XRechnung – Pflicht ab November 2020

Sie arbeiten für öffentliche Auftraggeber?

Haben Sie schon auf XRechnung umgestellt?

Wenn nicht, wird es höchste Zeit! Denn in weniger als 3 Monaten ist das neue Rechnungsformat XRechnung Pflicht – zumindest für alle Unternehmen, die im Dienst öffentlicher Auftraggeber stehen. Wer bis dahin nicht umgestellt hat, hat ein Problem. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Partner ist die Umstellung kein Hexenwerk und bietet viele positive Nebeneffekte.

Sämtliche Dienstleister, die im Auftrag von Bund und Behörden tätig sind, müssen dem neuen Rechnungsstandard im wahrsten Sinne des Wortes Rechnung tragen. Doch was klingt wie eine neue, umständliche Vorschrift, birgt in Wahrheit zahlreiche Vorteile. Vor allem für die Unternehmen selbst, die mit Regierung, Krankenhäusern, öffentlichen Ämtern, Gerichten, Bildungs- und anderen öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeiten. Außerdem zwingt die Vorschrift sie durch eine Art „benevolenter Diktatur“ dazu, innovativer zu werden und sich damit langfristig zukunftsfähig aufzustellen.

Innovationstreiber für Unternehmen – nicht im B2G-Sektor

Rechnungsaustauschmodelle, die nicht auf XRechnung oder ZUGFeRD basieren, liefern häufig unstrukturierte Daten, verursachen hohe Kosten (Personal, Material) und können nicht effizient und sicher ausgetauscht oder weiterverarbeitet werden. Aufgrund mangelnder Kompatibilität stoßen sie bisweilen an System- und „Ländergrenzen“. E-Rechnungen eliminieren all diese Fehler und ergänzt die Rechnungsprozesse durch praktische, nützliche und leicht zu bedienende Funktionen und effizienzsteigernde Effekte.

XRechnung steigert Innovationskraft

Kurz erklärt ist die XRechnung ist ein spezielles Datenformat. Es dient als Standard für die elektronische Rechnungsübermittlung bei öffentlichen Aufträgen in Deutschland, entspricht aber auch zu 100 % den EU-Vorgaben (CEN). Das hat den Vorteil, dass Rechnungen im XRechnungsformat europaweit empfangen und verarbeitet werden können. Bewährt haben sich beim elektronischen Rechnungsaustausch vor allem XRechnungen im XML-Datenformat und Hybrid-Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard. >> Mehr Infos zu XRechnung und ZUGFeRD.

Innovatives Etappenziel der Digitalisierung

Über die Einführung der XRechnung freut sich auch das Bundesministerium. Staatssekretär Klaus Vitt sagt: „Wir haben mit der Einführung der E-Rechnung ein Etappenziel auf unserem Weg, Verwaltungsleistungen bis 2022 auch elektronisch anzubieten, erreicht. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung können nun die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und Bearbeitung umfassend nutzen.“

eInvoicing – Behörden tun es schon

Für die Behörden selbst gilt die neue eInvoicing-Vorschrift übrigens schon seit April 2020. Sie haben die offenkundigen Vorteile bereits zu schätzen gelernt. Deshalb sollten sich Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten oder arbeiten wollen, jetzt auf die XRechnung vorbereiten und die Umstellung umgehend in die Wege leiten. Denn die Zeit drängt!

Tipp: Erkundigen Sie sich jetzt nach einem kompetenten Partner, der den neuen Standard bei Ihnen einführt! Als offizieller SAP-Partner unterstützen wir Sie nicht nur bei der Implementierung Ihrer Mail- & Monitoringsysteme, sondern auch bei der Umstellung auf XRechnung!

Smarte Unternehmen arbeiten bereits mit XRechnung

Als die neue Vorschrift bekannt wurde, haben viele Dienstleister der Bundesbehörden schnell auf XRechnung umgestellt. Für große bzw. wirklich innovative Unternehmen sind elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD auch keine Neuheit mehr. Sie haben XRechnung schon vor Jahren eingeführt und profitieren seither von der Effizienz, Sicherheit und Transparenz. Nicht nur im behördlichen Umfeld, sondern bei sämtlichen Rechnungsprozessen (B2B, B2C). So sind sie Anbietern, die noch die alten Systeme nutzen, meilenweit voraus.

Umstellung macht Unternehmen performanter

Thilo Kiefer, Geschäftsführer von munich enterprise software ist überzeugt, dass XRechnung den Unternehmen – auch denen, die nicht unbedingt in Beziehung zu Bundesbehörden stehen – mittelfristig nur nutzt. Er sagt: „Die Umstellung auf den neuen, deutschlandweiten Standard XRechnung war längst überfällig. Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung, wollen effiziente Organisationen und propagieren Umweltschutz; schreiben unsere Rechnungen aber immer noch – wie im vergangenen Jahrhundert – auf Papier! Die Vorschrift kommt zur richtigen Zeit und hilft Unternehmen gezielt veraltete Systeme und Prozesse zu überholen, innovativer zu werden und Kosten sowie natürliche Ressourcen zu schonen. Positiv ist, dass der Bund diesmal zuerst bei sich selbst ansetzt und den neuen Standard vorerst nur für Unternehmen, die in B2G-Geschäftsbeziehung stehen, verpflichtend macht. – Obwohl die digitale Rechnung auch für alle anderen Unternehmen sinnvoll wäre, weil sie die Organisation einfach performanter macht.“

In jedem Fall sollten Unternehmen, die Bundesbehörden beliefern, schnell handeln, damit sie erst einmal wettbewerbsfähig bleiben und XRechnung umgehend einführen.

Sie suchen einen Experten für XRechnung oder brauchen noch mehr Informationen? Wir bereiten Sie auf die Umstellung vor!