| SAP ZUGFeRD E-bill - ¡Así de fácil!

Complemento de Mailcenter

Factura SAP ZUGFeRD

Innovador – Intercambio de facturas con ZUGFeRD

  • Sencillos Creación de facturas electrónicas directamente en SAP
  • Solución totalmente integrada
  • Velocidad Implementación
  • Totalmente operativo en poco tiempo

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Procesamiento de facturas ZUGFeRD con SAP

Por qué también debe confiar en el formato ZUGFeRD al intercambiar facturas

SAP ZUGFeRD – El intercambio y la gestión de facturas consume numerosos recursos en el día a día de los negocios. Con el formato ZUGFeRD, hay una solución innovadora para esto. ZUGFeRD significa «Guía Central del Usuario del Foro de Facturación Electrónica en Alemania». Es una especificación que permite un intercambio automatizado de facturas.

El formato estandarizado facilita el envío de facturas electrónicas. El emisor y el receptor no tienen que coordinarse entre sí. Tampoco tiene que preocuparse por qué software usar. Esto facilita el intercambio de facturas electrónicas. Esto hace que sea más rápido y fácil para las empresas y las autoridades intercambiar facturas.

Procesamiento de facturas en PDF/A-3 estándar

PDF/A-3 es una variante especial del formato de archivo PDF/A, que fue desarrollado para el archivo a largo plazo de documentos electrónicos. A diferencia de las otras versiones, el estándar A-3 permite la incrustación de archivos adjuntos en el documento PDF. Estos son algunos de los beneficios de PDF/A-3:

  • Integración de diferentes formatos de archivo: PDF/A-3 le permite integrar diferentes formatos de archivo en un documento PDF.
  • Usabilidad mejorada: La incrustación de archivos adjuntos en el documento PDF/A-3 mejora la experiencia del usuario al contener toda la información relevante en un solo documento.
  • Mejor integridad de los datos: Al igual que otros formatos PDF/A, PDF/A-3 garantiza que el archivo permanezca legible a largo plazo, sin problemas de formato ni dependencias de recursos externos.
  • Cumplimiento legal: PDF/A-3 cumple con los requisitos para el archivo electrónico a largo plazo y, por lo tanto, es aceptado en muchos países e industrias para el almacenamiento de documentos legalmente relevantes.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

ZUGFeRD – un formato para hombre y máquina

Las facturas ZUGFeRD siempre contienen un archivo PDF y un archivo XML, para que el destinatario pueda elegir el formato más adecuado para él. Las funciones específicas de estas facturas dependen del perfil seleccionado.

Este cálculo electrónico consta de dos componentes:

  • Un archivo PDF/A3 para almacenamiento a largo plazo y vista para los usuarios
  • Un archivo en formato XML para el procesamiento de la máquina

Historia

Lanzado por el Foro de Facturación Electrónica de Alemania, ZUGFeRD satisface las necesidades de grandes corporaciones, medianas y pequeñas empresas, porque: Crea un estándar uniforme y también es compatible con SAP.

Con una conexión adecuada, ZUGFeRD puede reducir en gran medida el esfuerzo administrativo operativo. Para ello, asociaciones, municipios y empresas conocidas de una amplia gama de industrias participaron en el desarrollo.

La versión actual ZUGFeRD 2.3 (septiembre de 2023) cumple con la directiva de la UE sobre XRechnung.

Historia:

  • 07/2020 – Versión ZUGFeRD 2.1.1 con perfil XRechnung
  • 03/2019 – ZUGFeRD 2.0
  • 06/2014 – ZUGFeRD 1.0

XRechnung y ZUGFeRD – «Con el MailCenter, estamos avanzando en la digitalización en la empresa».

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
Wolfgang Scheffler – Consultor Senior SAP Logística/Contabilidad (Gestión de Proyectos)

Facturas ZUGFeRD – Facturación también para B2B

ZUGFeRD es básicamente adecuado para cualquier empresa B2B que envíe facturas y reciba facturas entrantes. Para aprovechar al máximo el potencial del formato de factura, se recomienda conectar SAP con ZUGFeRD.

De esta manera, los documentos pueden ser procesados, almacenados e integrados en el flujo de trabajo ERP sin ayuda humana. Además, el formato también es compatible internacionalmente y es adecuado para el transporte marítimo transfronterizo, ya que: se basa en las normas internacionales UN-CEFACT y Cross Industry Invoice. Además, está sujeto a la parte 3 estándar de la norma ISO de PDF/A.

ZUGFeRD tiene una gran ventaja sobre otros formatos como el EDI: no son necesarios acuerdos contractuales entre las dos partes para utilizarlo. Por supuesto, los datos de la factura en formato pdf deben coincidir con los datos del archivo XML para garantizar un procesamiento legal.

El uso es completamente gratuito. Sin embargo, es necesaria una extensión para procesar facturas ZUGFeRD con SAP, ya que el programa no puede hacerlo de forma predeterminada.

Por esta razón, con los complementos de nuestra plataforma de digitalización MailCenter , ofrecemos complementos adecuados que hacen que su factura SAP sea compatible con ZUGFeRD. Aproveche esta oportunidad para ahorrar tiempo, material y costes.

Factura SAP ZUGFeRD y X-Factura

Dos formatos de factura electrónica con pequeñas diferencias

Actualmente, existen dos formatos importantes para las facturas electrónicas: X-bill y ZUGFeRD. Estos formatos deben cumplir con las normas de la UE y las normas nacionales adicionales para la facturación X. Se basa en la norma EN 16931, una norma europea para la facturación electrónica que define estructuras y formatos uniformes para las facturas electrónicas en la Unión Europea.

Lo mismo se aplica a ZUGFeRD; Debe acatar estas normas y reglas. Para asegurarse de que las facturas son correctas, puede utilizar las herramientas de validación en nuestro sitio web o las herramientas proporcionadas por KoSIT. Si los documentos no cumplen con las normas establecidas, generalmente no son aceptados por los poderes adjudicadores.

Cuando se envían facturas ZUGFeRD, la información más importante se almacena en el archivo adjunto XML incrustado. Este anexo es jurídicamente significativo para la factura y se utiliza para el procesamiento automatizado en las instalaciones del destinatario. El archivo PDF incluido es solo un contenedor para esta información; Las imágenes o los archivos adjuntos en el archivo PDF no se utilizan para el procesamiento.

En pocas palabras, tanto las facturas electrónicas X-bill como las ZUGFeRD deben seguir ciertas reglas, y existen herramientas para verificar si cumplen con estas reglas. Con ZUGFeRD, los datos importantes de la factura se encuentran en la parte XML incrustada, no en la parte PDF.

Facturas ZUGFeRD con el munich enterprise software

Nuestro complemento SAP ZUGFeRD

El complemento MailCenter E-Invoice es nuestra solución fácil de usar para todas las empresas que desean integrar las facturas ZUGFeRD en los procesos de SAP.
Usted crea sus facturas electrónicas directamente en el sistema SAP. Con esta plataforma en SAP, también asegura la base para herramientas útiles que simplifican enormemente su vida empresarial cotidiana.
Haga que SAP sea compatible con el formato ZUGFeRD. Integre la creación de facturas salientes en su flujo de trabajo ERP. Mientras que los documentos se procesan automáticamente, usted puede hacerse cargo de cosas más importantes.

Los siguientes son algunos de los beneficios y características clave de SAP MailCenter E-Invoice:

  • Compatibilidad ZUGFeRD: Haga que su sistema SAP sea compatible con el formato ZUGFeRD para que pueda procesar facturas ZUGFeRD sin esfuerzo.
  • Flujo de trabajo optimizado: integre sin problemas la facturación en su flujo de trabajo ERP para garantizar un proceso fluido y eficiente.
  • Procesamiento automatizado: Los documentos se procesan automáticamente, lo que le permite concentrarse en tareas más importantes.
  • Gestión de destinatarios: Fácil gestión y organización de los destinatarios dentro del sistema.
  • Soporte de archivos adjuntos: Agregue archivos adjuntos a las facturas según sea necesario y amplíe las posibilidades de su gestión documental.
  • Usabilidad mejorada: En su proceso, benefíciese de una interfaz de usuario y una experiencia mejoradas que facilitan la navegación y el uso de la plataforma de manera efectiva.
  • Asignación de procesos: Simplifique el mapeo de diferentes procesos para garantizar un flujo de trabajo claro y directo.
  • Facturación simplificada: agilice su proceso de facturación y hágalo más eficiente y menos lento.

¿Suena interesante? Entonces contáctenos. En una demostración gratuita en vivo , responderemos a todas sus preguntas sobre la integración, el proceso de transmisión de facturas, la administración y cómo funciona MailCenter con ZUGFeRD.

Programar una fecha para la demostración en vivo gratuita

Requisitos del sistema ZUGFeRD SAP – facturas electrónicas –

Versiones de productos de:

  • EHP2 PARA SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.0 (paquete de mejora de SAP 2 para SAP NetWeaver 7.0)

Versiones de componentes de software de:

  • MailCenter a partir de la versión 32.010 20-11 (11/2020)
  • ZUGFeRD
    – Versión del producto SAP de SAP NETWEAVER 7.31 SP26
    – Adobe Server NW750 ADS SP-5

También para clientes de SAP S/4HANA – de SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

Descripción general del producto SAP Mail

Palabras clave: E-Invoices, ZUGFeRD (Central User Guide of the Forum for Electronic Invoicing Germany), E-Invoicing System, factur x, ZUGFeRD 1.0, ZUGFeRD 2.0, 2.1.1., E-Mail Solution, IT, archivos pdf, XML en lugar de papel

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