Settlement Management in SAP S/4HANA: So funktioniert die nachträgliche Abrechnung im Einkauf
Wer von SAP ERP (ECC) auf S/4HANA umsteigt, sucht häufig zunächst vergeblich nach den alten Transaktionen für die nachträgliche Abrechnung, weil diese früher oft über die Applikation WN gesteuert wurden. Stattdessen ist das neue Herzstück für Bonusvereinbarungen mit Lieferanten nun das SAP Settlement Management. Deshalb zeigen wir Ihnen in diesem Leitfaden Schritt für Schritt am Praxisbeispiel eines Einkaufsbonus (Rückvergütung), wie Sie den Prozess sowohl von der Kontraktanlage als auch bis zur Nachrichtenausgabe abbilden.
Inhaltsverzeichnis
Der Paradigmenwechsel: Vom Bonus zum Konditionskontrakt
Während Bonusabsprachen früher oft starre Konstrukte waren, führt SAP mit dem Settlement Management nun den Konditionskontrakt als zentrales Steuerungselement ein. Dadurch entsteht mehr Flexibilität und zudem eine deutlich bessere Performance beim Aufbau des Umsatzvolumens. Im Folgenden zeigen wir Ihnen daher den Standard-Workflow für eine Lieferantenrückvergütung.
Schritt 1: Konditionskontrakt anlegen (WCOCO)
Alles beginnt mit der Definition der Spielregeln. Statt der alten Bonus-Transaktionen nutzen wir nun die WCOCO.
- Transaktion: WCOCO
- Kontraktart: Wählen Sie die Art 0PC1 (Einkaufsbonus: Rückvergütung).
- Inhalt: Hier hinterlegen Sie den Lieferanten, den Gültigkeitszeitraum und vor allem die Berechnungsbasis (Umsatz) sowie die Staffeln.
Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass der Kontraktstatus auf „Freigegeben“ steht, damit das System in den Folgebelegen darauf zugreifen kann.
Schritt 2: Rückstellungen in der Bestellung (ME21N)
Damit die Buchhaltung am Ende des Jahres nicht überrascht wird, sollten Rückstellungen bereits während des laufenden Einkaufs gebildet werden. Außerdem schaffen Sie so frühzeitig Transparenz über drohende Verpflichtungen.
- Transaktion: ME21N
- Kondition: Prüfen Sie in der Preisfindung der Bestellung, ob die Konditionsart REBT (Rückvergütung Rückst.) aktiv ist.
Sobald diese Kondition eingefügt wurde, erkennt das System bei jedem Wareneingang oder Rechnungseingang den drohenden Bonusanspruch. Anschließend bildet es im Hintergrund die entsprechenden Rückstellungen auf dem Verrechnungskonto, sodass Ihre Finanzbuchhaltung stets aktuell bleibt.
Schritt 3: Abrechnungsbeleg erzeugen (WB2R_SV)
Sobald der Abrechnungszeitraum erreicht ist, muss der Bonus formal „eingefordert“ werden. Hierfür nutzen wir in S/4HANA daher die spezialisierten Abrechnungstransaktionen.
- Transaktion: WB2R_SV (Lieferantenkontraktabrechnung)
- Ergebnis: Das System erstellt einen Abrechnungsbeleg der Art 1SEB (LiefVergütung: Bonusabr., Kreditoren).
Im Gegensatz zu früher wird hier die Applikation WR (Abrechnungsmanagement) verwendet. Dies ist deshalb ein wichtiger Unterschied zur alten Welt, weil dort meist die Applikation WN oder V im Vordergrund stand.
Schritt 4: Kommunikation mit dem Lieferanten (Nachrichtenausgabe)
Damit der Lieferant die Gutschrift oder Lastschrift nachvollziehen kann, muss der Beleg ausgegeben werden. Dabei kommt häufig die Nachrichtenart WKAM zum Einsatz. Außerdem kann die Ausgabe direkt aus der Kontraktpflege erfolgen:
- Transaktion: WCOCO
- Navigieren Sie über den Belegfluss zum Abrechnungsbeleg und nutzen Sie die Ausgabefunktionen, um das Dokument per Mail, EDI oder Druck zu übermitteln.
Fazit
Das Settlement Management in SAP ist anfangs zwar gewöhnungsbedürftig, bietet jedoch durch die Integration in den Core von S/4HANA eine wesentlich höhere Transparenz. Somit sind Sie mit der Kontraktart 0PC1 und dem Belegtyp 1SEB bestens aufgestellt, um Ihre Einkaufskonditionen sowohl revisionssicher als auch automatisiert abzurechnen.
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