Historia de éxito
MailCenter XRechnung en DVV

Estudio de casos

Criterios de decisión para SAP Add-in MailCenter – XRechnung

1. Solución integrada para todas las necesidades de facturación electrónica
2. Uso prospectivo también para documentos de compras
3. No se trata de una «solución de consultoría», sino de un producto estándar

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Empresa

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

• Domicilio social: Duisburg
• Industria: Utilidad pública
• Facturación: 1.800 millones
• Empleados: más de 4.350
• Dirección de Internet: www.dvv.de

Objetivos del proyecto

1. Debe aumentarse la fiabilidad en el envío de facturas electrónicas
2. Reducción del esfuerzo manual en la facturación
3. Cumplimiento de los requisitos de la Directiva 204/55/UE de la UE
4. Los archivos adjuntos deben enviarse con facturas en un correo electrónico

Elegir MailCenter

1. Solución integrada para todas las necesidades de facturación electrónica
2. Uso prospectivo también para documentos de compras
3. no es una «solución de consultoría», sino un producto estándar

Soluciones y Servicios

1. Plataforma de digitalización MailCenter – Módulo de Facturación Electrónica
2. Socio de la solución: munich enterprise software GmbH

Aspectos destacados de la implementación

1. Rápida aceptación de la solución por parte de los usuarios gracias a la alta usabilidad
2. Munich Enterprise fue capaz de cumplir con todos los requisitos de los departamentos especializados y la facturación grupal

Principales beneficios para la empresa

1. Garantía de que todas las facturas se crean y envían correctamente
2. Una solución integrada para todo tipo de documentos en facturación electrónica
3. Asignación clara de facturas al formato deseado y a la empresa del Grupo
4. La factura y los archivos adjuntos se resumen en un correo electrónico

Medio ambiente

SAP ERP ECC 6.0 EHP 8

Estudio de caso en detalle

«Con el MailCenter, estamos avanzando en la digitalización en la empresa».

Wolfgang Scheffler
, SAP Senior Consultant Logistics/Accounting (Project Management) en Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Aprox. 32.000 facturas salientes a través de SAP SD al año

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft (DVV) es un cliente de SAP de principio a fin: Una amplia variedad de módulos están en uso en todo el Grupo para varios clientes. Las facturas salientes para todas las entregas y servicios que no son ventas de energía y cargos de red se crean en SAP SD. Sobre todo, los departamentos habían expresado durante mucho tiempo el deseo de poder enviar facturas por correo electrónico. Muchos clientes ahora también están presionando para que las facturas se les envíen solo electrónicamente como PDF.

Por lo tanto, DVV probó el envío de facturas electrónicas a través del procesamiento de mensajes a través de aplicaciones e interfaces estándar de SAP (incluido Lotus Domino) durante un tiempo. Sin embargo, una y otra vez no se enviaron facturas. Toda la construcción no era técnicamente lo suficientemente estable.

Solución de una única fuente

Por esta razón, DVV sondeó el mercado a finales de 2019 en busca de una nueva solución. En realidad se trataba de dos temas: la factura electrónica como tal y la acc. La Directiva de la UE 204/55/UE aplicará en el futuro la obligación legal a la facturación electrónica, es decir, la creación de los nuevos formatos de factura electrónica XRechnung y ZUGFeRD. El sistema también debería garantizar esto. Wolfgang Scheffler, Consultor Senior de Logística / Contabilidad de SAP y jefe del proyecto en DVV: «la empresa de Munich también ha considerado el tema de la facturación electrónica a través del módulo del mismo nombre para su MailCenter para SAP».

Determinación de mensajes en el centro de correo

Por ejemplo, DVV presentó la plataforma de digitalización de la empresa munich en la primavera de 2020. Con él, puede enviar documentos comerciales de SAP de manera fácil, rápida y flexible por correo electrónico desde SAP, no solo facturas del módulo SD, sino también todos los documentos relacionados con la compra en SAP MM, como órdenes de compra, consultas, etc. Puede realizar una determinación de mensaje dedicada en el software, es decir, seleccionar qué tipo de formato se generará (ZUGFeRD, XRechnung) y a qué empresa del Grupo se asignará la factura.

Resumen en el grupo de documentos

Además, todas las facturas de SD convergen inicialmente en un pool de documentos de la plataforma de digitalización electrónica. Allí, los colegas del Departamento de Facturación Grupal / Facturación Central pueden verificar una vez más si todos los archivos adjuntos necesarios están adjuntos a la factura. «Para nosotros, esta es una gran ventaja de la solución», dice Wolfgang Scheffler. «Con las propias soluciones de SAP, no se puede combinar la factura y los archivos adjuntos en un solo correo electrónico».

Optimización de procesos a través de la digitalización

Los usuarios elogian la buena usabilidad del MailCenter en comparación con el estándar SAP convencional. El resultado se puede determinar claramente de acuerdo con ciertos criterios, es decir, la cantidad de facturas que aún debe enviarse a los clientes por correo electrónico. Para la dirección, el foco principal está en avanzar en la digitalización en la empresa con el MailCenter. Esto funciona tanto mejor cuanto más integrados y menos disruptivos son los procesos de negocio digitales.

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft (DVV) es un grupo multiservicio en las áreas de suministro, movilidad y servicios. El Grupo incluye más de 30 empresas como Stadtwerke Duisburg AG, Netze Duisburg GmbH, Duisburger Verkehrsgesellschaft AG, octeo Multiservices GmbH y DCC Duisburg CityCom GmbH. Con alrededor de 4.350 empleados, el Grupo DVV es uno de los mayores empleadores de Duisburgo y hace una contribución decisiva a la provisión de una infraestructura eficiente en la ciudad con alrededor de 500.000 habitantes. En 2020, el Grupo generó unas ventas de 1.800 millones de euros.