SAP Archiving: Estrategias, términos y mejores prácticas
El aumento explosivo de los volúmenes de datos y el descenso del rendimiento del sistema suponen grandes retos para las empresas. El archivado SAP es la solución estratégica aquí: reduce la carga de la base de datos, optimiza los tiempos de respuesta y reduce los costes de almacenamiento, algo especialmente crítico al cambiar a S/4HANA.
Tabla de contenido
Esto no se trata solo de espacio de almacenamiento puro, sino también de gestión y cumplimiento de datos legalmente cumplidos. En esta guía, aprenderás a gestionar eficientemente el ciclo de vida de tus datos y qué términos necesitas conocer para una implementación exitosa.
Terminología clave: El pequeño 1×1 del archivado SAP
Terminología clave: El pequeño 1×1 del archivado SAP
Para comprender los procesos técnicos y las estrategias de archivo, es esencial un manejo seguro de los términos técnicos. Aquí tienes una visión general de los bloques más importantes:
Archivado de SAP: El proceso de alto nivel en el que los datos que ya no se necesitan constantemente en las operaciones diarias se extraen de la base de datos SAP y se almacenan fuera en un formato disponible a largo plazo.
Objeto de archivo: El corchete lógico de archivar. Un objeto de archivo (por ejemplo, SD_VBAK para documentos de venta) agrupa todas las entradas de tabla técnicamente relacionadas de una transacción empresarial para que puedan archivarse de forma consistente.
Archivo de archivo: El resultado físico de la ejecución de escritura. Aquí, los datos se almacenan en forma comprimida antes de transferirse al archivo de destino.
ArchiveLink y SAP Content Server: Mientras que el Content Server es la ubicación física (el disco duro) del repositorio, ArchiveLink actúa como la interfaz inteligente que conecta el documento SAP con el documento almacenado externamente.
Gestión del ciclo de vida de la información (ILM): La «disciplina suprema». ILM va más allá del archivo puro y controla todo el ciclo de vida, incluyendo la destrucción legalmente conforme a los datos tras el término de la retención de datos (periodos de retención).
Indexación y consistencia de datos: Para garantizar que puedas encontrar los documentos archivados en segundos incluso años después, la indexación garantiza un acceso rápido a la búsqueda. La consistencia de los datos garantiza que la conexión entre el registro restante en la base de datos y el archivo de archivo nunca se rompa.
Borrado de datos: El paso final en la ejecución de archivo, en el que se libera el espacio en la base de datos primaria (por ejemplo, HANA) tras la verificación exitosa del archivo de archivo.
Arquitectura e interfaces: de ArchiveLink a CMIS
¿Qué es SAP ArchivLink?
SAP ArchivLink es una interfaz que permite almacenar y acceder a documentos e información de aplicaciones SAP en sistemas de gestión de contenido (CMS) externos o almacenes de archivos. Esto alivia las bases de datos SAP y gestiona y archiva documentos de manera más eficiente. El uso de ArchivLink permite la integración transparente de documentos en los procesos de negocios de SAP y proporciona funcionalidades como indexación, control de versiones y control de acceso para una administración de documentos segura y efectiva.
¿Qué es SAP KPRO (Proveedor de Conocimiento)?
SAP KPRO (Proveedor de Conocimiento) es un servicio central de infraestructura en SAP que controla la gestión y almacenamiento de documentos. Mientras que el clásico ArchivLink se utiliza principalmente para documentos estáticos (como facturas PDF), KPRO permite una gestión documental contextual.
KPRO vincula archivos complejos como planos técnicos o contratos directamente al contexto empresarial (por ejemplo, maestro de materiales o pedido). Actúa como intermediario entre la aplicación SAP y la ubicación de almacenamiento (servidor de contenido). Una ventaja significativa frente a los escenarios de archivo simples es el soporte de funciones de versionado y flujo de trabajo, lo que convierte a KPRO en la base técnica del sistema de gestión documental SAP (DMS).
SAP Content Server (Content Management Server)
SAP Content Server es un servidor independiente que almacena documentos y archivos fuera de la base de datos. Los documentos están vinculados a los registros de datos SAP correspondientes a través del SAP Content Server, que sirve como repositorio central para archivos y, por lo tanto, alivia la base de datos.
SAP Archive Development Kit (ADK)
SAP Archive Development Kit (ADK) permite archivar datos y documentos directamente en el servidor de aplicaciones SAP. Esto permite un archivado flexible y específico de la aplicación y es particularmente útil cuando los requisitos específicos no están cubiertos por las soluciones de archiving estándar.
Sistema de Gestión Documental SAP (DMS)
El Sistema de Gestión Documental (DMS) de SAP ofrece funciones avanzadas para la gestión de documentos y dibujos técnicos. Permite la integración de documentos en los procesos de negocio de SAP, incluyendo versiones, gestión de estado y soporte de flujo de trabajo.
Administración del ciclo de vida de la información (ILM, Information Lifecycle Management) de SAP
La ILM es un enfoque integral para administrar todo el ciclo de vida de la información y los datos en una organización. Permite una administración eficiente y basada en reglas de los datos, incluido el archivado, la eliminación, el respaldo y el control de acceso.
¿Qué es CMIS?
CMIS significa «Content Management Interoperability Services» y es un protocolo estándar desarrollado por la Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada (OASIS). CMIS permite la interacción entre diferentes sistemas de gestión de contenido (CMS) y repositorios de contenido, independientemente de su fabricante. El objetivo es proporcionar una interfaz unificada a través de la cual las aplicaciones puedan acceder y administrar documentos y contenido.
Con CMIS, los sistemas de gestión de contenido externo y los repositorios de documentos se integran perfectamente en las aplicaciones SAP. Los documentos y el contenido se recuperan, crean, modifican y eliminan a través de interfaces CMIS estandarizadas. Esto facilita la integración de sistemas que no son SAP. Las soluciones de gestión de contenido heterogéneo se pueden combinar con el software de SAP.
Algunos de los beneficios de CMIS incluyen:
Interoperabilidad: CMIS permite que diferentes sistemas de gestión de contenido trabajen juntos, independientemente de su fabricante, lo que simplifica la integración y el intercambio de datos.
Reutilización: Dado que CMIS es una interfaz estandarizada, se pueden desarrollar aplicaciones y soluciones de integración que puedan funcionar con cualquier sistema CMS que admita CMIS.
Control de acceso: CMIS admite la seguridad y el control de acceso para documentos y contenido. Esto garantiza la confidencialidad e integridad de la información.
Control de versiones: La interfaz CMIS también admite la administración de versiones de documentos, lo cual es importante cuando se necesita realizar un seguimiento de los cambios en los archivos y el contenido.
Fácil integración: El uso de CMIS simplifica la integración de sistemas de gestión de contenido externos en aplicaciones SAP y permite el uso eficiente de la información en diferentes sistemas.
Adaptador CMIS de SAP en la transacción OAC0
En general, es importante tener en cuenta que no todas las aplicaciones SAP admiten automáticamente CMIS. El uso de CMIS puede requerir configuraciones o mejoras específicas para permitir la comunicación entre los sistemas SAP y CMS. Por lo tanto, las empresas que consideren dicha integración deben aprovechar la documentación de SAP y, si es necesario, el soporte de consultoría para comprender los pasos y oportunidades requeridos.
SAP soportará el estándar CMIS como un servicio SICF en Netweaver. No es necesario cambiar del servidor de contenido no compatible con CMIS con S4. El estándar ArchivLink también sigue siendo compatible con S4.
¿Existe una nueva técnica para archivar con SAP, el sucesor de ArchivLink?
Actualmente, no existe un sucesor directo de SAP ArchivLink como una nueva tecnología para archiving con SAP. SAP ArchivLink sigue siendo uno de los principales métodos para integrar sistemas de gestión de contenido externo (CMS) y almacenes de archivos con sistemas SAP.
Pero SAP siempre está evolucionando, y tal vez pronto habrá nuevas formas de proteger los datos. SAP lanza constantemente nuevas actualizaciones y versiones para responder mejor a las necesidades de los clientes y proporcionar nuevas soluciones.
Le recomendamos que compruebe la información oficial de SAP de vez en cuando. Esto lo mantendrá actualizado sobre posibles innovaciones. Tal vez en el futuro habrá nuevas funciones en SAP que mejoren o complementen el ArchivLink.
Otros puntos clave:
- Integración de gestión de contenido empresarial (ECMI)
- API – API_CV_ATTACHMENT_SRV
- 3220119 – Aplicaciones empresariales en SAP S/4HANA que han adoptado la Gestión Documental Armonizada (HDM)
