Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist ein Meilenstein für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland. Während viele Unternehmen bereits heute elektronische Rechnungen einsetzen, wird der strukturierte Versand und Empfang von Rechnungen künftig zur Pflicht. Grundlage sind unter anderem die EU-Richtlinie 2014/55/EU und das aktuelle BMF-Schreiben zur E-Rechnung.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.
- Ab 1. Januar 2026: Zusätzlich sind viele Unternehmen verpflichtet, selbst elektronische Rechnungen auszustellen. Für einige kleinere Unternehmen gelten noch Übergangsfristen.
- Ab 1. Januar 2027: Die Pflicht gilt flächendeckend. Spätestens dann müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen sowohl empfangen als auch ausstellen.
Die genauen Vorgaben ergeben sich aus dem aktuellen BMF-Schreiben zur E-Rechnung. Unternehmen sollten die Übergangsregelungen kennen und sich rechtzeitig vorbereiten, da spätestens ab 2027 keine Ausnahmen mehr möglich sind.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument. Anders als eine PDF oder Papierrechnung ermöglicht sie eine automatisierte Weiterverarbeitung in Finanzbuchhaltung und ERP-Systemen.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant: XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF ist hingegen keine gültige E-Rechnung.
Die Umstellung wird eingeführt, um Steuerbetrug zu erschweren, Kosten zu senken, Papier einzusparen und die Vorgaben der Europäischen Union konsequent umzusetzen.
Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen
Die E-Rechnung bietet viele Chancen, bringt aber auch organisatorische Aufgaben mit sich:
- Kostensenkung durch automatisierte Prozesse
- Weniger Fehler bei der Rechnungsverarbeitung
- Schnellere Zahlungsabwicklung und verbesserte Liquidität
- Einheitliche Dokumentation und höhere Transparenz
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen ohne Risiko von Bußgeldern
Herausforderungen entstehen vor allem bei der Anpassung von IT-Systemen, der Schulung der Mitarbeitenden und der Umstellung bestehender Rechnungsprozesse.
Schritte zur Einführung
- Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse
- Prüfung der eingesetzten Software und Systeme
- Entscheidung für ein zulässiges Rechnungsformat
- Schulung der Mitarbeitenden
- Testphase und schrittweise Umstellung
- Einbindung von Geschäftspartnern und Lieferanten
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2025
Welche Unternehmen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab 2026 gilt zusätzlich die Pflicht zur Ausstellung. Ab 2027 gilt die Pflicht für alle Unternehmen ohne Ausnahme.
Welche Formate sind für elektronische Rechnungen zulässig?
Zugelassen sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei reicht nicht aus.
Wie können Unternehmen die E-Rechnung in SAP umsetzen?
Für SAP-Nutzer gibt es vorkonfigurierte Lösungen, die eine rechtssichere Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ermöglichen. Informationen zur Integration in SAP S/4HANA und zu den Vorteilen finden Sie auf unserer Seite SAP e-Invoicing Lösung.
Fazit
Die verpflichtende Nutzung der elektronischen Rechnung ab 2025 ist ein entscheidender Schritt hin zu mehr Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, profitieren von schnelleren Abläufen, geringeren Kosten und einer sicheren Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Spätestens ab 2027 müssen alle Unternehmen vollständig umgestellt haben – jetzt ist also der richtige Zeitpunkt, die Einführung zu planen.
