Correo electrónico, Correo, Fax, EDI ? Pros y contras

Correo electrónico en aumento

Mientras que alrededor de 281 mil millones de correos electrónicos fueron enviados y recibidos diariamente en todo el mundo en 2018, se espera que más de 347 mil millones de correos electrónicos aumenten diariamente en 2022, según un estudio. Más de la mitad de esto se refiere a los negocios. Pero en muchos lugares todavía hay papel.

Con el aumento de la velocidad, los correos electrónicos reemplazan la carta de negocios clásica. A primera vista, los beneficios de los correos electrónicos son enormes: rápido, fácil, gratis. En el siguiente artículo nos tomamos el problema y recopilamos ventajas y desventajas de los medios de comunicación de correo electrónico, correo electrónico, EDI y fax. Por supuesto, esta colección no pretende estar completa. Al hacerlo, nos hemos centrado deliberadamente en los medios clásicos. Complementaremos nuevas formas de comunicación como los servicios de Messanger a medida que sean más relevantes.

Si tiene alguna sugerencia o adición, póngase en contacto con nosotros y háganoslo saber. Esperamos verte.

Correo electrónico | Pros y contras

Ventajas

Más rápido y más barato que el correo (impresión, sobres, franqueo, personal)
Envío y recepción en tiempo real
El almacenamiento electrónico es más barato que el almacenamiento físico
Usos extensos y fáciles de usar
Documentos en formato electrónico – posibilidad de procesamiento y almacenamiento automáticos
Fácil cifrado
Respuesta rápida y sin complicaciones

Desventajas

Falta de firmas (en gran medida fijada por la Ley de Firmas)
Comentarios sobre si el correo electrónico no siempre es posible
Autenticidad y seguridad (corrección por cifrado)

Publicar | Pros y contras

Ventajas

Una carta es personal
Firma

Desventajas

Significativamente más caro que un correo electrónico
Más complejo en la creación
Dificultades en la entrega (especialmente para direcciones extranjeras)

EDI | Pros y contras

Ventajas

Reducción de costos – másque papel
Ahorro de tiempo – Procesos más rápidos
Fácil procesamiento en el otro lado
La automatización permite a los empleados trabajar en tareas de mayor calidad
Calidad
Mejora de la cooperación

Desventajas

Altos costos – la implementación a menudo sólo vale la pena para los socios comerciales grandes
Alta complejidad

Fax | Pros y contras

Ventajas

Más rápido que el correo
Máquinas de fax una opción si no se puede enviar correo electrónico
Enviar informe como un medio adicional de prueba (pero: fax de fácil acceso a terceros. Por lo tanto, el informe de transmisión no es una prueba fiable de una recepción adecuada)

Desventajas

Según el Comisionado Estatal de Protección de Datos de Baviera, los principales problemas en el ámbito de la seguridad de los datos (por ejemplo, porque la situación en el destinatario no está clara) – https://www.datenschutz-bayern.de/technik/orient/telefax.htm
Sólo «copia» del documento original
El envío es largo en muchos lados
Sólo blanco y negro – inutilizable para gráficos y fotos
Sustitución por correo electrónico esperado
Si la máquina de fax física es necesaria, entonces varias otras desventajas

Conclusión

Desplazamiento de los medios de comunicación clásicos

No en vano el correo electrónico ha sido votado repetidamente como el medio de comunicación digital más popular e importante de las encuestas. Esto se aplica tanto a las personas como a las empresas. En comparación con los medios clásicos, ofrece varias ventajas.

Los estudios predicen que, tarde o temprano, habrá un desplazamiento completo de los medios de comunicación convencionales. Se identifican varias razones. Los «beneficios objetivos» de la comunicación digital se citan a menudo como una de las principales causas del desplazamiento. Estas ventajas de las herramientas de comunicación digital incluyen principalmente tiempo, potencial de ahorro de costos, disponibilidad constante y facilidad de uso. Esto se aplica tanto a la administración como al usuario. El cambio en la cultura de la comunicación, así como el aumento de las regulaciones legales en este ámbito se consideran otras causas importantes para el cambio de los medios de comunicación. Pero el cambio continúa. Constantemente se forman nuevas formas de comunicación. Mensajes cortos SMS, portales, redes sociales son sólo algunos de ellos. Lo que todavía se utiliza en privado hoy puede convertirse en interesante para las empresas de mañana.

Aunque las redes sociales, los servicios de mensajería y el software de colaboración también se están extendiendo en las organizaciones, el sistema de correo electrónico sigue siendo una aplicación de misión crítica. Sin embargo, la naturaleza y el uso también está cambiando.