Éxito al conectar Microsoft Outlook a SAP
Visualice los datos maestros, de transacción y de contacto para el interlocutor comercial de SAP en Outlook.
Sobre la base de la información de correo electrónico, el interlocutor comercial correspondiente se determina automáticamente a partir de SAP. Recibirá una descripción general de las últimas transacciones para el socio comercial, así como información sobre la persona de contacto. Todos los datos están disponibles de inmediato. Si es necesario, puede saltar directamente de la aplicación de Microsoft al proceso de SAP.
Crea, cambia y visualiza procesos desde Outlook.
La integración le permite crear, modificar o ver transacciones de SAP directamente desde su bandeja de entrada. El correo electrónico se puede archivar automáticamente para el proceso. Puede utilizar favoritos personales para saltar directamente desde el complemento a las transacciones en el sistema SAP. Esto ahorra a los empleados numerosos pasos individuales y, por lo tanto, un tiempo valioso.
Archivar desde la bandeja de entrada directamente a los objetos SAP.
Los correos electrónicos y los archivos adjuntos se almacenan en documentos de SAP, como ofertas, pedidos y pedidos de compra. Esto crea una comunicación fluida y transparente. Esto le proporciona un historial claro de cualquier SAP Business Object.
Crear transparencia en la correspondencia sobre el proceso SAP.
El diario en el objeto SAP muestra la correspondencia correspondiente. Esto reduce los tiempos de búsqueda y mejora la comunicación con clientes y proveedores.
Mejora tu comunicación interna.
Las interrupciones en la comunicación obstaculizan a las empresas. Los procesos se paralizan, no son transparentes y consumen mucho tiempo. Los empleados no reciben la información que necesitan. Los clientes y proveedores sienten esta falta de competencia, ya sea consciente o inconscientemente.
Al igual que un CRM: todos los datos relevantes sobre el socio comercial disponibles en Outlook
“Nuestro departamento de compras envía pedidos a nuestros proveedores desde SAP. A cambio, queríamos adjuntar las confirmaciones de pedido y otras respuestas recibidas por correo electrónico al pedido correspondiente para agrupar la información relacionada. No hay nada comparable en el mercado para esto“.
“Usamos el complemento MailCenter Outlook. Los usuarios elogian la facilidad de uso y la rapidez de procesamiento. El escalado flexible para otros objetos SAP también es muy positivo”. 
Lea la historia de éxito > Conecte SAP y Microsoft Outlook.
“Al implementar el MailCenter en nuestros procesos de compra, nuestro trabajo se ha vuelto mucho más eficiente y actualizado . Junto con el complemento de Outlook para correos electrónicos entrantes, tenemos una solución 100%“.
Artículo técnico Integración de Outlook
Comunicación por correo electrónico más rápida a través de la integración de SAP Outlook.
ZDNet | Leer artículo >
Almacenamiento de documentos de Microsoft Office en SAP
En el mejor de los casos, el interlocutor comercial SAP correspondiente y la transacción SAP se determinan automáticamente. Seleccione el mensaje deseado y abra la aplicación con un solo clic. Presione el botón “Ejecutar”. Por lo tanto, el correo electrónico o el archivo adjunto se archivan en el documento SAP y pueden ser vistos por todos los usuarios responsables. ¡Listo!
Ver en Outlook para socios comerciales de SAP y operaciones de SAP
Resultado en SAP ERP
El documento cargado ahora está disponible en la lista de archivos adjuntos del Centro de correo. Los documentos archivados se abren en SAP con doble clic. Ahora están disponibles para cualquier usuario que esté autorizado a acceder al pedido de ventas. Esto crea la máxima transparencia y ahorra tiempos de búsqueda.
MailCenter Journal en SAP con documentos almacenados
Voz del cliente ★★★★★
“La aceptación de la herramienta por parte de los usuarios es muy alta porque funciona con mucha facilidad. Con un clic del ratón aparece una ventana emergente, se introduce el número de recibo y ya está”. Klaus Schiffer, administrador de SAP Basis | ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG
Cambiar constantemente de un programa a otro es improductivo
Un estudio de McKinsey muestra que los empleados pasan el 28% de su tiempo de trabajo procesando correos electrónicos. También pasan el 20% de su tiempo buscando información. Muchos usuarios de SAP tienen que trabajar con SAP y Outlook al mismo tiempo. Pasan gran parte de su tiempo de trabajo saltando de un lado a otro entre las dos aplicaciones. Esto se produce a expensas de la productividad. Con la integración de Microsoft Outlook y SAP, los empleados tienen nuevas oportunidades. Puede crear nuevos procesos SAP y editar procesos existentes directamente desde su bandeja de entrada. Los correos electrónicos importantes se pueden vincular al objeto ERP apropiado con un solo clic. Al hacerlo, se vuelven visibles en objetos comerciales como pedidos de ventas u órdenes de compra. Esto hace que las operaciones sean más transparentes. La integración puede hacer coincidir automáticamente a los remitentes de los mensajes entrantes con el interlocutor comercial de SAP. Muestra los datos relevantes directamente en MS Outlook. Al almacenar documentos en SAP, no solo se beneficia el procesador individual. Todo el equipo tiene acceso al historial de comunicación en cualquier momento. En definitiva, esta integración facilita el trabajo. Los tiempos de búsqueda se reducen. Esto hace que el trabajo sea más fácil, rápido y mejor.
¿Por qué almacenar documentos de forma centralizada en SAP ERP?
Los empleados reciben diariamente correos electrónicos que contienen información importante sobre las transacciones comerciales de SAP. La búsqueda de estos procesos en SAP y Outlook lleva mucho tiempo. Hemos mejorado MailCenter añadiendo SAP Outlook Connector. Esto nos permite mover mensajes de la bandeja de entrada al sistema SAP ERP. Esto aumenta la transparencia, reduce la carga de trabajo de los empleados y mejora el acceso a la información. Básicamente, el problema está en todos los departamentos. Por ejemplo, los empleados de ventas reciben información adicional sobre las ofertas. O los usuarios en compras reciben comentarios sobre las consultas. Los proveedores confirman los pedidos. Los colegas del servicio reciben consultas sobre los mensajes de servicio existentes. Sin una presentación central de correos electrónicos en SAP, los procesos para los usuarios están incompletos. Por regla general, no hay acceso a la bandeja de entrada del colega. Como resultado, los procesos son difíciles de entender y no transparentes. Como resultado, los empleados necesitan más tiempo para buscar información. Pero, ¿cómo se pueden conectar los documentos entrantes a los objetos de negocio en SAP? Algunos usuarios realizan la asignación de los correos electrónicos a las operaciones manualmente a través de la carga de SAP. Sin embargo, esto es engorroso, lento y propenso a errores. Existe el deseo de almacenar los correos electrónicos de la bandeja de entrada directamente en SAP ERP. El objetivo es almacenar correspondencia con socios comerciales de forma centralizada y transparente. Esto significa que los empleados responsables tienen acceso a ella en todo momento. Finalmente, la correspondencia relevante debe ser visible para todos los usuarios responsables. Porque los procesos cuidadosamente documentados facilitan el trabajo. Como resultado, los tiempos de búsqueda y, por lo tanto, los costos se reducen. Además, la calidad del servicio está mejorando.
Crear, modificar y visualizar objetos de negocio de SAP – Ejemplo de la práctica de SAP
Los empleados del servicio introducen manualmente mensajes en SAP desde los procesos de correo entrantes. Sin un complemento, un mensaje se registra en el ERP después de recibir el mensaje en la bandeja de entrada. A continuación, guarde el correo en el escritorio. En otro paso, vinculará el correo entrante al mensaje que se ha creado. Este proceso es engorroso. Como resultado, le cuesta tiempo al empleado y es propenso a errores. Con la integración, puede crear o modificar objetos SAP, como un mensaje de servicio, directamente desde la bandeja de entrada. Además, vincule los correos de Outlook al objeto SAP creado. Todo esto funciona con solo tocar un botón en un solo paso. Esto hará que el proceso sea simple y seguro. Por último, puede ver la documentación del tráfico de correo en el mensaje en cualquier momento. La vinculación del objeto de negocio y los correos electrónicos entrantes garantiza la transparencia para el usuario. Infórmese ahora sobre los escenarios para los que puede utilizar nuestra solución.
Más ejemplos de aplicación
… y muchos más
Automatización
Crear, modificar, mostrar
Archivo y archivo
Contemplación
Implementación
Resúmenes
Cómo beneficiar a su empresa de la integración de Microsoft y SAP
Datos importantes visibles en Outlook y en el proceso de SAP
Seguridad
Fácil de usar
Fácil implementación
Alcance de las soluciones
El software está disponible para varias versiones de Microsoft Office. Estos incluyen Office Outlook 2013 (32 bits), 2016 (32 bits + 64 bits), 2019 (32 bits + 64 bits), 2021 (32 bits + 64 bits) y MS Office 365. La aplicación también está disponible en alemán e inglés. Además de la provisión de los programas, nos hacemos cargo de la configuración inicial. En cualquier caso, el programa es fácil y rápido de implementar. No necesita ningún otro hardware o software. Convierte tu ERP en una sala de correo digital. Nuestros servicios
Implementación – Configuración rápida de la integración a través de un procedimiento estandarizado
La configuración de SAP se basa en la hoja de ruta estandarizada del proyecto. Para este propósito, determinamos sus requisitos al inicio del proyecto con la ayuda de una lista predefinida de preguntas. A continuación, se importan los transportes y se configuran el sistema de prueba y el cliente. Al hacerlo, adaptamos el producto exactamente a sus necesidades. Por último, recibirá la información. Este enfoque estandarizado acelera la implementación y conserva sus recursos. También recibirá documentación de los ajustes técnicos y una relativa a la aplicación. Por último, los usuarios clave seleccionados comprueban la configuración correcta de la aplicación. En esta etapa, nuestros consultores estarán a su lado con asesoramiento y asistencia. Durante el inicio de la producción y la fase de operación, recibirá soporte de nuestro soporte. Además, nuestro servicio de soporte garantiza el buen funcionamiento de la expansión de SAP en su empresa. Además, le proporcionamos versiones actualizadas periódicamente del programa a través de nuestro portal de clientes. Para ello, usted como cliente tendrá acceso al área de descarga de MailCenter. Allí encontrará todos los documentos y documentos, así como actualizaciones del programa.
Tecnología
Requisito del sistema Versiones de productos de:
Para el complemento de Microsoft:
Versiones de componentes de software de:
Datos técnicos
Envío de correo electrónico de SAP Fantásticamente fácil de enviar y recibir correos electrónicos. Ver la plataforma MailCenter >
Flujo de trabajo de aprobación de SAP ¡Piense digitalmente en las aprobaciones de ventas y compras! Visualización de SAP Sharing >
Archivado de correo electrónico de SAP Seguro y fácil: archivado de correos electrónicos salientes. Visualización de > de archivo SAP
Confirmaciones de pedido SAP Mantenimiento sencillo de las confirmaciones de pedidos y ASN para pedidos. Visualizar confirmación de pedido SAP >
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