SAP Archiving

Términos y técnicas del archiving de SAP

Descripción general de los términos Archivado SAP

El archiving de SAP incluye una variedad de términos que son importantes para comprender e implementar este proceso. Resumen de los términos más importantes:

1. Archivado: El proceso de almacenar datos y documentos fuera de la base de datos SAP en un formato disponible a largo plazo.
2. Objeto de archivo: unidad lógica de datos que se archiva, como recibos, pedidos de compra o facturas.
3. Archivo de almacenamiento: el archivo guardado que contiene los datos archivados y se coloca en un almacén de archivos.
4. Indexación: El proceso de crear índices de búsqueda y acceso en datos archivados para permitir la búsqueda rápida.
5. Eliminación de datos: El proceso de eliminar datos obsoletos o que ya no son necesarios de la base de datos SAP después de archivar correctamente.
6. ArchiveLink: Una interfaz que permite la vinculación de documentos en sistemas de gestión de contenido externos con objetos SAP.
7. Administración del ciclo de vida de la información (ILM): administración de datos durante todo su ciclo de vida, incluido el archiving, el almacenamiento y la eliminación.
8. SAP Content Server: Un servidor independiente que sirve como repositorio central para documentos y archivos fuera de la base de datos.
9. Retención de datos: La definición de períodos de retención de datos para cumplir con los requisitos legales y comerciales.
10. Consistencia de datos: Garantizar la integridad y coherencia de los datos entre la base de datos SAP y los datos archivados en el almacén de archivos.

¿Qué es SAP ArchivLink?

SAP ArchivLink es una interfaz que permite almacenar y acceder a documentos e información de aplicaciones SAP en sistemas de gestión de contenido (CMS) externos o almacenes de archivos. Esto alivia las bases de datos SAP y gestiona y archiva documentos de manera más eficiente. El uso de ArchivLink permite la integración transparente de documentos en los procesos de negocios de SAP y proporciona funcionalidades como indexación, control de versiones y control de acceso para una administración de documentos segura y efectiva.

¿Qué es SAP KPRO?

SAP KPRO significa «Knowledge Service Provider» y es un módulo de SAP que permite la gestión sensible al contexto de documentos y archivos. Con KPRO, los documentos, como dibujos técnicos, contratos o imágenes, se almacenan en sistemas de gestión de contenido (CMS) externos y se vinculan a objetos SAP. El vínculo se realiza por el contexto, por ejemplo, número de cliente o número de pedido, lo que permite una búsqueda y visualización eficientes de documentos relevantes dentro de las aplicaciones SAP. KPRO también ofrece funciones de flujo de trabajo para controlar los procesos documentales y el control de versiones para la gestión de documentos.

SAP Content Server (Content Management Server)

SAP Content Server es un servidor independiente que almacena documentos y archivos fuera de la base de datos. Los documentos están vinculados a los registros de datos SAP correspondientes a través del SAP Content Server, que sirve como repositorio central para archivos y, por lo tanto, alivia la base de datos.

SAP Archive Development Kit (ADK)

SAP Archive Development Kit (ADK) permite archivar datos y documentos directamente en el servidor de aplicaciones SAP. Esto permite un archivado flexible y específico de la aplicación y es particularmente útil cuando los requisitos específicos no están cubiertos por las soluciones de archiving estándar.

Sistema de Gestión Documental SAP (DMS)

El Sistema de Gestión Documental (DMS) de SAP ofrece funciones avanzadas para la gestión de documentos y dibujos técnicos. Permite la integración de documentos en los procesos de negocio de SAP, incluyendo versiones, gestión de estado y soporte de flujo de trabajo.

Administración del ciclo de vida de la información (ILM, Information Lifecycle Management) de SAP

La ILM es un enfoque integral para administrar todo el ciclo de vida de la información y los datos en una organización. Permite una administración eficiente y basada en reglas de los datos, incluido el archivado, la eliminación, el respaldo y el control de acceso.

Viejo y Nuevo Mundo – Ejemplo de Orden

En ECC con procesamiento de mensajes: el procesamiento del mensaje y el almacenamiento del documento a través de la interfaz ArchivLink a través del servicio de comunicación, el servicio de gestión de contenido se puede almacenar en el servidor de contenido.

En S4 sin procesamiento de mensajes : utiliza el marco de outmanagement. Sin embargo, la administración externa ya no tiene una interfaz para ArchivLink.

ArchivLink sigue siendo «estado del arte» en S4. En el futuro, sin embargo, este estándar será cada vez menos importante. En la nube, solo el estándar CMIS independiente de SAP es relevante. Ya no hay un ArchivLink. Esto también elimina los escenarios de códigos de barras de ArchivLink.

¿Qué es CMIS?

CMIS significa «Content Management Interoperability Services» y es un protocolo estándar desarrollado por la Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada (OASIS). CMIS permite la interacción entre diferentes sistemas de gestión de contenido (CMS) y repositorios de contenido, independientemente de su fabricante. El objetivo es proporcionar una interfaz unificada a través de la cual las aplicaciones puedan acceder y administrar documentos y contenido.

Con CMIS, los sistemas de gestión de contenido externo y los repositorios de documentos se integran perfectamente en las aplicaciones SAP. Los documentos y el contenido se recuperan, crean, modifican y eliminan a través de interfaces CMIS estandarizadas. Esto facilita la integración de sistemas que no son SAP. Las soluciones de gestión de contenido heterogéneo se pueden combinar con el software de SAP.

Algunos de los beneficios de CMIS incluyen:

Interoperabilidad: CMIS permite que diferentes sistemas de gestión de contenido trabajen juntos, independientemente de su fabricante, lo que simplifica la integración y el intercambio de datos.

Reutilización: Dado que CMIS es una interfaz estandarizada, se pueden desarrollar aplicaciones y soluciones de integración que puedan funcionar con cualquier sistema CMS que admita CMIS.

Control de acceso: CMIS admite la seguridad y el control de acceso para documentos y contenido. Esto garantiza la confidencialidad e integridad de la información.

Control de versiones: La interfaz CMIS también admite la administración de versiones de documentos, lo cual es importante cuando se necesita realizar un seguimiento de los cambios en los archivos y el contenido.

Fácil integración: El uso de CMIS simplifica la integración de sistemas de gestión de contenido externos en aplicaciones SAP y permite el uso eficiente de la información en diferentes sistemas.

En general, es importante tener en cuenta que no todas las aplicaciones SAP admiten automáticamente CMIS. El uso de CMIS puede requerir configuraciones o mejoras específicas para permitir la comunicación entre los sistemas SAP y CMS. Por lo tanto, las empresas que consideren dicha integración deben aprovechar la documentación de SAP y, si es necesario, el soporte de consultoría para comprender los pasos y oportunidades requeridos.

SAP soportará el estándar CMIS como un servicio SICF en Netweaver. No es necesario cambiar del servidor de contenido no compatible con CMIS con S4. El estándar ArchivLink también sigue siendo compatible con S4.

¿Existe una nueva técnica para archivar con SAP, el sucesor de ArchivLink?

Actualmente, no existe un sucesor directo de SAP ArchivLink como una nueva tecnología para archiving con SAP. SAP ArchivLink sigue siendo uno de los principales métodos para integrar sistemas de gestión de contenido externo (CMS) y almacenes de archivos con sistemas SAP.

Pero SAP siempre está evolucionando, y tal vez pronto habrá nuevas formas de proteger los datos. SAP lanza constantemente nuevas actualizaciones y versiones para responder mejor a las necesidades de los clientes y proporcionar nuevas soluciones.

Le recomendamos que compruebe la información oficial de SAP de vez en cuando. Esto lo mantendrá actualizado sobre posibles innovaciones. Tal vez en el futuro habrá nuevas funciones en SAP que mejoren o complementen el ArchivLink.

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Otros puntos clave:

• Integración de gestión de contenido empresarial (ECMI)
• API – API_CV_ATTACHMENT_SRV
• 3220119 – Aplicaciones empresariales en SAP S/4HANA que han adoptado la Gestión Documental Armonizada (HDM)