Éxito al conectar Outlook a SAP.
«Usamos el complemento MailCenter outlook. Los usuarios elogian la facilidad de uso y el procesamiento rápido. El escalado flexible para objetos SAP adicionales también es muy positivo.»
Klaus Schiffer, Administrador de SAP-Basis, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG
 Correo electrónico Enviar |  Correo electrónico Archivo |  Aprobación Flujo |  Factura electrónica |  Outlook Integration |  Documentos Sello |  Ordenar Confirmaciones |
Pantalla de ejemplo de integración de SAP Outlook
Mostrar datos maestros y de transacciones para el socio comercial de SAP en Outlook : en función de la información de correo electrónico, el socio comercial asociado se determina automáticamente a partir de SAP. Recibirá una descripción general de las últimas transacciones para este socio comercial inmediatamente y sin más clics directamente en Outlook. Si es necesario, salta directamente de Outlook al proceso de SAP. No podría ser más fácil.
Almacenar correos electrónicos de Outlook directamente en objetos SAP: al almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico en documentos de SAP, como presupuestos, pedidos y pedidos de compra, crea una comunicación transparente y sin problemas y un historial claro para cualquier objeto de SAP.
Crear transparencia en la correspondencia de correo electrónico para el proceso de SAP: el diario de correo electrónico del objeto SAP muestra claramente la correspondencia correspondiente. Esto reduce los tiempos de búsqueda y mejora la comunicación con clientes y proveedores.
Crear, cambiar y mostrar transacciones de SAP desde Outlook: puede crear, cambiar o mostrar transacciones de SAP directamente desde su bandeja de entrada. Si crea o cambia una transacción, el correo electrónico se puede archivar automáticamente para la transacción. Esto ahorra a sus empleados numerosos pasos individuales y, por lo tanto, un tiempo valioso.
Mejorar su comunicación interna – los descansos en la comunicación interna dificultan a muchas empresas. Los procesos se detienen, no son transparentes y consumen mucho tiempo porque los empleados no tienen la información correcta y completa. Los clientes y proveedores sienten esta falta de competencia, ya sea consciente o inconscientemente.
Ver en Outlook para socios comerciales de SAP y operaciones de SAP
Suelte el correo electrónico de Outlook en SAP
Seleccione el correo electrónico que desee y abra la aplicación con un solo clic. En el mejor de los casos, el socio comercial de SAP correspondiente y la transacción de SAP se determinan automáticamente. Pulse el botón «To SAP». Por lo tanto, el correo electrónico o el archivo adjunto se archivan en el documento SAP y pueden ser vistos por todos los usuarios responsables. ¡Terminado!
MailCenter Journal en SAP con correos electrónicos y documentos almacenados
Resultado – correspondencia transparente
El documento cargado ya está disponible en la lista de datos adjuntos de MailCenter. Los documentos archivados se abren en SAP con doble clic. Ahora están disponibles para cualquier usuario que esté autorizado a acceder al pedido de ventas. Esto crea la máxima transparencia y ahorra tiempos de búsqueda.
¿Tiene alguna pregunta sobre el producto? Estaremos encantados de asesorarle en una conversación personal.
En la administración,
30% del tiempo de trabajo
Desperdiciado.
«La implementación del MailCenter en nuestros procesos de compra ha hecho que nuestro trabajo sea mucho más eficiente y actualizado. Junto con el complemento de Outlook para los correos electrónicos entrantes, tenemos una solución del 100%».
Klaus Hefner
Rauch Möbelwerke GmbH
Según un estudio de McKinsey, los empleados pasan el 28% de su tiempo de trabajo procesando correos electrónicos y el 20% de su tiempo buscando información.
Los usuarios de SAP que trabajan con SAP y Outlook pasan una cantidad significativa de su tiempo saltando de un lado a otro entre las dos aplicaciones, a expensas de la productividad.
Con la ayuda de esta integración de Outlook, los empleados pueden crear nuevas transacciones SAP y editar procesos existentes directamente desde su bandeja de entrada. Los correos electrónicos importantes se vinculan al objeto SAP apropiado con solo unos pocos clics. La integración hace coincidir automáticamente los correos electrónicos entrantes con el socio comercial SAP correspondiente y muestra los datos relevantes directamente en Outlook. Al almacenar correos electrónicos y documentos, no solo el procesador individual, sino todo el equipo puede ver el historial de comunicación en SAP en cualquier momento.
Con la integración de SAP Outlook, usted hace que el trabajo sea mucho más fácil para sus usuarios de SAP.
Los usuarios pueden ver los datos maestros y de transacciones para el socio comercial de SAP directamente en Outlook. Puede utilizar la función de almacenamiento para guardar correos electrónicos desde su bandeja de entrada en SAP. Las empresas no sólo quieren enviar correos electrónicos. Hay un deseo de almacenar correos desde la bandeja de entrada en SAP ERP. El objetivo es almacenar correspondencia con socios comerciales de forma centralizada y transparente. Esto significa que los empleados responsables tienen acceso a ella en todo momento. Por último, la correspondencia relevante debe ser visible para todos los usuarios responsables de SAP. Porque los procesos cuidadosamente documentados facilitan el trabajo. Como resultado, los tiempos de búsqueda y, por lo tanto, los costos se reducen. Además, la calidad del servicio mejora. Además de las funciones para el almacenamiento central de la comunicación por correo electrónico, los usuarios pueden crear, cambiar o mostrar procesos SAP directamente desde Outlook.
Los usuarios reciben numerosos correos electrónicos en su bandeja de entrada todos los días. Algunas de ellas se refieren a operaciones en SAP. A menudo se trata de mensajes con información importante sobre una transacción empresarial SAP. Si tiene preguntas de clientes y proveedores, los empleados buscan estos correos electrónicos tanto en SAP como en Microsoft Outlook. Esto es caro y lleva tiempo y nervios. Es por eso que agregamos SAP Outlook Connector al MailCenter. Esto le permite mover mensajes importantes desde la Bandeja de entrada al sistema SAP ERP. En cualquier caso, la transparencia alivia significativamente a los empleados. Además, el acceso rápido a la información y a la calidad del servicio son factores importantes de éxito hoy en día.
Averigüe ahora para qué escenarios puede utilizar nuestra solución.
Básicamente, el problema está en todos los departamentos. Los empleados de ventas reciben información adicional sobre las ofertas. Los empleados de compras reciben comentarios sobre las consultas. Los proveedores confirman los pedidos. Los colegas del servicio reciben consultas sobre los mensajes de servicio existentes. Sin una presentación central de correos electrónicos en SAP, los procesos para los usuarios están incompletos. Por regla general, no hay acceso a la bandeja de entrada del colega. Como resultado, los procesos son difíciles de entender y no transparentes. Como resultado, los empleados necesitan más tiempo para buscar información.
En cualquier caso, el programa es fácil y rápido de implementar. No necesitabamás más hardware o software. Simplemente coloque los correos en SAP. Convierta su ERP de SAP en una oficina de correos digital.
Datos importantes visibles en Outlook y en el proceso de SAP
Seguridad
Fácil de usar
Fácil implementación
En muchos casos, pierde tiempo valioso cuando pregunta a clientes y proveedores. Durante la llamada telefónica, se buscan los correos electrónicos correspondientes sobre la operación. A veces, los mensajes entrantes están inactivos en el buzón de un colega. Como resultado, no se puede acceder a estos documentos.
Pero, ¿cómo se pueden conectar los documentos entrantes a los objetos de negocio en SAP? Algunos usuarios realizan la asignación de los correos electrónicos a las operaciones manualmente a través de la carga de SAP. Sin embargo, esto es engorroso, lento y propenso a errores. En resumen, esta integración lo hace más fácil. Esto se debe a que coloca correos electrónicos de la bandeja de entrada directamente en el sistema SAP. Esto crea un vínculo a los objetos de negocio asociados, como el pedido de ventas o el pedido de compra. Como resultado, los usuarios encontrarán estos correos electrónicos directamente en el objeto SAP. Esto hace que las operaciones sean más transparentes. Los tiempos de búsqueda se reducen. Esto hace que el trabajo sea más fácil, más rápido y mejor.
¿Por qué los empleados del servicio crean manualmente mensajes en SAP a partir de las operaciones de la bandeja de entrada? Sin un complemento, el proceso a menudo se ve así: después de recibir el mensaje en la bandeja de entrada, ingresa un mensaje en el ERP. A continuación, guarde el correo en el escritorio. En otro paso, vinculará el correo entrante al mensaje que se ha creado. Este proceso es engorroso. Como resultado, le cuesta tiempo al empleado y es propenso a errores.
Con esta integración de SAP Outlook, por otro lado, crea o cambia objetos SAP directamente desde la bandeja de entrada. Además, vincule los correos de Outlook al objeto SAP creado. Todo esto funciona con solo tocar un botón en un solo paso. Esto hará que el proceso sea simple y seguro. Por último, siempre tiene la documentación completa del tráfico de correo en el archivo adjunto GOS del mensaje. En consecuencia, la vinculación de Business Object y los correos entrantes garantiza la transparencia para el usuario.
Independientemente de cuál de los dos escenarios sea de su interés. Con esta solución de administración, puede conectar Outlook a su sistema SAP ERP.
¿Tienes alguna pregunta? Hable con uno de nuestros expertos sobre la integración de SAP Outlook de forma gratuita ahora. ¡Llámenos!
Puede comunicarse fácilmente con nosotros por teléfono al +49 (0) 89 2154 689 80 o a través de nuestro formulario de contacto. Estamos siempre a su disposición (de lunes a viernes de 9 a.m. a 4 p.m.).
El software está disponible para Microsoft Office Outlook 2010 (32 bits), 2013 (32 bits), 2016 (32 bits + 64 bits) y 2019 (32 bits + 64 bits). La aplicación está disponible en alemán e inglés. Además de la provisión de los programas, nos hacemos cargo de la configuración inicial. La configuración se lleva a cabo sobre la base de una hoja de ruta del proyecto estandarizado. Para ello, determinamos sus necesidades al inicio del proyecto con la ayuda de un cuestionario predefinido. A continuación, adaptamos el producto a sus necesidades. Este enfoque estandarizado acelera la implementación y conserva sus recursos. A continuación, se importan los transportes y se configuran el sistema de prueba y el cliente. Por último, recibirá la información.
También recibirá documentación de los ajustes técnicos y una relativa a la aplicación. Por último, los usuarios clave seleccionados comprueban la configuración correcta de la aplicación SAP Outlook. En esta etapa, nuestros consultores estarán a su lado con asesoramiento y asistencia. Durante el inicio de la producción y la fase de operación, recibirá soporte de nuestro soporte.
Además, nuestro servicio de soporte garantiza el buen funcionamiento de la expansión de SAP en su empresa. Además, le proporcionamos versiones actualizadas periódicamente del programa a través de nuestro portal de clientes. Para ello, usted como cliente tendrá acceso al área de descarga de MailCenter. Allí encontrará todos los documentos y documentos, así como actualizaciones del programa.
Versiones de productos de:
Versiones de componentes de software de:
También para SAP S/4HANA – de SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
Con el complemento SAP, muchas empresas experimentan una simplificación significativa de sus procesos. Esto mejora y acelera su negocio. Vea los beneficios de esta integración de SAP Outlook como parte de una demostración de producto en vivo. Contáctenos hoy.
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