SAP Archivierung

Begriffe und Techniken aus der SAP Archivierung

Überblick Begriffe SAP Archivierung

Die SAP Archivierung umfasst eine Vielzahl von Begriffen, die wichtig für das Verständnis und die Implementierung dieses Prozesses sind. Überblick über die wichtigsten Begriffe:

1. Archivierung: Der Prozess des Speicherns von Daten und Dokumenten außerhalb der SAP-Datenbank in einem langfristig verfügbaren Format.
2. Archivobjekt: Eine logische Einheit von Daten, die archiviert wird, z. B. Belege, Bestellungen oder Rechnungen.
3. Archivdatei: Die gespeicherte Datei, die die archivierten Daten enthält und in einem Archivspeicher abgelegt wird.
4. Indexierung: Das Verfahren zur Erstellung von Such- und Zugriffsindizes für archivierte Daten, um eine schnelle Suche zu ermöglichen.
5. Datenlöschung: Der Prozess des Entfernens veralteter oder nicht mehr benötigter Daten aus der SAP-Datenbank nach erfolgreicher Archivierung.
6. ArchiveLink: Eine Schnittstelle, die die Verknüpfung von Dokumenten in externen Content-Management-Systemen mit SAP-Objekten ermöglicht.
7. Information Lifecycle Management (ILM): Die Verwaltung von Daten über ihren gesamten Lebenszyklus, einschließlich Archivierung, Speicherung und Löschung.
8. SAP Content Server: Ein eigenständiger Server, der als zentraler Ablageort für Dokumente und Dateien außerhalb der Datenbank dient.
9. Data Retention: Die Definition von Aufbewahrungsfristen für Daten, um rechtliche und geschäftliche Anforderungen zu erfüllen.
10. Datenkonsistenz: Die Sicherstellung der Datenintegrität und Konsistenz zwischen der SAP-Datenbank und den archivierten Daten im Archivspeicher.

Was ist SAP ArchivLink?

SAP ArchivLink ist eine Schnittstelle, die es ermöglicht, Dokumente und Informationen aus SAP-Anwendungen in externen Content-Management-Systemen (CMS) oder Archivspeichern zu speichern und auf sie zuzugreifen. Damit wird die SAP-Datenbanken entlastet, und die Dokumente effizienter verwaltet und archiviert. Die Verwendung von ArchivLink ermöglicht eine nahtlose Integration von Dokumenten in SAP-Geschäftsprozesse und bietet Funktionen wie Indexierung, Versionierung und Zugriffskontrolle für eine sichere und effektive Dokumentenverwaltung.

Was ist SAP KPRO?

SAP KPRO steht für “Knowledge Service Provider” und ist ein Modul in SAP, das die kontextsensitive Verwaltung von Dokumenten und Dateien ermöglicht. Mit KPRO werden Dokumente, wie z. B. technische Zeichnungen, Verträge oder Bilder, in externen Content-Management-Systemen (CMS) gespeichert und mit SAP-Objekten verknüpft. Dabei erfolgt die Verknüpfung durch den Kontext, z. B. Kundennummer oder Auftragsnummer, was eine effiziente Suche und Anzeige von relevanten Dokumenten innerhalb der SAP-Anwendungen ermöglicht. KPRO bietet auch Workflow-Funktionen zur Steuerung von Dokumentenprozessen und Versionierung für die Dokumentenverwaltung.

SAP Content Server (Content Management Server)

Der SAP Content Server ist ein eigenständiger Server, auf dem Dokumente und Dateien außerhalb der Datenbank gespeichert werden. Dabei erfolgt die Verknüpfung der Dokumente mit den entsprechenden SAP-Datensätzen über den SAP Content Server, der als zentrale Ablage für Dateien dient und somit die Datenbank entlastet.

SAP Archive Development Kit (ADK)

Das SAP Archive Development Kit (ADK) ermöglicht es, Daten und Dokumente direkt auf dem SAP-Applikationsserver zu archivieren. Das erlaubt eine flexible, anwendungsspezifische Archivierung und ist besonders nützlich, wenn spezifische Anforderungen mit Standardarchivierungslösungen nicht abgedeckt werden.

SAP Document Management System (DMS)

Das SAP Document Management System (DMS) bietet erweiterte Funktionen für das Management von Dokumenten und technischen Zeichnungen. Es ermöglicht die Integration von Dokumenten in den SAP-Geschäftsprozessen, einschließlich Versionierung, Statusverwaltung und Workflow-Unterstützung.

SAP Information Lifecycle Management (ILM)

ILM ist ein umfassendes Konzept zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Informationen und Daten in einem Unternehmen. Es ermöglicht eine effiziente und regelbasierte Verwaltung von Daten, einschließlich Archivierung, Löschung, Sicherung und Zugriffssteuerung.

Alte und neue Welt – Beispiel Bestellung

In ECC mit Nachrichtenverarbeitung – Verarbeitung der Nachricht und Ablage des Dokuments über die ArchivLink Schnittstelle über den Kommunikationsdienst Content Management Service auf dem Content Server abgelegt werden.

In S4 ohne Nachrichtenverarbeitung – Dabei wird das Outmanagement Framework verwendet. Das Outmanagement hat aber keine Schnittstelle zum ArchivLink mehr.

ArchivLink ist auch in S4 noch “State of the Art”. In Zukunft wird dieser Standard aber immer weiter an Bedeutung verlieren. In der Cloud ist nur noch der SAP unabhängige CMIS Standard relevant. Dort gibt es kein ArchivLink mehr. Damit fallen auch die Barcode Szenarien von ArchivLink weg.

Was ist CMIS?

CMIS steht für “Content Management Interoperability Services” und ist ein Standardprotokoll, das von der Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) entwickelt wurde. CMIS ermöglicht die Interaktion zwischen verschiedenen Content-Management-Systemen (CMS) und Content-Repositories, unabhängig von deren Hersteller. Das Ziel ist es, eine einheitliche Schnittstelle bereitzustellen, über die Anwendungen auf Dokumente und Inhalte zugreifen und diese verwalten können.

Mit CMIS werden externe Content-Management-Systeme und Dokumenten-Repositories nahtlos in SAP-Anwendungen integriert. Dabei werden Dokumente und Inhalte über standardisierte CMIS-Schnittstellen abgerufen, erstellt, geändert und gelöscht. Dadurch wird die Integration von nicht-SAP-Systemen erleichtert. Es lassen sich heterogene Content-Management-Lösungen mit SAP-Software kombinieren.

Einige der Vorteile von CMIS sind:

Interoperabilität: CMIS ermöglicht die Zusammenarbeit von verschiedenen Content-Management-Systemen, unabhängig von ihrem Hersteller, was die Integration und den Datenaustausch vereinfacht.

Wiederverwendbarkeit: Da CMIS eine standardisierte Schnittstelle ist, können Anwendungen und Integrationslösungen entwickelt werden, die mit beliebigen CMS-Systemen arbeiten können, die CMIS unterstützen.

Zugriffskontrolle: CMIS unterstützt die Sicherheit und Zugriffskontrolle für Dokumente und Inhalte. Damit wird die Vertraulichkeit und Integrität von Informationen gewährleistet.

Versionierung: Die CMIS-Schnittstelle unterstützt auch die Verwaltung von Versionen von Dokumenten, was wichtig ist, wenn Änderungen an Dateien und Inhalten verfolgt werden müssen.

Einfache Integration: Die Verwendung von CMIS vereinfacht die Integration von externen Content-Management-Systemen in SAP-Anwendungen und ermöglicht eine effiziente Nutzung von Informationen über verschiedene Systeme hinweg.

Insgesamt ist wichtig zu beachten, dass nicht alle SAP-Anwendungen automatisch CMIS unterstützen. Die Verwendung von CMIS erfordert möglicherweise spezifische Konfigurationen oder Erweiterungen, um die Kommunikation zwischen SAP und CMS-Systemen zu ermöglichen. Daher sollten Unternehmen, die eine solche Integration in Betracht ziehen, die SAP-Dokumentation und gegebenenfalls Beratungsunterstützung in Anspruch nehmen, um die erforderlichen Schritte und Möglichkeiten zu verstehen.

SAP wird den CMIS Standard als SICF Service im Netweaver unterstützten. Es besteht keine Notwendigkeit von dem nicht CMIS fähigen Content Server mit S4 zu wechseln. Auch der ArchivLink Standard wird mit S4 weiterhin unterstützt.

Gibt es eine neue Technik zur Archivierung mit SAP – Nachfolger ArchivLink?

Derzeit gibt es keinen direkten Nachfolger für den SAP ArchivLink als neue Technik zur Archivierung mit SAP. SAP ArchivLink ist nach wie vor eine der Hauptmethoden zur Integration von externen Content-Management-Systemen (CMS) und Archivspeichern mit SAP-Systemen.

Aber SAP entwickelt sich immer weiter und vielleicht gibt es bald neue Methoden, um Daten zu sichern. SAP bringt ständig neue Updates und Versionen heraus, um besser auf die Wünsche der Kunden einzugehen und neue Lösungen zu bieten.

Wir empfehlen, immer mal wieder die offizielle SAP-Informationen zu checken. So bleiben Sie auf dem Laufenden über mögliche Neuerungen. Vielleicht gibt es in Zukunft neue Funktionen bei SAP, die das ArchivLink verbessern oder ergänzen.

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Weitere Stichpunkte:

• Enterprise Content Management Integration (ECMI)
• API – API_CV_ATTACHMENT_SRV
• 3220119 – Business applications in SAP S/4HANA that have adopted Harmonized Document Management (HDM)