SAP Exchange Connector - para la automatización del correo electrónico

Complemento de Mailcenter

Conector de Exchange para SAP

Automático Procesamiento entrante de correos electrónicos.

Automatización del correo electrónico: es así de fácil cargar correos electrónicos directamente desde Exchange en el sistema SAP.

  • Procesamiento automatizado de correos electrónicos entrantes
  • Creación automática de transacciones
  • Almacenamiento central y transparente
  • Capacidad rápida para proporcionar información a los socios comerciales

Consejos gratuitos

Conector de MailCenter Exchange para SAP

Así de fácil es cargar correos electrónicos directamente desde Exchange en el sistema SAP.

MailCenter Exchange Connector conecta Microsoft Exchange a su SAP. MailCenter Exchange Connector carga correos electrónicos para buzones específicos de Exchange y los procesa directamente en SAP. ¿Busca procesos automatizados? ¿Quieres impulsar la digitalización en tu empresa? A continuación, automatice y optimice sus procesos procesando los correos electrónicos entrantes de la forma más automática posible en SAP y activando los procesos de seguimiento.

Prácticas recomendadas de automatización de servicios

Las respuestas efectivas a los correos electrónicos de servicio al cliente son un factor importante para lidiar con las preocupaciones de los clientes. El objetivo es garantizar continuamente el cumplimiento de los tiempos de respuesta amigables para el cliente. Porque la buena experiencia del cliente garantiza la lealtad del cliente a largo plazo. A medida que el número de consultas de clientes recibidas por correo electrónico continúa aumentando, también lo hace el desafío de la gestión del correo electrónico. Las solicitudes se pierden rápidamente en buzones completos, y la distribución y el procesamiento manual de correos electrónicos es propenso a errores, lo que dificulta el cumplimiento de los requisitos de tiempo de respuesta rápido. Este problema se puede resolver centrándose en la gestión inteligente automatizada del correo electrónico.

¿Qué es un Exchange Conenctor?

Un conector de Exchange es un componente o servicio de software que actúa como interfaz entre diferentes sistemas y Microsoft Exchange Server. Permite la comunicación y el intercambio de correos electrónicos (posiblemente también datos de calendario y contactos) y otra información entre Exchange Server y otros sistemas.

Los conectores de Exchange se utilizan a menudo para establecer la integración entre Exchange Server y sistemas externos como ERP, CRM (Customer Relationship Management), herramientas de soporte técnico o sistemas de flujo de trabajo. Facilitan el flujo de datos y la sincronización entre los diferentes sistemas para permitir una comunicación y colaboración perfectas.

En función de sus requisitos y protocolos admitidos, los conectores de Exchange se pueden implementar de diferentes maneras. Algunos conectores utilizan protocolos estandarizados como el Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) o el Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), mientras que otros utilizan interfaces o API específicas proporcionadas por sus respectivos sistemas.

Los conectores de Exchange desempeñan un papel importante en la integración de Exchange Server en una infraestructura de TI existente y permiten la colaboración entre diferentes sistemas y plataformas. Ofrecen flexibilidad y mayores oportunidades para el intercambio de información y la colaboración dentro de las empresas.

¿Cuáles son los casos de uso para conectar Exchange al sistema SAP ERP? -Ejemplos

Archivado y seguimiento de correo electrónico

Seguimiento de la comunicación: Los correos electrónicos enviados o recibidos a través de Exchange se pueden archivar y rastrear en el sistema ERP en relación con transacciones comerciales relevantes, como consultas de clientes o pedidos.

Procesamiento automatizado de facturas

Captura automática de facturas: Las facturas entrantes pueden recibirse por correo electrónico e insertarse automáticamente en el sistema ERP para su posterior procesamiento. Esto reduce los errores de introducción manual y acelera el proceso de procesamiento de facturas.

Creación automatizada de procesos

El correo electrónico entrante desencadena la creación automática de transacciones en SAP, como la creación de una orden de servicio.

etcetera

¿Qué hace MailCenter Exchange Connector?

Sincronización – Solicite correos electrónicos desde el componente SAP del conector de Exchange de MailCenter a Exchange. Sap MailCenter configura a qué buzones debe acceder el conector de Exchange. Por lo tanto, el acceso se centra en buzones específicos, por ejemplo, service@domain.com. Exchange Connector también puede controlar buzones compartidos. También en Microsoft Exchange Server puede restringir a qué buzón puede acceder el conector de MailCenter Exchange.

Transferencia: el conector de Exchange transmite los correos electrónicos de Exchange a SAP. La aplicación recupera los correos electrónicos de los buzones respectivos y los transfiere al sistema SAP. El conector puede consultar cualquier número de buzones. La frecuencia de descarga se puede configurar en SAP hasta 1 x por minuto. Por razones de rendimiento, se debe encontrar un buen compromiso entre la puntualidad y la carga del sistema.

Procesamiento: procesamiento del correo electrónico en SAP, como la creación de un mensaje de servicio. Los datos del correo electrónico se utilizan para determinar los datos de THE SAP, como el socio comercial o la transacción. El correo electrónico completo se puede almacenar en cualquier objeto a través de ArchivLink. Los ajustes específicos del cliente son posibles mediante Business Add-In (BAdI).

Finalización: SAP indica a Exchange que archive el correo. Envía parámetros de configuración y la información sobre cómo archivar. Los escenarios ajustables para la finalización en Exchange son eliminar, mover a la carpeta (especificar carpeta), marcar como leído y marcar con indicadores definidos por el usuario (e.B. SAPRead). Los tipos de archivo en detalle son:

  • MoveToFolder: también se debe especificar el parámetro FolderName. También se puede especificar un subdirectorio (por ejemplo, «MailCenterArchive2022»)
  • Eliminar: se elimina el correo electrónico.
  • SetRead: El correo electrónico está marcado como leído. Al buscar nuevos correos, se omiten los correos marcados como leídos.
  • SetFlag: Se establece el indicador de seguimiento. Al buscar nuevos correos electrónicos, se ignoran los correos electrónicos con seguimiento.
  • SetCategory: También se debe pasar el parámetro «Categorie». Al buscar nuevos correos, se ignoran los correos electrónicos con la categoría definida.

Ventajas

  • El correo electrónico entrante se almacena inmediatamente en el archiving para la transacción de SAP
  • El reconocimiento automático de socios comerciales y el almacenamiento central de correos electrónicos para documentos SAP garantizan un historial de comunicación completo y siempre transparente
  • Ahorro de tiempo a través de la asignación automática de correos electrónicos a socios comerciales o procesos
  • Ahorre tiempo al eliminar la necesidad de buscar correos electrónicos en Outlook
  • Capacidad de información rápida a través de una visión general del correo electrónico relacionada con el cliente cuando el cliente lo llama
  • No es necesaria una configuración complicada de la configuración SMTP y los parámetros del perfil SAP (transacción RZ10).

Con el complemento SAP, muchas empresas experimentan una simplificación significativa de sus procesos. Esto mejora y acelera su negocio. Vea los beneficios de esta integración de SAP Outlook como parte de una demostración de producto en vivo. Contáctenos hoy.

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