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Factura electrónica de SAP
MailCenter está expandiendo SAP S/4HANA y SAP ECC para incluir facturación electrónica (XRechnung, ZUGFeRD).
Los documentos salientes se crean directamente a partir de documentos SAP y se envían de acuerdo con las reglas. Leemos las facturas en la bandeja de entrada de forma estructurada,
Comprueba los campos requeridos y valida contra el esquema. El sistema escribe claramente los hits, las desviaciones y el estado en el registro. A petición
conectamos PEPPOL, con enrutamiento y verificación de identidad. Todo funciona en SAP, sin discontinuidad de medios, sin una plataforma adicional.
De este modo, puedes implementar los objetivos de 2026–2027 de forma predecible y reducir los pasos manuales.
Resúmenes
Salientes: Generación y envío de facturas electrónicas desde SAP
Entrada: recibir y procesar automáticamente
Totalmente integrado, sin interrupciones de los medios
Listo para funcionar rápidamente, ampliable de forma flexible
Operación: Monitorización. Alertas simples. Roles y representaciones aclarados.
Opcional: PEPPOL – Envío y recepción. Es posible realizar rutas y verificación de identificación.
Eficiente y directo en SAP con MailCenter
Facturación electrónica SAP : las empresas deben poder enviar, recibir y procesar facturas electrónicas. Estos deben cumplir con la norma europea EN 16931 (UBL, CII, Factur-X). Los plazos se aplican para el año 2026 y, en ciertos casos, hasta el 31.12.2027. Los recibos para clientes públicos están sujetos a sus propios requisitos.
MailCenter le apoya en la implementación en SAP ECC y SAP S/4HANA. Las facturas electrónicas se crean, verifican, envían y reciben directamente en el sistema. Esto significa que está legalmente en el lado seguro y técnicamente bien preparado.
El complemento MailCenter Invoice Pro amplía tu sistema SAP para incluir la creación, transmisión y seguimiento de facturas electrónicas. La aplicación se ejecuta directamente en SAP S/4HANA y SAP ECC, sin conexiones externas en la nube. El sistema prepara tus procesos contables para la obligación de facturación electrónica en los sectores B2B y B2G, así como para normativas internacionales como ViDA.
Ventajas:
Cumple con la ley para B2B y B2G
Introducción rápida con ajustes predefinidos
Los procesos automatizados de inspección y envío reducen el esfuerzo y las tasas de error
Más de 200 empresas confían en nuestras soluciones. Entre ellos se encuentran clientes como Dr. Oetker, Augustiner Bräu, Carl Zeiss, Siemens Healthineers, Sortimo, thyssenkrupp y muchos más…
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XRechnung y ZUGFeRD – «Con el MailCenter, estamos avanzando en la digitalización de nuestra empresa».
Wolfgang Scheffler, Consultor Senior de SAP en Logística/Contabilidad (Gestión de Proyectos) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
Historia de éxito
Desde 2020, el Grupo Pneuhage ha estado utilizando XRechnung para clientes públicos.
«El hecho de que podamos combinar facturas y archivos adjuntos en un solo correo electrónico es una gran ventaja de la solución para nosotros».
Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbHWolfgang Scheffler - España | Consultor Senior SAP (Gestión de Proyectos)
«Gracias a las opciones de diálogo, el MailCenter garantiza simultáneamente una gestión optimizada de las cuentas por cobrar y datos maestros limpios y siempre actualizados en nuestra contabilidad».
Pneuhage Management GmbH & Co. KGLuigi Borella - España | Soporte de aplicaciones Equipo WWS / Control corporativo
«También estamos cumpliendo el deseo de muchos clientes que desean un formato que pueda procesarse automáticamente. Quieren leer los datos directamente en sus sistemas. Esto solo es posible en cierta medida con archivos PDF normales, ya que los datos siempre deben escribirse manualmente desde ahí.»
Protección contra incendios HekatronMarco Müller, director de proyectos de TI | Protección contra incendios Hekatron
Las empresas confían en MailCenter
Cómo recibir y enviar facturas electrónicas en SAP
Con el complemento MailCenter, puede enviar y recibir facturas electrónicas directamente desde SAP. La solución se basa en una arquitectura de tres etapas, cubre todos los formatos relevantes y mapea todo el flujo documental desde la generación hasta el archivo en el sistema SAP. Usando tres ejemplos, mostraremos cómo funciona esto en la práctica.
Preparación: Como parte de la preparación, los socios y los mensajes de texto están preparados para el procesamiento de MailCenter.
Obtención de los datos: Los datos se recopilan y procesan desde el sistema SAP. Debido a la diferente personalización de los sistemas del cliente, puede ser necesario adaptar las fuentes.
Customizing: Cuando se entrega el componente Facturación electrónica, se instala un modelo con la correlación de datos correspondiente para los formatos individuales. En este caso, puede ser necesario adaptarse a tus propias circunstancias, por ejemplo, llenándola con contenido adicional y personal. Las e-facturas se emiten conforme a la norma europea EN 16931. A nivel de socio comercial, controlas qué nivel de detalle —como Confort o Extendido— se genera.
Activación: Activación de factura electrónica SAP para Ventas y Cuentas por Cobrar (aplicación).
Flujo de trabajo de validación, monitorización y corrección: Un validador integrado verifica los datos basándose en las reglas de Schematron y especificaciones específicas de cada país. La solución traduce los mensajes de error técnicos XML al contexto de SAP. Se emite una confirmación al usuario como «Factura a Müller GmbH rechazada debido a un ID de IVA incorrecto». El estado del documento se monitoriza durante el proceso, una pista de auditoría registra el historial y permite el reenvío tras la corrección de errores. Esto reduce notablemente el esfuerzo operativo debido a facturas incorrectas.
Archivo: El archivo de datos estructurados, visualización de PDFs y documentos híbridos se realiza a través de SAP ArchiveLink.
Creación de XRechnung en SAP
Los recibos deben transmitirse a las autoridades de manera estructurada y sin discontinuidad de los medios.
Solución con MailCenter: El complemento MailCenter genera XRechnungen en el formato XML-UBL a nivel de toda la UE. Cabe señalar que el gobierno federal y algunos estados federales requieren el uso del Leitweg ID al enviar recibos electrónicos.
Ver facturas de MailCenter XRechnung y ZUGFeRD en despacho
Contiene toda la información requerida por la ley
Compatible con portales gubernamentales
Su ventaja: Las facturas salientes serán más fluidas y automáticas. No es necesario volver a trabajar manualmente y siempre es rastreable.
Uso de ZUGFeRD en SAP
El formato ZUGFeRD 2.0 corresponde al formato Factur-X, que se conoce internacionalmente con este nombre.
Así es como se ve un documento ZUGfeRD en SAP
Solución con MailCenter: Para este tipo de factura electrónica, se genera un archivo PDF A/3 además del archivo XML CII. Expansión a través de campos libremente personalizables y texto libre, directamente en SAP, sin herramientas externas ni programas adicionales. Crear factura SAP ZUGFeRD: El formato híbrido (PDF + XML) contiene todos los campos adicionales del proyecto y está totalmente integrado en el sistema SAP.
Diseños individuales y campos adicionales
Personalización flexible directamente en SAP
No hay bloqueo de terceros
Su ventaja: Un alto grado de flexibilidad con procesos simples, datos claros y adaptación inteligente.
Tratamiento de la recepción de facturas en SAP
La recepción de facturas electrónicas plantea obstáculos particulares para los usuarios de SAP. Especialmente si están en formato XML. Esto es técnicamente claro, pero difícilmente legible para los humanos. Por lo tanto, las pruebas o el procesamiento manual requieren mucho tiempo y son propensos a errores, lo que hace necesarios procesos digitales eficientes.
Solución en SAP con MailCenter: El MailCenter maneja convenientemente la recepción, visualización y procesamiento de facturas electrónicas directamente en SAP. Claramente estructurado, automatizado y sin abrir manualmente archivos XML técnicos.
Facturas electrónicas recibidas en SAP
Lectura y procesamiento de datos estructurados
Determinación automática de proveedor, importes y referencia de pedido
Interfaz de usuario limpia e intuitiva
Solución SAP para la obligación de facturación electrónica de 2026 a 2027
Su ventaja: Las facturas electrónicas se reconocen automáticamente, se muestran claramente y se procesan directamente en el proceso SAP.
Experimente nuestra solución en vivo: vea por sí mismo lo fácil que funciona el complemento de SAP. Descubra todas las funciones en una demostración en vivo y haga sus preguntas directamente a nuestro equipo.
Una factura electrónica es una factura estructurada y legible digitalmente. Normalmente está disponible en formato XML según la norma EN 16931. Permite un procesamiento automático y seguro sin intervención manual. Más detalles sobre la facturación electrónica
Directiva 2014/55/UE:
En la vida cotidiana, «factura electrónica» a menudo significa simplemente una factura que llega por correo electrónico. Esto se puede encontrar, por ejemplo, en el apéndice, como una imagen o en un formato de datos. La Directiva de la UE 2014/55/UE de 16 de abril de 2014 especifica cómo se deben crear y utilizar las facturas electrónicas en el sector público.
¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica?
A partir del 01.01.2025, se aplicará la obligación de recibir facturas electrónicas. La obligación de enviar tiene períodos transitorios hasta finales de 2026. En algunos casos, hasta el 31.12.2027. Todos los plazos para la obligación de facturación electrónica
¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica, XRechnung y ZUGFeRD?
Los principales formatos son:
XRechnung: Estándar XML para Alemania. Uso: B2G (obligatorio para los poderes adjudicadores públicos*).
ZUGFeRD: PDF/A-3 con XML incrustado. Aplicación: B2B y B2G. Características: Legible por humanos y máquinas.
PEPPOL: Red europea para el intercambio seguro de documentos. Aplicación: Internacional, especialmente en la contratación pública de la UE. Características: Envío a través de puntos de acceso certificados
* Poderes adjudicadores públicos
La introducción de la facturación electrónica (e-invoicing germany) comenzó con XRechnung. Las autoridades están obligadas a recibir y procesar los recibos en este formato. Aquí hay algunos ejemplos conocidos:
Federación: Ministerios federales y sus autoridades inferiores (por ejemplo, policía, aduanas, BZSt, BSI, BAMF)
Municipios: Ciudades, municipios, distritos y empresas municipales
Deutsche Bahn AG: Organismo público en el sentido de la GWB, altos costes
Bundeswehr: Adquisición de equipos, TI e infraestructura
Oficina de Adquisiciones del Ministerio Federal del Interior: Oficina central de adquisiciones del gobierno federal (por ejemplo, para TI, vehículos, equipos)
Puede encontrar más información sobre los formatos individuales aquí: XRechnung / ZUGFeRD
¿Qué es Peppol?
La red PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) permite el intercambio seguro y legalmente conforme a la ley de facturas electrónicas en Europa. Aunque el envío por correo electrónico sigue permitiéndose en Alemania, muchos países utilizan PEPPOL como estándar fijo. Esto se aplica sobre todo al sector público.
Los documentos se pueden enviar directa y automáticamente desde SAP a través de un punto de acceso PEPPOL certificado, como el que ofrece el MailCenter. Esto convierte a PEPPOL en la solución perfecta para empresas con socios globales o clientes públicos.
ViDA significa «IVA en la era digital» y es una iniciativa de la UE para actualizar el sistema del IVA. El objetivo es adaptar la normativa a los requisitos de la era digital.
El núcleo de ViDA es la obligación de introducir la facturación electrónica. Esto se realizará en formato digital estándar, así como en un sistema de informes digitales para transacciones en tiempo real. También se denomina Controles de Transacciones Continuas (CTC). Estas medidas tienen como objetivo reducir el fraude fiscal, simplificar los procesos y aumentar la transparencia en el comercio.
Para las empresas, ViDA significa que tendrán que digitalizar más sus procesos de facturación e informes en el futuro. Cualquiera que ya trabaje con facturas electrónicas está bien preparado para esto. Nuestra solución le ayuda a implementar los nuevos requisitos y garantiza un procesamiento seguro e inteligente directamente en SAP.
¿Por qué el complemento MailCenter como solución para la facturación electrónica con SAP?
Ventajas:
Procesos digitales de facturación
Fácil de usar
Despliegue rápido sin hardware adicional
Cumple con la norma EN 16931 para B2B y B2G
¿Por qué Munich Enterprise Software? Contamos con más de 15 años de experiencia. Con nuestro SAP MailCenter y las extensiones integradas para la facturación electrónica, estará bien preparado para la digitalización de sus procesos de facturación. Se beneficia de nuestra experiencia y soluciones que funcionan de inmediato en la práctica.
Características – Envío:
Creación de facturas XRechnung y ZUGFeRD directamente en SAP
Visualización y control en el MailCenter Cockpit
Envío a clientes y autoridades
Archivo inteligente
Funciones – Recepción y procesamiento:
Captura automática de facturas electrónicas entrantes
Servicio de Pruebas y Validación
Reenvío a liberación
Archivo en el sistema SAP
Reserva automática opcional
Registro automatizado: se pueden registrar las facturas entrantes. Si utilizas flujos de trabajo en un sistema DMS (por ejemplo, ELO), integraremos nuestra solución de esta manera. No necesita ningún flujo de trabajo adicional en otros sistemas. Esto preserva sus procesos y los amplía de manera eficiente.
Versiones compatibles:
Nuestro complemento MailCenter es compatible con todas las versiones actuales de ZUGFeRD y XRechnung con las últimas ediciones (a diciembre de 2025):
ZUGFeRD 2.4 (compatible con Factur-X 1.08 para Francia)
XRechnung 3.0.2
A través de un mantenimiento constante y un mayor desarrollo, nuestros clientes siempre se mantienen actualizados con la última tecnología. Esto significa que siempre cumple con la ley, está probado y preparado para el futuro.
¿Qué incluye este complemento de SAP?
Software:
El software está disponible en alemán, inglés y francés.
Proporcionamos los programas a través de nuestro portal y nos encargamos de la configuración inicial.
Disponible para facturas salientes y entrantes.
Fácil y rápido de implementar.
No se requiere hardware o software adicional (por ejemplo, SAP DRC, SAP Business Technology Platform).
Desfile:
Instalación a través del sistema de gestión de transporte
Parametrizaciones técnicas en SAP
Configura la aplicación según las necesidades de tus usuarios
Instrucción, traspaso y apoyo
Documentación técnica
Documentación del usuario
Línea directa de soporte, servicio de asistencia y portal de clientes
Además de la implementación técnica, ofrecemos soluciones comerciales prácticas, opciones de servicio individuales y un buen asesoramiento. Esto le brinda una solución que se adapta perfectamente a sus procesos y está lista para funcionar. Le acompañamos desde la puesta en marcha hasta la operación en curso.
Su sistema SAP - Requisitos e implementación
Versiones del sistema SAP:
de EHP7 PARA SAP ERP 6.0
de SAP Netweaver, Versión 740
SAP S/4Hana (Edición On-Premise y Nube Privada)
Componentes:
Integración de ZUGFeRD:
Adobe Document Services (ADS) de NW750
Introducción: 1. Procedimiento:
La configuración se basa en nuestra hoja de ruta del proyecto. De esta manera, la introducción es rápida y se conserva su tiempo y recursos. El resultado de este proceso es una puesta en marcha rápida con un plan claro.
2. Identificar necesidades:
Una lista de preguntas ya definida nos ayuda a determinar sus necesidades. Esto nos permite configurar nuestra solución para ti y garantizar una adaptación óptima a tus procesos.
3. Implementación técnica:
Importación de los transportes a su sistema de pruebas SAP
Implementación de todas las configuraciones necesarias
Suministro de documentación completa de configuraciones y funciones técnicas
4. Fase de entrenamiento y prueba:
Después de la configuración, los usuarios recibirán formación específica. Durante la fase de prueba y puesta en marcha, le acompañamos activamente y le apoyamos con todas las preguntas.
Operación y soporte:
Actualizaciones y expansión constantes
Acceso a nuestro portal de clientes con documentación, documentos y parches
Soporte directo de nuestro equipo: rápido y competente
XRechnung y ZUGFeRD – «Con el MailCenter, estamos avanzando en la digitalización de nuestra empresa».
