SAP Archivierung E-Mail

Seguro y fácil: archiving de correos electrónicos salientes

Seguro Archivador de correo electrónico
Solución totalmente integrada
Rápido implementación

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SAP Archiving – Archiving de Correos Electrónicos Salientes

Archiving de correo electrónico: cómo borrar la base de datos y crear seguridad

Archivo de correo SAP – Al enviar correos electrónicos desde el sistema SAP, hoy en día el almacenamiento de los correos y sus archivos adjuntos a menudo funciona a través de la tecnología SAPOffice. De forma predeterminada, el contenido y los datos adjuntos se colocan en la tabla SOFFCONT1. Después de una reorganización de este almacenamiento, ya no se garantiza el acceso a los datos almacenados allí. Con el uso regular de este método, la base de datos también crecerá rápidamente en un corto período de tiempo. El almacenamiento de los datos en la base de datos del sistema es caro y costoso para las condiciones actuales. La reducción de la carga sobre la base de datos se tradrá en un ahorro significativo de costos.

El complemento para archivar

Almacenamiento seguro de los correos electrónicos salientes a través de ArchiveLink
Archivar todo el correo electrónico
Alivio permanente de la base de datos SAP
Fácil instalación

▶ situación inicial ▶ motivación

SAP Mail Archiving – Lista de archivos adjuntos para un pedido

Archivo de correo SAP – Lista de éxitos de documentos eliminados

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¿Por qué el archivado de correo electrónico?

Las ventajas del archivado de correo a través de ArchiveLink son obvias. Se liberan las bases de datos SAP y la administración del sistema. El tamaño reducido de la base de datos no solo se vuelve interesante con la base de datos en memoria HANA (palabra clave: ERP sin documentos). Menos memoria significa un ahorro significativo en los costos de memoria. Además, las instalaciones existentes se benefician de una base de datos más ajustada.

La interfaz ArchiveLink es una tecnología conocida y preparada para el futuro. Los correos electrónicos se almacenan como un todo a través de la interfaz ArchiveLink cuando se envían. También se mejora la capacidad de mantenimiento del sistema SAP y se simplifica considerablemente la reorganización de la tabla SAPOffice. Sencillo, seguro y sin esfuerzo adicional.

Razones generales para archivar

Existen razones técnicas y legales del sistema para archivar los datos de la aplicación.

El archivado de datos garantiza que

reducir el espacio en disco y los problemas de tiempo de ejecución causados por el crecimiento de los datos de transacción,
el crecimiento de los datos es moderado y, por lo tanto, la base de datos sigue siendo controlable y administrable a largo plazo,
Las empresas pueden cumplir con los requisitos legales para el almacenamiento de datos de manera rentable,
los datos son reutilizables, es decir, se pueden utilizar en una fecha posterior, es decir, .B. en el desarrollo de nuevos productos.

¿Qué correos electrónicos deben archivarse?

De hecho, alrededor del 90% de todos los sistemas ERP hacen exactamente lo contrario. El correo se deposita exactamente a través de esta tabla. Las funciones de SAPOffice son a menudo desconocidas en detalle. Como resultado, la tabla SOFFCONT1 está en el top 10 de las tablas más grandes en prácticamente todos los sistemas ERP. Al externalizar el contenido a un servidor de contenido HTTP según la Nota 530792, se mueven partes del contenido (los datos adjuntos). Sin embargo, los textos de correo permanecen en la base de datos SAP. Estos textos se pueden mover por separado a través de la transacción SOY8 a ArchiveLink. Esto significa que se almacenan por separado de los archivos adjuntos. Con todo, un procedimiento que se utiliza casi en ninguna parte en la práctica.

El resultado en la práctica:
Los textos de correo nunca se archivan. La seguridad de auditoría del sistema de presentación de correo electrónico es más que cuestionable, aunque por supuesto las obligaciones de retención consisten en diferentes estándares para el tráfico diario de correo electrónico. Además, el tipo de almacenamiento crea dificultades en el mantenimiento y la reorganización. Además, las bases de datos crecen a través de objetos SAPOffice. Hay dificultades en el rendimiento de los archivos adjuntos de correo en los servidores de contenido. En última instancia, la tecnología SAPOffice es un modelo descontinuado que ya no está siendo desarrollado por SAP AG.

¿Cuál es la solución?

Archivo de MailCenter para correo desde SAP

Con el archivado de MailCenter, puede archivar correos electrónicos salientes directamente desde la conocida interfaz ArchiveLink. Esto significa que el correo electrónico completo, incluidos los archivos adjuntos, está completamente disponible en el sistema de archivado. Como resultado, no se almacena ningún dato permanentemente en las tablas de SAPOffice.

Uso

Archiving seguro a través de ArchiveLink
Archivar todo el correo electrónico
Reducción del tamaño de la base de datos SAP
Tecnología conocida y preparada para el futuro
Mejora del mantenimiento del sistema SAP
Reorganización más fácil

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Acerca de SAP Archiving

El archivado de datos y documentos es un proceso importante para administrar y retener información crítica y cumplir con los requisitos legales para el almacenamiento de datos. SAP proporciona varias herramientas y funciones para archivar datos y documentos, incluidos ArchiveLink, SAP Business Object Linked y SAP Data Archiving. ArchiveLink es una interfaz certificada que permite la integración con sistemas de archivo externos, como los sistemas de administración de contenido empresarial. Esto permite el archivado de datos y documentos, como facturas y órdenes de compra, fuera del sistema SAP.
SAP S/4HANA también tiene la interfaz ArchiveLink para vincular los datos archivados a los datos en vivo.

Es importante tener en cuenta que el archivo de datos personales está sujeto a ciertos requisitos legales y regulaciones. Es importante asegurarse de que todas las soluciones de archivado de datos cumplan con estas regulaciones.
El archivado en sistemas SAP también incluye el archivado de temas, en el que se seleccionan ciertos temas para archivar y los documentos almacenados se almacenan sistemáticamente.
Con las funciones estándar de SAP, el proceso de archivado se puede automatizar y se puede garantizar el almacenamiento seguro y conforme de datos y documentos.