adapter in Transkation OAC0

Insgesamt ist wichtig zu beachten, dass nicht alle SAP-Anwendungen automatisch CMIS unterstützen. Die Verwendung von CMIS erfordert möglicherweise spezifische Konfigurationen oder Erweiterungen, um die Kommunikation zwischen SAP und CMS-Systemen zu ermöglichen. Daher sollten Unternehmen, die eine solche Integration in Betracht ziehen, die SAP-Dokumentation und gegebenenfalls Beratungsunterstützung in Anspruch nehmen, um die erforderlichen Schritte und Möglichkeiten zu verstehen.

SAP wird den CMIS Standard als SICF Service im Netweaver unterstützten. Es besteht keine Notwendigkeit von dem nicht CMIS fähigen Content Server mit S4 zu wechseln. Auch der ArchivLink Standard wird mit S4 weiterhin unterstützt.

Gibt es eine neue Technik zur Archivierung mit SAP – Nachfolger ArchivLink?

Derzeit gibt es keinen direkten Nachfolger für den SAP ArchivLink als neue Technik zur Archivierung mit SAP. SAP ArchivLink ist nach wie vor eine der Hauptmethoden zur Integration von externen Content-Management-Systemen (CMS) und Archivspeichern mit SAP-Systemen.

Aber SAP entwickelt sich immer weiter und vielleicht gibt es bald neue Methoden, um Daten zu sichern. SAP bringt ständig neue Updates und Versionen heraus, um besser auf die Wünsche der Kunden einzugehen und neue Lösungen zu bieten.

Wir empfehlen, immer mal wieder die offizielle SAP-Informationen zu checken. So bleiben Sie auf dem Laufenden über mögliche Neuerungen. Vielleicht gibt es in Zukunft neue Funktionen bei SAP, die das ArchivLink verbessern oder ergänzen.

Weitere Stichpunkte:

• Enterprise Content Management Integration (ECMI)
• API – API_CV_ATTACHMENT_SRV
• 3220119 – Business applications in SAP S/4HANA that have adopted Harmonized Document Management (HDM)