Settlement Management in SAP S/4HANA: So funktioniert die nachträgliche Abrechnung im Einkauf
Wer von SAP ERP (ECC) auf S/4HANA umsteigt, sucht oft vergeblich nach den alten Transaktionen für die nachträgliche Abrechnung (früher oft über die Applikation WN gesteuert). Das neue Herzstück für Bonusvereinbarungen mit Lieferanten ist das SAP Settlement Management. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt am Praxisbeispiel eines Einkaufsbonus (Rückvergütung), wie Sie den Prozess von der Kontraktanlage bis zur Nachrichtenausgabe abbilden.
Inhaltsverzeichnis
Der Paradigmenwechsel: Vom Bonus zum Konditionskontrakt
Früher waren Bonusabsprachen oft starre Konstrukte. Mit dem Settlement Management führt SAP den Konditionskontrakt als zentrales Steuerungselement ein. Das bietet mehr Flexibilität und eine deutlich bessere Performance beim Aufbau des Umsatzvolumens. Hier ist der Standard-Workflow für eine Lieferantenrückvergütung.
Schritt 1: Konditionskontrakt anlegen (WCOCO)
Alles beginnt mit der Definition der Spielregeln. Statt der alten Bonus-Transaktionen nutzen wir nun die WCOCO.
- Transaktion: WCOCO
- Kontraktart: Wählen Sie die Art 0PC1 (Einkaufsbonus: Rückvergütung).
- Inhalt: Hier hinterlegen Sie den Lieferanten, den Gültigkeitszeitraum und vor allem die Berechnungsbasis (Umsatz) sowie die Staffeln.
Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass der Kontraktstatus auf „Freigegeben“ steht, damit das System in den Folgebelegen darauf zugreifen kann.
Schritt 2: Rückstellungen in der Bestellung (ME21N)
Damit die Buchhaltung am Ende des Jahres nicht überrascht wird, sollten Rückstellungen bereits während des laufenden Einkaufs gebildet werden.
- Transaktion: ME21N
- Kondition: Prüfen Sie in der Preisfindung der Bestellung, ob die Konditionsart REBT (Rückvergütung Rückst.) aktiv ist.
Durch das Einfügen dieser Kondition erkennt das System bei jedem Wareneingang oder Rechnungseingang den drohenden Bonusanspruch und bildet im Hintergrund die entsprechenden Rückstellungen auf dem Verrechnungskonto.
Schritt 3: Abrechnungsbeleg erzeugen (WB2R_SV)
Ist der Abrechnungszeitraum erreicht, muss der Bonus formal „eingefordert“ werden. In S/4HANA nutzen wir hierfür die spezialisierten Abrechnungstransaktionen.
- Transaktion: WB2R_SV (Lieferantenkontraktabrechnung)
- Ergebnis: Das System erstellt einen Abrechnungsbeleg der Art 1SEB (LiefVergütung: Bonusabr., Kreditoren).
Im Gegensatz zu früher wird hier die Applikation WR (Abrechnungsmanagement) verwendet. Dies ist ein wichtiger Unterschied zur alten Welt, in der oft die Applikation WN oder V im Vordergrund stand.
Schritt 4: Kommunikation mit dem Lieferanten (Nachrichtenausgabe)
Damit der Lieferant die Gutschrift oder Lastschrift nachvollziehen kann, muss der Beleg ausgegeben werden. Hierbei kommt oft die Nachrichtenart WKAM zum Einsatz. Die Ausgabe kann direkt aus der Kontraktpflege erfolgen:
- Transaktion: WCOCO
- Navigieren Sie über den Belegfluss zum Abrechnungsbeleg und nutzen Sie die Ausgabefunktionen, um das Dokument per Mail, EDI oder Druck zu übermitteln.
Fazit
Das Settlement Management in SAP ist anfangs gewöhnungsbedürftig, bietet aber durch die Integration in den Core von S/4HANA eine wesentlich höhere Transparenz. Mit der Kontraktart 0PC1 und dem Belegtyp 1SEB sind Sie bestens aufgestellt, um Ihre Einkaufskonditionen revisionssicher und automatisiert abzurechnen.
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