Integración con SAP Outlook

Logre el éxito conectando Outlook con SAP

  • Mostrar datos maestros, de operación y de contacto para el socio comercial de SAP en Outlook
  • Crear, modificar y mostrar procesos ERP directamente desde Outlook
  • Salto directo del cliente de correo electrónico a sus transacciones SAP más importantes
  • Almacenamiento central de todos los correos electrónicos y archivos adjuntos importantes, directamente en ERP

Este complemento de integración de SAP Outlook mejora la comunicación externa e interna a través de la rápida disponibilidad de información.
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Originalmente publicado por Klaus Schiffer - Rohde y Schwarz«Usamos el complemento MailCenter outlook. Los usuarios elogian la facilidad de uso y el rápido procesamiento. El escalado flexible para otros objetos SAP también es muy positivo».

Klaus Schiffer, Administrador de SAP-Basis, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

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integración de sap outlook

Outlook
Integration

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Confirmaciones

Esta integración de SAP Outlook es
Hacer que su trabajo diario sea extremadamente fácil

Procesamiento más rápido y fácil de los procesos de negocio

Pantalla de ejemplo de integración de SAP Outlook

Vea los datos maestros, de operación y de contacto del socio comercial de SAP en Outlook. En función de la información de correo electrónico, el socio comercial asociado de SAP se determina automáticamente. Recibirá una descripción general de las últimas transacciones para el socio comercial, así como información sobre la persona de contacto. Todos los datos están disponibles inmediatamente en Outlook. Si es necesario, salta directamente de Outlook al proceso de SAP.

Cree, modifique y muestre transacciones SAP desde Outlook. La integración le permite crear, modificar o ver transacciones de SAP directamente desde su bandeja de entrada. El correo electrónico se puede archivar automáticamente para el proceso. Puede utilizar favoritos personales para saltar directamente desde el complemento a las transacciones en el sistema SAP. Esto ahorra a los empleados numerosos pasos individuales y, por lo tanto, un tiempo valioso.
Almacenamiento de correos electrónicos desde la bandeja de entrada directamente a objetos SAP. Los correos electrónicos y los archivos adjuntos se almacenan en documentos de SAP, como ofertas, pedidos y pedidos de compra. Esto crea una comunicación fluida y transparente. Esto le proporciona un historial claro de cualquier objeto de negocio de SAP.

Crear transparencia en la correspondencia sobre el proceso SAP. El diario en el objeto SAP muestra la correspondencia correspondiente. Esto reduce los tiempos de búsqueda y mejora la comunicación con clientes y proveedores.

Mejora tu comunicación interna. Las interrupciones en la comunicación por correo electrónico obstaculizan a las empresas. Los procesos se paralizan, no son transparentes y consumen mucho tiempo. Los empleados no reciben la información que necesitan. Los clientes y proveedores sienten esta falta de competencia, ya sea consciente o inconscientemente.

Artículo Sapport 05/2023

Artículos sobre SAP Outlook Connector

Comunícate mejor y más rápido por correo electrónico

Los ejemplos del mundo real muestran cómo las empresas usuarias de SAP combinan con éxito MS Outlook y SAP.

Publicado en S@pport Magazine – Número 5/2023.

Leer el artículo

Al igual que un CRM: todos los datos relevantes sobre el socio comercial disponibles en Outlook

Ejemplos

Desde MS Outlook …

Ver en Outlook para socios comerciales de SAP y operaciones de SAP

Ver en Outlook para socios comerciales de SAP y operaciones de SAP


Almacenamiento de correo electrónico en SAP
En el mejor de los casos, el socio comercial de SAP asociado y el proceso de SAP se determinan automáticamente para un correo electrónico. Seleccione el mensaje deseado y abra la aplicación con un solo clic. Presione el botón «Ejecutar». Por lo tanto, el correo electrónico o el archivo adjunto se archivan en el documento SAP y pueden ser vistos por todos los usuarios responsables. ¡Terminado!

… para SAP ERP

Recibo de SAP Outlook - Recibir informe sobre el pedido

MailCenter Journal en SAP con correos electrónicos y documentos almacenados


Resultado – correspondencia transparente
El documento cargado ya está disponible en la lista de datos adjuntos de MailCenter. Los documentos archivados se abren en SAP con doble clic. Ahora están disponibles para cualquier usuario que esté autorizado a acceder al pedido de ventas. Esto crea la máxima transparencia y ahorra tiempos de búsqueda.

Otros ejemplos de aplicaciones SAP

  • MM – Colocación de confirmaciones de pedido y notificaciones de entrega del proveedor a pedidos
  • MM – Crear órdenes de compra de SAP y acuerdos marco directamente desde el correo electrónico
  • MM y SD – Almacene la correspondencia de clientes y proveedores en diversos objetos en ventas y compras
  • SD – Adjunto inmediato de presupuestos, pedidos de clientes y contratos
  • CS – Creación de mensajes en SAP directamente desde la bandeja de entrada
  • QM – Tomar fotografías e informes de prueba
  • U. v. m.

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¿Sabías que? …

En la administración,
30% del tiempo de trabajo
Desperdiciado.

(Estudio de Fraunhofer «LeanOffice»)

«La implementación del MailCenter en nuestros procesos de compra ha hecho que nuestro trabajo sea mucho más eficiente y actualizado. Junto con el complemento de Outlook para los correos electrónicos entrantes, tenemos una solución del 100%».

Klaus Hefner

Rauch Möbelwerke GmbH

Pérdida de rendimiento de los usuarios de SAP debido al cambio constante entre programas

Un estudio realizado por McKinsey muestra que los empleados pasan el 28% de su tiempo de trabajo trabajando en correos electrónicos. También pasan el 20% de su tiempo buscando información.

Muchos usuarios de SAP tienen que trabajar con SAP y Outlook al mismo tiempo. Pasan gran parte de su tiempo de trabajo saltando de un lado a otro entre las dos aplicaciones. Esto se produce a expensas de la productividad.

Con la integración de Microsoft Outlook, los empleados tienen nuevas posibilidades. Puede crear nuevos procesos SAP y editar procesos existentes directamente desde su bandeja de entrada. Los correos electrónicos importantes se pueden vincular al objeto SAP apropiado con un solo clic.

La integración puede hacer coincidir automáticamente a los remitentes de los mensajes entrantes con el interlocutor comercial de SAP. Al hacerlo, muestra los datos relevantes directamente en Outlook.

Al almacenar correos electrónicos y documentos en SAP, no sólo se beneficia el procesador individual. Todo el equipo tiene acceso al historial de comunicación en cualquier momento.

En definitiva, esta integración facilita el trabajo. Esto se debe a que coloca correos electrónicos de la bandeja de entrada directamente en el sistema SAP. Al hacerlo, se vuelven visibles en objetos comerciales como pedidos de ventas u órdenes de compra. Como resultado, los usuarios encontrarán estos correos electrónicos directamente en el objeto SAP. Esto hace que las operaciones sean más transparentes. Los tiempos de búsqueda se reducen. Esto hace que el trabajo sea más fácil, más rápido y mejor.

Complemento para Microsoft Outlook

Integración con SAP Outlook - ¡Lo que necesita saber!Con la integración de SAP Outlook , hace que el trabajo sea mucho más fácil para sus usuarios de SAP.

Los usuarios pueden ver los datos maestros y de transacción para el socio comercial de SAP directamente en MS Outlook. Puede utilizar la función de almacenamiento para guardar correos electrónicos desde su bandeja de entrada en SAP. Las empresas no sólo quieren enviar correos electrónicos.

Hay un deseo de almacenar correos desde la bandeja de entrada en SAP ERP. El objetivo es almacenar correspondencia con socios comerciales de forma centralizada y transparente. Esto significa que los empleados responsables tienen acceso a ella en todo momento. Finalmente, la correspondencia relevante debe ser visible para todos los usuarios responsables. Porque los procesos cuidadosamente documentados facilitan el trabajo. Como resultado, los tiempos de búsqueda y, por lo tanto, los costos se reducen. Además, la calidad del servicio mejora.

Además de almacenar la comunicación por correo electrónico, los usuarios pueden crear, cambiar o mostrar transacciones de SAP directamente desde Outlook.

Aspectos destacados del software


  1. Mostrar datos maestros, datos de transacciones y personas de contacto para el socio comercial de SAP directamente en Outlook
  2. Crear, cambiar y mostrar transacciones de SAP desde Outlook
  3. Almacenamiento de correo simple en SAP
  4. Almacenamiento central, comunicación transparente
  5. Menos tiempos de búsqueda
  6. Solución 100% orientada al usuario
  7. Fácil instalación y configuración a través de la Guía de inicio rápido

Escenario «Documento de archivo»

¿Por qué almacenar documentos de forma centralizada en SAP ERP?

Los empleados reciben correos electrónicos todos los días que contienen información importante sobre las transacciones comerciales de SAP. La búsqueda de estos procesos en SAP y Outlook lleva mucho tiempo. Hemos mejorado MailCenter añadiendo SAP Outlook Connector. Esto nos permite mover mensajes de la bandeja de entrada al sistema SAP ERP. Esto aumenta la transparencia, reduce la carga de trabajo de los empleados y mejora el acceso a la información.

Almacenamiento en SAP para una mayor transparencia y una comunicación más rápida

Básicamente, el problema está en todos los departamentos. Por ejemplo, los empleados de ventas reciben información adicional sobre las ofertas. O los usuarios en compras reciben comentarios sobre las consultas. Los proveedores confirman los pedidos. Los colegas del servicio reciben consultas sobre los mensajes de servicio existentes.

Sin una presentación central de correos electrónicos en SAP, los procesos para los usuarios están incompletos. Por regla general, no hay acceso a la bandeja de entrada del colega. Como resultado, los procesos son difíciles de entender y no transparentes. Como resultado, los empleados necesitan más tiempo para buscar información.

En muchos casos, pierde tiempo valioso cuando pregunta a clientes y proveedores. Durante la llamada telefónica, se buscan los correos electrónicos correspondientes sobre la operación. A veces, los mensajes entrantes están inactivos en el buzón de un colega. Como resultado, no es posible acceder a estos documentos.

Pero, ¿cómo se pueden conectar los documentos entrantes a los objetos de negocio en SAP? Algunos usuarios realizan la asignación de los correos electrónicos a las operaciones manualmente a través de la carga de SAP. Sin embargo, esto es engorroso, lento y propenso a errores.

Escenario «Crear, cambiar y mostrar objeto de negocio»

¿Por qué los empleados del servicio son engorrosos para crear mensajes en SAP a partir de operaciones de bandeja de entrada? Sin un complemento, un mensaje se registra en el ERP después de recibir el mensaje en la bandeja de entrada. A continuación, guarde el correo en el escritorio. En otro paso, vinculará el correo entrante al mensaje que se ha creado.

Este proceso es engorroso. Como resultado, le cuesta tiempo al empleado y es propenso a errores.

Con este complemento, puede crear o cambiar objetos SAP directamente desde su bandeja de entrada. Además, vincule los correos de Outlook al objeto SAP creado. Todo esto funciona con solo tocar un botón en un solo paso. Esto hará que el proceso sea simple y seguro.

Por último, puede ver la documentación del tráfico de correo en el mensaje en cualquier momento. La vinculación del objeto de negocio y los correos electrónicos entrantes garantiza la transparencia para el usuario.

Averigüe ahora para qué escenarios puede utilizar nuestra solución.


Beneficios de integrar Outlook y SAP para tu negocio


Datos importantes visibles en Outlook y en el proceso de SAP

  1. Comunicación externa e interna más fácil
  2. Visibilidad mejorada, acceso rápido, menos búsquedas
  3. Trabajo más eficiente, mayor calidad de servicio

Seguridad

  1. Mejora de la calidad del procesamiento de tareas
  2. Sin interrupciones de medios, minimización de errores

Fácil de usar

  1. Manejo fácil y fácil de usar
  2. Satisfacción del usuario

Fácil implementación

  1. Tiempo de introducción corto, sin modificaciones y listo para la liberación
  2. No se requiere más hardware o software

En cualquier caso, el programa es fácil y rápido de implementar. No necesita ningún otro hardware o software. Simplemente coloque los correos en SAP. Convierta su ERP de SAP en una oficina de correos digital.

Características – SAP Outlook Connector


  1. Búsqueda automática del objeto SAP para el correo electrónico en la bandeja de entrada
  2. Identificación automática de socios comerciales
  3. Visualizar datos maestros, datos de transacciones y personas de contacto (contactos) para el interlocutor comercial de SAP directamente en Outlook
  4. Cree, cambie y muestre transacciones de SAP directamente desde el correo electrónico
  5. Buscar operaciones de SAP en Outlook
  6. Función para categorizar mensajes antes de archivar
  7. Archivo directo y sencillo desde la bandeja de entrada de Microsoft Outlook a todos los objetos de SAP Business
  8. También es posible crear mensajes en SAP directamente desde la bandeja de entrada
  9. Archivar el correo electrónico entrante a través de la interfaz ArchiveLink
  10. Inclusión de documentos en la lista de archivos adjuntos del objeto SAP
  11. Los correos electrónicos sobre los servicios al objeto pueden ser vistos por los usuarios en SAP
  12. El visor integrado muestra el documento en SAP como lo hacía en el original
  13. Las tareas enviadas reciben un nuevo estado en Outlook
  14. Definición de diferentes grupos de usuarios
  15. Solución 100% orientada al usuario
  16. Fácil instalación y configuración a través de la Guía de inicio rápido

¿Tienes alguna pregunta? Hable con uno de nuestros expertos sobre la integración de SAP Outlook de forma gratuita ahora. ¡Llámenos!

Puede comunicarse fácilmente con nosotros por teléfono al +49 (0) 89 2154 689 80 o a través de nuestro formulario de contacto. Estamos siempre a su disposición (de lunes a viernes de 9 a.m. a 4 p.m.).



¿Qué incluye la integración de MailCenter con SAP Outlook?

El software está disponible para varias versiones de Microsoft Office Outlook. Estos incluyen Office Outlook 2013 (32 bits), 2016 (32 bits + 64 bits), 2019 (32 bits + 64 bits), 2021 (32 bits + 64 bits) y MS Office 365. La aplicación también está disponible en alemán e inglés. Además de la provisión de los programas, nos hacemos cargo de la configuración inicial.

Configuración rápida gracias al procedimiento estandarizado

La configuración de SAP se basa en la hoja de ruta estandarizada del proyecto. Para este propósito, determinamos sus requisitos al inicio del proyecto con la ayuda de una lista predefinida de preguntas. A continuación, se importan los transportes y se configuran el sistema de prueba y el cliente. Al hacerlo, adaptamos el producto exactamente a sus necesidades. Por último, recibirá la información. Este enfoque estandarizado acelera la implementación y conserva sus recursos.

También recibirá documentación de los ajustes técnicos y una relativa a la aplicación. Por último, los usuarios clave seleccionados comprueban la configuración correcta de la aplicación SAP Outlook. En esta etapa, nuestros consultores estarán a su lado con asesoramiento y asistencia. Durante el inicio de la producción y la fase de operación, recibirá soporte de nuestro soporte.

Además, nuestro servicio de soporte garantiza el buen funcionamiento de la expansión de SAP en su empresa. Además, le proporcionamos versiones actualizadas periódicamente del programa a través de nuestro portal de clientes. Para ello, usted como cliente tendrá acceso al área de descarga de MailCenter. Allí encontrará todos los documentos y documentos, así como actualizaciones del programa.

¿Te parece interesante? ¡Estaremos encantados de hacerle una oferta!

Complemento SAP Outlook Integration MailCenter

Servicios

  • Configuración e instrucción Sap ERP Outlook Integration
  • Instalación del componente SAP a través del Sistema de Gestión de Transportes
  • Implementación técnica De recepción de servicios web en ERP
  • Instrucciones sobre la instalación y configuración de la integración de correo electrónico de Microsoft en las estaciones de trabajo
  • Introducción a la configuración y funciones en Microsoft Outlook Integration
  • Documentación de prueba y producción de acompañamiento
  • No incluido: Instalación del complemento SAP Outlook en todas las estaciones de trabajo
  • Línea directa de servicio y soporte, servicio de asistencia y portal

Requisitos del sistema Integración Outlook

Versiones de productos de:

  • EHP2 PARA SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.4

Para el complemento de Microsoft:

  • Microsoft.NET Framework versión 4 o posterior
  • Microsoft Outlook

Versiones de componentes de software de:

  • MESERP | MailCenter | Versión 22-08 (08/2022)

También para SAP S/4HANA – de SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

Datos técnicos

  • Servidor SAP de componentes con objetos ABAP y ABAP
  • Cliente basado en Microsoft .NET con tecnología de servicios web
  • Infraestructura de servicios web SAP
  • Adecuado para escenarios de inicio de sesión único
  • Para SAP ERP y S/4 (no adecuado para soluciones CRM y en la nube)
  • No se requiere configuración para la entrada en el SCOT

Con el complemento SAP para MS Outlook, muchas empresas experimentan una simplificación significativa de sus procesos. Esto mejora y acelera su negocio. Convénzase de las ventajas de esta integración de SAP Outlook durante una demostración del producto en vivo. Contáctenos hoy.

Numerosos clientes de SAP confían en nuestra solución para la comunicación por correo. Echa un vistazo a nuestras referencias.

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