Integración con SAP Outlook - TOP ADD-ON SAP ERP y S/4

Complemento de correo Integración de SAP Outlook

Integración con SAP Outlook

Logre el éxito conectando Outlook con SAP

  • Visualización de datos de SAP en Outlook
  • Creación, modificación y visualización de documentos SAP
  • Salta a las transacciones de SAP
  • Almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos en SAP

Consulta gratuita Programe una demostración

Esta integración de Outlook
Haga que su trabajo diario de SAP sea extremadamente fácil

Procesamiento más rápido y fácil de los procesos de negocio

Visualice los datos maestros, de transacción y de contacto para el interlocutor comercial de SAP en Outlook.

En función de la información de correo electrónico, el socio comercial asociado de SAP se determina automáticamente. Recibirá una descripción general de las últimas transacciones para el socio comercial, así como información sobre la persona de contacto. Todos los datos están disponibles de inmediato. Si es necesario, puede saltar directamente de la aplicación de Microsoft al proceso de SAP.

Cree, modifique y muestre transacciones SAP desde Outlook.

La integración le permite crear, modificar o ver transacciones de SAP directamente desde su bandeja de entrada. El correo electrónico se puede archivar automáticamente para el proceso. Puede utilizar favoritos personales para saltar directamente desde el complemento a las transacciones en el sistema SAP. Esto ahorra a los empleados numerosos pasos individuales y, por lo tanto, un tiempo valioso.

Archivar desde la bandeja de entrada directamente a los objetos SAP.

Los correos electrónicos y los archivos adjuntos se almacenan en documentos de SAP, como ofertas, pedidos y pedidos de compra. Esto crea una comunicación fluida y transparente. Esto le proporciona un historial claro de cualquier objeto de negocio de SAP.

Crear transparencia en la correspondencia sobre el proceso SAP.

El diario en el objeto SAP muestra la correspondencia correspondiente. Esto reduce los tiempos de búsqueda y mejora la comunicación con clientes y proveedores.

Mejora tu comunicación interna.

Las interrupciones en la comunicación obstaculizan a las empresas. Los procesos se paralizan, no son transparentes y consumen mucho tiempo. Los empleados no reciben la información que necesitan. Los clientes y proveedores sienten esta falta de competencia, ya sea consciente o inconscientemente.

Mailcenter-Outlook

Al igual que un CRM: todos los datos relevantes sobre el socio comercial disponibles en Outlook

Recomendado por los clientes de SAP

Numerosas empresas ya lo han probado. Léelo por ti mismo:

«Nuestro departamento de compras envía pedidos a nuestros proveedores desde SAP. A cambio, queríamos adjuntar las confirmaciones de pedidos entrantes y otras respuestas al pedido correspondiente por correo electrónico para agrupar la información relacionada. No hay nada comparable en el mercado para esto«.

DSL Defence Service Logistics GmbHAxel Zimmer, Departamento de TI

«Utilizamos el complemento MailCenter Outlook. Los usuarios elogian la facilidad de uso y el procesamiento rápido. El escalado flexible para objetos SAP adicionales también es muy positivo.»

Caso de éxito de SAP Mail - Rohde y Schwarz width=Lea la historia de éxito >

Conecte SAP y Microsoft Outlook.

ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KGKlaus Schiffer, administrador de SAP Basis

«La implementación de MailCenter en nuestros procesos de compra ha hecho que nuestro trabajo sea mucho más eficiente y actualizado . Junto con el complemento de Outlook para correos electrónicos entrantes, tenemos una solución al 100%«.

Rauch Möbelwerke GmbHKlaus Hefner, Gerente de Módulos SAP MM Compras

Esto es lo que informa la prensa especializada

ArtículosArtículo Sapport 05/2023

Comunícate mejor y más rápido por correo electrónico.

Revista S@pport | Leer artículo >

ArtículosArtículos de ZDNet Outlook

Comunicación por correo electrónico más rápida a través de la integración de SAP Outlook.

ZDNet | Leer artículo >

Las empresas confían en MailCenter

Referencias-Clientes

daten-fakten

socios de sap-silver

SAP Certification MailCenter for munich enterprise software GmbH

Certificado DEKRA ISO 9001

Ejemplo de aplicación: almacenamiento de documentos de Outlook en SAP

Almacenamiento de documentos de Microsoft Office en SAP

En el mejor de los casos, el interlocutor comercial SAP correspondiente y la transacción SAP se determinan automáticamente. Seleccione el mensaje deseado y abra la aplicación con un solo clic. Presione el botón «Ejecutar». Por lo tanto, el correo electrónico o el archivo adjunto se archivan en el documento SAP y pueden ser vistos por todos los usuarios responsables. ¡Terminado!

Ver en Outlook para socios comerciales de SAP y operaciones de SAP

Ver en Outlook para socios comerciales de SAP y operaciones de SAP

Resultado en SAP ERP

El documento cargado ya está disponible en la lista de datos adjuntos de MailCenter. Los documentos archivados se abren en SAP con doble clic. Ahora están disponibles para cualquier usuario que esté autorizado a acceder al pedido de ventas. Esto crea la máxima transparencia y ahorra tiempos de búsqueda.

Recibo de SAP Outlook - Recibir informe sobre el pedido

MailCenter Journal en SAP con documentos almacenados

Voz del cliente ★★★★★

Originalmente publicado por Klaus Schiffer - Rohde y Schwarz«La aceptación de la herramienta por parte de los usuarios es muy alta porque funciona de manera muy sencilla. Aparece una ventana emergente con el clic de un mouse, ingrese el número del documento y listo».

Klaus Schiffer, administrador de SAP Basis | ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

Preguntas frecuentes: integración de Microsoft Outlook para la conexión a SAP

Cambiar constantemente de un programa a otro es improductivo

Un estudio realizado por McKinsey muestra que los empleados pasan el 28% de su tiempo de trabajo trabajando en correos electrónicos. También pasan el 20% de su tiempo buscando información.

Muchos usuarios de SAP tienen que trabajar con SAP y Outlook al mismo tiempo. Pasan gran parte de su tiempo de trabajo saltando de un lado a otro entre las dos aplicaciones. Esto se produce a expensas de la productividad.

Con la integración de Microsoft Outlook y SAP, los empleados tienen nuevas oportunidades. Puede crear nuevos procesos SAP y editar procesos existentes directamente desde su bandeja de entrada. Los correos electrónicos importantes se pueden vincular al objeto SAP apropiado con un solo clic. Al hacerlo, se vuelven visibles en objetos comerciales como pedidos de ventas u órdenes de compra. Esto hace que las operaciones sean más transparentes.

La integración puede hacer coincidir automáticamente a los remitentes de los mensajes entrantes con el interlocutor comercial de SAP. Muestra los datos relevantes directamente en MS Outlook.

Al almacenar documentos en SAP, no solo se beneficia el procesador individual. Todo el equipo tiene acceso al historial de comunicación en cualquier momento.

En definitiva, esta integración facilita el trabajo. Los tiempos de búsqueda se reducen. Esto hace que el trabajo sea más fácil, más rápido y mejor.

¿Por qué almacenar documentos de forma centralizada en SAP ERP?

Los empleados reciben correos electrónicos todos los días que contienen información importante sobre las transacciones comerciales de SAP. La búsqueda de estos procesos en SAP y Outlook lleva mucho tiempo. Hemos mejorado MailCenter añadiendo SAP Outlook Connector. Esto nos permite mover mensajes de la bandeja de entrada al sistema SAP ERP. Esto aumenta la transparencia, reduce la carga de trabajo de los empleados y mejora el acceso a la información.

Básicamente, el problema está en todos los departamentos. Por ejemplo, los empleados de ventas reciben información adicional sobre las ofertas. O los usuarios en compras reciben comentarios sobre las consultas. Los proveedores confirman los pedidos. Los colegas del servicio reciben consultas sobre los mensajes de servicio existentes.

Sin una presentación central de correos electrónicos en SAP, los procesos para los usuarios están incompletos. Por regla general, no hay acceso a la bandeja de entrada del colega. Como resultado, los procesos son difíciles de entender y no transparentes. Como resultado, los empleados necesitan más tiempo para buscar información.

Pero, ¿cómo se pueden conectar los documentos entrantes a los objetos de negocio en SAP?
Algunos usuarios realizan la asignación de los correos electrónicos a las operaciones manualmente a través de la carga de SAP. Sin embargo, esto es engorroso, lento y propenso a errores.

Existe el deseo de almacenar los correos electrónicos de la bandeja de entrada directamente en SAP ERP. El objetivo es almacenar correspondencia con socios comerciales de forma centralizada y transparente. Esto significa que los empleados responsables tienen acceso a ella en todo momento. Finalmente, la correspondencia relevante debe ser visible para todos los usuarios responsables. Porque los procesos cuidadosamente documentados facilitan el trabajo. Como resultado, los tiempos de búsqueda y, por lo tanto, los costos se reducen. Además, la calidad del servicio mejora.

Crear, modificar y visualizar objetos de negocio de SAP – Ejemplo de la práctica de SAP

Los empleados de servicio introducen manualmente los mensajes en SAP desde los procesos de correo entrante. Sin un complemento, un mensaje se registra en el ERP después de recibir el mensaje en la bandeja de entrada. A continuación, guarde el correo en el escritorio. En otro paso, vinculará el correo entrante al mensaje que se ha creado.

Este proceso es engorroso. Como resultado, le cuesta tiempo al empleado y es propenso a errores.

Con la integración, puede crear o modificar objetos SAP, como un mensaje de servicio, directamente desde la bandeja de entrada. Además, vincule los correos de Outlook al objeto SAP creado. Todo esto funciona con solo tocar un botón en un solo paso. Esto hará que el proceso sea simple y seguro.

Por último, puede ver la documentación del tráfico de correo en el mensaje en cualquier momento. La vinculación del objeto de negocio y los correos electrónicos entrantes garantiza la transparencia para el usuario.

Averigüe ahora para qué escenarios puede utilizar nuestra solución.

Más ejemplos de aplicación

  • MM – Colocación de confirmaciones de pedido y notificaciones de entrega del proveedor a pedidos
  • MM – Crear órdenes de compra de SAP y acuerdos marco directamente desde el correo electrónico
  • MM y SD – Almacene la correspondencia de clientes y proveedores en diversos objetos en ventas y compras
  • SD – Adjunto inmediato de presupuestos, pedidos de clientes y contratos
  • CS – Creación de mensajes en SAP directamente desde la bandeja de entrada
  • QM – Tomar fotografías e informes de prueba

… y muchos más

Automatización

  • Búsqueda automática del objeto SAP para el correo electrónico en la bandeja de entrada
  • Identificación automática de socios comerciales
  • Las tareas enviadas reciben un nuevo estado en Outlook

Crear, modificar, mostrar

  • Cree, cambie y muestre transacciones de SAP directamente desde el correo electrónico
  • Inclusión de documentos en la lista de archivos adjuntos de objetos SAP
  • Definición de diferentes grupos de usuarios
  • La notificación se puede crear en SAP directamente desde la bandeja de entrada

Archivo y archivo

  • Archivo directo y sencillo desde la bandeja de entrada a todos los objetos de SAP Business
  • Función para categorizar mensajes antes de archivar
  • Archivar el correo electrónico entrante a través de la interfaz ArchiveLink

Contemplación

  • Visualización de datos maestros, datos de movimiento y personas de contacto (contactos) para el interlocutor comercial de SAP
  • Buscar operaciones de SAP en Outlook
  • Los correos electrónicos sobre los servicios al objeto pueden ser vistos por los usuarios en SAP
  • El visor integrado muestra el documento en SAP como lo hacía en el original

Implementación

  • Solución 100% orientada al usuario
  • Fácil instalación y configuración a través de la Guía de inicio rápido

Resúmenes

  • Visualice los datos maestros, los datos de transacción y las personas de contacto para el interlocutor comercial de SAP directamente en Microsoft
  • Crear, cambiar y mostrar transacciones de SAP desde Outlook
  • Almacenamiento de correo simple en SAP
  • Almacenamiento central, comunicación transparente
  • Menos tiempos de búsqueda
  • Solución 100% orientada al usuario
  • Fácil instalación y configuración a través de la Guía de inicio rápido

Cómo beneficiar a su empresa de la integración de Microsoft y SAP

Datos importantes visibles en Outlook y en el proceso de SAP

  • Comunicación externa e interna más fácil
  • Visibilidad mejorada, acceso rápido, menos búsquedas
  • Trabajo más eficiente, mayor calidad de servicio

Seguridad

  • Mejora de la calidad del procesamiento de tareas
  • Sin interrupciones de medios, minimización de errores

Fácil de usar

  • Manejo fácil y fácil de usar
  • Satisfacción del usuario

Fácil implementación

  • Tiempo de introducción corto, sin modificaciones y listo para la liberación
  • No se requiere más hardware o software

Alcance de las soluciones

El software está disponible para varias versiones de Microsoft Office.
Estos incluyen Office Outlook 2013 (32 bits), 2016 (32 bits + 64 bits), 2019 (32 bits + 64 bits), 2021 (32 bits + 64 bits) y MS Office 365.

La aplicación también está disponible en alemán e inglés.
Además de la provisión de los programas, nos hacemos cargo de la configuración inicial.

En cualquier caso, el programa es fácil y rápido de implementar.
No necesita ningún otro hardware o software.

Convierta su ERP de SAP en una oficina de correos digital.

Nuestros servicios

  • Configuración e instrucciones
  • Instalación del componente SAP a través del Sistema de Gestión de Transportes
  • Implementación técnica de recepción de servicios web en SAP ERP
  • Instrucciones sobre cómo instalar y configurar la integración en las estaciones de trabajo
  • Introducción a la configuración y funciones en Microsoft
  • Documentación de prueba y producción de acompañamiento
  • Línea directa de servicio y soporte, servicio de asistencia y portal

Implementación – Configuración rápida de la integración a través de un procedimiento estandarizado

La configuración de SAP se basa en la hoja de ruta estandarizada del proyecto. Para este propósito, determinamos sus requisitos al inicio del proyecto con la ayuda de una lista predefinida de preguntas. A continuación, se importan los transportes y se configuran el sistema de prueba y el cliente. Al hacerlo, adaptamos el producto exactamente a sus necesidades. Por último, recibirá la información. Este enfoque estandarizado acelera la implementación y conserva sus recursos.

También recibirá documentación de los ajustes técnicos y una relativa a la aplicación. Por último, los usuarios clave seleccionados comprueban la configuración correcta de la aplicación. En esta etapa, nuestros consultores estarán a su lado con asesoramiento y asistencia. Durante el inicio de la producción y la fase de operación, recibirá soporte de nuestro soporte.

Además, nuestro servicio de soporte garantiza el buen funcionamiento de la expansión de SAP en su empresa. Además, le proporcionamos versiones actualizadas periódicamente del programa a través de nuestro portal de clientes. Para ello, usted como cliente tendrá acceso al área de descarga de MailCenter. Allí encontrará todos los documentos y documentos, así como actualizaciones del programa.

Tecnología

Requisito del sistema

Versiones de productos de:

  • EHP2 PARA SAP ERP 6.0
  • SAP ERP 6.0
  • SAP NETWEAVER 7.4

Para el complemento de Microsoft:

  • .NET Framework versión 4 o posterior
  • Microsoft Outlook

Versiones de componentes de software de:

  • MESERP | MailCenter | Versión 22-08 (08/2022)
  • También para SAP S/4HANA – desde SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511

Datos técnicos

  • Servidor SAP de componentes con objetos ABAP y ABAP
  • Cliente basado en Microsoft .NET con tecnología de servicios web
  • Infraestructura de servicios web SAP
  • Adecuado para escenarios de inicio de sesión único
  • Para SAP ERP y S/4 (no adecuado para soluciones CRM y en la nube)
  • No se requiere configuración para la entrada en el SCOT

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