Rechtsstand: Oktober 2026
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 werden alle Unternehmen davon betroffen sein. Die E-Rechnungspflicht gilt nicht nur für die klassische Kundenrechnung. Auch die steuerpflichtige Gewerbemiete und der Verkauf von Anlagen oder sonstigem Betriebsvermögen erfordern im B2B-Verkehr eine E-Rechnung. Diese Fälle laufen oft außerhalb der regulären Fakturierung. Thilo Kiefer, Geschäftsführer der munich enterprise software GmbH, spricht mit Rechtsanwalt Jochen Ahlt darüber, wo die blinden Flecken liegen und was Unternehmen jetzt vertraglich regeln sollten.
Inhaltsverzeichnis
Fristen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
| Ab | Pflicht |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Die Finanzverwaltung hat die Anwendung in zwei Schreiben konkretisiert: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und das vorangegangene Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Zusammenfassung bei Haufe).
Das Interview
Herr Ahlt, viele Unternehmen bereiten sich gerade auf die E-Rechnung vor. Meist geht es dabei um die klassische Kundenrechnung. Reicht das?
Leider nicht. Die Pflicht hängt nicht an der Rechnungsart, sondern am steuerpflichtigen Umsatz zwischen Unternehmen. In vielen Unternehmen laufen Abrechnungen nebenher: die Miete für eine vermietete Gewerbehalle, der Verkauf einer gebrauchten Maschine oder eines Fahrzeugs, die Weiterbelastung von Kosten an einen Geschäftspartner. Diese Vorgänge hat bei der Umstellung oft niemand mitgedacht.
Fangen wir mit der Gewerbemiete an. Was ändert sich für Vermieter?
Die Vermietung von Grundstücken ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Viele Vermieter verzichten bei gewerblichen Mietern aber auf die Steuerbefreiung, damit sie selbst die Vorsteuer abziehen können. Wer so optiert, erbringt eine steuerpflichtige Leistung und muss künftig eine E-Rechnung ausstellen. Bisher diente oft der Mietvertrag als Rechnung. Künftig reicht es, für den ersten Mietzeitraum eine E-Rechnung zu stellen, aus der klar hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Und bestehende Mietverträge?
Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 erteilt wurden, gilt ein Bestandsschutz, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Genau hier liegt die Falle. Bei einer Index- oder Staffelmiete ändert sich der Betrag regelmäßig. Jede Anpassung erfordert dann eine neue E-Rechnung. Das betrifft viele Gewerbemietverträge, die ich in der Praxis sehe.
Viele Vermieter haben sowohl gewerbliche als auch private Mieter. Was gilt dann?
Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Wer eine Wohnung an eine Privatperson vermietet, muss keine E-Rechnung ausstellen. Diese Vermietung ist ohnehin umsatzsteuerfrei, eine Option ist hier gar nicht möglich. Anders bei der Ladenfläche im Erdgeschoss, die an einen Händler vermietet ist: Hat der Vermieter dort zur Umsatzsteuer optiert, braucht er die E-Rechnung. In gemischt genutzten Objekten laufen also zwei Abrechnungswege nebeneinander.
Woran erkennt der Vermieter, welcher Weg gilt?
Am Mieter und an dessen Umsätzen. Optieren darf der Vermieter stets nur dann, wenn der gewerbliche Mieter selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Eine Arztpraxis zum Beispiel erzielt überwiegend steuerfreie Umsätze. Dort scheidet die Option in der Regel aus, und damit auch die E-Rechnungspflicht. Ich empfehle, das bei jedem Gewerbemietvertrag einmal sauber festzuhalten.
Sollten Unternehmen ihre Mietverträge deshalb anpassen?
Bei neuen Verträgen würde ich die Rechnungsstellung ausdrücklich regeln: Wer stellt die E-Rechnung aus, in welchem Format, wie wird sie übermittelt, und wie erfolgt die Anpassung, wenn sich die Indexmiete ändert. Bei bestehenden Verträgen lohnt ein Blick, ob die Umsatzsteueroption sauber dokumentiert ist. Eine Vertragsänderung ist meist nicht nötig, aber die Abrechnung muss stimmen.
Welche anderen Vorgänge übersehen Unternehmen häufig?
Den Verkauf von Anlagevermögen, etwa Maschinen, Fahrzeuge oder Einrichtungsgegenstände, an ein anderes Unternehmen. Das passiert selten und wird deshalb oft manuell in der Buchhaltung abgerechnet, nicht über das normale Fakturasystem. Ähnlich ist es bei Weiterbelastungen von Kosten an Geschäftspartner.
Ohne vorgeschriebene E-Rechnung riskiert der Empfänger ab 2027 seinen Vorsteuerabzug. Muss ein Kunde trotzdem zahlen, wenn die Rechnung nicht als E-Rechnung kommt, obwohl sie es müsste?
Ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, entspricht sie also nicht den Vorgaben des § 14 UStG, hat der Rechnungsempfänger ein Zurückbehaltungsrecht. Macht er dies geltend, kommt er mit der Zahlung des Rechnungsbetrags unter Umständen nicht in Verzug.
Was raten Sie einem Unternehmen, das jetzt sicher sein will?
Erstens eine Bestandsaufnahme aller Vorgänge, bei denen das Unternehmen an andere Unternehmer abrechnet, nicht nur in der Faktura. Zweitens die Verträge prüfen, insbesondere Gewerbemietverträge. Drittens Rechtsanwalt, Steuerberater und IT an einen Tisch holen. Die rechtliche Einordnung, die steuerliche Bewertung und die technische Umsetzung gehören zusammen.
Das Wichtigste aus dem Gespräch mit Jochen Ahlt
- Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, denkt meist an die Kundenrechnung. Abrechnungen außerhalb des Standardprozesses bleiben oft unbemerkt.
- Wer Gewerberäume wie Büros, Läden oder Hallen umsatzsteuerpflichtig vermietet, muss künftig E-Rechnungen ausstellen. Der Mietvertrag allein reicht dann nicht mehr als Rechnung.
- Jede Indexanpassung der Miete ändert die Rechnungsangaben und erfordert eine neue E-Rechnung.
- Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Die Wohnungsmiete an Privatpersonen ist nicht betroffen.
- Eine nicht formgerechte Rechnung kann die Zahlung verzögern und den Forderungseinzug erschweren.
Über Jochen Ahlt
Jochen Ahlt aus Augsburg ist seit 2001 als Rechtsanwalt zugelassen. Seine Schwerpunkte sind gewerbliches Mietrecht, Handels- und Kaufrecht, Forderungseinzug, Unfallregulierung und Insolvenzanfechtung. Er vertritt Mandanten vor Gericht in Augsburg und bundesweit.
Im gewerblichen Mietrecht begleitet er Vermieter und Mieter bei der Vertragsgestaltung, bei Indexmieten und bei der vorzeitigen Beendigung von Mietverhältnissen. Im Forderungseinzug übernimmt er Mahn- und Vollstreckungsverfahren, auch das Europäische Mahnverfahren.
Wichtiger Hinweis und Haftungsausschluss
Die in diesem Interview geäußerten Ansichten, Antworten und Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Information und Weiterbildung der Leser. Sie stellen keine Rechtsberatung oder Steuerberatung dar und können eine individuelle Beratung durch einen qualifizierten Rechtsanwalt oder Steuerberater im Einzelfall nicht ersetzen.
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Obwohl die Inhalte mit größter Sorgfalt recherchiert und aufbereitet wurden, übernehmen wir sowie der interviewte Experte keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Angaben. Die rechtliche und steuerliche Situation kann sich durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung jederzeit ändern. Dieses Interview gibt den Rechtsstand vom 12.10.2026 wieder.
Für konkrete rechtliche oder steuerliche Anliegen wenden Sie sich bitte direkt an eine entsprechende Fachkanzlei, die Ihre individuelle Situation prüfen kann. Eine Haftung für Schäden, die aus der Nutzung oder Nichtnutzung der hier bereitgestellten Informationen entstehen, ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.
E-Rechnung über die Faktura hinaus: So unterstützen wir Sie
Ergänzung von munich enterprise, nicht Teil des Interviews.
In SAP laufen die genannten Fälle meist nicht über die SD-Faktura. Gewerbemieten werden häufig in RE-FX oder als Debitorenrechnung in der Finanzbuchhaltung abgerechnet, Anlagenverkäufe über die Anlagenbuchhaltung. Genau dort fehlt oft die E-Rechnungs-Ausgabe.
Die munich enterprise software GmbH entwickelt seit 2005 SAP-Lösungen für Dokumentenausgabe und E-Rechnung mit ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X und Peppol. Wir prüfen mit Ihnen, welche Abrechnungen in Ihrem SAP-System betroffen sind, und binden sie an die E-Rechnung an, bevor die Ausstellungspflicht 2027 greift.
