Obligación de facturación electrónica 2025: Lo que las empresas deben saber ahora

Obligación de facturación electrónica a partir de 2025 : esto se aplica a todas las empresas nacionales del sector B2B. A partir del 01.01.2025, las empresas deben poder recibir facturas electrónicas; los PDF clásicos ya no se consideran facturas electrónicas en el sentido de la norma EN 16931.

Se aplican períodos transitorios hasta 2026 o 2027 a la emisión (por ejemplo, para empresas con una facturación de 800.000 euros ≤ el año anterior). ZUGFeRD (a partir de 2.0.1) y XRechnung son formatos aceptables. La facturación electrónica a particulares (B2C) seguirá siendo voluntaria por el momento. Aquí, los gerentes de TI, la administración de TI, la contabilidad, las compras y las ventas reciben una descripción general compacta con ejemplos, listas de verificación y enlaces internos.

¿Qué significa la obligación de facturación electrónica en términos concretos a partir de 2025?

Desde el 01.01.2025, la Ley del IVA alemana solo ha diferenciado entre facturas electrónicas (estructuradas, legibles por máquina) y otras facturas (en papel, PDF no estructurado). Una factura electrónica debe permitir el procesamiento electrónico; los simples PDF ya no son suficientes. Todas las empresas deben poder recibir: una bandeja de entrada de correo electrónico es suficiente para empezar.

• Se aplica a: Transacciones entre empresarios nacionales (B2B).
• No se aplica a: consumidores (B2C) y muchas transacciones exentas de impuestos (§ 4 No. 8-29 de la Ley alemana del IVA).
• Facturas de pequeño valor: hasta 250 € aún son posibles como otras facturas.

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¿Quién se ve afectado y quién está exento?

Todos los empresarios, incluidos los autónomos, se ven afectados. Las pequeñas empresas están exentas de la obligación de emitir, pero deben poder recibir facturas electrónicas. B2C permanece sin compromiso; Las facturas electrónicas a particulares son voluntarias. Ejemplos:

• Propietario de una pequeña empresa (agencia de ejemplo): puede continuar enviando archivos PDF, debe poder recibir/archivar facturas electrónicas.
• Negocio artesanal B2B: Recibido a partir de 2025 obligatorio; Todavía se puede emitir como una «otra factura» hasta finales de 2026 (posiblemente 2027), con el consentimiento del destinatario en el caso de los PDF electrónicos.
• Factura a cliente privado: todavía se permite papel o PDF; Factura electrónica voluntaria.

Formatos y estándares: XRechnung, ZUGFeRD y EN 16931

Se permiten formatos según la norma EN 16931, en particular XRechnung y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 (sin MINIMUM/BASIC-WL). Se pueden seguir utilizando los métodos EDI existentes, siempre que los datos puedan extraerse en su totalidad. Breve resumen:

• XRechnung: Basado en XML; Estándar en el sector público (B2G), ampliamente utilizado en B2B.
• ZUGFeRD 2.x: Híbrido (PDF + XML). Esto es práctico si el recibo también debe ser legible de manera «humana».
• EDI/EDIFACT: todavía es posible si se acuerda (extracción completa de información obligatoria).

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• Integración de Outlook: procese recibos directamente desde Outlook
• Supervisión: transparencia en el flujo de facturas

Cronología y períodos de transición (2025-2027)

La obligación viene gradualmente:

1. A partir del 01.01.2025: Todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas .
2. 2025-2026: Para la emisión , las empresas pueden utilizar opcionalmente una «otra factura» (papel, PDF con consentimiento).
3. Hasta el 31.12.2027: Período transitorio ampliado para expositores con facturación del año anterior ≤ 800.000 €; los procedimientos EDI no conformes también pueden continuar hasta entonces. Solo entonces será obligatorio que todos emitan una factura electrónica.

Nota: PDF no es una factura electrónica. Las empresas deben cambiar a XRechnung/ZUGFeRD a tiempo y adaptar los procesos (ERP, flujo de trabajo, archivo). Los resúmenes de IHK confirman las nuevas definiciones.

Guía práctica: 6 pasos para la facturación electrónica

1. Análisis de la situación actual: ¿Qué sistemas crean/reciben facturas (ERP, DMS, E-Mail)?
2. Definir formatos: XRechnung, ZUGFeRD o EDI, según el cliente/proveedor.
3. Tecnología Connect: active el módulo de factura electrónica , pruebe las interfaces, enrute el ID de ruta solo para B2G.
4. Definir procesos: Inspección de entrada, aprobación, contabilización, archivo.
5. Informar a los socios: Acuerde un canal de intercambio (correo electrónico, portal, API).
6. Implementación y capacitación: departamentos (compras, ventas, contabilidad financiera).

Ejemplo: Un fabricante mediano acuerda con los proveedores XRechnung por correo electrónico. El XML entrante se verifica en el proceso de aprobación , se asigna a través de la integración de Outlook , se envía por el envío de facturas y se rastrea en el monitoreo : claro, a prueba de auditorías y eficiente.

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FAQ – Preguntas sobre la obligación de facturación electrónica 2025