Procesamiento de facturas SAP

Facturas salientes y recibidas – completamente en SAP,
Sin plataforma externa, sin modificaciones.

Salida: comprobar desde la facturación ejecutar, liberar, crear en el formato requerido, violar las normas
de la EN 16931 – ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, Peppol BIS – con presentación a prueba de auditoría
Entrada: todos los canales y formatos – papel, PDF, e-factura –, recibos soportados por IA a petición
reconocer, asignar, comprobar, aprobar y publicar la referencia de la orden de compra y la recepción de mercancías;
para transacciones no críticas directamente como una reserva sin salida
Un sistema: en un complemento nativo de SAP, sin nube, sin hardware adicional ni
Es necesario el software. Los datos de la factura no salen de tu sistema SAP.
Evidencia: Integración certificada de SAP, certificación para SAP S/4HANA,
Desarrollo certificado ISO 9001 (DEKRA)

A partir del 1 de enero de 2027, la obligación de envío se aplicará a empresas con más de 800.000 € en ventas en el año anterior. Nuestra recomendación: empezar la operación piloto a mediados de 2026 como muy tarde. Obligación de facturación electrónica 2027 en detalle →

A partir del 1 de enero de 2027, las facturas salientes serán una tarea obligatoria

Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa nacional debe poder recibir las facturas electrónicas. El periodo de transición para el envío de facturas en papel y PDF finaliza el 31 de diciembre de 2026: a partir del 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación total superior a 800.000 euros en el año anterior también deben emitir e-facturas en tráfico B2B. A partir del 1 de enero de 2028, esto se aplicará a todas las demás empresas nacionales.

Para los usuarios de SAP, esto significa que la factura saliente debe generar formatos estructurados conforme a la EN 16931, archivarlos de forma a prueba de auditoría y mantener el proceso rastreable. Quienes no comiencen esto hasta diciembre probarán en funcionamiento productivo. Cómo MailCenter implementa la facturación electrónica en SAP.

Se aplican excepciones, por ejemplo, a facturas de bajo valor de hasta 250 €, entradas y ventas B2C. Los propietarios de pequeñas empresas deben recibir facturas electrónicas, pero no emitirlas. Esta visión general no sustituye el asesoramiento fiscal.

desde 01.01.2025
Obligación de recibir para todas las empresas B2B nacionales
Hasta el 31.12.2026
Periodo de transición: el papel y el PDF siguen siendo permitidos al enviar
desde 01.01.2027
Obligación de presentar a partir de 800.000 € de facturación del año anterior
desde el 01.01.2028
Obligación de emitir para todas las demás compañías

Su persona de contacto

Michael Struck

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El proceso general

Un proceso, dos direcciones, ambas en SAP

En muchos proyectos, las facturas salientes y entrantes se consideran por separado y se resuelven con herramientas distintas. Técnicamente, sin embargo, comparten los mismos bloques de construcción: formatos, validación, lógica de liberación, archivo. MailCenter se basa en esta base común: por eso ves ambas direcciones en la misma cabina y con la misma lógica de autorización.

SAP S/4HANA · SAP ECC

Factura saliente

desde el recibo hasta el destinatario

1. Documento SAP
Documento de facturación de SD / FI
2. Control de facturas
Bloquear, comprobar, liberar
3. Crear formato
XRechnung, ZUGFeRD
4. Transporte marítimo
Correo electrónico, Peppol, Portal
5. Archivo
Prueba de auditoría

Recepción de facturas

Desde el recibo hasta la publicación

1. Entrada
Correo electrónico, Peppol, Portal, Papel
2. Detección
Lectura y validación
3. Pruebas y Asignación
Pedido, recibo de mercancías
4. Estreno
Flujo de trabajo en el departamento
5. Reservas y Archivo
Incl. Comprobación de duplicados

Ambos caminos se ejecutan dentro de tu sistema SAP: los mismos datos maestros, los mismos roles, un solo archivo. Sin memoria intermedia, sin segunda base de datos.

Factura saliente

Probado y no solo salió rápido

Una factura incorrecta del cliente cuesta el doble: nota de crédito, recreación, consultas y confianza. Por lo tanto, antes de enviar, existe un nivel de control que tu departamento especializado opera por sí mismo, sin autorización SAP, en el maestro de clientes.

Facturación electrónica con SAP

Crear, validar y enviar XRechnung y ZUGFeRD directamente desde SAP S/4HANA y SAP ECC – en el proceso estándar, no como una ruta especial.

Facturación electrónica en SAP →

Comprobante de factura

Revisa, bloquea o libera las facturas salientes en formato PDF en pantalla. El recibo permanece bloqueado hasta que un empleado lo ha liberado.

Revisa las facturas antes de enviar →

Formatos y validación

EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X: MailCenter comprueba las facturas salientes con el formato objetivo antes de que abandonen la empresa.

Formatos y validación →

Peppol

Intercambiar facturas a través de la red Peppol, la ruta de envío que cada vez más requieren los clientes internacionales.

Peppol con SAP →

Recepción de facturas

Reconocer, asignar, comprobar, reservar

Las facturas entrantes llegan de todas formas: como e-facturas, en PDF en el buzón, en papel por correo. En la cabina de recibos de factura, agrupas todos los documentos en un solo lugar, los asignas a órdenes de compra, centros de costes y recibos de mercancías, y gestionas la liberación donde corresponde: en el departamento de negocios, no en el proceso de carpeta de circulación. En el caso de procesos no críticos, la publicación oculta se realiza directamente, sin que una persona tenga que tocar el recibo.

Procesamiento de facturas entrantes

Visión central de todas las facturas entrantes, reconocimiento y cesión soportados por IA, publicación oculta para transacciones no críticas, cheques duplicados y presentación de prueba de auditoría.

La cabina de recibo de la factura →

Verificación y rechazo de facturas

Verificación basada en normas contra el recibo de pedidos de compra y mercancía. Todo lo que no encaje se devuelve automáticamente al proveedor por correo electrónico con justificación.

Aprobación de facturas

Los flujos de trabajo de aprobación con reglas de sustitución y límites de valor, completamente en SAP – los procedimientos de aprobación en papel ya no son necesarios.

Compartir en SAP →

Documentos adyacentes

Documentos adyacentes en el proceso de adquisición

La factura rara vez es el primer documento del proceso. Si también procesas las confirmaciones de pedidos y recibos de mercancías de forma digital, ya dispones de datos de referencia limpios para la verificación de facturas, y de muchos menos casos de aclaración.

Confirmación de pedido y consejos

Compara automáticamente las confirmaciones de pedidos entrantes y los ASN, detecta desviaciones en una fase temprana.

Confirmación de pedido en SAP →

Entrada de mercancías

Registra los recibos de mercancías digitalmente y ponlos a disposición como referencia para la verificación de facturas.

Recibo de mercancías en SAP →

Formatos y rutas de envío

Qué formatos y canales cubre MailCenter

La facturación electrónica no es un único formato, sino un estándar europeo con características nacionales. Lo más importante es que tu sistema SAP es capaz tanto del formato que el destinatario espera como de la forma en que lo espera.

Formato / Ruta	Qué es	Uso típico
XInvoice	Perfil XML alemán de EN 16931	Clientes de contratación pública, B2B Alemania
ZUGFeRD / Factur-X	Híbrido: PDF con XML integrado	B2B, cuando la gente también revisa al destinatario
Peppol BIS 3.0	Formato más red internacional de transporte	Requisitos transfronterizos y de grupo
Correo electrónico / Portal / Papel	Canales clásicos en la entrada	Mientras tus proveedores los utilicen

En la bandeja de entrada, MailCenter procesa todas las rutas anteriores en paralelo. No tienes que obligar a tus proveedores a usar un solo canal para trabajar digitalmente internamente.

Preguntas frecuentes sobre el procesamiento de facturas en SAP

¿En qué consiste el procesamiento de facturas en SAP?

El procesamiento de facturas incluye ambas direcciones: facturas salientes con creación, control, formato y envío, así como facturas entrantes con captura, reconocimiento, comprobación, liberación, publicación y archivo. También se añaden las confirmaciones de compra y recibos de mercancía porque proporcionan los datos de referencia para la verificación de facturas.

¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica para nuestra empresa?

Las empresas B2B nacionales han tenido que recibir e-facturas desde el 1 de enero de 2025. Las empresas con más de 800.000 euros en ventas en el año anterior deberán exponer a partir del 1 de enero de 2027 y todas las demás a partir del 1 de enero de 2028. Los plazos, excepciones y formatos permitidos en detalle pueden encontrarse en nuestro resumen de la obligación de facturación electrónica 2027.

¿Necesitamos una plataforma externa para la facturación electrónica?

No. MailCenter es un complemento de SAP y funciona en tu sistema. Los formatos se crean y validan en SAP, y se envían desde SAP. No se requiere un portal adicional con su propia base de datos y responsabilidad operativa.

¿Esto también funciona con SAP ECC 6.0?

Sí. MailCenter es compatible con SAP ECC 6.0 y versiones posteriores, así como SAP S/4HANA, incluyendo RISE con SAP S/4HANA Cloud en integración certificada.

¿Qué formatos debemos soportar?

La norma europea EN 16931 es decisiva. En Alemania, XRechnung y ZUGFeRD son las variantes más comunes de la versión 2.x, y Peppol BIS 3.0 se está añadiendo internacionalmente. El formato específico que se requiere depende del destinatario: MailCenter cubre lo mencionado en paralelo.

¿Qué ocurre con las facturas en papel y PDF que siguen llegando?

Se procesan en la misma cabina. Los recibos en papel y PDF se capturan, reconocen y transfieren al mismo proceso de revisión y aprobación que las facturas electrónicas estructuradas. Así que no tienes que cambiar de proveedor antes de una fecha límite.